Le module Actions affiche par défaut l'ensemble des "Rappels" (tâches à réaliser) à traiter au sein de votre périmètre. Il permet également de visualiser les actions menées auprès des différentes fiches de l'outil.
Le module Actions a donc pour objectif de :
- Vous aider dans la gestion quotidienne de votre activité en vous rappelant en priorité les tâches à effectuer au sein des différents modules auxquels vous avez accès (relance d’un prospect par téléphone, suivi de mission à réaliser, entretien avec un candidat…),
- Vous alimenter en informations utiles pour préparer vos réunions commerciales, RH et administratives,
- Vous permettre d’étudier les actions menées au sein de votre périmètre d’activité et des périmètres d’autres managers (selon vos droits d’accès). Ex : visionner l'ensemble des RDV réalisés au sein de la CRM ou les points missions effectués sur le module Projets,
- Vous permettre d’affecter des rappels / actions entre managers,
- Conserver un historique de toutes les actions, échanges, rendez-vous effectué(e)s avec vos prospects, collaborateurs, clients.
Sommaire
Si vous souhaitez créer une action réalisée auprès d'une fiche dans BoondManager pour :
- Notifier un appel réalisé auprès d'un candidat
- Mettre le compte rendu d'un entretien RH réalisé avec une ressource
- Noter le bilan d'un rendez-vous avec un prospect (depuis une fiche Contact CRM)
- Inscrire le bilan d'un suivi de mission réalisé sur un projet
Une fois sur votre Action :
- Par défaut, l'outil propose de créer une action de type "Rappel/To do" cependant vous pouvez sélectionner un autre type d'action réalisé parmi la liste déroulante (configurée par l'administrateur de votre interface)
- Inscrivez la date et l'heure à laquelle l'action a été réalisée
- Ici vous retrouvez le responsable manager de l'action, par défaut lorsque vous créez une action vous en êtes le responsable
- Vous n'avez plus qu'à inscrire votre compte-rendu
- En cas de besoin, vous avez la possibilité de joindre un document à votre action
- Enregistrez
Rappel :
Une action est toujours reliée à un contact (candidat, ressource, contact CRM). Depuis la CRM vous devez donc réaliser le chemin suivant : CRM > Société > Fiche contact > Créer l'action
Vous avez la possibilité de créer et d'utiliser des modèles d'action afin de gagner du temps dans votre saisie. Pour cela vous pouvez lire la documentation suivante : Créer des modèles d'action
Voici un modèle d'action possible :
Les modèles sont propre à chaque typologie d'action et peuvent être personnalisé par manager ou commun s'ils ont été généré depuis l'Administration. Vous retrouvez l'ensemble de vos modèles disponible en cliquant sur votre prénom en haut à droite de l'interface puis Configuration puis dans l'onglet "Modèles d'action".
Un Rappel/To do est une tâche à réaliser dans le futur. Si vous souhaitez créer un "Rappel" auprès d'une fiche de BoondManager comme :
- Rappeler un candidat pour fixer un entretien
- Relancer un prospect
- Effectuer un suivi de mission
- Réceptionner une commande
- Programmer un rendez-vous
- ...
Alors vous devez effectuer le même chemin que pour une action classique depuis une fiche contact (candidat, ressource ou contact CRM) :
- Chemin 1 : Rendez-vous sur l'onglet Actions et appuyez sur le bouton +
Chemin 2 : Cliquez sur le bouton + puis "Action" - Gardez l'action de type "Rappel/To do",
- Inscrivez une date et heure à venir à laquelle vous devez effectuer le rappel
- Vous n'avez plus qu'à inscrire votre texte dans le bloc
- Et à enregistrer.
Votre "Rappel/To do" s'inscrira à plusieurs endroits :
- Dans la fiche du contact concerné
- Dans le module Action
- Sur votre tableau de bord le jour où le rappel doit être réalisé
Rappel :
Un Rappel/To Do est toujours relié à un contact (candidat, ressource, contact CRM). Depuis la CRM vous devez donc suivre le chemin suivant : CRM > Société > Fiche contact > Créer l'action Rappel/To Do
Par défaut, BoondManager affiche les actions classiques et actions de type "Rappel / To do" de votre périmètre sur l'ensemble des modules activés.
Dans le module Action, les "Rappel/To do" s'affichent par défaut par ordre chronologique. Ainsi si des "Rappels" ne sont pas effectués dans les temps, ils continueront de s'afficher tant que vous ne les aurez pas traités.
Traiter les Rappels/To Do
Pour traiter un "Rappel", il y a plusieurs scénarios possibles :
Exemple : vous avez un "Rappel" car vous avez planifié un entretien avec un candidat ou encore un rendez-vous téléphonique avec un client. Cette action se déroule comme prévu.
Dans ce cas vous cliquez sur le Rappel et modifiez sa typologie en allant sélectionner le type d'action réalisée dans la liste déroulante, indiquez si vous le souhaitez l'historique dans le corps de l'action et enregistrez.
2. Le "Rappel" est à reporter
Ensuite vous allez supprimer le "Rappel" en sélectionnant la checkbox à gauche du "Rappel" concerné et cliquer sur la poubelle.
Partager une action/un rappel avec un autre manager
Il arrive parfois que vous réalisiez des Actions ou programmiez des Rappels/To Do que vous souhaitez partager avec vos collègues. Dans BoondManager vous pouvez partager toutes les fiches que vous créez !
Pour cela rien de plus simple, vous retrouvez en haut à droite de chaque fiche, un bouton "partager" : vous n'avez qu'à cliquer dessus.
- Puis sélectionnez un ou plusieurs destinataire dans la liste d'item.
Vérifiez que le sujet et le corps du message vous conviennent ou modifiez-le si besoin.
NB : vous retrouvez le lien direct vers l'action dans le corps du message. - Choisissez ou non de vous mettre en copie pour recevoir également le partage par mail.
- Cliquez pour envoyer !
Astuce !
Vous pouvez créer des groupes prédéfinis de destinataires pour vous faire gagner du temps !
Voir les actions/Rappels des autres managers
Pour voir les Actions ou Rappels/To do des autres managers il faut vous assurer d'en avoir les droits. Si ce n'est pas le cas, rapprochez-vous de votre administrateur BoondManager.
Ensuite, il vous faut simplement aller dans le module Action et filtrer sur le périmètre des autres managers de votre société ou directement sur l'onglet Action des différentes fiches qui vous intéressent.
Exemple : vous aimeriez voir le compte rendu candidat qu'à rédigé votre collègue, alors rendez-vous sur le module candidat > cliquez sur le candidat pour ouvrir sa fiche > onglet Actions > Vous retrouvez l'ensemble des actions réalisées avec lui.
Affecter une action/un rappel à un autre manager
Il arrive que vous effectuez une action et de vouloir l'affecter à un autre manager. Pour cela, assurez-vous auprès de votre administrateur d'avoir les droits de réaffectation nécessaire à l'opération.
Une fois cela vérifié, il vous suffit de vous rendre sur l'action en question puis d'aller sélectionner un autre manager dans la liste déroulante. Comme ceci :
Si vous souhaitez synchroniser vos Actions et Rappel/To do avec votre agenda Gmail ou Outlook, c'est possible ! BoondManager met à disposition les Apps GCalendar et Microsoft qui permettent de s'interfacer.
Le + ? Vous pouvez également inviter vos collègues, clients, depuis l'Action ou le Rappel/To Do dans Boond !
Vous pouvez télécharger ces Apps dans la marketplace ou demander à votre administrateur de le faire puis de vous l'activer.
Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.
S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :
Commentaires
0 commentaire