Créer une commande pour un projet en Régie / AT

Pour générer des factures sur BoondManager, il est nécessaire de créer la commande du client dans un premier temps. Cela permettra de préparer / automatiser la génération de vos factures.

La commande est en quelque sorte le "contrat numérique" sur BoondManager.

 

1- Création de la commande (corrélée à vos prestations)

Module Projets > fiche Projet > onglet "Prestations"

 
Après avoir qualifié l'onglet "Prestations" de votre projet en Régie / AT :
1 -> Cochez la/les fiche(s) Prestations que vous souhaitez associer à votre commande
2 -> Cliquez sur le bouton "Créer une commande corrélée aux prestations sélectionnées"
 
 

2- Qualification de la commande

Module Projets > fiche Projet > onglet "Facturation"fiche Commande

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1 -> Renseignez le numéro de la commande, c’est-à-dire le numéro de la commande transmise par votre client ou bien votre référence interne si le client ne vous transmet pas de référence de commande.
 
2 -> Cochez ou non la case « Réception de l’accord client » pour signaler que vous avez bien réceptionné le document officiel qui formalise l'accord client. Depuis le module « Facturation », vous pourrez avoir un aperçu rapide de toutes les commandes pour lesquelles vous avez reçu ou non l'accord client en positionnant le filtre Type sur "Commandes".
 
3 -> Assurez-vous que le "Responsable Manager" ainsi que l' "Agence" à associer à la commande sont cohérentes. Par défaut l'outil défini en "Responsable Manager" de la commande celui qui créé la commande et en "Agence" du projet, l'agence propriétaire du projet.
 
4 -> Sélectionnez l'adresse de facturation du client sur la rubrique « Coordonnées de facturation ». Si aucune adresse de facturation n'est proposée sur le champ « Adresse », cela signifie que vous n'avez pas renseigné d'adresse de facturation sur la fiche société du client concerné (Cf. Afficher l'adresse de facturation sur les factures).
 
5, 6 et 7 -> Renseignez la date de la commande, les conditions de règlement ainsi que la TVA à Appliquer.
 
8 -> IMPORTANT "Type de facturation" : Mensuelle ou Echéancier. Par défaut, l'outil propose une facturation Mensuelle sur les projets en Régie / AT. Ainsi pour chacun des mois de la période de la commande, vous pouvez facturer le CA de Production (temps valorisés, frais et achats refacturables). Si vous le souhaitez, vous pouvez tout de même basculer la facturation sous forme d'Echéanciers. Ce type de facturation est généralement utilisé pour les projets au Forfait. 
 
9 -> Assurez-vous d'avoir les bonnes coordonnées bancaires associées à votre commande (si vous souhaitez les afficher sur vos factures). Depuis l'interface Administrateur, vous pouvez configurer les coordonnées bancaires à afficher par défaut + en configurer des complémentaires que vous pourrez sélectionner en fonction des commandes/projets/clients.
 
10 -> IMPORTANT "CA Commande" (soit le montant de la commande). Par défaut, l'outil prend le CA signés inscrit sur les fiches prestations corrélées à la Commande. Il est important de bien renseigner ce champ afin d'obtenir un delta de facturation entre la commande et ce que vous avez facturé.
 
11 -> Si vous avez créé votre commande depuis l'onglet "Prestations" l'outil doit vous avoir corrélé automatiquement votre/vos fiche(s) Prestation(s) à la commande. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez la/les fiche(s) Prestation(s) à corrélérer à la commande. Corréler une commande à des fiches Prestations permet d'associer les périodes + le CA signés des Missions à la commande. Cela permet également de faciliter la génération des factures depuis l'App WPostProduction.
 
 
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12 -> La rubrique "Mentions légales des factures" permet d'inscrire une mention générique que vous souhaitez afficher sur chacune des factures associées à la commande.
13 -> "Paramètre généraux des factures" permet de définir les mentions que vous souhaitez afficher sur les factures liées à la commande (coordonnées bancaires, référence projet, nom des ressources, le pied de page...). 
14 ->Le champ  "Facturation séparée des temps, frais et achats" permet de définir que les prestations de services, de frais et d'achats refacturés au client seront éditées sur des factures différentes.
15 ->Utile pour joindre par exemple la commande signée
 
 
INFORMATION UTILE :  Afin de vous faciliter la création de vos commandes, vous pouvez configurer depuis l'interface Administrateur votre commande par défaut (les mentions légales types à afficher, les conditions de règlement type, les coordonnées bancaires...) : 
Interface Administrateur > rubrique Agences Juridiques > Agence Juridique concernée >onglet "Facturation"
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