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 Livraison réalisée le 05/02/2017

1. Un grand pas en avant dans la gestion des absences de vos collaborateurs !!

1.1 Améliorations des décomptes d'absences

1.1.a Différenciation des quotas "En cours d'acquisition" & "Acquis"

Jusqu'ici notre gestion des décomptes d'absences était un peu simpliste aux yeux d'un bon nombre d'entre-vous. Afin de coller de manière plus exacte à l'affichage présent sur les fiches de paye de vos collaborateur, nous avons décidé de permettre la différenciation des quotas 

• En cours d'acquisition : Acquis pendant l'année en cours (N)
• Acquis : Acquis l'année précédente (N-1)

Vous pouvez ensuite choisir d'autoriser (ou non) vos ressources à consommer les quotas En cours d'acquisition. 

 

Exemple 1 : Vous n'autorisez pas les ressources à consommer les quotas En cours d'acquisition

Exemple 2 : Vous autorisez les ressources à consommer les quotas En cours d'acquisition

 

Cela vous permettra donc de mieux visualiser lorsque vous (ou l'un de vos collaborateurs) aurez demandé/consommé plus de congés qu'autorisé.

P.S. : Pour voir comment configurer/utiliser vos décomptes d'absences et bénéficier de ces nouveautés, n'hésitez pas à consulter le tutoriel créé pour l'occasion.

1.1.b Différenciation des absences "demandées" et "consommées" & "Acquis"

Afin de vous éviter de compter par vous-même le nombre de congés restants en fonction de vos absences demandées, nous avons décidé de différencier les indicateurs suivants : 

• Consommées : Correspond au nombre d'absences déclarées dans les feuilles de temps* entièrement validées
• Demandées : Correspond aux absences consommées jusqu'au mois M-1 + les absences* demandées à partir du mois M

* : sur la période du décompte 

Ce qui nous permet de calculer les trois autres indicateurs suivants 

• Solde Réel = Acquis (ou En cours d'acquisition) - Consommées 
• Solde Prévisionnel = Acquis (ou En cours d'acquisition) - Demandées
• Absences demandées pas encore consommées** = Soldes Prévisionnels - Soldes Réels

** Dans le cas où vous différenciez l'En cours d'acquisition de l'Acquis, cette valeur résume le total des deux.

1.1.c Historisation des modifications effectuées sur les décomptes

Pour que vous puissiez mieux comprendre/expliquer les valeurs des quotas En cours d'acquisition et Acquis, nous avons ajouté quelques fonctionnalités supplémentaires : 

Historisation de toutes les modifications automatiques

Il existe deux types de modifications automatiques : 

• Lors d'un changement de mois (ex : Le 1er Février) : Selon votre configuration, l'outil rajoute un incrément mensuel sur les décomptes de votre choix.
• Lors d'un changement de période (ex : Le 1er Juin pour les Congés Payés, le 1er Janvier pour les RTT) : Selon votre configuration, l'outil rajoute un quota acquis et/ou reporte le solde restant de la période précédente sur les décomptes de votre choix.

Afin de mieux comprendre ces modifications, vous pouvez à tout moment consulter l'historique de celles-ci. Pour cela il vous suffit de survoler l'icône  affichée dans l'en-tête du compteur  : 

Interface Manager > Module Ressources > fiche ressource >  onglet Décomptes :

N.B.1: Si vous ne voyez pas l'icône apparaître, c'est parce qu'il n'y a pas encore d'historique de modifications automatiques ayant été effectuées sur ce compteur.

N.B.2: Les modifications automatiques ayant été effectuées avant le 5 février 2017 n'apparaîtront pas. Vous commencerez donc à en voir à partir du 1er Mars 2017

 

Historisation des modifications manuelles

Au delà des modifications automatiques, il vous est possible de modifier manuellement les valeurs des quotas En cours d'acquisition & Acquis. Ainsi, il devient parfois difficile de suivre et de comprendre les valeurs affichées (surtout si vous n'êtes pas à l'origine des modifications)

Afin de vous aider à collaborer et mieux expliquer les valeurs, nous avons apporté deux améliorations : 

• La possibilité d'ajouter un commentaire visible* à côté de chaque décompte

 * uniquement par les managers ayant le droit d'écriture sur la fiche ressource

Interface Manager > Module Ressources > fiche ressource > onglet Décomptes :

Pour le modifier, il vous suffit de cliquer sur le bouton Modifier :

• Le stockage automatique dans les actions des modifications manuelles

Afin d'historiser au mieux les modifications opérées par les managers, l'outil crée automatiquement une action de type Notification à chaque changement de quota (acquis ou en cours d'acquisition).

Pour les consulter, il vous suffit de :

• 1 - Vous rendre dans la fiche Ressource concernée > onglet Actions
• 2 - Dans le filtre, choisir d'afficher uniquement les actions de type Notifications puis cliquer en dehors du filtre pour appliquer vos modifications
• 3 - Observer les actions commençant par Modification des décomptes d'absences

Interface Manager > Module Ressources > fiche ressource > onglet Actions :

N.B. : Les modifications manuelles ayant été effectuées avant le 5 février 2017 n'ont pas été historisées. Vous verrez uniquement celles ayant été effectuées à partir de ce jour

1. Un grand pas en avant dans la gestion des absences de vos collaborateurs !!

1.2 Affichage des décomptes directement depuis les demandes d'absences

Pour vous éviter de réaliser des aller/retours entre les demandes d'absences et vos décomptes, nous rendons visible depuis vos demandes d'absences les décomptes concernés par les demandes faites.

Interface Manager > Module Temps, Frais & Absences > fiche demande d'absence :

Cet affichage vous aidera à :

• Savoir combien de congé il vous reste à ce jour (pour pouvoir créer vos demandes d'absences)
• Savoir si vous pouvez valider ou non les demandes de congés de vos collaborateurs. 

N.B. : L'outil vous affiche par défaut les décomptes des périodes en cours. Si vous souhaitez faire des demandes d'absences sur des périodes futures, il vous suffit d'enregistrer la demande d'absences pour qu'elle affiche désormais les nouveaux décomptes.

2. Possibilité d'uploader des PJ sur une feuille de temps/frais/absences même lorsqu'elle est déjà validée !

Facilitez le process de récupération des CRA signés

Cette amélioration fera plaisir à tous ceux qui font signer les feuilles de temps par leurs clients. Jusqu'à aujourd'hui, il n'était pas possible de joindre à la feuille de temps le pdf signé lorsque celui-ci était déjà validée.

 

Désormais vous pouvez uploader une PJ sur vos documents (feuilles de temps/notes de frais/demandes d'absences) quel que soit leur état de validation ! 

Vous pourrez donc adopter le process suivant :

• Remplissage des feuilles de temps/notes de frais/demandes d'absences par vos collaborateurs
• Validation de ces documents par l'ensemble des validateurs du circuit
• Impression des documents puis signature du client
• Joindre le pdf signé à la fiche temps/note de frais/demande d'absences

Ainsi, vous pourrez à tout moment mettre la main sur ces documents sans avoir à gérer cela en dehors de BoondManager !

 

 

3. Donnons plus de sens à la colonne Positionnements Actifs !

Choisissez les états de besoins/positionnements que vous considérez comme actifs

Dans les modules Candidats, Ressources et Besoins, nous vous affichons une colonne Pos. Actifs (Positionnements Actifs) qui vous permettait de voir le nombre de Positionnements dans un état autre que Gagné ou Perdu effectué sur ces fiches.

Or certains d'entre-vous ayant ajouté d'autres états (de besoins et/ou de positionnements) considérés comme Inactifs, les valeurs affichées par cette colonne devenaient obsolètes.

Ainsi, pour redonner un sens à cette colonne (très utile dans votre activité commerciale), nous vous permettons de choisir quels états de besoins/positionnements sont Actifs/Inactifs.

Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Besoins :

Pour cela, il vous suffit de 

• 1 - Vous rendre dans l'interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Besoins
• 2 - Choisir la liste des états de besoins que vous considérez comme Inactifs (en les passant dans la colonne de droite)
• 3 - Choisir la liste des états de positionnements que vous considérez comme Inactifs (en les passant dans la colonne de droite). 
• 4 - Enregistrer pour prendre en compte vos modifications
• 5 - IMPERATIF : Pour que ces modifications soient prises en compte pour l'ensemble de vos données existantes, il vous faut nous demander de mettre à jour votre base de donnée. Pour cela, veuillez envoyer un email à l'adresse suivante (hotline@boondmanager.com) en expliquant que vous venez de changer les états actifs/inactifs.

 

4. WEmailing : Plus besoin de disposer d'un serveur SMTP relai

Possibilité pour chaque manager d'utiliser ses propres configurations SMTP

 Depuis la version 6.9, vous pouvez utiliser WEmailing gratuitement à condition de disposer d'un serveur SMTP fonctionnant en mode "relai". Pour vous simplifier davantage la configuration et vous éviter de devoir souscrire à une offre complémentaire, nous rendons possible la configuration SMTP par chaque manager. 

Désormais, il n'est plus nécessaire de disposer d'un serveur SMTP spécifique, chaque manager peut renseigner ses configurations SMTP (login, mot de passe, ...) pour utiliser l'application et envoyer des emails via BoondManager. 

Pour paramétrer votre application WEmailing, il vous faut : 

Côté Administrateur

• Vous rendre dans l'interface administrateur > Mes Apps > WEmailing > Configurer
• Cocher la checkbox "Désirez-vous envoyer des PUSH ou Messages ? "
• Sélectionner SMTP en tant que système d'envoi d'email transactionnels
• Renseigner des configurations à utiliser par défaut (elles seront utilisées dans le cas où vous managers ne configurent pas leurs informations SMTP) <-- ATTENTION : Si votre serveur SMTP ne gère pas le mode relai, vos managers ne pourront pas envoyer d'email à partir de ces configurations. Il est donc nécessaire d'insister pour qu'ils fassent les configurations de leur côté (expliquées juste après).

Interface administrateur > Mes Apps > WEmailing > Configurer :

Côté Manager

Interface manager > Mes Apps > WEmailing > Configurer :

• Vous rendre dans Mes Apps > WEmailing > Configurer
• Renseigner les informations propres à votre configuration SMTP (Nom d'hôte du serveur, Login, Mot de passe, Port, Sécurité).
• Enregistrer pour prendre en compte vos modifications

P.S. : Par exemple, si vous disposez d'une messagerie GMail, vous pouvez vous référer au tutoriel suivant : https://support.google.com/a/answer/176600?hl=fr. Le nom d'hôte proposé est alors "smtp.gmail.com", le port "465" et la sécurité "SSL"

  

5. Facturation : Afficher plus simplement le nom de vos ressources dans vos items de factures

Insérer automatiquement le nom de vos ressources dans vos items de factures

 Si vous souhaitez faire apparaître le prénom/nom des ressources dans les items de vos factures, c'est désormais possible de le faire de manière automatique ! 

Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Facturation :

Pour cela, il vous suffit de : 

• 1 - Vous rendre dans l'interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Facturation
• 2 - Modifier les Libellés types de vos items de factures mensuelles afin d'utiliser les nouvelles variables [RESOURCE_FIRSTNAME] et/ou [RESOURCE_LASTNAME]
• 3 - Enregistrer pour prendre en compte vos modifications

A partir de maintenant, lorsque vous générerez des factures (de type mensuelles*), elles intégreront le prénom/nom des ressources à l'origine de chaque ligne facturée. 

* Ne fonctionnera pas avec les factures issues d'une commande de type Échéancier

 Interface Manager > Module Facturation > fiche facture :

 

6. Des nouveaux indicateurs pour vos reportings

6.1 CA Facturé basé sur la période de facturation

 Jusqu'à ce jour, vous pouviez uniquement afficher les indicateurs CA/Marge/Rentabilité Facturé en vous basant sur les dates des documents. Afin d'affiner votre pilotage période par période, nous mettons à disposition les nouveaux indicateurs suivants : 

Module Rapports d'Activité > onglet Reportings > type Facturation :

• CA période Proforma : CA des factures à l'état Proforma correspondant à la période étudiée
• CA période Création : CA des factures à l'état Création correspondant à la période étudiée
• CA période [...] : CA des factures à l'état [...] correspondant à la période étudiée
• CA période Payée : CA des factures à l'état Payée correspondant à la période étudiée
• CA total période facturée : CA des factures correspondant à la période étudiée

Module Rapports d'Activité > onglet Reportings > type Activité Globale :

• CA période facturée = CA des factures correspondant à la période étudiée
• Marge contributive période facturée = CA période facturée - Coût réel
• Rentabilité contributive période facturée = (Marge contributive période facturée) / (CA période facturée) OU* (Marge contributive période facturée) / (Coût réel)
• Marge d'exploitation période facturée = CA période facturée - Coût réel - Coût de fonctionnement
• Rentabilité d'exploitation période facturée = (Marge contributive période facturée) / (CA période facturée) OU* (Marge contributive période facturée) / (Coût réel + Coût de fonctionnement)

* En fonction du paramétrage effectué dans le calcul de la rentabilité (cf 9. Possibilité de définir une nouvelle règle dans le calcul de la rentabilité)

Module Rapports d'Activité > onglet Projets :

• Marge réelle période facturée = CA période facturée - Coût réel
• Rentabilité réelle période facturée = (Marge contributive période facturée) / (CA période facturée) OU* (Marge contributive période facturée) / (Coût réel)

* En fonction du paramétrage effectué dans le calcul de la rentabilité (cf 9. Possibilité de définir une nouvelle règle dans le calcul de la rentabilité)

N.B. : Par défaut, ces indicateurs ne sont pas affichés alors pensez à configurer vos reportings pour les faire apparaître. 

 

6. Des nouveaux indicateurs pour vos reportings

6.2 TJM Production consommée & TJM Signé

 Afin de vous aider à mieux piloter vos ressources, nous avons également ajouté les indicateurs suivants : 

• TJM* signé 
• TJM* Production consommée 

* TJM = Tarif Journalier Moyen

Module Rapports d'Activité > onglet Ressources :

 

N.B. : Par défaut, ces indicateurs ne sont pas affichés alors pensez à configurer vos reportings pour les faire apparaître. 

6. Des nouveaux indicateurs pour vos reportings

6.3 Marge/Rentabilité réelle Commandée

 Afin de vous aider notamment dans le suivi de vos projets au forfait. Nous mettons à disposition de nouveaux indicateurs dans le reporting Projet (Module Rapports d'Activité > onglet Projets) :

• Marge réelle commandée = CA commandé - Coût réel
• Rentabilité réelle période facturée = (Marge réelle commandée) / (CA Commandé) OU* (Marge réelle commandée) / (Coût réel)

* En fonction du paramétrage effectué dans le calcul de la rentabilité (cf 9. Possibilité de définir une nouvelle règle dans le calcul de la rentabilité)

N.B. : Par défaut, ces indicateurs ne sont pas affichés alors pensez à configurer vos reportings pour les faire apparaître. 

7. Récupération du nom des PJ lors de l'export des Achats, Temps & Frais

Désormais, lorsque vous utilisez la fonction export, les pièces jointes disponibles dans le centre de téléchargement reprennent le nom qui leur était attribué (et non simplement le nom du document auquel elles étaient attachées). 

Aucune manipulation à faire de votre côté pour bénéficier de cette nouveauté, il vous suffit de réaliser vos exports comme d'habitude : 

Export des Temps/Frais :

• Se rendre dans le module Temps,Frais & Absences
• Filtrer pour afficher les feuilles de temps / notes de frais de votre choix
• Cliquer sur *
• Choisir d'exporter les Documents & Pièces jointes (par exemple)

L'outil met alors à votre disposition ces informations dans votre centre de téléchargement.

* Il est nécessaire de disposer du droit d'export pour le module Temps, Frais & Absences pour voir cette icône apparaître

Export des Paiements : 

• Se rendre dans le module Achats
• Filtrer pour afficher les Paiements de votre choix
• Cliquer sur *
• Confirmer l'export

L'outil met alors à votre disposition ces informations dans votre centre de téléchargement.

* Il est nécessaire de disposer du droit d'export pour le module Achats pour voir cette icône apparaître

8. Recherchez plus facilement les ressources disponibles

Module Ressources : 

Vous connaissiez/utilisiez peut-être déjà le filtre Uniquement les ressources disponibles immédiatement (+ 15 jours), sachez qu'il est désormais bien plus pertinent car il vous fait ressortir l'ensemble des ressources disponible et celles qui le seront dans les 15 jours à venir. 

Alors si vous n'aviez pas pour habitude de l'utiliser, nous espérons que cette nouveauté attirera votre attention et vous fera gagner du temps dans le placement de vos ressources. 

9. Possibilité de définir une nouvelle règle pour le calcul de la rentabilité

Il existe deux écoles différentes dans le calcul de la rentabilité, appelée Taux de marque et Taux de marge :

• Taux de marque = 100 x (Chiffre d'Affaires - Coût ) / Chiffre d'Affaires
• Taux de marge = 100 x (Chiffre d'Affaires - Coût ) / Coût

A ce jour, nous imposions dans notre outil le calcul de la rentabilité en nous basant sur le taux de marque. Afin de vous laisser plus de liberté et de donner plus de significations à nos chiffres, nous vous permettons désormais de choisir la règle de calcul qui vous correspond le plus. 

Pour cela, il vous suffit de : 

• Vous rendre dans l'interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Besoins/Projets > rubrique Projets
• Dans le champ Mode de calcul de la rentabilité, choisir le mode qui vous convient
• Enregistrer pour prendre en compte vos modifications

interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Besoins/Projets > rubrique Projets

Ce changement impactera le calcul de la rentabilité dans vos : 

• Fiches besoins
• Fiches positionnements
• Fiches prestations
• Fiches projets
• Reportings (Module Rapports d'Activité > onglet Reportings)

10. Améliorations diverses

10.1 Plus de clarté dans l'extraction de vos frais

Jusqu'ici l'extraction de vos frais vous donnait au sein d'une même colonne le type de frais et le taux de TVA. Cela pouvait rendre l'affichage peu lisible lorsque vous aviez plusieurs taux de TVA pour un même type de frais. 

Pour vous aider à retravailler la donnée, nous avons désormais dissocié ces deux informations en deux colonnes distinctes.

 

10. Améliorations diverses

10.2 Historisation des modifications apportées sur vos échéanciers et montants de factures

Afin d'historiser au mieux les modifications opérées par les managers sur les échéanciers de vos commande, l'outil crée automatiquement une action de type Notification à chaque changement (modification, ajout, suppression)

Interface Manager > Module Facturation > fiche Commande > onglet Actions :

Pour les consulter, il vous suffit de :

• 1 - Vous rendre dans la fiche Commande concernée > onglet Actions
• 2 - Dans le filtre, choisir d'afficher uniquement les actions de type Notifications puis cliquer en dehors du filtre pour appliquer vos modifications
• 3 - Observer les actions commençant par Modification de l'onglet Informations

De la même manière, nous historisons désormais les modifications effectuées sur le montant total de vos factures. Pour les afficher, le principe est exactement le même :

Interface Manager > Module Facturation > fiche Facture > onglet Actions :