📺 Renseigner sa note de frais

Découvrez comment renseigner vos notes de frais grâce à l'ERP BoondManager !

 

Sommaire

1- Le tuto en vidéo
(Attention, si vous utilisez la nouvelle version, cette vidéo n'est plus d'actualité)
  
2- Ajouter une note de frais

Intranet > barre de menu > Mes Frais

  1. Cliquez sur le mois pour lequel vous souhaitez déclarer la note de frais
    Capture_d_e_cran_2020-05-18_a__10.54.10.png
  2. Renseignez votre note de frais
    Saisie_des_frais.png
    1. Bouton + pour créer une ligne de frais
    2. Décrire la vignette de frais à laquelle vous pouvez ajouter un justificatif lié à la dépense réalisée. Vous avez une checkbox pour spécifier si les frais sont à refacturer au client.
    3. Ajouter vos frais forfaitaires. Si des frais contractuels ont été définis (sur votre contrat RH), ils seront pré-remplis automatiquement chaque mois.

 

Bon à savoir : 

Vous avez la possibilité d'y associer un justificatif. Cela vous permettra d'effectuer un suivi et une vérification simplifiée. En effet, lors de la validation de la note de frais, une icône s'affichera en face du frais renseigné pour vous indiquer qu'un justificatif est joint.

Jusitificatif_de_frais.png

 

IMPORTANT !

Pour les frais contractuels journaliers, l'outil va pré-remplir tous les jours ouvrés du mois. C'est à vous ensuite de supprimer ou rajouter les frais dont vous pouvez bénéficier.

 

Une fois que les frais réels et forfaitaires sont saisis vous avez la vue synthétique suivante : 

frais_forfaitaire.png

  1. Vous retrouvez les vignettes de vos différents frais avec l'indication de s'ils sont à refacturer ou non et s'il y a bien le justificatif joint ou non
    La modification ou la suppression sont toujours possibles grâce aux boutons au bout de ligne Capture_d_e_cran_2020-04-17_a__16.54.55_copie.png
  2. Vous retrouvez les vignettes sous formes de calendrier avec les frais forfaitaires établis dans le contrat RH du collaborateur ou configurés dans sa prestation
    Vous pouvez modifier ou supprimer les vignettes Capture_d_e_cran_2020-04-17_a__16.54.55_copie.png
  3. Enfin, vous retrouvez le résumé des frais réels et forfaitaires ainsi que des frais à refacturer aux clients

 

NB :

Chaque liseré de couleur correspond à un type de frais. 

3- Enregistrer et envoyer à son validateur

Une fois votre note de frais renseignée vous avez la possibilité de : 

  • l'enregistrer si vous souhaitez conserver les données qualifiées et apporter des ajouts supplémentaires ultérieurement
  • la valider pour envoyer une alerte par email à votre "Validateur". Une fois que le validateur aura validé votre note de frais, vous ne pourrez plus modifier les données

Bon à savoir : 

Vous avez la possibilité de générer un PDF avec uniquement les frais à refacturer au client via le bouton "PDF CLIENT" > en cochant la case "ne traiter que les frais à refacturer au client".

4- Vue Synthétique

Dans la vue synthétique de l'ensemble des notes de frais, vous retrouvez le montant total de la note de frais et les indications habituelles de validation et paiement. 

vue_synthe_se_des_frais.png

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

Boondmanager-Mascot-Desk-lg.png

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 7 sur 8

Commentaires

0 commentaire

Cet article n'accepte pas de commentaires.