Comment configurer/gérer les décomptes d'absences de vos ressources ?

Vous souhaitez :

  • Gérer les décomptes de Congés Payés/RTT/... de vos Ressources dans BoondManager ? 
  • Faciliter la gestion des demandes d'absences ? 

Alors ce tutoriel est fait pour vous !

 

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Sommaire

1 - Créer & Paramétrer le comportement de vos décomptes

    1.A - Paramètres généraux

    1.B - Définition des différents décomptes

2 - Initialiser les décomptes d'absences de vos ressources

3 - Comment lire vos décomptes d'absences ?

    3.A - L'essentiel

    3.B - Comment expliquer les valeurs affichées ?

4 - Les étapes IMPORTANTES à ne pas oublier pour garder vos décomptes à jour !

 

 

1 - Créer & Paramétrer le comportement de vos décomptes 

Cette étape est indispensable si vous souhaitez pouvoir suivre les décomptes d'absences de vos ressources. Elle permet à BoondManager de savoir quels types d'absence vous souhaitez suivre et comment est-ce que vous souhaitez faire évoluer ces décomptes. 

Pour cela, il vous faut vous rendre dans l'interface administrateur > onglet Agences Juridiques > ouvrir l'agence juridique concernée * > onglet Temps, Frais & Absences > rubrique Décomptes d'absences

* Il faudra penser à répéter cette étape sur l'ensemble des agences juridiques concernées (ou à sélectionner dans la liste déroulante en bas de page la ou les autres agence.s sur lesquelles vous souhaitez recopier ces informations. N'oubliez pas d'Enregistrer).

A - Paramètres généraux (sous rubrique "Paramètres")

Voici quelques informations qui vous aideront à configurer cette partie. 

Autoriser les ressources à accéder à leurs décomptes

Si vous cochez cette case, vos collaborateurs ayant un accès intranet (ou manager) verront un onglet Décomptes dans la rubrique Ma fiche. Celui-ci leur permettra d'accéder aux décomptes en cours (ils ne verront pas les compteurs passés)

Egalement, si vous les autorisez à accéder à leurs décomptes, il verront directement sur les fiches demande d'absences les quotas concernés par leur demande. Cela leur permettra d'avoir un visuel direct sur leur solde Réel et Prévisionnel avant de vous les soumettre.

Masquer les alertes de dépassements de quotas

Par défaut, l'outil créera les alertes suivantes : 

  • Sur les feuilles de temps : pour alerter lorsque le nombre d'absences consommées dépasse le solde autorisé**
  • Sur les demandes d'absences : pour alerter lorsque le nombre d'absences demandées dépasse le solde autorisé**

Si vous ne souhaitez pas que ces alertes soient affichées, alors il vous suffit de cocher cette checkbox.

** Le solde autorisé est par défaut le solde Acquis mais si vous choisissez de différencier l'en cours d'acquisition de l'acquis, vous pouvez définir que vos ressources ont le droit de consommer le solde en cours d'acquisition -> cf B - Définition des différents décomptes

Méthode de calcul des absences consommées & demandées

interface administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences >rubrique Décomptes d'absences

Choisissez la méthode de calcul utilisée pour calculer le consommé/demandé de vos décomptes d'absences : 

  • Méthode 1 (par défaut) : Le consommé se base uniquement sur les absences déclarées sur les feuilles de temps entièrement validées jusqu'au mois M-1. Le demandé vaut le consommé + les absences demandées (dans les demandes d'absences non rejetées) à partir du mois M.
  • Méthode 2 : Le consommé vaut le nombre d'absences déclarées sur les feuilles de temps entièrement validées sur la période du décompte. Le demandé vaut le nombre d'absences demandées (dans les demandes d'absences) sur la période du décompte.

Période par défaut

La période par défaut sera celle utilisée par les décomptes d'absences non-définis dans la rubrique juste en-dessous.

B - Définition des différents décomptes 
(sous rubrique "Quotas et incréments mensuels par défaut")

Il vous faut ici ajouter/configurer les différents décomptes que vous souhaitez suivre. 

Pour cela, cliquez sur le + afin d'ajouter une ligne et ensuite configurez chaque colonne en vous référant aux aides suivantes : 

Type d'absence :

Choisissez ici le type d'absence concernée par ce décompte. 

N.B. : Si vous ne voyez pas les types d'absences que vous venez d'ajouter plus haut, pensez à Enregistrer pour prendre en comptes vos modifications puis à revenir sur cette liste. Vous devriez alors voir apparaître le type d'absence souhaité.

Période :

Choisissez la période sur laquelle s'étale chaque décompte (ex: Congés Payés : Juin -> Mai  // RTT : Janvier -> Décembre)

Quota Acquis (en début de période) :

Cette valeur sera ajoutée à l'acquis en début de période (ex: pour les CP : le 1er Juin // pour les RTT : le 1er janvier)

N.B. : Cela n'est pas rétroactif, si vous configurez cette valeur en cours de période alors vous ne pourrez constater l'ajout de ce quota acquis qu'après le passage à un nouveau mois. Il vous faudra donc penser à initialiser manuellement les quotas d'ici là si vous souhaitez reprendre une valeur donnée d'acquis.

Incrément (par mois) :

Cette valeur sera ajoutée à l'en cours d'acquisition (ou Acquis <-- en fonction du paramétrage choisi) le 1er de chaque mois.

Exemple : Pour les Congés Payés, vous pouvez renseigner 2,0833 de manière à ce que vous ressources acquièrent 25 CP sur une année (12 x 2,0833)

N.B. : Cela n'est pas rétroactif, si vous configurez cette valeur en cours de période alors vous ne pourrez constater l'ajout de ce quota acquis qu'après le passage à un nouveau mois. Il vous faudra donc penser à initialiser manuellement les quotas d'ici là si vous souhaitez reprendre une valeur donnée d'acquis.

Report automatique :

Cette option vous permet de choisir si vous reconduisez (ou non) les absences non consommées d'une période à l'autre. 

interface administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubrique Décomptes d'absences

Le comportement est le suivant : 

Lors d'un changement de période (ex: pour les CP : le 1er Juin // pour les RTT : le 1er janvier), l'outil regarde le solde restant des quotas Acquis et/ou En Cours d'Acquisition (selon le paramétrage effectué juste après) et le reporte (ou ne le reporte pas) dans le solde Acquis de la nouvelle période. 

Exemple : Si vous reconduisez systématiquement les congés payés restant de vos ressources, alors cochez la case. Si vous ne reconduisez que les quotas En cours d'Acquisition (obtenus l'année en cours) sur l'année suivante alors ne cochez pas la case. 

 

Dissociation En cours d'acquisition/Acquis :

Vous avez ici la possibilité de choisir si vous souhaitez distinguer le quota En cours d'Acquisition du quota Acquis

  • Non : Les décomptes comporteront uniquement une colonne Acquis et vos ressources acquerront/consommeront directement sur la période concernée ->

  • Oui - Autoriser la consommation d'absences sur les "En cours d'acquisition" : Les décomptes comporteront deux colonnes (En cours d'acquisition et Acquis). Vos ressources acquerront des quotas sur l'En cours d'acquisition et elles consommeront en priorité les quotas de l'Acquis (l'outil décomptera l'en cours d'acquisition dans le cas où l'acquis est déjà épuisé) ->

  • Oui - Interdire la consommation d'absences sur les "En cours d'acquisition" : Les décomptes comporteront deux colonnes (En cours d'acquisition et Acquis). Vos ressources acquerront des quotas sur l'En cours d'acquisition et elles consommeront uniquement les quotas de l'Acquis ->

 

N'oubliez pas d'Enregistrer pour prendre en comptes vos modifications. 

N.B. : Une fois que vous aurez paramétré le comportement de vos décomptes d'absences, il vous faudra les initialiser afin que les soldes Réels correspondent à ceux affichés sur les fiches de paye de vos ressources. 

 

2 - Initialiser les décomptes d'absences de vos ressources 

 Pour faire cela, il faut vous rendre dans chaque fiche ressource concernée > onglet Décomptes :

 N.B. : Si vous ne voyez pas de décompte s'afficher, pas de panique, c'est simplement qu'il vous faut au préalable les initialiser.

Pour faire cela, il vous suffit de cliquer sur Modifier

Vous pouvez alors ajouter des lignes (si elles ne sont pas déjà présentes) puis choisir pour chacune le type d'absences, la période (qui doit être automatiquement celle définie dans votre paramétrage - cf 1. Créer & Paramétrer le comportement de vos décomptes) et le solde Acquis/En cours d'acquisition. 

Pour initialiser correctement vos soldes En cours d'acquisition / Acquis, il est important de savoir que le quota Consommé : 

  • N'est pas modifiable
  • Se base sur les feuilles de temps entièrement validées

Ainsi, pour que le Solde Réel (restant) soit en accord avec celui affiché sur la fiche de paye de vos ressources, il vous faut jouer sur le fait que Solde Réel = Acquis (ou En cours d'acquisition) - Consommé. Et donc, puisque vous connaissez la valeur du Consommé (affichée dans l'onglet Décomptes de la fiche ressources) et celle du Solde Réel (affiché sur la fiche de paye de la ressource), vous pouvez imposer l'Acquis (ou En cours d'acquisition) comme ceci : Acquis (ou En cours d'acquisition) = Solde Réel + Consommé.

N.B. Pour éviter les erreurs, avant d'initialiser l'acquis de vos ressources, il vous faut être sûr(e) que vos feuilles de temps (sur la période du décomptes) ont toutes été validées entièrement. (Si ce n'est pas le cas, alors votre quota consommé risque d'être modifié après que vous ayez initialisé et votre Solde Réel sera alors erroné)

P.S.1. Si vous souhaitez mettre à jour plus facilement (sans avoir à faire cela ressource par ressource), vous pouvez utiliser l'application WTriggerAbsences permettant d'afficher/modifier les décomptes d'absences de toutes vos ressources.

P.S.2. Une fois que vous avez correctement initialisé les décomptes de vos ressources, vous pouvez les autoriser (si vous le souhaitez) à accéder à cet onglet afin qu'ils puissent suivre leur solde dans BoondManager <--- ATTENTION : Comme précisé en bas de l'onglet, ces données sont fournies à titre d'information et ne remplaceront jamais celles données par la fiche de paye.

 

3 - Comment lire vos décomptes d'absences 

A - L'essentiel

interface manager > module Ressources > fiche ressource > onglet Décomptes :

1 - De quel décompte s'agit-il ? 

A gauche vous trouverez le type d'absence et l'agence à laquelle correspond ce décompte. En en-tête vous pourrez visualiser la période concernée par le décompte

2 - En cours d'acquisition / Acquis 

En fonction du paramétrage effectué (cf 1. Créer & Paramétrer le comportement de vos décomptes) vous verrez s'afficher ici le quota acquis/en cours d'acquisition de la période.

3 - Consommées / Demandées

Ces informations vous permettront de savoir combien d'absences ont été consommées (déclarées dans vos feuilles de temps entièrement validées) et combien d'absences ont été demandées (dans les demandes d'absences non rejetées) sur la période du décompte.

P.S. : En fonction du paramétrage effectué (cf 1. Créer & Paramétrer le comportement de vos décomptes) la méthode de calcul du quota consommées/demandées peut différer.

4 - Solde Réel / Solde Prévi. 

  • Solde Réel = Acquis (ou En cours d'acquisition) - Consommé
  • Solde Prévi.(Prévisionnel) = Acquis (ou En cours d'acquisition) - Demandé

5 - Absences demandées par encore consommées

Comme son nom l'indique, cette ligne vous indique combien d'absences ont été demandées et pas encore consommées. Pour aboutir à cela, l'outil effectue le calcul suivant : Soldes Prévisionnels Soldes Réels (**)

** Dans le cas où vous différenciez l'En cours d'acquisition de l'Acquis, cette valeur résume le total des deux.

 

B - Comment expliquer les valeurs affichées ?

Pour que vous puissiez mieux comprendre/expliquer les valeurs des quotas En cours d'acquisition et Acquis, nous mettons à votre disposition quelques fonctionnalités : 

Historisation de toutes les modifications automatiques

Fiche Ressource > onglet Décomptes

Il existe deux types de modifications automatiques : 

  • Lors d'un changement de mois (ex : Le 1er Février) : Selon votre configuration, l'outil rajoute un incrément mensuel sur les décomptes de votre choix.
  • Lors d'un changement de période (ex : Le 1er Juin pour les Congés Payés, le 1er Janvier pour les RTT) : Selon votre configuration, l'outil rajoute un quota acquis et/ou reporte le solde restant de la période précédente sur les décomptes de votre choix.

Afin de mieux comprendre ces modifications, vous pouvez à tout moment consulter l'historique de celles-ci.

Pour cela il vous suffit de survoler l'icône  affichée dans l'en-tête du compteur  : 

N.B.1: Si vous ne voyez pas l'icône apparaître, c'est parce qu'il n'y a pas encore d'historique de modifications automatiques ayant été effectuées sur ce compteur.

N.B.2: Les modifications automatiques ayant été effectuées avant le 5 février 2017 n'apparaîtront pas. Vous commencerez donc à en voir à partir du 1er Mars 2017

 

Historisation des modifications manuelles

Au delà des modifications automatiques, il vous est possible de modifier manuellement les valeurs des quotas En cours d'acquisition Acquis. Ainsi, il devient parfois difficile de suivre et de comprendre les valeurs affichées (surtout si vous n'êtes pas à l'origine des modifications)

Afin de vous aider à collaborer et mieux expliquer les valeurs, nous avons apporté deux améliorations : 

  • La possibilité d'ajouter un commentaire visible* à côté de chaque décompte

 * uniquement par les managers ayant le droit d'écriture sur la fiche ressource

interface manager > module Ressources > fiche ressource > onglet Décomptes :

Pour le modifier, il vous suffit de cliquer sur le bouton Modifier :

  • Le stockage automatique dans les actions des modifications manuelles

Afin d'historiser au mieux les modifications opérées par les managers, l'outil crée automatiquement une action de type Notification à chaque changement de quota (acquis ou en cours d'acquisition).

Pour les consulter, il vous suffit de :

  • 1 - Vous rendre dans la fiche Ressource concernée > onglet Actions
  • 2 - Dans le filtre, choisir d'afficher uniquement les actions de type Notifications puis cliquer en dehors du filtre pour appliquer vos modifications
  • 3 - Observer les actions commençant par Modification des décomptes d'absences

interface manager > module Ressources > fiche ressource > onglet Actions :

N.B. : Les modifications manuelles ayant été effectuées avant le 5 février 2017 n'ont pas été historisées. Vous verrez uniquement celles ayant été effectuées à partir de ce jour

 

4 - Les étapes IMPORTANTES à ne pas oublier pour garder vos décomptes à jour ! 

Pour être sûr d'avoir vos décomptes à jour, il est important de :

  • Veillez à valider entièrement les feuilles de temps de vos ressources tous les mois (sans cela, les valeurs du Consommé seront sans cesse fausse et les Soldes Réels également)
  • Avant la fin de chaque période (ex : fin décembre pour les RTT // fin Mai pour les CP), pensez à valider l'ensemble des feuilles de temps et à vérifier le solde restant avant le dernier jour du mois. Si celui-ci est erroné, lors du changement de période, l'outil reportera (en fonction du paramétrage effectué - cf 1. Créer & Paramétrer le comportement de vos décomptes) une valeur erronée dans l'acquis de la période suivante.
  • Modifier les décomptes le mois suivant l'arrivée (en cours de mois) d'un salarié. (Fiche Ressources > onglet "Décomptes" > bouton "Modifier") : Inscrire le quota Acquis ou En cours d'acquisition communiqué par votre gestionnaire de paie.

 

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