Configurer l'intranet d'une ressource / Lancer une ressource sur l'intranet

Démarche à suivre pour configurer l'intranet d'une ressource : 

1. Rendez-vous sur la fiche de votre Ressource en question 

-> cliquez sur le bouton "Configuration"
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2. Sur la configuration de cette fiche 
 
 

1 -> Activez l'intranet en cochant la checkbox. N'oubliez pas d'aller configurer un login et un mdp (cf 7 & 8)

2 -> Par défaut, l'outil propose que la ressource puisse pointer ses temps et frais à partir du mois de la "date d'embauche". Si vous souhaitez qu'elle pointe à partir d'un autre mois, sélectionnez "A définir" et définissez le mois désiré.

3 -> Cette configuration permet de choisir quels documents seront automatiquement générés chaque mois (aux dates configurées dans Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubriques Temps et Frais > Champ "Date de création des documents et de mailing aux ressources").
Une fois les documents créés, l'emailing sera déclenché selon le paramétrage effectué dans Interface AdministrateurMes Apps WNotificationsConfigurer > rubrique Notifications - Temps, Frais & Absences 

4 -> Autoriser ou non la saisie d'activité exceptionnelle pour ce collaborateur. Une fois activé, un tableau "Activité Exceptionnelle" apparaîtra en dessous du tableau "Activité Normale".
Il vous est possible d'autoriser l'utilisateur à cocher une case indiquant qu'il souhaite récupérer suite à l'activité exceptionnelle saisie. 

5-> Définissez les différents circuits de validation (feuilles de temps, notes de frais & demandes d'absences). Par défaut, le circuit de validation est celui défini dans le paramétrage de l'agence (Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubriques TempsFrais et Demandes d'absences > sous-rubrique Circuit de validation par défaut) mais vous pouvez choisir un circuit de validation Personnalisé pour cette ressource (en ajoutant/supprimant/réorganisant des validateurs).

  • Vous pouvez définir plusieurs validateurs par circuit de validation
  • Manager N est le Responsable Manager de la Ressource défini sur l'onglet Informations de la fiche Ressource. Il est donc utilise d'utiliser le terme générique Manager N quand on souhaite que ce soit systématiquement le responsable de la ressource qui la valide. (exemple : sur le screenshot ci-dessus, le Responsable Manager sera celui qui validera systématiquement les demandes d'absences de la ressource)
  • Si vous souhaitez que ce soit un manager qui n'est pas le responsable de la ressource, il faut sélectionner le nom du manager en question. 

6 -> Définissez les types d'absences que peut déclarer la ressource. Par défaut, aucun type d'absence n'est sélectionné et l'utilisateur peut donc déclarer n'importe quel type d'absence.

7 -> Login de l'utilisateur : sera utilisé par l'utilisateur pour se connecter à l'intranet. 

  • Par défaut l'outil propose l'email 1 de la ressource.
  • ATTENTION, si vous ne définissez pas un 1er mot de passe, l'intranet de la ressource ne sera pas activé ! Elle ne pourra donc se connecter à son compte ! Définissez lui un 1er mot de passe pour lui communiquer ses accès, elle pourra ensuite depuis son compte modifier son mot de passe si besoin. 

8 -> Reset : Ce bouton vous permet de modifier le login et le mot de passe de l'utilisateur.

9 -> Ce bouton permet de partager les accès (URL d'accès, login & mot de passe) à la ressource. N'oubliez pas de cliquer à nouveau sur la bulle Partager après avoir cliqué sur ce bouton, sans quoi le mail ne sera pas envoyé ! 

 
 
Avant d'activer l'intranet d'une ressource sur BoondManager, assurez-vous :
  • qu'un email est renseigné sur le champ « Email 1 » de la ressource. Cet email sera utilisé pour les emailing, la validation ou le refus des fiches de temps, des notes de frais et des demandes d’absences. Assurez-vous que cet email soit consulté par la ressource !

      Module Ressources > fiche Ressource > onglet « Informations » > champ "Email 1"

  • d'avoir renseigné les données contractuelles de la ressource (type de contrat, date de début, "salaire", frais anticipés…). Si tel n’est pas le cas, cliquez sur le bouton « Nouveau Contrat » et renseignez les données contractuelles. Il est essentiel de bien renseigner les données contractuelles car elles vont permettre de définir le CJM Contrat (Coût Journalier Moyen Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier moyen des Ressources utilisé sur les Besoins et Projets.

      Module Ressources > fiche Ressource > onglet « Administratif » (cf aide en ligne : Créer une ressource de A à Z)

  • que la ressource soit bien affectée à ses projets en cours pour qu’elle puisse pointer ses temps et frais
      Module Ressources > fiche Ressource > onglet « Prestations »
 
 
N'hésitez pas à consulter les aides en ligne du module Projets pour vous aider à affecter vos ressources à des projets!

 

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