Créer une ressource de A à Z - les tutos vidéo & écrit

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Vous pouvez créer une ressource selon 2 méthodes :

1.  Transformer un candidat en ressource

C'est l'option à choisir lorsque la ressource concernée existe déjà en tant que candidat dans votre base de Candidats (Cf. Embaucher un candidat).

2.  Créer une nouvelle ressource depuis le module "Ressources"

Si la ressource concernée n'existe pas dans votre base de Candidats, vous pouvez également la créer directement depuis le module "Ressources" en cliquant sur le bouton "Créer".

 
ETAPES IMPORTANTES POUR CREER UNE RESSOURCE !
1°/ Définir le type de ressource (collaborateur interne ou consultant externe / sous-traitant) 
2°/ Intégrer les données contractuelles de la ressource (type de contrat, dates, salaire ou prix d'achat journalier si c'est un externe...)
3°/ Qualifier le Dossier Technique (DT)
4°/ Configurer les accès à l'intranet + les circuits de validation des temps, frais et demandes d'absences
 
ETAPE 1 - Qualification de l'onglet "Informations" de la fiche Ressource 
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  • Renseigner en priorité :
    • le nom,
    • le prénom,
    • l’e-mail 1 (utilisé pour les emailings, la validation ou le refus des fiches de temps, des notes de frais et des demandes d’absences)
    • et le Tarif Journalier Moyen (TJM) qui correspond au tarif de vente cible de la ressource
  • Définir le type de ressource que vous souhaitez créer grâce au champ "Type" (consultant interne ou externe, ingénieur d’affaires, responsable RH…). Cette information est très importante car elle a un impact sur le calcul du Coût de la ressource (cf. ETAPE 2) :

    • Si c'est un collaborateur interne -> pour calculer son coût, l'outil demandera d'inscrire un salaire, un coefficient de charges, un nombre de jours ouvrés annuel + des frais anticipés
    • Si c'est un consultant externe -> pour calculer son coût, l'outil demandera d'inscrire un prix d'achat journalier 
  • Joignez ensuite son CV dans l'encart situé en bas à droite de votre écran. 
  • N'oubliez pas d'enregistrer !

ETAPE 2 - Qualification des données contractuelles de la ressource
  • Il est essentiel de bien renseigner les données contractuelles de chaque ressource (même pour les externes) car elles vont permettre de définir le Coût Journalier Moyen (CJM) utilisé pour calculer le coût d’intervention prévisionnel de vos ressources sur vos besoins et projets + pour calculer le coût d'intervention réel sur les projets grâce aux données de consommations remontées. 
IMPORTANT : Pour éviter des ressaisies, les données contractuelles doivent être qualifiées avant de commencer à effectuer des positionnements sur des besoins et de créer des projets !

 

Fiche Ressource / onglet "Administratif" / bouton "nouveau contrat"

 

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Vous arrivez alors sur le contrat de votre ressource : 

Fiche Ressource / onglet "Administratif" / Fiche contrat

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Si c'est un collaborateur interne : 

 

  • Sélectionner le type de contrat (CDI, CDD...)
  • Inscrire une date de début (et une date de fin si besoin si c'est un CDD par exemple)
  • Inscrire éventuellement les dates de fin de PE prévues (utile pour être notifié de l'arrivée des fin de PE)
  • Qualifier la catégorie, la classification et le temps de travail (champs informatifs exploités pour la préparation de la paie avec l'App WExtractPayroll par exemple)
  • Renseigner le salaire mensuel brut
  • Personnalisez le coefficient de charges ainsi que le nombre de jours ouvrés annuel à considérer. Par défaut l'application ressort le paramétrage défini par l'administrateur sur l'Agence Juridique du collaborateur
  • Définir les avantages contractuels + les frais contractuels que vous souhaitez associer à votre collaborateur. 

Les avantages contractuels sont déclarés par les "Managers" de la société lors de la préparation de la paie (en fonction des règles de versement configurées sur votre interface). Des tickets restaurants peuvent par exemple être un avantage contractuel.

La liste des avantages contractuels doit avoir été configurée depuis l'interface Administrateur (-> Agence Juridique / onglet Ressources). Lors de la préparation de la paie depuis l'app WExtractPayroll, l'outil proposera d'affecter automatiquement les avantages contractuels associés au collaborateur en fonction des règles de versement que vous aurez configurées (nombre de jours de production et d'activité interne effectué par exemple).

Les frais contractuels sont à déclarer par les "Ressources" depuis leurs notes de frais. Des frais de déplacement journaliers peuvent être un exemple de frais contractuels.

La liste des frais contractuels doit avoir été configurée depuis l'interface Administrateur (-> Agence Juridique / onglet Temps, Frais & Absences, rubrique "Autres Frais"). Si vous avez défini un détail de frais contractuels, l'outil pré-remplira chaque mois la note de frais avec les frais configurés. La ressource, en fonction de son activité, pourra modifier manuellement le pré-remplissage proposé. 

 

=> Ces données contractuelles permettent d'obtenir un Coût Journalier Moyen Contrat (CJM Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier moyen des Ressources utilisé sur les Besoins et Projets. 
Voici le détail de la formule : 

CJM Contrat = CJM Salaire + CJM Avantages contractuels + CJM Frais contractuels

CJM Salaire = [(salaire mensuel brut x coefficient de charges) x 12] / nombre de jours ouvrés annuels

CJM Avantage contractuels = Avantages contractuels ramenés à la journée

CJM Frais contractuels = Frais contractuels ramenés à la journée

 

IMPORTANT : Pour le calcul du coût d'intervention réel d'une ressource sur ses projets, les avantages et frais contractuels sont intégrés dans le coût d'intervention journalier même si les Managers ne versent pas les avantages contractuels configurés et même si la Ressource ne remonte pas ses frais contractuels depuis ses notes de frais.
 
 
Si c'est un collaborateur externe : 

Il faut définir les conditions d'achats de la ressource afin qu'elles soient proposées par défaut lorsqu'on l'affecte à des besoins et projets. En fonction de la situation, vous pourrez par la suite définir depuis les besoins et projets des conditions d'achats différentes que le contrat par défaut. 

  • Sélectionner le type de contrat (Freelance/Sous-traitant)
  • Inscrire une date de début (date à laquelle vous avez commencé à travailler avec l'externe)
  • Définir le tarif d'achat journalier de la ressource

=> Ces données contractuelles permettent d'obtenir un CJM Contrat (Coût Journalier Moyen Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier prévisionnel et réel des Ressources sur les Besoins et Projets. Voici le détail de la formule :

CJM Contrat = Tarif Journalier HT + éventuellement les CJM des Avantages contractuels et Frais contractuels configurés

  • Ajouter en pièces jointes les documents administratifs utiles comme le contrat RH.
 
 
ETAPE 3 - Qualification du Dossier Technique "DT"

Fiche Ressource / onglet "DT" 

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  • Renseigner en priorité le titre de votre ressource, c'est-à-dire son métier (ex : "Chef de projet BI" ou "Consultant SAP") et ses compétences sur le nuage de mots clés. Ces informations seront indexées dans la recherche par mots clefs (depuis le module Ressources en vue macro).
  • Pour permettre à la ressource de renseigner elle même son Dossier Technique depuis l’intranet, cocher la case « Autoriser la ressource à modifier son DT depuis son intranet ».
  • Renseigner les autres champs à disposition si vous le souhaitez (expérience, formation, langues, diplômes, domaines d'interventions et d'applications, outils maîtrisés...).
 
 
ETAPE 4 - Configurer l'Intranet (Accès - Circuit de validation)
 
Etape à lire uniquement si vous avez souscrit au module "Temps, Frais & Absences"
 
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