Gérer les frais contractuels d'une Ressource

Sur le Contrat RH d'une ressource, vous pouvez configurer des avantages contractuels et des frais contractuels. Ces deux éléments sont intégrés dans le calcul du CJM Contrat (Coût Journalier Moyen Contrat)

Fiche Ressource > onglet "Administratif" > fiche "Contrat" (en cours) :

Petit mémo sur la différence entre les avantages contractuels et les frais contractuels : 

(1) Les avantages contractuels sont déclarés par les "Managers" de la société lors de la préparation de la paie (en fonction des règles de versement configurées sur votre interface). Des tickets restaurant peuvent par exemple être un avantage contractuel.

La liste des avantages contractuels doit avoir été configurée depuis l'interface Administrateur (rubrique "Agences Juridiques" > Agence Juridique concernée => onglet "Ressources"). Lors de la préparation de la paie depuis l'App WExtractPayroll, l'outil proposera d'affecter automatiquement les avantages contractuels associés au collaborateur en fonction des règles de versement que vous aurez configurées (nombre de jours ouvrés du mois - les absences du mois par exemple).

(2) Les frais contractuels sont déclarés par les "Ressources" depuis leurs notes de frais. Des frais de déplacement journaliers peuvent être un exemple de frais contractuels.

IMPORTANT : les frais contractuels remontés sur les notes de frais doivent être associés à de l'activité interne ET NON sur des projets. Si les frais contractuels sont remontés depuis les notes de frais sur des projets, les coûts de production des projets vont être amplifiés car les frais contractuels de la Ressource sont déjà intégrés dans le CJM Contrat !

 

Où configurer la liste des frais contractuels ? 

La liste des frais contractuels correspond à la liste des frais configurés sur les notes de frais. Ce référentiel peut être configuré depuis l'interface Administrateur (cf Comment configurer les types de frais ?)

 

Comment faciliter la remontée des frais contractuels sur les notes de frais ?Si vous souhaitez que les frais contractuels de vos ressources remontent automatiquement sur leurs notes de frais, vous devez renseigner un détail de frais :  Fiche Ressource > onglet "Administratif" > fiche "Contrat" (en cours) > rubrique "Frais Contractuels" :
(1) Cliquez sur le bouton   (activer détail des frais) pour pouvoir saisir le détail des frais contractuels
(2) Sélectionnez les frais contractuels à affecter à votre ressource ainsi que la fréquence (journalière ou mensuelle)
 
Pour cet exemple où il a été défini une indemnité de déplacement journalière de 10 €. Lorsque la Ressource créé sa note de frais, l'outil pré-remplira automatiquement 10 € sur chacun des jours ouvrés du mois en frais forfaires (sur de l'activité interne). Depuis la note de frais, la ressource ou le manager pourra ensuite modifier à la main les jours pour lesquels les indemnités ne peuvent être versées.
 
Afin d'aider la ressource ou le manager à valider ses frais contractuels depuis la note de frais, l'outil affiche un code couleur en fonction des types de temps pointés à côté de chaque jour :
  • Activité de production (projet) : bleu
  • Activité interne : rouge
  • Absence : jaune 
Note de frais : 
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