📺 Créer une ressource de A à Z

Vous souhaitez gérer votre vivier de ressources internes / externes? Suivez ce tuto pour tout savoir sur la création d'une fiche ressource !

 

 

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Sommaire

Etape 1 : Créer une ressource de A à Z

Transformer un candidat en ressource

C'est l'option à choisir lorsque la ressource concernée existe déjà en tant que candidat dans votre CVthèque.

Pour transformer votre candidat en ressource (interne ou externe), nous vous invitons Ă  suivre ce tutoriel !

Créer une nouvelle ressource

Si la ressource concernée n'existe pas dans votre base de Candidats, vous pouvez la créer directement depuis le module Ressources en cliquant sur le bouton + (Créer).

Module Ressources > bouton +

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Etape 2 : l'onglet Informations

Module Ressources > Fiche de la ressource concernée > onglet Informations

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Nous vous conseillons de renseigner en priorité :

  1. Les Nom et Prénom
  2. Le champ E-mail 1 (utilisé pour l'accès à l'intranet, les emailings, la validation ou le refus des fiches de temps, des notes de frais et des demandes d’absences)
  3. Le Tarif Journalier Moyen (TJM) qui correspond au tarif de vente cible de la ressource
  4. Et le Type de ressource : consultant interne ou externe, ingénieur d’affaires, responsable RH…). Cette information est très importante car elle a un impact sur le calcul du Coût de la ressource (cf. étape 3) :
    • Si c'est un collaborateur interne -> pour calculer son coĂ»t, l'outil demandera d'inscrire un salaire, un coefficient de charges, un nombre de jours ouvrĂ©s annuel + des frais anticipĂ©s
    • Si c'est un consultant externe -> pour calculer son coĂ»t, l'outil demandera d'inscrire un prix d'achat journalier
  5. Joignez ensuite son CV dans l'encart situé en bas à droite de votre écran.
  6. N'oubliez pas d'enregistrer !
Etape 3 : les données contractuelles

Il est essentiel de bien renseigner les données contractuelles de chaque ressource (même pour les externes) car elles vont permettre de définir le Coût Journalier Moyen (CJM) utilisé pour calculer le coût d’intervention prévisionnel de vos ressources sur vos besoins et projets + pour calculer le coût d'intervention réel sur les projets grâce aux données de consommations remontées.

IMPORTANT

Pour éviter des ressaisies, les données contractuelles doivent être qualifiées AVANT de commencer à effectuer des positionnements sur des besoins et de créer des projets !

La création du contrat

Fiche Ressource > onglet Administratif > bouton "Nouveau Contrat"

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Vous arrivez alors sur le contrat de votre ressource :

Fiche Ressource > onglet Administratif > fiche Contrat

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Si c'est un collaborateur interne :
  1. SĂ©lectionner le type de contrat (CDI, CDD...)
  2. Inscrire une date de début (et une date de fin si c'est un CDD par exemple)
  3. Inscrire éventuellement les dates de fin de PE prévues (utile pour être notifié de l'arrivée des fins de PE)
  4. Qualifier la catégorie, la classification et le temps de travail (champs informatifs exploités pour la préparation de la paie avec l'App WExtractPayroll par exemple)
  5. Renseigner le salaire mensuel brut (ou annuel, en fonction de ce qui est paramétré sur votre Agence Juridique)
  6. Personnaliser le coefficient de charges ainsi que le nombre de jours ouvrés annuels à considérer. Par défaut l'application ressort le paramétrage défini par l'administrateur sur l'Agence Juridique du collaborateur
  7. DĂ©finir les avantages contractuels et les frais contractuels que vous souhaitez associer Ă  votre collaborateur.

Les avantages contractuels sont déclarés par les Managers de la société lors de la préparation de la paie (en fonction des règles de versement configurées sur votre interface). Des tickets restaurants peuvent par exemple être un avantage contractuel.

Les avantages contractuels

La liste des avantages contractuels doit avoir été configurée depuis l'interface Administrateur (> Agence Juridique > onglet Ressources). Lors de la préparation de la paie depuis l'app WExtractPayroll, l'outil proposera d'affecter automatiquement les avantages contractuels associés au collaborateur en fonction des règles de versement que vous aurez configurées (nombre de jours de production et d'activité interne effectué par exemple).

Les frais contractuels sont à déclarer par les Ressources depuis leurs notes de frais. Des frais de déplacement journaliers peuvent être un exemple de frais contractuels.

Les frais contractuels

La liste des frais contractuels doit avoir été configurée depuis l'interface Administrateur (-> Agence Juridique / onglet Temps, Frais & Absences, rubrique "Autres Frais"). Si vous avez défini un détail de frais contractuels, l'outil pré-remplira chaque mois la note de frais avec les frais configurés. La ressource, en fonction de son activité, pourra modifier manuellement le pré-remplissage proposé.

Ces données contractuelles permettent d'obtenir un Coût Journalier Moyen Contrat (CJM Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier moyen des Ressources utilisé sur les Besoins et Projets.

Voici le détail de la formule :

CJM Contrat = CJM Salaire + CJM Avantages contractuels + CJM Frais contractuels

CJM Salaire = [(salaire mensuel brut x coefficient de charges) x 12] / nombre de jours ouvrés annuels

CJM Avantage contractuels = Avantages contractuels ramenés à la journée

CJM Frais contractuels = Frais contractuels ramenés à la journée

IMPORTANT

Pour le calcul du coût d'intervention réel d'une ressource sur ses projets, les avantages et frais contractuels sont intégrés dans le coût d'intervention journalier même si les Managers ne versent pas les avantages contractuels configurés et même si la Ressource ne remonte pas ses frais contractuels depuis ses notes de frais.

Si c'est un collaborateur externe :

Il faut définir les conditions d'achats de la ressource afin qu'elles soient proposées par défaut lorsqu'on l'affecte à des besoins et projets. En fonction de la situation, vous pourrez par la suite définir depuis les besoins et projets des conditions d'achats différentes que le contrat par défaut.

    • SĂ©lectionner le type de contrat (Freelance/Sous-traitant)
    • Inscrire une date de dĂ©but (date Ă  laquelle vous avez commencĂ© Ă  travailler avec l'externe)
    • DĂ©finir le tarif d'achat journalier de la ressource

Ces données contractuelles permettent d'obtenir un CJM Contrat (Coût Journalier Moyen Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier prévisionnel et réel des Ressources sur les Besoins et Projets. Voici le détail de la formule :

CJM Contrat = Tarif Journalier HT + éventuellement les CJM des Avantages contractuels et Frais contractuels configurés

  • Ajouter en pièces jointes les documents administratifs utiles.
Etape 4 : qualification du DT

Ressources > Fiche Ressource > onglet DT

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  • Renseigner en prioritĂ© le titre de votre ressource, c'est-Ă -dire son mĂ©tier (ex : "Chef de projet BI" ou "Consultant SAP") et ses compĂ©tences sur le nuage de mots clĂ©s. Ces informations seront indexĂ©es dans la recherche par mots clefs (depuis le module Ressources en vue macro).
  • Pour permettre Ă  la ressource de renseigner elle mĂŞme son Dossier Technique depuis l’intranet, cocher la case « Autoriser la ressource Ă  modifier son DT depuis son intranet ».
  • Renseigner les autres champs Ă  disposition si vous le souhaitez (expĂ©rience, formation, langues, diplĂ´mes, domaines d'interventions et d'applications, outils maĂ®trisĂ©s...).

N'oubliez pas d'enregistrer !

Etape 5 : configuration de l'intranet

Etape Ă  lire uniquement si vous avez souscrit au module "Temps, Frais & Absences"

Pour tout savoir sur l'activation (accès et circuit de validation) de l'intranet, veuillez vous référer à cet article :-)

Dernière étape : les actions

Ressources > fiche Ressource > onglet Actions

Pour tout savoir sur les actions, leur fonctionnement et la manière dont elles peuvent vous aider dans votre gestion RH, merci de vous référer à cet article :-)

 

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