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Transformer un candidat en ressource

C'est l'option à choisir lorsque la ressource concernée existe déjà en tant que candidat dans votre CVthèque.

Pour transformer votre candidat en ressource (interne ou externe), nous vous invitons à suivre ce tutoriel !

Créer une nouvelle ressource

Si la ressource concernée n'existe pas dans votre base de Candidats, vous pouvez la créer directement depuis le module Ressources en cliquant sur le bouton + (Créer).

Module Ressources > bouton +

Compléter l'onglet information 

Module Ressources > Fiche de la ressource concernée > onglet Informations

Nous vous conseillons de renseigner en priorité :

1. Les Nom et Prénom
2. Et le Type de ressource : consultant interne ou externe, ingénieur d’affaires, responsable RH…). Cette information est très importante car elle a un impact sur le calcul du Coût de la ressource (cf. étape 3) :
3. Le champ E-mail 1 (utilisé pour l'accès à l'intranet, les emailings, la validation ou le refus des fiches de temps, des notes de frais et des demandes d’absences)
4. Le Tarif Journalier Moyen (TJM) qui correspond au tarif de vente cible de la ressource
   Cet encart est visible sur les colonnes du module Ressources et permet de connaître le tarif cible de vente sans pour autant avoir besoin d'accéder aux données salariales du collaborateur. 
   
   Joignez ensuite son CV dans l'encart pièce jointe. N'oubliez pas d'enregistrer !

Créer une liste de tâche

Vous pouvez créer une liste de tâche afin d'établir des process internes lors de l'intégration d'un collaborateur par exemple. Cela vous permettra de ne pas oublier certains éléments puis de valider les actions déjà menées. 

Les listes de tâches dépendent de l'état de la fiche Ressources mais peuvent également varier en fonction de la typologie de ressources. En effet, les actions à mener ne seront pas les mêmes pour l'intégration d'un salarié ou d'un externe. Voici un exemple : 

Retrouvez l'ensemble des éléments de configuration dans l'article relatif : Créer et gérer des listes de tâches par fiche

Il est essentiel de bien renseigner les données contractuelles de chaque ressource (même pour les externes) car elles vont permettre de définir le Coût Journalier Moyen (CJM) utilisé pour calculer le coût d’intervention prévisionnel de vos ressources sur vos besoins et projets + pour calculer le coût d'intervention réel sur les projets grâce aux données de consommations remontées.

La création du contrat

Fiche Ressource > onglet Administratif > bouton "Ajouter un contrat"

Vous arrivez alors sur le contrat de votre ressource :

Fiche Ressource > onglet Administratif > fiche Contrat

Si c'est un collaborateur interne :

1. Sélectionner le type de contrat (CDI, CDD...)
2. Inscrire une date de début (et une date de fin si c'est un CDD par exemple)
3. Inscrire éventuellement les dates de fin de PE prévues (utile pour être notifié de l'arrivée des fins de PE)
4. Qualifier la catégorie, la classification et le temps de travail (champs informatifs exploités pour la préparation de la paie avec l'App ExtractPayroll par exemple)
5. Renseigner le salaire mensuel brut (ou annuel, en fonction de ce qui est paramétré sur votre Agence Juridique)
6. Personnaliser le coefficient de charges ainsi que le nombre de jours ouvrés annuels à considérer. Par défaut l'application ressort le paramétrage défini par l'administrateur sur l'Agence Juridique du collaborateur
7. Définir les avantages contractuels et les frais contractuels que vous souhaitez associer à votre collaborateur.
8. Insérer les documents administratifs que vous souhaitez historiser : carte d'identité, carte de sécurité sociale, contrat de travail etc.
   

   À savoir

   Si vous avez beaucoup de documents, n'hésitez pas à créer des fichiers ZIP et ainsi augmenter votre espace de stockage.

Gérer les avantages de vos ressources 

Les avantages contractuels sont déclarés par les Managers de la société lors de la préparation de la paie (en fonction des règles de versement configurées sur votre interface). Des tickets restaurants peuvent par exemple être un avantage contractuel.

Les frais contractuels sont à déclarer par les Ressources depuis leurs notes de frais. Des frais de déplacement journaliers peuvent être un exemple de frais contractuels.

Si c'est un collaborateur externe :

Il faut définir les conditions d'achats de la ressource afin qu'elles soient proposées par défaut lorsqu'on l'affecte à des besoins et projets. En fonction de la situation, vous pourrez par la suite définir depuis les besoins et projets des conditions d'achats différentes que le contrat par défaut.

• Sélectionner le type de contrat (Freelance/Sous-traitant)
• Inscrire une date de début (date à laquelle vous avez commencé à travailler avec l'externe)
• Définir le tarif d'achat journalier de la ressource

• Ajouter en pièces jointes les documents administratifs utiles.

Ressources > Fiche Ressource > onglet DT

• Renseigner en priorité le titre de votre ressource, c'est-à-dire son métier (ex : "Chef de projet BI" ou "Consultant SAP") et ses compétences sur le nuage de mots clés. Ces informations seront indexées dans la recherche par mots clefs (depuis le module Ressources en vue macro).
• Pour permettre à la ressource de renseigner elle même son Dossier Technique depuis l’intranet, cocher la case « Autoriser la ressource à modifier son DT depuis son intranet ».
• Renseigner les autres champs à disposition si vous le souhaitez (expérience, formation, langues, diplômes, domaines d'interventions et d'applications, outils maîtrisés...).

N'oubliez pas d'enregistrer !

Pour tout savoir sur l'activation (accès et circuit de validation) de l'intranet, veuillez vous référer à cet article :-)

Ressources > fiche Ressource > onglet Actions

Pour tout savoir sur les actions, leur fonctionnement et la manière dont elles peuvent vous aider dans votre gestion RH, merci de vous référer à cet article :-)