Gérer ses actions et rappels

Le module « Actions » est le module qui s’affiche par défaut lorsque vous vous connectez à votre interface BoondManager.

Il affiche par défaut l'ensemble des "Rappels" (tâches à réaliser) à traiter au sein de votre périmètre. Il permet également de visualiser les actions menées auprès des différentes fiches de l'outil. 

Le module Action a donc pour objectif de :

  • Vous aider dans la gestion quotidienne de votre activité en vous rappelant en priorité les tâches à effectuer au sein des différents modules auxquels vous avez accès (relance d’un prospect par téléphone, suivi de mission à réaliser, entretien avec un candidat…),
  • Vous alimenter en informations utiles pour préparer vos réunions commerciales, RH et administratives,
  • Vous permettre d’étudier les actions menées au sein de votre périmètre d’activité et des périmètres d’autres managers (selon vos droits d’accès). Ex : visionner l'ensemble des RDV réalisés au sein de la CRM ou les points missions effectués sur le module Projets,

  • Vous permettre d’affecter des rappels / actions entre managers,
  • Conserver un historique de toutes les actions, échanges, rendez-vous effectué(e)s avec vos prospects, collaborateurs, clients.

Sommaire

Créer une Action

Si vous souhaitez créer une action réalisée auprès d'une fiche dans BoondManager pour :

  • Notifier un appel réalisé auprès d'un candidat 
  • Mettre le compte rendu d'un entretien RH réalisé avec une ressource
  • Noter le bilan d'un rendez-vous avec un prospect (depuis une fiche Contact CRM)
  • Inscrire le bilan d'un suivi de mission réalisé sur un projet
Alors vous devez cliquer sur la fiche concernée (Candidat, Prospect, Projet, Commande...) puis :

CAPTURE_1_-_Actions.png

  1. Chemin 1 : Rendez-vous sur l'onglet Actions et appuyez sur le bouton +
    Chemin 2 : Cliquer sur le bouton + puis "Action"

    CAPTURE_2_-_Action_.png
  2. Par défaut, l'outil propose de créer une action de type "Rappel/To do" cependant vous pouvez sélectionner un autre type d'action réalisé parmi la liste déroulante (configurée par l'administrateur de votre interface)
  3. Inscrivez la date et l'heure à laquelle l'action a été réalisée
  4. Ici vous retrouvez le responsable manager de l'action, par défaut lorsque vous créez une action vous en êtes le responsable
  5. Vous n'avez plus qu'à inscrire votre texte dans le bloc
  6. Et à enregistrer.

 

Rappel : 

Une action est toujours reliée à un contact (candidat, ressource, contact CRM). Depuis la CRM vous devez donc réaliser le chemin suivant : CRM > Société > Fiche contact > Créer l'action

 

 

Créer un Rappel 

Un Rappel/To do est une tâche à réaliser dans le futur. Si vous souhaitez créer un "Rappel" auprès d'une fiche de BoondManager comme :

  • Rappeler un candidat pour fixer un entretien
  • Relancer un prospect
  • Effectuer un suivi de mission
  • Réceptionner une commande
  • Programmer un rendez-vous 
  • ...

Alors vous devez effectuer le même chemin que pour une action classique depuis une fiche contact (candidat, ressource ou contact CRM) :

CAPTURE_3_-_Actions_.png

  1. Chemin 1 : Rendez-vous sur l'onglet Actions et appuyez sur le bouton +
    Chemin 2 : Cliquez sur le bouton + puis "Action"
  2. Gardez l'action de type "Rappel/To do",
  3. Inscrivez une date et heure à venir à laquelle vous devez effectuer le rappel
  4. Vous n'avez plus qu'à inscrire votre texte dans le bloc 
  5. Et à enregistrer.

 Votre "Rappel/To do" s'inscrira à plusieurs endroits : 

  • Dans la fiche du contact concerné
  • Dans le module Action 
  • Sur votre tableau de bord le jour où le rappel doit être réalisé
Si vous avez l'App WNotifications d'activée, vous recevrez également chaque jour par email la liste de vos "Rappels" du jour si vous l'avez bien configurée au préalable.

Rappel : 

Un Rappel/To Do est toujours relié à un contact (candidat, ressource, contact CRM). Depuis la CRM vous devez donc suivre le chemin suivant : CRM > Société > Fiche contact > Créer l'action Rappel/To Do 

 

Gérer ses Actions / Rappels To Do 

Par défaut, BoondManager affiche les actions classiques et actions de type "Rappel / To do" de votre périmètre sur l'ensemble des modules activés. 

Dans le module Action, les "Rappel/To do" s'affichent par défaut par ordre chronologique. Ainsi si des "Rappels" ne sont pas effectués dans les temps, ils continueront de s'afficher tant que vous ne les aurez pas traités.

Traiter les Rappels/To Do 

Pour traiter un "Rappel", il y a plusieurs scénarios possibles :

1. Le "Rappel" est effectué 

Exemple : vous avez un "Rappel" car vous avez planifié un entretien avec un candidat ou encore un rendez-vous téléphonique avec un client. Cette action se déroule comme prévu.
Dans ce cas vous cliquez sur le Rappel et modifiez sa typologie en allant sélectionner le type d'action réalisée dans la liste déroulante, indiquez si vous le souhaitez l'historique dans le corps de l'action et enregistrez.

2. Le "Rappel" est à reporter 

Exemple : vous avez un "Rappel" pour relancer un client. Vous avez appelé le client mais il n'était pas disponible. Il faut le rappeler dans 2 jours.
Vous allez créer une action de type "Appel" sur la fiche du client pour signaler que vous avez tenté de l'appeler (afin de conserver un historique de votre tentative d'appel).
Ensuite vous cliquez sur le "Rappel" existant pour le reporter en modifiant la date de la relance à 2 jours.

 

3. Le "Rappel" est à supprimer
Exemple : vous avez un "Rappel" pour prendre un entretien avec un candidat. Vous appelez le candidat. Il ne souhaite pas effectuer d'entretien avec vous car il est déjà en poste. Vous allez donc créer une action de type "Appel" sur la fiche du candidat pour signaler que le candidat n'est pas disponible (afin de conserver un historique de votre appel). 

Ensuite vous allez supprimer le "Rappel" en sélectionnant la checkbox à gauche du "Rappel" concerné et cliquer sur la poubelle.

Partager une action/un rappel avec un autre manager 

Il arrive parfois que vous réalisiez des Actions ou programmiez des Rappels/To Do que vous souhaitez partager avec vos collègues. Dans BoondManager vous pouvez partager toutes les fiches que vous créez !

Pour cela rien de plus simple, vous retrouvez en haut à droite de chaque fiche, un bouton "partager" :mceclip0.png vous n'avez qu'à cliquer dessus.

CAPTURE_4_-_Actions.png

  1. Puis sélectionnez un ou plusieurs destinataire dans la liste d'item.
    Vérifiez que le sujet et le corps du message vous conviennent ou modifiez-le si besoin.
    NB : vous retrouvez le lien direct vers l'action dans le corps du message.
  2. Choisissez ou non de vous mettre en copie pour recevoir également le partage par mail.
  3. Cliquez pour envoyer ! 

 

Astuce ! 

Vous pouvez créer des groupes prédéfinis de destinataires pour vous faire gagner du temps !

CAPTURE_5_-_Actions.png

Voir les actions/Rappels des autres managers

Pour voir les Actions ou Rappels/To do des autres managers il faut vous assurer d'en avoir les droits. Si ce n'est pas le cas, rapprochez-vous de votre administrateur BoondManager.

Ensuite, il vous faut simplement aller dans le module Action et filtrer sur le périmètre des autres managers de votre société ou directement sur l'onglet Action des différentes fiches qui vous intéressent.

Exemple : vous aimeriez voir le compte rendu candidat qu'à rédigé votre collègue, alors rendez-vous sur le module candidat > cliquez sur le candidat pour ouvrir sa fiche > onglet Actions > Vous retrouvez l'ensemble des actions réalisées avec lui.

 

Affecter une action/un rappel à un autre manager 

Il arrive que vous effectuez une action et de vouloir l'affecter à un autre manager. Pour cela, assurez-vous auprès de votre administrateur d'avoir les droits de réaffectation nécessaire à l'opération.

Une fois cela vérifié, il vous suffit de vous rendre sur l'action en question puis d'aller sélectionner un autre manager dans la liste déroulante. Comme ceci :

CAPTURE_6_-_Actions.png

Pour aller plus loin 

Si vous souhaitez synchroniser vos Actions et Rappel/To do avec votre agenda Gmail ou Outlook, c'est possible ! BoondManager met à disposition les Apps GCalendar et Microsoft qui permettent de s'interfacer.

Le + ? Vous pouvez également inviter vos collègues, clients, depuis l'Action ou le Rappel/To Do dans Boond !

Gif_action_.gif

Vous pouvez télécharger ces Apps dans la marketplace ou demander à votre administrateur de le faire puis de vous l'activer.  

 

 

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Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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