Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer des enquêtes à vos collaborateurs.
Sommaire
Pré-requis
Pour pouvoir créer un questionnaire, il faut disposer des droits précisés dans la rubrique "Droits nécessaires selon les usages > 1 - Droits nécessaires pour créer/administrer les questionnaires" de cet article.
Administration > Modèles > onglet Formulaires
Une fois le droit administré, vous retrouvez l'onglet Formulaires dans l'Administration > Modèles. Depuis cet onglet, vous allez pouvoir créer et configurer des formulaires.
Lors de la création d'un formulaire, vous retrouverez 3 sections :
1 - Informations
Après avoir cliqué sur le (+), vous devrez renseigner les champs suivants dans la section Informations :
- Nom du formulaire
- État visible ou archivé
- Fiches associées au formulaire (fiche Ressources seulement, pour le moment)
- Description du formulaire
2 - Configuration
Dans la section Configuration, vous pourrez renseigner :
- les types de Ressources sur lesquelles ce formulaire pourra être créé/envoyé
- les agences concernées par ce formulaire
- le destinataire du formulaire (Ressources, Responsable Manager, Responsable RH)
- l'objet d'email d'envoi du formulaire
- le message email (avec des variables disponibles)
3 - Ajouter une question
Après avoir configuré votre formulaire comme vous le souhaitez, vous pouvez maintenant créer les questions de votre formulaire.
Vous avez la possibilité de choisir si votre question est facultative ou non en cochant l'option.
Vous avez aussi la possibilité de choisir quel type de réponse vous avez besoin parmi les options suivantes :
- Texte libre
- Baromètre : système d'émoticônes pour mesurer la satisfaction
- Choix unique : vous créez des options de réponses et le destinataire ne peut en choisir qu'une
- Choix multiple : le destinataire peut choisir plusieurs réponses proposées
- Numérique : réponse à valeur numérique (salaire, note sur 10 etc.)
À savoir :
Il est possible de choisir l'ordre des options en les glissant (drag & drop). Bien-sûr, après avoir confirmé vos questions, vous pouvez visualiser un aperçu et aussi choisir l'ordre des questions.
Il ne vous reste plus qu'à enregistrer votre questionnaire. 😊
Pré-requis
Pour pouvoir envoyer un questionnaire, il faut disposer des droits précisés dans la rubrique "Droits nécessaires selon les usages > 2.1 et 3" de cet article.
Module Ressources > fiche Ressource > onglet Formulaires
Il est temps d'envoyer votre questionnaire à votre Ressource. 😊
Dans la fiche Ressource, vous retrouvez l'onglet Formulaires. En cliquant sur le (+), vous aurez ensuite le choix entre tous les questionnaires disponibles.
Au besoin, vous pouvez modifier l'email qui sera envoyé au destinataire pour le personnaliser avant de cliquer sur Lancer pour l'envoyer.
À savoir :
Cocher l'option "Je suis le destinataire" permet au Manager de s'envoyer à lui-même le questionnaire afin d'y répondre. Il retrouvera ce questionnaire dans sa fiche Ressource (son nom > Ma fiche > onglet Formulaires) et dans la fiche de la Ressource concernée.
Exemple : Formulaire de suivi rempli par le manager/RH, la fiche concernée est la fiche ressource, le destinataire est le manager/RH. Si c'est le manager/RH qui le crée alors en cochant cette case on évite l'envoi d'un email et on passe directement à l'étape remplissage ⚡️.
Pré-requis
Pour pouvoir voir les résultats d'un questionnaire, il faut disposer des droits précisés dans la rubrique "Droits nécessaires selon les usages > 2.1 et 2.2" de cet article.
Quand le formulaire a été rempli et validé par la Ressource, le manager qui a envoyé ce formulaire recevra un mail pour le prévenir de la validation. Vous pourrez donc cliquer sur le lien de d'email ou retrouver les résultats du questionnaire dans la fiche Ressource concernée, dans l'onglet Formulaires.
À savoir :
Si vous souhaitez que la Ressource associée à ce formulaire puisse consulter les résultats, il faudra cocher, lors de la validation de vos réponses "Autoriser la Ressource à consulter les réponses".
Pas de panique ! 😊 Si vous avez oublié de cocher l'option, vous la retrouverez dans la description du formulaire validé.
1 - Droits nécessaires pour administrer/créer les questionnaires
Administration > Managers/Rôles > fiche Manager/Rôle concernée > onglet Administration
En cochant le module Formulaires, vous permettrez aux managers concernés d'accéder à la configuration des formulaires.
Important
Donner l'accès à la configuration de formulaires donnera le droit à votre manager de configurer, modifier, consulter et supprimer les formulaires. Il n'est pas possible d'avoir ces droits séparément.
2 - Droits nécessaires pour voir les questionnaires en cours / finalisés d'une ressource
2.1 - Droits nécessaires pour voir l'onglet "Formulaires" d'une ressource
Administration > Managers/Rôles > fiche Manager/Rôle concernée > onglet Modules principaux > configuration Ressources > section Fiche
Si vous souhaitez pouvoir accéder aux formulaires et/ou les envoyer depuis l'onglet Formulaires d'une fiche Ressource, il vous faudra activer le droit de lecture sur le groupe de données Formulaires.
2.2 - Droits nécessaires pour voir la liste des formulaires envoyés et leurs résultats
Administration > Managers/Rôles > fiche Manager/Rôle concernée > onglet Divers > configuration Formulaires
Comme avec le module Actions, il est possible de régler précisément les droits d'accès aux formulaires d'une fiche. Pour vous simplifier la configuration, voici nos recommandations :
-
Accès :
-
Si le manager peut lire la fiche parente -> Lecture
- Cela permettra à votre utilisateur de voir les formulaires d'une fiche ressource à partir du moment où il a accès à son onglet "Formulaires"
-
Le managers et ses N-1 -> Lecture & Ecriture
- Cela permettra à votre utilisateur de voir et modifier les formulaires que lui ou ses N-1 ont créés
-
Si le manager peut lire la fiche parente -> Lecture
-
Restriction :
- Notre recommandation est de gérer les restrictions directement dans le module Ressources en empêchant de voir le groupe "Formulaires" de certains types de ressources par exemple (pour éviter de voir les formulaires associés aux fiches de ses collègues ou du staff par exemple)
Pour plus de détails sur la configuration des droits d'accès aux fiches, nous vous invitons à consulter cet article : Droits d'accès aux fiches d'un module.
3 - Droits nécessaires pour envoyer des questionnaires
Administration > Managers/Rôles > fiche Manager/Rôle concernée > onglet Divers > configuration Formulaires > section Divers
Dans la section Divers de cette configuration, vous avez aussi la possibilité de sélectionner ou non le droit de création et/ou suppression de formulaires dans une fiche Ressource.
À quoi peuvent servir ces questionnaires ?
Ces questionnaires peuvent servir à la préparation d'entretien annuel, à la récolte d'informations pour normer des demandes internes, aux suivis manageriaux/rh, ...
Est-il possible de lancer un questionnaire à plusieurs personnes d'un coup ?
Non, cette fonctionnalité a vocation à être envoyée individuellement.
Je ne peux envoyer des formulaires qu'aux Ressources ?
En effet, l'envoi de formulaires est actuellement concentré sur les fiches Ressources.
Puis-je extraire les résultats de questionnaire ?
Il n'y a pour l'instant pas de fonctionnalité d'extraction.
J'aimerais que mon manager crée des formulaires dans l'Administration mais je ne veux pas qu'il puisse modifier ou supprimer les autres formulaires.
Donner l'accès à la configuration de formulaire donnera le droit à votre manager de configurer, modifier, consulter et supprimer les formulaires. Il n'est actuellement pas possible d'avoir ces droits séparément.
Est-ce que les formulaires créent des Actions ?
Cette fonctionnalité n'est pas relié aux Actions. Dans le cas de préparation d'entretien annuel, il vous faudra tout de même créer des actions Entretien annuel pour mettre à jour vos notifications.
Envie de participer à notre roadmap ?
Nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.
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