Dans le contexte de la généralisation de la facturation électronique en Europe, BoondManager vous permet de télécharger vos factures dans un format adapté (Factur-X ou CII).
Sommaire
La facturation électronique : c'est quoi ?
La facturation électronique permet de dématérialiser les échanges de factures. Concrètement, au lieu d’échanger des documents en PDF par courrier ou mail, clients et fournisseurs échangent les éléments de facturation, sous forme de flux de données.
Cette transition, amorcée depuis 2020, rend désormais la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, à partir du :
- 1er septembre 2026,
- réception pour toutes les entreprises
- émission pour les grandes entreprises et les ETI
- 1er septembre 2027,
- émission pour les PME et les micro-entreprises
Facturation électronique : qu’est-ce qui change ?
Les factures électroniques doivent intégrer des informations organisées : elles ne peuvent donc plus se présenter sous forme de simples PDF. Les entreprises auront l’obligation d’échanger leurs factures électroniques via des plateformes intermédiaires de facturation électronique dédiées :
- Le Portail Public de Facturation (PPF)
- Des Plateformes de Dématérialisation Partenaires privées (PDP)
Les factures en France devront obligatoirement être dans un des trois formats suivants : UBL, CII ou Factur-X.
BoondManager vous propose les formats CII et Factur-X à l'exportation.
Vos factures seront donc prêtes à être déposées sur ces plateformes.
Pour plus d'informations concernant le déploiement de la réforme, nous vous invitons à consulter des articles du gouvernement français tels que :
La différence entre les formats Factur-X et CII ?
- CII (Cross-Industry Invoice) : un format basé sur XML avec une norme internationale très structurée facilement lisible par les systèmes informatiques
- Factur-X : un format hybride comprenant le format CII ainsi qu'un format PDF afin de faciliter la lecture au quotidien
Avant d'exporter vos factures dans ces formats, quelques éléments sont pré-requis.
Côté Administrateur
Activer l'export des formats CII & Factur-X
En allant dans Administration > Paramètres Globaux > onglet Facturation > section Paramètres Divers, vous pourrez activer la possibilité de télécharger vos factures sous les formats CII et Factur-X sur votre interface.
Côté Manager
Comme mentionné plus tôt, les formats Factur-X et CII sont des normes structurées et ont donc besoin d'informations spécifiques pour la lecture dans les systèmes informatiques.
En tant que Chargé de facturation, vous devrez vérifier certains points dans les coordonnées de facturation de votre client avant d'exporter vos factures :
- TVA IC
- SIRET
- Mode d'envoi. (Si le mode d'envoi requis pour les factures d'un client est Chorus Pro, il vous sera possible de renseigner le code service de l'entité juridique. Vous voulez vérifier si votre client possède un code service ? Consultez l'Annuaire des Entités Juridiques.)
Bon à savoir :
Lors de la mise à jour de Décembre 2023, vos informations existantes sur l'onglet Informations de vos clients CRM seront automatiquement transférées aux coordonnées de facturation de ces même clients.
DocTemplates
Si vous utilisez DocTemplates pour vos modèles de factures, veillez à ce que ces éléments (TVA IC, SIRET) soient mentionnés dans vos modèles avant de les générer. Vous retrouverez les variables correspondantes dans l'article DocTemplates ainsi que dans la section F.A.Q. à la fin de cet article.
IMPORTANT
Pour l'envoi à Chorus Pro, veuillez faire attention à ne pas laisser des éléments autres que le numéro de SIRET, TVA (etc.) sur Boond avant de télécharger vos factures.
En effet, le système informatique de Chorus Pro ne pourra pas lire ces informations et donc refusera votre facture.
Exemple : Vous avez écrit "SIRET : 123456789" dans vos champs "SIRET" sur Boond. Veuillez retirer les éléments "SIRET :" et ne laisser que le numéro correspondant avant de télécharger votre facture.
Exporter une facture individuellement
Module Facturation > vue Commande > fiche Commande
Pour télécharger une de vos factures, vous pouvez vous rendre dans le module Facturation ou dans l'onglet Facturation de votre projet afin d'ouvrir le bon de commande concerné.
Vous retrouverez les factures liées à votre bon de commande.
Cliquez sur la facture que vous souhaitez télécharger puis exportez la facture en choisissant un des formats disponibles :
- Factur-X
- CII
IMPORTANT
Si vous souhaitez envoyer vos factures depuis Boond avec Emailing, le seul format disponible à l'envoi est le format PDF. Les formats électroniques CII et Factur-X sont actuellement uniquement destinés à l'export.
Pour plus d'informations sur l'envoi des factures, nous vous invitons à consulter notre webinar sur la facturation.
Exporter des factures en masse
Module Facturation > vue Factures
Pour télécharger plusieurs factures en même temps, la vue Factures dans le module Facturation est parfaite pour la sélection de factures à exporter.
Une fois filtrées, cliquez sur l'outil de sélection puis sur le bouton d'Export. Vous aurez le choix de télécharger vos factures avec ou sans leurs pièces jointes sous les formats disponibles :
- Factur-X
- CII
Vous retrouverez vos factures exportées dans le centre de téléchargement.
IMPORTANT
Si vous souhaitez envoyer vos factures depuis Boond avec Emailing, le seul format disponible à l'envoi est le format PDF. Les formats électroniques CII et Factur-X sont actuellement uniquement destinés à l'export.
Pour plus d'informations sur l'envoi des factures, nous vous invitons à consulter notre webinar sur la facturation.
Pour rappel, Chorus Pro correspond au portail public de facturation.
Une fois connecté sur Chorus Pro :
- Rendez-vous dans l'onglet "Factures émises"
- Puis dans le sous-onglet "Déposer facture"
- Suivez nos exemples (GIFs ci-dessous) et déposez facilement vos formats (CII et Factur-X) :
Déposer une facture au format CII
Déposer une facture au format Factur-X
Déposer vos factures en masse
Vous pouvez, bien-sûr, déposer vos factures en masse sur Chorus Pro, en choisissant un fichier ZIP, téléchargé sur Boond, contenant toutes vos factures. (c.f. la rubrique "Télécharger ses factures électroniques" ci-dessus)
Où trouver les factures déposées ?
Vous retrouverez les factures que vous avez déposées dans l'onglet "Factures émises" > sous-onglet "Rechercher".
Astuce
Cliquer sur le bouton Rechercher sans définir les critères de recherche vous permet de retrouver la liste de toutes les factures émises.
Votre facture passera à l'état "Déposée" pendant que Chorus Pro certifie que la facture est bien intégrée dans ses bases de données puis la facture passera ensuite à l’état « Mise à disposition du destinataire ».
Pour plus d'informations sur le cycle de vie de vos factures sur Chorus Pro, nous vous invitons à consulter leur article sur le sujet.
Facture rejetée ? Où trouver les messages d'erreurs et comment y remédier ?
Si vous ne retrouvez pas votre facture dans l'onglet "Factures émises > Rechercher" comme mentionné ci-dessus, il se peut que votre facture ait été rejetée et n'a pas été émise. Pour vérifier cela, rendez-vous dans l'onglet "Suivi des flux".
Après avoir déposé votre facture, les informations (flux) devraient être "Intégré" aux données de Chorus Pro. Si ce n'est pas le cas, vous retrouverez à la place l'état "Rejeté". Cela veut dire que vous n'avez pas bien qualifié votre interface Boond avant le téléchargement de votre facture et que le système informatique de Chorus Pro ne reconnaît pas vos informations.
Nous vous invitons à relire la section "Pré-requis" de cet article et à vérifier que vos informations soient correctes (TVA, SIRET ou encore référence de la facture).
Par exemple, Chorus Pro rejettera les factures qui ont la même référence qu'une facture précédemment déposée.
Les messages d'erreurs peuvent vous permettre de savoir quelle information n'a pas été reconnu par Chorus Pro afin que vous puissiez revoir cette information avant de télécharger votre facture sur BoondManager.
RAPPEL
Veuillez faire attention à ne pas laisser des éléments autres que le numéro de SIRET, TVA (etc.) sur Boond avant de télécharger vos factures.
En effet, le système informatique de Chorus Pro ne pourra pas lire ces informations et donc refusera votre facture.
Exemple : Vous avez écrit "SIRET : 123456789" dans vos champs "SIRET" sur Boond. Veuillez retirer les éléments "SIRET :" et ne laisser que le numéro correspondant avant de télécharger votre facture.
Je ne trouve pas le téléchargement des formats électroniques.
Si vous n'avez que l'option de télécharger vos factures en PDF, c'est parce que l'option d'export des factures CII et Factur-X n'a pas été activée. Activez-la dans l'Administration > Paramètres Globaux > Facturation > section Paramètres Divers, ou contactez votre Administrateur.
J'ai l'impression que le numéro de SIRET est rempli, mais la facture ne l'affiche pas ?
Le numéro de SIRET a potentiellement été renseigné dans l'onglet Informations de la fiche Société, mais pas dans les coordonnées de facturation de l'onglet Facturation. Veillez à renseigner les informations dans les coordonnées de facturations de votre client.
Pourquoi est-ce que Chorus Pro ne reconnaît pas le numéro SIRET/TVA et refuse ma facture ?
Pour l'envoi à Chorus Pro, veuillez faire attention à ne pas laisser des éléments autre que le numéro de SIRET, TVA (etc.) sur Boond avant de télécharger vos factures.
En effet, le système informatique de Chorus Pro ne pourra pas lire ces informations et donc refusera votre facture.
Exemple : Vous avez écrit "SIRET : 123456789" dans vos champs "SIRET" sur Boond. Veuillez retirer les éléments "SIRET :" et ne laisser que le numéro correspondant avant de télécharger votre facture.
Y a-t-il de nouvelles variables DocTemplates avec les nouveautés prévues pour la facture électronique ?
En effet, suite à la mise en place des formats Factur-X et CII sur Boond (Décembre 2023), nous avons aussi de nouvelles variables DocTemplates :
- Côté facture :
- $billingDetailVatNumber$ (N° TVA)
- $billingDetailSiren$ (SIREN)
- $billingDetailNic$ (NIC)
- $billingDetailRegistrationNumber$ (SIRET)
- $billingDetailNumber$ (Numéro fournisseur)
- $billingDetailSendingMode$ (Mode d'envoi)
- Côté commande :
- $billingDetail.vatNumber$ (N° TVA)
- $billingDetail.siren$ (SIREN)
- $billingDetail.nic$ (NIC)
- $billingDetail.registrationNumber$ (SIRET)
- $billingDetail.number$ (Numéro fournisseur)
- $billingDetail.sendingMode$ (Mode d'envoi)
Envie de participer à notre roadmap ?
Depuis quelques mois nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.
Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.
Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.
S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :
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