Comment renseigner vos feuilles de temps et notes de frais dans BoondManager ? Les tutos vidéo et écrit

 

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1 - Renseigner votre Feuille de temps

Ma Fiche > onglet « Temps »

1 -> Créez la feuille des temps du mois concerné depuis la rubrique "Ma fiche" > onglet "Temps" 

 

Ma Fiche > onglet « Temps » > Fiche de temps

2 -> Cliquez sur l'icône + pour ajouter des types d'activité (Projets sur lesquels vous travaillez, Absence, Interne) avec les sous types d'activité définis par l'administrateur de votre société (exemple pour les Absences : Congés Payés, RTT, Maladie...).

3 -> Une fois que vous aurez défini les différents types d'activités effectués, pensez à bien cliquer sur le bouton "Enregistrer afin de bien conserver les données sur la Base de Données.

4 -> Pour finaliser la saisie de votre fiche de temps, cliquez sur le bouton "Valider" pour envoyer une alerte par email à votre "Validateur". Une fois que le validateur aura validé votre feuille des temps, vous ne pourrez plus modifier les données.

N.B : Pour gagner du temps dans la saisie, vous avez une checkbox à droite des types d'activités pour remplir automatiquement tous les jours ouvrés du mois. 
Sachez que le terme "U.O" signifie : unité d'oeuvre. Elle permet de subdiviser les temps effectués par jour. Exemple : si l'administrateur de votre société a décidé qu'un jour = 1 U.O alors si vous inscrivez 0,5 sur un jour donné, l'outil interprétera qu'il y a eu une demi journée d'effectuée.
 
N.B : Si vous devez faire signer votre feuille des temps par le client, vous avez la possibilité de générer un PDF avec les données qui concernent uniquement le client via le bouton "PDF CLIENT". Une fois que ce document est imprimé et signé, vous pouvez le scanner et le joindre à la feuille des temps. Lors de l'édition du "PDF CLIENT", l'outil vous proposera de paramétrer les éléments à afficher sur le pdf :
  • le client /projet concerné
  • toutes ou uniquement certaines unités d'oeuvre de Production (Normales, Astreintes... définies par l'administrateur) 
  • d'afficher l'intitulé des unités d'oeuvre sélectionnées 
  • d'inscrire le champ "Commentaires" 
  • d'afficher votre nom complet (par défaut c'est le TRIGRAMME qui s'inscrit, par exemple : Ludovic DUPONT -> "LDU")
 
 

2 - Renseigner vos Notes de Frais

Ma Fiche > onglet « Frais »

 

1 -> Créez la note de frais du mois actuel depuis la rubrique "Ma fiche" > onglet "Frais"

 

Ma Fiche > onglet « Frais » > Fiche de frais

2 -> Cliquez sur l'icône "+" pour ajouter vos types de frais réels ou forfaitaires du mois. Vous avez la possibilité de les associer à des types d'activités (Projets sur lesquels vous travaillez, Interne et Absence) :

  • Pour les frais réels vous avez une checkbox pour spécifier si les frais sont à refacturer au client
  • Pour les frais forfaitaires, s'il a été défini un détail de frais contractuels (sur votre contrat RH), ils seront pré-remplis automatiquement chaque mois. ATTENTION, pour les frais contractuels journaliers, l'outil va pré-remplir tous les jours ouvrés du mois. C'est à vous ensuite de supprimer ou rajouter les frais dont vous pouvez bénéficier. Pour vous aider dans la saisie, si la feuille de temps du mois a été renseignée, en dessous de chaque frais forfaitaire un code couleur affiche si vous avez pointé sur de l'activité de production/projet (bleu), interne (rouge) ou d'absence (jaune) -> 3

4 -> Une fois que vous aurez défini les différents types de frais, pensez à bien cliquer sur le bouton "Enregistrer" afin de conserver les données qualifiées. 

5 -> Par ailleurs, sachez qu'après avoir enregistré votre note de frais, vous pouvez joindre vos justificatifs scannés (avec les numéros de pièces associés aux frais mentionnés).

6 -> Pour finaliser la saisie de votre note de frais, cliquez sur le bouton "Valider" pour envoyer une alerte par email à votre "Validateur". Une fois que le validateur aura validé votre note de frais, vous ne pourrez plus modifier les données.
 

NB : Vous avez la possibilité de générer un PDF avec uniquement les frais à refacturer au client via le bouton "PDF CLIENT" > en cochant la case "ne traiter que les frais à refacturer au client".
 
 
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