Grâce à notre partenariat avec Universign, nous vous proposons de faire signer vos documents administratifs (contrats, offres commerciales...) et de suivre la réception et les relances éventuelles directement depuis votre interface BoondManager.

Pré-requis !

Seules les personnes disposant des droits d'accès à l'Administration de BoondManager pourront installer et configurer l'accès à l'application. 

Sommaire

Installation et configuration de l'application
Administration > rubrique Apps / Marketplace > onglet Marketplace > Signature électronique

 

Installation

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Configuration

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 À savoir

Seules les personnes disposant des droits d'accès à l'application pourront utiliser la fonctionnalité de signature électronique.  Nous vous recommandons de l'installer à tous les managers.

Envoi du document à signer

Une fois l'application installée sur votre compte BoondManager, vous trouverez l'icône de signature électronique en haut à droite des différentes fiches (Ressources, Candidats et Besoins), vous permettant de lancer le processus de signature électronique pour le document de votre choix. 

icone_SE.png

En cliquant sur cette icône, une fenêtre s'ouvre contenant les informations suivantes : 

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  1. Intégration du document PDF à faire signer
  2. Choix de l'emplacement où sera stocké le document une fois signé
  3. Sélection de l'email du signataire (parmi les emails renseignés sur BoondManager)
  4. Sélection du numéro de téléphone du signataire (parmi les numéros renseignés sur BoondManager)
  5. Possibilité d'ajouter d'autres signataires (jusqu'à 4 signataires possibles, les signataires doivent être présents dans la base de données BoondManager)
  6. Indication du nombre de crédits restants sur votre pack

Au moment où l'on clique sur le bouton "Envoyer" :

  • Le document envoyé est automatiquement joint à l'emplacement prévu à l'état "Document en attente de signature"
  • Dans la rubrique Tâche en attente, vous pourrez visualiser qui a effectué l'envoi du document, quand celui-ci a eu lieu et ainsi voir où en est le processus de signature

tache_en_attente_SE.png

 

 À savoir

Le mail est envoyé au(x) signataire(s) par notre partenaire Universign, vous ne pourrez pas modifier cet email d'envoi de document. 

 

Signature électronique 

Tout le processus de signature se fait dans l'environnement Universign.

Votre(vos) signataire(s) devront suivre le parcours suivant : 

  1. Cliquer sur le lien reçu par email
  2. Accepter les conditions Universign
  3. Valider la signature via un code envoyé par SMS
  4. Signer le document

Processus de signature électronique 

Une fois le document envoyé, voilà la procédure de signature que votre(vos) signataire(s) devront suivre : 

process_signature.gif

Pour que la signature électronique puisse être validée par Universign, un code de vérification sera envoyé par SMS au(x) signataire(s).

Une fois la procédure de signature terminée, l'émetteur et le(s) signataire(s) reçoivent un email les informant que le document est signé, et leur permettant de télécharger le document signé. 

 Avertissement

Une fois le processus de signature électronique enclenché depuis BoondManager, le numéro de téléphone du(des) signataire(s) ne pourra pas être modifié. Il est important de le renseigner correctement dès le départ, dans BoondManager. 

Réception du document signé dans BoondManager

Côté BoondManager, vous verrez la tâche comme étant effectuée, vous pourrez voir l'intégralité du processus de signature, et vous retrouverez le document signé, enregistré à l'emplacement prévu. 

cote_boond.gif

Relances 

Notre partenaire Universign prévoit une relance automatique au bout de 3 jours.

Cette relance est assurée par Universign, nous n'avons pas la possibilité de modifier ces paramètres. 

 

Tarifs et conditions

Grâce à notre partenariat avec Universign, vous bénéficiez en tant que client BoondManager des tarifs suivants : 

Les 100 premiers documents signés sont offerts 🥳 🎉 !

Vous pouvez ensuite recharger votre compte selon les formules suivantes :

  • 100 documents signés - 80,00 € HT
  • 250 documents signés - 180,00 € HT
  • 500 documents signés - 340,00 € HT
  • 1 000 documents signés - 500,00 € HT

Comment souscrire à une formule

Pour souscrire à l'une de ces formules, vous pouvez vous rendre dans votre Abonnement BoondManager (Votre prénom > Abonnement). 

Vous y retrouverez les différents packs, vous pourrez recharger vos crédits et suivre vos crédits restants. 

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  1. Sélection du pack
  2. Visibilité sur le crédit disponible après validation du nouveau pack
  3. Validation de la recharge 
F.A.Q.

 Universign est-il un partenaire certifié ? 

Universign est un prestataire de service de confiance, reconnu par les autorités françaises et européennes, et certifié eIDAS.

 Puis-je modifier les emails d'envoi de document à signer et les emails de relance ?

Ces emails sont envoyés par Universign et ne peuvent pas être modifiés. 

 Une relance est-elle prévue si le(s) signataire(s) ne signe pas ? 

Universign prévoit une relance à 3 jours

 Dois-je prévoir un encart de signature sur mon document ? 

Nous vous recommandons de ne pas prévoir d'encart de signature : celle-ci sera ajoutée sur une page vierge, à la suite de votre document initial. 

 Où retrouver mes documents une fois signés ? 

Vous retrouverez vos documents signés dans BoondManager à l'emplacement prévu au moment de l'envoi.  

 En tant que signataire, puis-je retrouver mes documents signés ou à signer ? 

Vous pouvez retrouver vos documents signés à tout moment en créant un espace personnel gratuit sur Universign

 Combien de signataires puis-je ajouter dans le process ?

Vous pouvez ajouter jusqu'à 4 signataires pour un même document. 

 La signature des CRA passe-t-elle dorénavant par ce partenaire ?

Non, la signature des feuilles de temps reste une procédure de signature électronique à part, entièrement gratuite. Cela ne viendra donc pas impacter vos crédits Universign. 

 Comment sont comptabilisés les crédits de notre pack ?

Un crédit est déduit après la première signature, et non pas à chaque signature (4 signataires sur un même document = 1 crédit consommé dans votre pack, comptabilisé après la signature du premier signataire). 

 Puis-je annuler la procédure de signature électronique ?

Tant que le dernier signataire n'a pas signé le document, vous pouvez annuler la procédure depuis la tâche en attente dans BoondManager. Une fois que le dernier signataire a signé le document, vous ne pouvez plus annuler ou supprimer le document.  

 Mon document peut-il expirer ?

Si le circuit de validation complet n'a pas été finalisé dans les 14 jours, alors la procédure expirera, le document sera supprimé et vous devrez relancer un nouveau processus de signature. Vous retrouverez la trace de votre envoi initial expiré dans le journal d'activité. 

 

 Envie de participer à notre roadmap ?

Depuis quelques mois nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.

Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Supportqui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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Commentaires

2 commentaires

  • Nous réfléchissons à abandonner notre solution de signature électronique actuelle pour universign, mais peut- on profiter du pack acheté sur boond pour utiliser universign en dehors de boond, notamment pour des documents qui n'ont rien a faire dans boond ? 

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  • merci, a-t-on accès si besoin aux clés/token de signature générés lors des signatures ? (pour suivi et preuve juridique)

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