Compta & Paie permet de générer des fichiers pour importer vos données de comptabilité & paie dans votre outil Sage (Ligne 100 ou Coala) :

  • Affichage et extraction des écritures comptables de factures, frais & achats

  • Affichage et extraction des temps passés, des salaires & des frais de vos ressources

Grâce à cette App, vous pouvez désormais interfacer facilement BoondManager avec votre outil de comptabilité et gestion de la paie Sage.

Installation

Pour en en profiter, veuillez suivre les étapes suivantes :

1 - Installer l'application Compta & Paie sur BoondManager

Administration > Apps / Marketplace > onglet Marketplace

Pour cette étape, il vous suffit de :

  • Chercher puis ouvrir l'application Compta & Paie
  • Cliquer sur Installer
2 - Autoriser un manager à les utiliser

Administration > Managers / Rôles > fiche Manager/rôle concernée

Pour cela, il vous faut :

  • Cocher la case en face de l'application Compta & Paie

Configuration

Partie 1 : Comptabilité

Dans cette partie nous verrons comment configurer les comptes d'attente, de produits, de charges et de TVA.

NB : Cette étape nécessite les droits administrateur.

Administration > Apps / Marketplace > onglet Apps > Compta & Paie > cliquer sur Configuration (roue crantée)

1 - Configuration de base

En premier lieu, vous pouvez choisir le format d'export (Sage Ligne 100 ou bien Coala) et le compte tiers d'attente à utiliser.

  • Si vous disposez d'un autre logiciel de comptabilité vous pouvez utiliser le format Coala qui propose un fichier plat classique avec séparateur point-virgule, compatible avec la majorité des logiciels du marché.
  • Nous préconisons d'indiquer "MANQUANT" dans le compte d'attente plutôt qu'un 471 afin d'identifier clairement les comptes tiers manquants dans l'export comptable.

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Vous trouvez ensuite 3 parties principales à configurer (voir Partie 2 pour la configuration de la paie):

  • Les factures fournisseurs (correspond aux paiements dans les achats)
  • Les factures clients
  • Les frais des collaborateurs
2 - Configurer les comptes liés aux Factures clients
  • Le champ Compte doit comporter le compte de produits que vous souhaitez utiliser pour les ventes (706000 par exemple).
    • Notez qu'on ne renseigne ici qu'un seul compte, qui sera donc commun à toutes les ventes enregistrés dans BoondManager.
    • Si vous ne trouvez pas le compte souhaité dans le sélecteur proposé, vous pouvez en saisir un manuellement en utilisant la double flèche.
  • Indiquez également le code journal à utiliser pour les écritures de vente (par défaut VTE)
  • Indiquez ensuite les comptes comptables de TVA pour chaque taux.
    • Astuce : Pour la TVA à 0% (hors UE) nous préconisons d'inscrire "445XXX" puisqu'il n'y aura jamais d'écritures à 0. Ce compte ne sera donc jamais utilisé.

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  • Vous pouvez à présent personnaliser la façon dont sont alimentées les colonnes Numéro de pièce et Libellé, à l'aide des variables mises à disposition. Les valeurs suivantes sont fournies à titre d'exemple :
    • N° pièce : [BILL_REF]
    • Libellé : Client [CRMCOMPANY_NAME] - [ITEM_TYPE]

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  • Nous préconisons de différencier les comptes de produits par type de lignes de factures : pour cela activer la gestion des comptes et journaux pour chaque item de facture

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  • Vous pourrez alors renseigner les différents comptes par type de facture :

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3 - Configurer les comptes liés aux Factures fournisseurs (Paiements)
  • Le champ Compte doit comporter le compte de charges que vous souhaitez utiliser pour les achats (604000 par exemple).
    • Notez qu'on ne renseigne ici qu'un seul compte, qui sera donc commun à tous les achats enregistrés dans BoondManager.
    • Si vous ne trouvez pas le compte souhaité dans le sélecteur proposé, vous pouvez en saisir un manuellement en utilisant la double flèche.
  • Indiquez le code journal à utiliser pour les écritures d'achats (par défaut ACH)
  • Indiquez ensuite les comptes comptables de TVA pour chaque taux.
    • Astuce : Pour la TVA à 0% (hors UE) nous préconisons d'inscrire "445XXX" puisqu'il n'y aura jamais d'écritures à 0. Ce compte ne sera donc jamais utilisé.

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  • Vous pouvez à présent personnaliser la façon dont sont alimentées les colonnes Numéro de pièce et Libellé, à l'aide des variables mises à disposition. Les valeurs suivantes sont fournies à titre d'exemple :
    • N° pièce : [PURCHASE_REF]
    • Libellé : Fournisseur [CRMCOMPANY_NAME] - [PURCHASE_TITLE]

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4 - Configurer les comptes liés aux Frais des collaborateurs
  • Le champ Compte doit comporter le compte de charges que vous souhaitez utiliser pour les frais des collaborateurs (625100 par exemple).
    • Notez qu'on ne renseigne ici qu'un seul compte, qui sera donc commun à tous les frais enregistrés dans BoondManager.
    • Si vous ne trouvez pas le compte souhaité dans le sélecteur proposé, vous pouvez en saisir un manuellement en utilisant la double flèche.
  • Indiquez également le code journal à utiliser pour les écritures de frais (par défaut ACH)
  • Vous pouvez à présent personnaliser la façon dont sont alimentées les colonnes Numéro de pièce et Libellé, à l'aide des variables mises à disposition. Les valeurs suivantes sont fournies à titre d'exemple :
    • N° pièce : [EXPENSES_REFERENCE]
    • Libellé : [RESOURCE_FIRSTNAME] [RESOURCE_LASTNAME] - [FEE_TYPE]
  • Comme les sélecteurs proposés ne proposent qu'un compte de charge et un seul compte de TVA, nous préconisons ici aussi de différencier les comptes de charges et de TVA par type de frais : pour cela Activer la gestion des comptes et journaux pour chaque type de frais

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Configurer les comptes de tiers (clients, ressources et fournisseurs)

Cette étape est à suivre dès l'instant que l'on a des comptes auxiliarisés par client.

Apps > Compta & Paie > Configurer les comptes tiers des sociétés

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  • Utilisez ensuite le sélecteur :
    • Si vous avez extrait un fichier Sage mais que certains comptes tiers étaient manquants, choisissez l'option "Société sans compte tiers"
    • Si vous avez extrait un fichier Sage et que vous souhaitez modifier le compte tiers d'une des fiches CRM, utilisez l'option  "Société avec compte tiers"
    • Pour rechercher une fiche CRM en particulier et renseigner son compte comptable, choisissez "Indifférent" et entrez la raison sociale souhaitée dans la barre de recherche
    • Enfin, pour obtenir la liste complète des fiches CRM et renseigner tous les comptes comptables, choisissez "Indifférent" et filtrez ensuite sur l'État "Client"
  • Renseignez ensuite les comptes comptables souhaités
    • NB : les comptes seront enregistrés en continu, vous n'avez pas besoin de cliquer sur un bouton "Enregistrer" dans cet écran.

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Partie 2 : Paie

Dans cette partie nous verrons comment configurer les codes rubriques de la paie Sage en phase avec les éléments de paie BoondManager.

NB : Cette étape nécessite les droits administrateur.

  • Rendez-vous dans Administration
  • Allez ensuite dans Apps / Marketplace > onglet Apps Compta & Paie et cliquez sur Configuration (roue dentée) > puis aller sur l'onglet Paie

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Configuration des codes rubriques

En premier lieu, vous pouvez choisir le format d'export (Sage Ligne 100 ou bien Coala) et si vous souhaitez activer l'extraction de l'activité normale en heures. Si cela n'était pas le cas, vous pouvez désactiver cette fonction et l'extraction des temps se fera en jours. 

  • Si vous utilisez l'extraction en heures, il faut absolument que les temps de travail hebdomadaires soient renseignés dans les fiches ressources (sous l'onglet Administratif, dans le contrat RH)

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Ensuite la configuration consiste simplement à renseigner les bons codes rubriques Sage. Chaque ligne correspond à un élément de paie qui peut être extrait de BoondManager. On y retrouve :

  • Les types de frais que les collaborateurs peuvent déclarer
  • Les types d'unité d'oeuvre (activité des collaborateurs)
  • Les types d'activité exceptionnelle si applicable (astreintes, interventions)
  • Le salaire
  • Les avantages contractuels
  • Les primes et autres avantages non contractuels

Les types livrés par défaut dans BoondManager sont déjà préconfigurés aux standards de Sage, mais vous devrez renseigner les codes rubriques pour les autres lignes qui sont spécifiques à votre configuration BoondManager.

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Utilisation

Partie 1 : Extractions comptables

Pour Extraire le fichier des écritures comptables, rendez-vous dans Apps (en tant qu'utilisateur) / Compta & Paie > onglet Factures, Paiements et Notes de Frais

Choisissez les éléments à extraire grâce aux filtres proposés.

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Quelques astuces pour l'extraction de l'onglet Factures :

  • Filtre État : Veillez à ne pas extraire les factures en état Proforma et Création dans la mesure où elles peuvent encore être modifiées dans BoondManager. Idem pour les paiements et les notes de frais.
  • La période minimale est le mois, il est donc conseillé de réaliser vos extractions comptables mensuellement une fois que toutes les factures sont envoyées aux clients

Vous pouvez alors cliquer sur l'icône Extraire pour générer le fichier contenant les écritures comptables.

Il vous sera demandé de choisir le type d'extraction souhaitée entre HT et TTC : si la TVA est applicable à votre entreprise sélectionnez toujours TTC.

Partie 2 : Extractions de paie

Pour Extraire le fichier des éléments de paie, rendez-vous dans Apps (en tant qu'utilisateur) / Compta & Paie > onglet Contrats

Choisissez les éléments à extraire grâce aux filtres proposés.

Les ressources trouvées s'affichent alors dans le tableau, avec toutes les informations qui vous permettent de vérifier si tous les éléments de paie sont prêts à être exportés :

  • Production, Interne, Absences : reflète les temps et absences saisis par les collaborateurs
  • Salaire : Indique le salaire mensuel normal du collaborateur (pas de prorata)
  • Avantages, frais, avances : Reflète les avantages versés au collaborateur, les notes de frais saisies par celui-ci et les éventuelles avances de frais à reprendre
  • Validation Temps / Validation Frais : Permet de visualiser l'état de validation des temps et des frais des collaborateurs, et accéder aux documents par un simple clic

Une fois que vous avez réalisé les vérifications d'usage, vous pouvez alors cliquer sur l'icône Extraire pour générer le fichier contenant les éléments de paie.

NB : Vous pourrez choisir entre l'extraction de l'activité seule (temps), des salaires et avantages seuls, ou bien de la totalité. Pour tout extraire, choisissez l'option "Activité, Salaire, Frais & Avantages"

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