Administration > Apps / Marketplace > onglet Marketplace

Pour cette étape, il vous suffit de :

• Chercher puis ouvrir l'application Compta & Paie
• Cliquer sur Installer

Administration > Managers / Rôles > fiche Manager/rôle concernée

Pour cela, il vous faut :

• Cocher la case en face de l'application Compta & Paie

En premier lieu, vous pouvez choisir le format d'export (Sage Ligne 100, Sage Coala, ou bien CEGID) et le compte tiers d'attente à utiliser.

• Si vous disposez d'un autre logiciel de comptabilité vous pouvez utiliser le format Coala qui propose un fichier plat classique avec séparateur point-virgule, compatible avec la majorité des logiciels du marché.
• Nous préconisons d'indiquer "MANQUANT" dans le compte d'attente plutôt qu'un 471 afin d'identifier clairement les comptes tiers manquants dans l'export comptable.

Vous trouvez ensuite 3 parties principales à configurer (voir Partie 2 pour la configuration de la paie):

• Les factures fournisseurs (correspond aux paiements dans les achats)
• Les factures clients
• Les frais des collaborateurs

• Le champ Compte doit comporter le compte de produits que vous souhaitez utiliser pour les ventes (706000 par exemple).
  • Notez qu'on ne renseigne ici qu'un seul compte, qui sera donc commun à toutes les ventes enregistrés dans BoondManager.
• Indiquez également le code journal à utiliser pour les écritures de vente (par défaut VTE)
• Indiquez ensuite les comptes comptables de TVA pour chaque taux.
  • Astuce : Pour la TVA à 0% (hors UE) nous préconisons d'inscrire "445XXX" puisqu'il n'y aura jamais d'écritures à 0. Ce compte ne sera donc jamais utilisé.

• Vous pouvez à présent personnaliser la façon dont sont alimentées les colonnes Numéro de pièce et Libellé, à l'aide des variables mises à disposition. Les valeurs suivantes sont fournies à titre d'exemple :
  • N° pièce : [BILL_REF]
  • Libellé : Client [CRMCOMPANY_NAME] - [ITEM_TYPE]

• Nous préconisons de différencier les comptes de produits par type de lignes de factures : pour cela activer la gestion des comptes et journaux pour chaque item de facture

• Vous pourrez alors renseigner les différents comptes par type de facture :

• Le champ Compte doit comporter le compte de charges que vous souhaitez utiliser pour les achats (604000 par exemple).
  • Notez qu'on ne renseigne ici qu'un seul compte, qui sera donc commun à tous les achats enregistrés dans BoondManager.
• Indiquez le code journal à utiliser pour les écritures d'achats (par défaut ACH)
• Indiquez ensuite les comptes comptables de TVA pour chaque taux.
  • Astuce : Pour la TVA à 0% (hors UE) nous préconisons d'inscrire "445XXX" puisqu'il n'y aura jamais d'écritures à 0. Ce compte ne sera donc jamais utilisé.

• Vous pouvez à présent personnaliser la façon dont sont alimentées les colonnes Numéro de pièce et Libellé, à l'aide des variables mises à disposition. Les valeurs suivantes sont fournies à titre d'exemple :
  • N° pièce : [PURCHASE_REF]
  • Libellé : Fournisseur [CRMCOMPANY_NAME] - [PURCHASE_TITLE]

• Le champ Compte doit comporter le compte de charges que vous souhaitez utiliser pour les frais des collaborateurs (625100 par exemple).
  • Notez qu'on ne renseigne ici qu'un seul compte, qui sera donc commun à tous les frais enregistrés dans BoondManager. Pour renseigner différents comptes de frais, voir la partie ci-dessous "Gérer les comptes et journaux par type de frais").
• Indiquez également le code journal à utiliser pour les écritures de frais (par défaut ACH)
• Vous pouvez à présent personnaliser la façon dont sont alimentées les colonnes Numéro de pièce et Libellé, à l'aide des variables mises à disposition. Les valeurs suivantes sont fournies à titre d'exemple :
  • N° pièce : [EXPENSES_REFERENCE]
  • Libellé : [RESOURCE_FIRSTNAME] [RESOURCE_LASTNAME] - [FEE_TYPE]
• Comme les champs proposés ne permettent qu'un compte de charge et un seul compte de TVA, nous préconisons ici aussi de différencier les comptes de charges et de TVA par type de frais : pour cela Activer la gestion des comptes et journaux pour chaque type de frais

Cette étape est à suivre dès l'instant que l'on a des comptes auxiliarisés par client, par fournisseur, et/ou par salarié.

Apps > Compta & Paie > Configurer les comptes tiers des sociétés

• Utilisez ensuite le sélecteur :
  • Si vous avez extrait un fichier d'écritures mais que certains comptes tiers étaient manquants, choisissez l'option "Société sans compte tiers"
  • Si vous avez extrait un fichier d'écritures et que vous souhaitez modifier le compte tiers d'une des fiches CRM, utilisez l'option  "Société avec compte tiers"
  • Pour rechercher une fiche CRM en particulier et renseigner son compte comptable, choisissez "Indifférent" et entrez la raison sociale souhaitée dans la barre de recherche
  • Enfin, pour obtenir la liste complète des fiches CRM et renseigner tous les comptes comptables, choisissez "Indifférent" et filtrez ensuite sur l'État "Client"
• Renseignez ensuite les comptes comptables souhaités.
• NB : les comptes seront enregistrés en continu, vous n'avez pas besoin de cliquer sur un bouton "Enregistrer" dans cet écran.
• Les comptes comptables salariés se renseignent dans l'onglet Notes de frais

En premier lieu, vous pouvez choisir le format d'export (Sage Ligne 100, Sage Coala ou Silae) et si vous souhaitez regrouper les éléments entre eux (frais, absences) pour éviter d'avoir autant de lignes que de frais unitaire déclaré, ou autant de lignes d'absence que de jours de congés pris.

• Généralement il est préconisé de regrouper les frais et les absences pour plus de simplicité dans la préparation des bulletins.

Ensuite la configuration consiste simplement à renseigner les bons codes rubriques Sage / Silae, et préciser quelle valeur on souhaite extraire (base de calcul, quantité, montant total, etc.). Chaque ligne correspond à un élément de paie qui peut être extrait de BoondManager. On y retrouve :

• Les types de frais que les collaborateurs peuvent déclarer
• Les types d'unité d'oeuvre (activité des collaborateurs)
• Les types d'activité exceptionnelle si applicable (astreintes, interventions)
• Le salaire
• Les avantages contractuels
• Les primes et autres avantages non contractuels

Les types livrés par défaut dans BoondManager sont préconfigurés sur les codes standards de Sage, mais vous devrez renseigner dans tous les cas les codes rubriques pour les lignes qui sont spécifiques à votre configuration BoondManager, ou si vous utilisez Silae.

• Pour Silae, ne renseignez pas les préfixe de type AB-, EV- ou HS-. Mettez seulement le code de la rubrique, l'export se chargera de mettre les préfixes automatiquement.

Pour Extraire le fichier des écritures comptables, rendez-vous dans Apps (en tant qu'utilisateur) / Compta & Paie > onglet Factures, Paiements et Notes de Frais. 

Choisissez les éléments à extraire grâce aux filtres proposés.

Quelques astuces pour l'extraction de l'onglet Factures :

• Filtre État : Veillez à ne pas extraire les factures en état Proforma et Création dans la mesure où elles peuvent encore être modifiées dans BoondManager. Idem pour les paiements et les notes de frais.
• La période minimale est le mois, il est donc conseillé de réaliser vos extractions comptables mensuellement une fois que toutes les factures sont envoyées aux clients

Vous pouvez alors cliquer sur l'icône Extraire pour générer le fichier contenant les écritures comptables.

Il vous sera demandé de choisir le type d'extraction souhaitée entre HT et TTC : si la TVA est applicable à votre entreprise sélectionnez toujours TTC.

Pour Extraire le fichier des éléments de paie, rendez-vous dans Apps (en tant qu'utilisateur) / Compta & Paie > onglet Contrats

Choisissez les éléments à extraire grâce aux filtres proposés.

Les ressources trouvées s'affichent alors dans le tableau, avec toutes les informations qui vous permettent de vérifier si tous les éléments de paie sont prêts à être exportés :

• Production, Interne, Absences : reflète les temps et absences saisis par les collaborateurs
• Salaire : Indique le salaire mensuel normal du collaborateur (pas de prorata)
• Avantages, frais, avances : Reflète les avantages versés au collaborateur, les notes de frais saisies par celui-ci et les éventuelles avances de frais à reprendre
• Validation Temps / Validation Frais : Permet de visualiser l'état de validation des temps et des frais des collaborateurs, et accéder aux documents par un simple clic

Une fois que vous avez réalisé les vérifications d'usage, vous pouvez alors cliquer sur l'icône Extraire pour générer le fichier contenant les éléments de paie.

NB : Vous pourrez choisir entre l'extraction de l'activité seule (temps), des absences seules, des éléments variables seuls ou bien de la totalité. Pour tout extraire, choisissez l'option "Activité, absences et variable"