Que ce soit les titres de séjours ou encore les certifications des collaborateurs, les documents avec dates d'expiration ne manquent pas et leur suivi n'est généralement pas une mince affaire.
Nous vous proposons de faciliter la gestion de ces documents, et vous présentons comment les suivre et les configurer dans BoondManager.
Sommaire
Les documents à suivre se situent dans l'onglet Administratif des fiches Ressources.
En cliquant sur le bouton +, vous pouvez ajouter un document de l'un des types présent dans votre menu déroulant.
Choix du type de document
La liste présente ici est configurable dans l'Administration. Nous vous invitons à vous référer à la partie "Configurer les types de documents à suivre" pour en savoir plus.
Etat suivi / non suivi
Si le suivi est activé, vous serez notifié par défaut 60 jours avant la date d'expiration du document. Cela vous permettra d'anticiper cette échéance et de prévoir le renouvellement du document avec votre ressource.
Si le suivi n'est pas activé ("Non suivi"), vous ne serez pas notifié de l'arrivée à échéance du document.
A savoir
Lorsque vous enregistrez votre nouveau document, un encart vous permettant de stocker une pièce jointe apparaît et vous permet donc de stocker le document en question directement à cet endroit.
Renouvellement
Grâce aux notifications, le Responsable Manager et le Responsable RH de la fiche Ressource serons alertés lorsque le document arrive à échéance. Ils pourront alors se rendre sur le document concerné dans l'onglet Administratif de la Ressource (si leur rôle leur permet d'accéder aux données administratives de la ressource).
Il existe 2 options pour renouveler un document :
- Depuis l'onglet Administratif, sélectionnez le document à renouveler dans la liste des documents à suivre puis cliquez sur le lien "Créer un renouvellement"
- Depuis la fiche du document à renouveler, cliquez sur l'icône flèche en haut à droite pour le renouveler
A savoir
Pour mettre fin à une alerte, vous pouvez soit renouveler le document, soit changer l'état du document et le passer à Non suivi.
Partage
Tout comme n'importe quelle fiche présente dans BoondManager, vous pouvez partager un document à suivre avec un autre manager, via la bulle de partage :
- soit par email via l'option Partager,
- soit via un Fil de discussion.
Administration > Paramètres Globaux > onglet Données RH > section Types de documents à suivre
Par défaut, il existe 2 types de documents : Titres de séjour et Certifications.
En cas de besoin vous pouvez en ajouter : habilitations, aptitudes médicales, titres de transport... ou tout autre type de document qui a une date d'expiration et doit être renouvelé pour que la ressource puisse rester en conformité.
À savoir :
Si vous ne souhaitez pas suivre un des types de document enregistré par défaut dans l'interface, vous pouvez l'archiver en cliquant sur l'icône "Archiver".
Quels droits sont nécessaires pour configurer et ajouter des documents à suivre ?
Pour configurer / archiver les types de documents, vous devez avoir accès à la section Paramètres Globaux de l'Administration.
Pour ajouter / modifier un document à suivre sur une fiche Ressource, vous devez avoir les droits d'écriture sur les données administratives de la ressource.
Une fois le document renouvelé, suis-je toujours notifié de l'arrivée à expiration du document précédent ?
Lorsque vous renouvelez un document, le précédent document reste visible dans la liste mais il passe automatiquement en "Non suivi" pour désactiver l'alerte associée à ce document.
Je ne veux plus être notifié de l'arrivée à échéance d'un document, comment faire ?
Vous pouvez changer l'état du document et le passer de "Suivi" à "Non suivi".
Je souhaite modifier l'alerte des documents à suivre, comment faire ?
Par défaut, une notification vous alertera 60 jours avant la date d'expiration du document. Pour modifier cette période de 60 jours, vous pouvez vous rendre dans la configuration de l'app Alertes (Administration > Apps / Marketplace) : retrouvez cette alerte dans la section Ressources pour la modifier si besoin.
Qui reçoit les notifications des documents arrivant à échéance ?
Les personnes notifiées sur les documents à suivre sont les personnes Responsable manager et Responsable RH.
Quel est l'impact si je choisis de supprimer ou d'archiver un type de document ?
Vous pouvez supprimer des types de documents que vous ne souhaitez pas utiliser, ou les archiver, directement depuis l'Administration > Paramètres Globaux > Données RH
- Si vous archivez un type de document, les documents de ce type déjà créés sur les fiches ressources resteront visibles mais il ne sera plus possible de renouveler le document, ni d'en ajouter de nouveaux. Vous pouvez à tout moment réactiver un type de document qui a été archivé.
- Si le type de document est utilisé sur une fiche ressource, il ne pourra pas être supprimé (uniquement archivé).
Envie de participer à notre roadmap ?
Depuis quelques mois nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.
Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.
Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.
S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :
Commentaires
0 commentaire