Le planning des absences est une fonctionnalité qui vous permet de visualiser l'intégralité de vos Ressources qui ont ou n'ont pas fait de demandes d'absences. 

Sommaire

📆 Voir qui est absent

Module Planning > onglet Absences 

Cas d'usage : En début de semaine ou de mois, vous avez besoin de coordonner votre équipe et de synchroniser les personnes présentes ou non. Pour une bonne gestion, il est important de prévoir la charge.

PlanningAbsencesTeaser.gif

Le planning d'absences vous permet justement de visualiser et prévoir les absences de vos managers/votre équipe selon la période mensuelle sélectionnée et selon différents filtres.

Comment utiliser les filtres ?

FiltresPlanningAbsences.gif

Vous avez à votre disposition différentes variables de filtres afin d'affiner votre recherche et planifier votre effectif présent de manière efficace :

  • Options d'affichage des ressources : Par défaut, le module est configuré sur les Ressources avec absences. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez choisir votre option d'affichage. (Ressources avec absences, Ressources sans absences, Toutes les Ressources)
  • Périmètre : sélectionnez le périmètre qui vous concerne (Ex : une agence, une BU ou encore un périmètre dynamique etc.)
  • État (Ressource) : Choisir l'État des ressources vous permet notamment d'éliminer les Ressources à l'état "Intercontrat" ou "Sortie". 
  • Type (Ressource) : Filtrer le type de ressources que vous souhaitez voir dans le planning d'absences permet, par exemple, de voir le planning d'absences d'une ou plusieurs équipes. Notamment dans les cas où l'on souhaite savoir quand prendre ses vacances sans impacter la productivité de son équipe selon l'effectif présent sur cette période.

 Astuce !

💡Vous avez plusieurs filtres favoris pour votre planning d'absences ?💡Sauvegardez votre recherche pour y accéder en un clic ! 😉 

Lecture du planning

Le_gendesPlanningAbsences.png

Grâce à un code couleur et à la légende, vous pouvez facilement distinguer :

  • les absences validées
  • et les absences en attente de validation

     À savoir :

    Les absences non-validées correspondent aux absences rentrées dans le circuit de validation, c'est-à-dire les absences soumises (à validation) par la Ressource concernée et envoyées à son validateur. Les demandes d'absences enregistrées ne seront donc pas affichées dans le planning d'absences.

 Astuce !

💡 Vous pouvez zoomer sur le planning d'absences d'un collaborateur en cliquant dessus.💡 Cela vous sera utile pour rapidement valider les absences en attente de validation. 😉

📆 Voir qui est présent

Module Planning > onglet Absences 

Cas d'usage : C'est les vacances d'été ! ⛱️ J'ai besoin d'organiser l'effectif et également de voir si je peux continuer à valider certaines absences. Aura-t-on assez de monde présent pour cette période?

PlanningAbsencesTeaser.gif

Le planning d'absences vous permet justement de visualiser et prévoir les absences ainsi que les présences de vos managers/votre équipe selon la période mensuelle sélectionnée et selon différents filtres.

Comment utiliser les filtres ?

FiltresPlanningSansAbsences.gif

Vous avez à votre disposition différentes variables de filtres afin d'affiner votre recherche et planifier votre effectif présent de manière efficace :

  • Options d'affichage des ressources : Par défaut, le module est configuré sur les Ressources avec absences. Si c'est donc le cas, vous pouvez le changer et choisir votre option d'affichage. (Ressources avec absences, Ressources sans absences, Toutes les Ressources)
  • Périmètre : sélectionnez le périmètre qui vous concerne (Ex : une agence, une BU ou encore un périmètre dynamique etc.)
  • État (Ressource) : Choisir l'État des ressources vous permet notamment d'éliminer les Ressources à l'état "Intercontrat" ou "Sortie". 
  • Type (Ressource) : Filtrer le type de ressources que vous souhaitez voir dans le planning d'absences permet, par exemple, de voir le planning d'absences d'une ou plusieurs équipes. Notamment dans les cas où l'on souhaite savoir quand prendre ses vacances sans impacter la productivité de son équipe, selon l'effectif présent sur cette période.

 Astuce !

💡Vous avez plusieurs filtres favoris pour votre planning d'absences ?💡Sauvegardez votre recherche pour y accéder en un clic ! 😉 

Lecture du planning

Le_gendesPlanningAbsences.png

Grâce à un code couleur et à la légende, vous pouvez facilement distinguer :

  • les absences validées
  • et les absences en attente de validation

     À savoir :

    Les absences non-validées correspondent aux absences rentrées dans le circuit de validation, c'est-à-dire les absences soumises (à validation) par la Ressource concernée et envoyées à son validateur. Les demandes d'absences enregistrées ne seront donc pas affichées dans le planning d'absences.

Bien évidemment, si vous ne voyez aucunes de ses 2 couleurs, c'est qu'il n'y a pas d'absences prévues sur cette période.

🙋‍♂️Présent(e) !🙋‍♀️

 Astuce !

💡 Vous pouvez zoomer sur la fiche d'un collaborateur en cliquant sur leur nom.💡 Cela vous sera utile pour accéder rapidement à leurs informations de contact. 😉

📊 Extraire les données

Il est possible d'extraire les données du planning d'absences. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'icône d'extraction en haut à droite du module et de choisir le format désiré.

ExtractionPlanningAbsences.png

Si vous ne retrouvez pas le bouton d'extraction, cela voudrait dire que vous n'avez pas les droits nécessaires pour l'extraction. (voir la rubrique "Droits nécessaires" > 2)

 Rappel !

Les filtres sélectionnés sont pris en compte lors de l'extraction. Si les données de votre extraction ne semblent pas complètes, pensez à vérifier les filtres présents avant d'extraire votre planning d'absences.

⚙️ Droits nécessaires

1 - Droits nécessaires pour accéder à la vue Planning d'absences

1.1 - Activation du module

Administration > Managers/Rôles > fiche rôle/manager > onglet Planning/Reporting

Afin d'accéder au module Planning d'absences, il vous faut activer le module dans les droits de votre rôle.

AdministrationPlanningAbsences.png

1.2 - Configuration du module

Administration > Managers/Rôles > fiche rôle/manager > onglet Planning/Reporting > configuration Absences (roue dentée)

Afin de décider quelles ressources sont visibles par l'utilisateur dans le planning d'absences, vous avez la possibilité de définir son périmètre de recherche dans ce module.

Dans la configuration de ce module, vous pouvez également donner ou non le droit d'extraction.

ConfigurationPlanningAbsences.gif

Pour plus d'informations sur la configuration des droits de recherche d'un module, consultez notre tutoriel dédié à ce sujet.

2 - Droits nécessaires pour accéder aux détails du Planning d'absences

Pour accéder et voir le détail du planning d'absences d'une ressource (en cliquant dessus), il vous faut avoir :

  • le module "Activité et Frais" activé (fiche rôle > onglet Modules principaux)
  • accès aux groupes de données "Demandes d'absences" des ressources (fiche rôle > onglet Module Principaux > configuration Ressources)

Pour plus d'informations sur la configuration des droits d'accès aux fiches d'un module, consultez notre tutoriel dédié à ce sujet.

⁉️ F.A.Q.

 Les intranets/collaborateurs ont-ils accès au planning d'absences ?

Non, il faut disposer d'un compte manager pour avoir accès à ce module.

 Quand je clique sur une ligne, cela ne m'ouvre pas l'onglet "Absences", pourquoi ?

  • Si vous cliquez sur le nom de la ressource : cela ouvre sa fiche > onglet "Informations".
  • Si vous cliquez sur la ligne (en dehors du nom) : cela ouvre l'onglet "Absences" de cette fiche ressource.
  • Si vous n'y avez pas accès (aucun lien cliquable), alors c'est un problème de droits. Vous n'avez sûrement pas accès à cette fiche Ressource. Nous vous invitons donc à contacter votre Administrateur.

 Envie de participer à notre roadmap ?

Depuis quelques mois nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.

Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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Commentaires

2 commentaires

  • Salut ! Je trouve ça dommage que seule les absences qui sont rentrées dans le circuit de validation soient visibles. Justement ce genre de planning nous serait utile pour se coordonner avant de valider les congés (visualiser les souhaits de congés de chacun, vérifier qu'il n'y a pas trop d'absence au même moment etc.) Pourquoi ne pas faire apparaitre aussi les demandes de congés enregistrées mais non validées ? 

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  • Cette information est d'ailleurs déjà visible dans PlanProduction, donc il serait utile de la mettre également dans ce planning !

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