Les rôles sont des configurations de droits que vous pouvez associer à plusieurs utilisateurs.

Ils vous permettent de gagner en temps et en sécurité dans la gestion des droits d'accès de vos différents utilisateurs.

Cet article vous décrit les étapes importantes dans la création et la configuration d'un rôle que vous pourrez ensuite associer à un ou plusieurs utilisateurs.

Créer un rôle

À partir d'un rôle existant

Administration > Managers / Rôles > onglet Rôles

En cliquant sur le bouton +, vous pouvez créer un rôle manuellement mais cela vous oblige à revoir entièrement votre réflexion sur les périmètres accessibles et les restrictions que vous souhaitez mettre en place pour vos manager.

Nous vous conseillons donc de créer vos rôles directement à partir d'un existant afin de gagner du temps et de garder votre logique sur les modules principaux. 

Capture_1_.png

Lorsque vous choisissez "Créer un rôle à partir d'un modèle" vous pouvez donc choisir dans vos rôles existants. 

Vous n'aurez plus qu'à le nommer puis vérifier les accès des différents modules afin de l'adapter à ce que vous souhaitez. Cela vous permet par exemple de créer un rôle restreint puis plus étendu pour les profils seniors (ex : commercial junior / commercial senior). 

Si la liste est vide, c'est que vous n'avez pas encore créé de rôle, mais pas d'inquiétude, notre bibliothèque est à disposition pour vous aider !

 À savoir

Votre interface BoondManager vous est livrée avec 3 rôles par défaut : le rôle Manager de super utilisateur et 3 rôles Intranets (Intranet Salarié, Intranet Freelance, Intranet Sous-traitant). 

  • L'intranet salarié permet par défaut de donner accès aux modules Temps, Frais et Absences
  • L'intranet sous-traitant permet par défaut de donner accès aux modules Temps et Frais 
  • L'intranet freelance permet par défaut de donner accès aux modules Temps, Frais et Mes factures

Vous pouvez bien sûr modifier le paramétrage par défaut si besoin, et choisir l'intranet adéquat au moment de l'activation de l'intranet de vos ressources (voir l'article dédié ici).

A partir de notre bibliothèque de rôle

Vous pouvez également créer vos rôles en vous basant sur la bibliothèque mise à votre disposition.

Pour chaque rôle, vous aurez accès à une description vous indiquant les fonctions et périmètres principaux. Vous pourrez bien-sûr les modifier ensuite.

cAIN4TTtda.gif

Configurer un rôle

Informations générales

Capture_d_e_cran_2022-11-15_a__15.36.12.png

Les agences

Lorsque vous configurez les rôles, vous définissez pour chaque module les périmètres accessibles. Ainsi, quand votre interface contient plusieurs agences juridiques, vous pouvez créer un rôle global puis décider que les agences secondaires sont portées par la fiche du manager ou alors créer des rôles spécifiques par agence et dans ce cas-là vous indiquez que les agences secondaires sont forcées par le rôle. 

Dans tous les cas, les managers seront forcément rattachés à une agence principale. 

Cette configuration vous permettra par la suite d'indiquer "Ses Agences" (sous entendu : son agence principale et son.ses agence.s secondaire.s) dans le périmètre d'accès des modules et ainsi masquer certaines données. 

Les pôles

La logique est la même pour les pôles. 

Attention, il n'y a aucune obligation à avoir des pôles. Ceux-ci vous permettent simplement de découper votre activité autrement que via les agences en y rattachant des fiches. 

Ainsi deux fiches d'agences différentes peuvent être rattachées au même pôle. Vous pouvez filtrer par pôle dans les différents modules et faire des reportings par pôle également.  

 Notre recommandation 

Pour avoir une uniformité au niveau des rôles, il est préférable de ne faire qu'un rôle qui s'adapte aux agences et pôles du manager (sauf spécificité particulière de votre côté), ainsi, il est préférable de gérer les agences et pôle par manager plutôt que par rôle. 

Configuration générale des modules

Vous avez le choix d'activer ou non les modules puis de cliquer sur la roue dentées pour configurer les accès. 

De manière globale, pour chaque module vous avez 3 rubriques configurables : 

Puis des spécificités propres à chaque module.

Spécificités par module

Module Candidats

Sur le module Candidats vous pouvez restreindre des accès en fonction du type de fiches mais aussi de leur état. 

Exclusion des fiches par type 

GIF_Eclusion_type.gif

Cela vous permet par exemple de masquer les données que vous jugez confidentielles comme par exemple les fiches candidats des personnes en structure (staff). 

Dans l'exemple ci-dessus, le manager pourra voir la liste des candidats, et des informations qui s'affichent lorsque le manager est en vue liste (mails et téléphones notamment) mais il aura un accès refusé en cliquant dessus. 

Exclusion des fiches par état 

Gif_Eclusion_etat_.gif

Cela vous permet par exemple de masquer les données que vous jugez confidentielles comme par exemple l'onglet Administratif qui comporte la simulation de contrat et le salaire du futur arrivant.

Dans l'exemple ci-dessus, le manager pourra voir le candidat dans sa liste ainsi que l'ensemble de ses informations, sauf l'onglet Administratif et ce qu'il contient. 

Les restrictions sont cumulables entres elles. 

Attention

Cela ne rend pas la fiche invisible, elle ressortira donc sur la vue de recherche globale du module. 

Les restrictions s'appliquent uniquement si l'utilisateur et ses N-1 ne sont pas responsable manager de la fiche.

Contrats

L'accès aux données contractuelles des candidats dépend des droits données dans la rubrique Fiches et des restrictions. En outre, l'utilisateur peut lire et écrire les contrats des candidats dont le groupe "Données administratives" est accessible en écriture.

Dans la rubrique "Divers" vous pouvez également décider de donner le droit au manager de créer ou non les simulations de contrat. 

Module Ressources

Sur le module Ressources vous pouvez restreindre des accès :

  • en fonction du type de fiches
  • si la ressource a un compte manager 
  • si la ressource n'a pas de manager attribué (en général les directeurs)

Comme pour les candidats, ces restrictions peuvent masquer entièrement les informations présentent dans la fiche ou alors seulement certains onglets. 

Attention

Cela ne rend pas la fiche invisible, elle ressortira donc sur la vue de recherche globale du module. 

Les restrictions s'appliquent uniquement si l'utilisateur et ses N-1 ne sont pas responsable manager de la fiche.

Module CRM

Le module CRM est divisé en deux sous partie : les sociétés et les contacts. 

Les autorisations 

Le périmètre des autorisations du module CRM a une très grande finesse. Ainsi vous pouvez détailler les droits de vos managers en fonction de : 

  • Leurs agences principales et secondaires
  • Leurs pôles
  • Leur BUs 
  • Leur périmètre et le périmètre de leur N-1 en tant que responsable manager
  • Leur périmètre et le périmètre de leur N-1 en tant qu'influenceur  

A titre d'exemple, dans la configuration suivante : 

Capture_d_e_cran_2022-11-23_a__09.57.54.png

L'utilisateur pourra : 

  1. Accéder en lecture à toutes les fiches "Société" du groupe  
  2. Accéder en lecture et écriture à toutes les fiches qui se trouvent dans son périmètre en tant que responsable manager, toutes les fiches dont il est influenceur ainsi que toutes les fiches dont ses N-1 sont responsable manager et/ou influenceur. 
  3. Accéder en lecture et écriture à toutes les fiches qui ont pour responsable manager ou influenceur un manager de sa BU.
    Par exemple : Michel et Pierre font partie de la BU Digitale, alors avec ces droits, Michel pourra voir et écrire sur les fiches de Pierre si tant est que Pierre est manager ou influenceur de la fiche en question. 

Il est possible également de limiter uniquement au N-1 s'ils sont responsable manager ("l'utilisateur et ses N-1 en tant que responsable manager"), ou s'ils sont influenceur ("l'utilisateur et ses N-1 en tant qu'influenceur"). 

Le saviez vous ? 

Les cartes de droit s'additionnent, ainsi, vous pouvez à chaque fois créer la carte la plus large puis aller dans la finesse pour indiquer que votre manager à le droit de voir tel élément + tel autre. 

 Astuce : la duplication

Il est possible d'établir des périmètres d'accès différents pour les sociétés et pour les contacts. 

Capture_-_Gif_CRM.gif

Cela vous permet de donner exactement les mêmes droits sur les fiches sociétés et sur les fiches contacts, mais vous pouvez tout à fait les modifier après duplication. 

A titre d'exemple, dans la configuration suivante : 

Capture_d_e_cran_2022-11-23_a__10.44.33.png

Nous avons dupliqué la configuration puis supprimé la carte qui donne accès à toutes les fiches contacts du groupe. Ainsi l'utilisateur : 

  • A accès en lecture à toutes les fiches sociétés du groupe puis en lecture et écriture sur toutes les fiches de son périmètre, du périmètre de ses n-1 et du périmètre de ses BU
  • A accès en lecture et écriture uniquement aux fiches contacts de son périmètre, du périmètre de ses n-1 et du périmètre de ses BU
Module Besoins

Droits de visualisation et de recherches des besoins

Si vous souhaitez que votre utilisateur puisse voir tous les besoins associées à certaines fiches (sociétés, contacts, ..) sans pour autant qu'il puisse voir la totalité des besoins depuis la vue de recherche alors cette rubrique va vous intéresser.

Gif_-_Vue_Besoins_.gifA titre d'exemple :

  • Si rien n'est coché : les besoins sont visibles dans l'onglet relatif dans la limite des périmètres indiqués plus haut en valeurs autorisées
  • Si les éléments sont cochés : tous les besoins sont visibles dans l'onglet relatif peu importe le périmètre indiqué plus haut
Mêmes s'ils sont visibles en liste, les besoins seront cliquables seulement si les droits définis dans la configuration "Fiche" du module le permettent. 
Capture_d_e_cran_2022-11-23_a__11.30.13.png
Exemple d'utilisation : vous souhaitez que les commerciaux puissent filtrer sur certains périmètres dans le module Besoins mais vous souhaitez tout de même qu'ils puissent voir tous les besoins rattachés à une société ou un contact avant de les prospecter. 

 Astuce : 

Le module Besoins est divisé en deux sous modules : les Besoins et les Positionnements. Si votre logique d'accès est identique  pour les deux sous modules, alors vous pouvez utiliser la duplication pour les filtres de recherches et vues accessibles dans la configuration de Recherche

Cela vous permet par exemple de donner exactement les mêmes périmètres d'accès en recherche sur les fiches besoins et sur les fiches positionnement. Vous pouvez tout à fait les modifier après duplication.

Accès aux fiches 

L'accès aux positionnements est dépendant des droits configurés dans le module Besoins  dans l'encart de configuration Fiche.

  • Si on donne accès au groupe de données "positionnements" alors l'utilisateur peut voir/créer des positionnements sur positionnements
  • Si on veut que l'utilisateur puisse modifier les positionnements alors il faut avoir le droit de modifier les données principales aussi

Capture_d_e_cran_2022-11-23_a__15.07.31.png

A titre d'exemple, dans cette configuration l'utilisateur peut lire et écrire sur les besoins de son périmètre et sur les besoins du périmètres de ses N-1 et peut donc accéder à l'ensemble des positionnements relatifs et positionner lui-même des profils. 

Module Projets

Droit de visualisation et de recherches des projets

Les projets sont visibles depuis plusieurs endroits dans Boond : le module Projets, l'onglet projet des  fiches Ressources (qui donne également une visibilité sur les prestations), l'onglet Projets des fiches CRM (société et contacts), l'onglet Projets des fiches produits. 

Ainsi dans la configuration "Recherche" du module Projets, vous pouvez décider de rendre visible les projets sur un périmètre donné ou sur tous les projets confondus. 

Gif_-_vue_Projets_.gif Cela se traduit par : voir toutes les fiches projets du groupe depuis chaque vue de recherches ou depuis l'onglet "projets" des fiches ressources" par exemple. 

A titre d'exemple :

  • Si rien n'est coché : les projets sont visibles dans l'onglet relatif dans la limite des périmètres indiqués plus haut en valeurs autorisées
  • Si les éléments sont cochés : tous les projets sont visibles dans l'onglet relatif peu importe le périmètre indiqué plus haut

 Astuce : la duplication

Le module Projets est divisé en deux sous modules : les Projets et les Prestations. Si votre logique d'accès est identique pour les deux sous modules, alors vous pouvez utiliser la duplication pour les filtres de recherches et vues accessibles dans la configuration de Recherche

Cela vous permet par exemple de donner exactement les mêmes périmètres d'accès en recherche sur les fiches projets et sur les fiches prestations. Vous pouvez tout à fait modifier votre configuration après duplication.

Exclusion des fiches par état 

Cela vous permet de par exemple de "clôturer" un projet archivé afin qu'il ne puisse plus être modifié.

Capture_d_e_cran_2022-11-28_a__22.21.57.png

Dans l'exemple ci-dessus, le manager pourra voir la liste des projets accessibles dans son périmètre et pourra voir les données principales et de consommation mais pour autant il ne pourra pas modifier les fiches ou accéder aux onglets restreints.

Les restrictions sont cumulables entres elles.

Attention

Cela ne rend pas la fiche invisible, elle ressortira donc sur la vue de recherche globale du module. 

Les restrictions s'appliquent uniquement si l'utilisateur et ses N-1 ne sont pas responsable manager de la fiche.

 

Module Activité et Frais

Droits de recherches 

Le module Activité & Frais est divisé en plusieurs sous modules : 

  • Feuille de temps
  • Note de frais
  • Demande d'absence
  • Validation 

Ainsi, dans les vues de recherches vous avez le choix des éléments à afficher et sur lesquels pouvoir filtrer par sous module. Cela vous permet par exemple de décider qu'un manager peut filtrer sur toutes les feuilles de temps de son agence mais uniquement les note de frais de ses N-1. 

 Astuce : la duplication

Si votre logique d'accès est identique pour tous les sous modules, alors vous pouvez utiliser la duplication pour les filtres de recherches et vues accessibles dans la configuration de Recherche

Cela vous permet par exemple de donner exactement les mêmes périmètres d'accès en recherche dans les sous modules d'Activité et Frais. Vous pouvez tout à fait modifier votre configuration après duplication.

Accés aux fiches 

La particularité du module Activité & Frais, c'est que l'accès à ses fiches dépend des droits indiqués dans le module Ressources. Ainsi, dans le module Ressources vous indiquez les droits de lecture et écriture sur les feuilles de temps, note de frais et demande d'absence, puis dans le module Activité & Frais vous définissez le périmètre d'accès en vue liste des fiches. De ce fait : 

Selon les droits configurés dans le module Ressources dans l'encart de configuration Fiche. :

  • L'utilisateur peut lire et écrire les feuilles de temps des ressources dont le groupe "Feuilles de temps" est accessible en lecture ou dont il est validateur
  • L'utilisateur peut lire et écrire les notes de frais des ressources dont le groupe "Notes de frais" est accessible en lecture ou dont il est validateur
  • L'utilisateur peut lire et écrire les demandes d'absences des ressources dont le groupe "Demandes d'absences" est accessible en lecture ou dont il est validateur

Validation absolue

Dans la configuration Divers du module, vous pouvez décider d'activer l'encoche : Toujours autoriser à valider, dévalider et rejeter l'activité & les frais.

Capture_d_e_cran_2022-11-28_a__23.03.58.png

Une fois cette encoche activée, l'utilisateur peut valider, rejeter ou dévalider à la place d'un autre manager même s'il n'est pas dans le circuit. Avec cette encoche, il peut également auto valider, dévalider, rejeter ses propres documents. 

Module Facturation

Droit de visualisation et de recherches des factures et des commandes

Les Commandes et Factures sont visibles depuis plusieurs endroits dans Boond : le module Facturation, l'onglet Facturations des fiches CRM (société et contacts).

La configuration de recherche vous permet de filtrer et rechercher sur des périmètres plus ou moins large. La clé "voir toutes les fiches du groupe" outrepasse ces périmètres dans les vues évoquées, soit : dans le module Facturation (sans filtre) et dans les onglets CRM (société et contacts). 

Pour autant, la fiche facture n'est cliquable que si vos droits d'accès vous le permettent. 

 Astuce : la duplication

Le module Facturation est divisé en deux sous catégorie : les Factures et les Commandes. Si votre logique d'accès est identique  pour les deux sous modules, alors vous pouvez utiliser la duplication pour les filtres de recherches et vues accessibles dans la configuration de Recherche

Cela vous permet par exemple de donner exactement les mêmes périmètres d'accès en recherche sur les fiches Factures et sur les fiches Commandes. Vous pouvez tout à fait les modifier après duplication.

Module Achats

Droit de visualisation et de recherche

Si vous souhaitez que votre utilisateur puisse voir tous les achats associées à certaines fiches (sociétés, contacts) sans pour autant qu'il puisse voir la totalité des besoins depuis la vue de recherche alors cette rubrique va vous intéresser.

XG6Iyw1e1l.gif

A titre d'exemple :

  • Si rien n'est coché : les achats sont visibles dans l'onglet relatif, dans la limite des périmètres indiqués plus haut en valeurs autorisées
  • Si les éléments sont cochés : tous les achats sont visibles dans l'onglet relatif, peu importe le périmètre indiqué plus haut

 Astuce : la duplication

Le module Achats est divisé en deux sous catégorie : les Achats et les Paiements. Si votre logique d'accès est identique  pour les deux sous modules, alors vous pouvez utiliser la duplication pour les filtres de recherches et vues accessibles dans la configuration de Recherche

Cela vous permet par exemple de donner exactement les mêmes périmètres d'accès en recherche sur les fiches Achats et sur les fiches Paiements. Vous pouvez tout à fait les modifier après duplication.

Autres droits

Reporting

Dans cette rubrique vous pouvez : 

Capture_d_e_cran_2022-11-21_a__22.11.51.png

  1. Activer les reportings au.x.quel.s pourra accéder le manager
  2. Configurer les droits de recherche de ces reportings
Divers

Dans cet onglet vous avez la possibilité de configurer, pour divers options, certains droits.

Capture d’écran 2023-10-25 à 10.10.26.png

Actions

Sur le module Actions, vous pouvez configurer :

Flags

Vous avez la possibilité de configurer :

Centre de notifications

Vous pouvez configurer les droits de recherche.

Capture d’écran 2023-10-25 à 10.17.16.png

Formulaires

Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer des enquêtes à vos collaborateurs.

Vous avez la possibilité de configurer :

Capture d’écran 2023-10-25 à 10.25.18.png

Partage / Collaboration

Vous avez la possibilité de réaliser des partages de fiche, lancer un fil de discussion, partager vos recherches sauvegardées, modèles d'action et d'email.

Dans la section Recherche vous allez pouvoir déterminer à qui ce rôle peut partager des éléments et notifier dans les fils de discussion. Grâce à ça, cela vous permet de sécuriser et d'affiner la liste des personnes à qui vous partagez des éléments et de ne pas être pollué par une liste importante.

Dans la section Divers  vous allez pouvoir autoriser les personnes disposant de ce rôle à partager ses recherches sauvegardées, ses modèles d'action et d'email.

Capture d’écran 2023-10-25 à 16.04.13.png

 Attention

En activant cette option vous permettez à votre collaborateur d'accéder à l'ensemble des fils de discussion des fiches auxquelles il accède.
Capture d’écran 2023-10-25 à 15.51.42.png

Centre de téléchargement

À chaque fois qu'un document est exporté de Boond, il se retrouve dans le centre de téléchargement.

Vous avez donc la possibilité de configurer sur quel périmètre votre collaborateur peut filtrer et donc lui permettre ainsi d'accéder au téléchargement de : 

  • tous les managers
  • les managers de ses agences 
  • les managers de ses pôles
  • ses managers N-1
  • lui-même (si tout est décoché)

Capture_d_e_cran_2022-11-24_a__21.30.31.png

Journal d'activité

En activant cette option vous permettez à votre collaborateur d'accéder à l'ensemble des logs historisant les différentes modifications effectuées par vos utilisateurs sur des fiches ou évènements tels que des partages , extractions, etc...

Si vous activez cette option, vous pouvez configurer les droits de recherche.

Abonnement

En activant cette option, vous permettez au manager d'accéder aux informations de votre abonnement BoondManager et également de récupérer les factures que nous mettons à votre disposition.

Administration

 Attention !

En activant une des rubriques de cet encart, vous donnez accès à l'interface Administration sur les options activées. 

Capture d’écran 2023-10-25 à 16.06.10.png

Managers

En activant cette option vous permettez, en fonction des droits de recherche, d'accès aux fiches et divers, de :

  • visualiser la liste des managers
  • créer et configurer un compte manager / un rôle
  • supprimer un compte manager / un rôle
  • activer/désactiver un compte
  • se connecter sur le compte du manager

Rôles

En activant cette option vous permettez à votre manager de créer des rôles et donc de configurer les droits d'accès aux différents modules.

Agences Juridiques

Si cette option en activée, l'utilisateur accèdera à la configuration de vos agences juridiques.

 Avertissement

Dans cette rubrique vous configurez, par agence :

  • le pied de page de vos documents
  • le fonctionnement des temps, frais et absences,
  • les avantages contractuels et non contractuels
  • les coordonnées bancaires, masque de référence des factures
  • etc.

Pôles

Si cette option est activée vous permettez au manager de créer des pôles.

Business units

Si cette option est activée vous permettez au manager de créer des business units.

Paramètres globaux et traductions

Si cette option est activée vous permettez au manager de créer et modifier vos référentiels.

 Avertissement

Vos référentiels sont communs à toutes vos agences juridiques.

Modèles d'actions

Si cette option est activée vous permettez au manager de visualiser les modèles d'action partagés avec ce dernier.

Listes de tâches

Si cette option est activée vous permettez au manager de créer et modifier toutes vos listes de tâches.

Recherches partagées

Si cette option est activée vous permettez au manager d'accéder à la liste des recherches sauvegardées partagés avec ce dernier.

Apps / Marketplace

Si cette option est activée vous permettez à votre manager d'installer des applications mais également de lui permettre de configurer l'accès de ces dernières.

 Attention

Certaines applications peuvent donner accès à des données sensibles (salaires, marges, données personnelles, ...). Un Manager pouvant installer des apps peut aussi décider de leur visibilité auprès de vos utilisateurs. Ce droit est donc à manier avec grande prudence

Importer vos données

En activant cette option vous permettez à votre manager de réaliser des imports de données sur les candidats, ressources, CRM (sociétés et contacts), actions et besoins.

Espace développeur

En activant cette option, votre manager pourra créer des apps, activer une sandbox et accéder au token API.

Webhooks

En activant cette option, vous permettez à votre manager d'accéder à liste des webhooks et ainsi de les gérer.

Apps

Vous pouvez choisir les applications auxquelles le manager aura accès mais également configurer les droits pour certaines d'entre elles.

YzTMpHAahp.gif

 Attention

Certaines applications peuvent donner accès à des données sensibles (salaires, marges, données personnelles, ...). Lorsque vous donnez accès à des applications, assurez-vous (via la molette de configuration à côté) que vous ne donnez pas accès à des données non souhaitées.

Autorisations et alertes

Dans cette rubrique vous pouvez : 

  • Activer l'authentification exclusive depuis un tiers de confiance
  • Alerte mail si votre compte est utilisé à partir d'un périphérique que vous n'avez pas encore utilisé
  • Gestion d'une liste de périphériques autorisée à se connecter

Capture_d_e_cran_2022-11-30_a__09.45.51.png

 

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

Boondmanager-Mascot-Desk-lg.png

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 1

Commentaires

0 commentaire

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.