Qualifier un projet au Forfait

1°/ Qualifier l'onglet "Informations" du Projet : 
Module Projets > Fiche projet > onglet « Informations »
Vérifiez et complétez les informations relatives au projet :
  • (1) le "Type" de projet. Assurez-vous que le projet créé est bien défini dans le type désiré.
  • (2) la "Référence du projet". Par défaut, l'outil propose une référence paramétrée par l'Administrateur de votre interface (interface Administrateur > Agences Juridiques > Agence concernée > onglet "Configuration des Projets"). Vous avez la possibilité de modifier manuellement la référence proposée si c'est nécessaire.
  • (3) la "Période". Indiquez les dates de début et de fin du projet. C'est important de les qualifier dès maintenant car ensuite lorsque vous positionnerez des ressources sur le projet, l'outil associera par défaut en périodes d'intervention celles du projet. Cela peut vous faire gagner du temps dans la qualification du projet si les dates sont identiques !
2°/ Qualifier l'onglet "Prestations" du Projet : 
L'onglet "Prestations" vous permet de formaliser les CA et coûts vendus/budgétés auprès du client (périodes d'intervention avec le nombre de jours chargés et les tarifs associés, les CA et investissements additionnels anticipés ...). 
Module Projets > Fiche projet > onglet « Prestations »
Vous pouvez formaliser le CA et les coûts envisagés du projet via deux moyens : 
   (1) En qualifiant les Prestations des ressources affectées au projet :
  • Positionnez une/des ressource(s) sur le projet avec le bouton «Positionner»(Cf. Positionner une / des ressource(s) sur un projet existant)
  • Qualifiez la/les Prestations créée(s) en cliquant sur la loupe située à droite de chaque Prestation (dates de début et de fin de la Prestation, le tarif de vente journalier budgété, les jours chargés envisagés...). Vous obtiendrez ainsi le CA et la marge du projet avec une ventilation par ressource. 
  • Pour chaque Prestation vous pouvez associer un Intitulé de Prestation. Si le module "Temps, Frais & Absences" est activé sur votre interface, les Ressources affectées au Projet pourront pointer sur la référence du Projet + le Titre de la Prestation. L'outil vous donne ainsi la possibilité de créer plusieurs fiches Prestations avec des intitulés différents sur lesquels pourront pointer les Ressources affectées.
IMPORTANT : si aucun CJM n’est ressorti sur la fiche Prestation, cela signifie que vous n’avez pas renseigné les données contractuelles de la fiche ressource, onglet « Administratif ». Nous vous conseillons vivement de renseigner ces données car cela impacte les calculs de rentabilité de vos projets, ressources, managers, agences...
(2) En qualifiant des CA et Investissements additionnels :
  • Si vous voulez renseigner des CA et investissements que vous ne souhaitez pas associer directement aux Ressources affectées aux Projets cliquez sur l'icône  (située en dessous du tableau "Résumé financier"). Cela fera apparaitre un tableau de saisie où vous pourrez définir des CA et investissements additionnels ! Pour chaque ligne vous pouvez associer une date, un titre, un CA et un investissement. Si vous cochez la checkbox située à gauche de la date, les données renseignées viendront s'impacter dans la Production aux dates indiquées. Elles s'intégreront donc automatiquement aux CA/Coûts de production des onglets "Consommation" et "Facturation" du Projet & et les Rapports d'activité. 

  • Lorsque vous aurez qualifié les différentes Prestations du projet + les éventuels CA/investissements additionnels, vous obtiendrez ces différents indicateurs sur le « résumé financier » :
    • Chiffres d’affaires HT = (tarif de vente journalier x nb de jours chargés + les CA additionnels de chaque fiche Prestation) + (les CA additionnels du projet)
    • Coûts HT = (CJM Prestation x nb de jours chargés + les Investissements additionnels de chaque fiche Prestation) + (les Investissements additionnels du projet)
    • Marge HT = Chiffres d’affaires HT – Coûts HT
    • Rentabilité (en %) = Marge HT / Chiffres d’affaires HT x 100

Vous pouvez également désigner un ou des chef(s) de projet (3) afin de donner des droits élargis aux ressources concernées sans pour autant leur communiquer les données financières du projet (CA, marge, rentabilité...). Un chef de projet peut depuis son intranet :

- mettre à jour les lots créés (titre, durée prévue, reste à faire et changer les affectations) ainsi que créer et modifier les jalons créés
- consulter le détail de la consommation des ressources du projet
- ajouter des actions sur l'onglet « Actions » du projet
 
IMPORTANT : les Prestations signées s'affichent en bleu sur les plans de charge du module "Rapports d'Activité". Par ailleurs, si vous avez activé le module "Temps, Frais & Absences" sur votre interface, les ressources concernées par le projet peuvent pointer leurs temps sur les périodes d'interventions signées formalisées et éventuellement les lots affectés. Si plusieurs Prestations ont été définis dans un même projet dans le même mois pour une même ressource, il est recommandé d'associer des intitulés de Prestation différents afin que la ressource sache pointer sur la bonne Prestation ! 
 
3°/ Qualifier l'onglet "Lots/Jalons" du Projet : 
Cet onglet a pour objectif de vous faciliter le pilotage de l'avancement de votre projet en vous donnant la possibilité de définir :
  • des lots sur lesquels pourront pointer les ressources affectées au projet. A partir du moment où vous avez créé des lots, les Ressources affectées au projet seront "obligées" de pointer sur les lots formalisés. Elle ne pourront plus pointer de manière générale sur le projet ! Les lots sont pratiques pour suivre de la consommation de temps sur des partie du projet. 
  • des jalons pour définir les grandes étapes du projet avec des pourcentages d'avancement. Ces derniers en revanche, ne sont pas corrélés avec la consommation remontée par les ressources. Les ressources ne peuvent pas pointer dessus ! 
Module Projets > Fiche projet > onglet « Lots/Jalons »

Pour créer vos différents lots, cliquez sur le « + » du tableau « Résumé des lots » :

  • Renseignez le titre et la durée prévue. Le champ « Affectation » permet de désigner une ressource désignée pour le lot. Si vous laissez le champ « Affectation » sur indifférent, toutes les ressources du projet pourront pointer leurs temps sur le lot concerné. En revanche, lorsqu'une ressource a été désignée, seule cette ressource pourra pointer sur le lot concerné !
  • Pour chacun des lots, si vous le souhaitez vous pouvez qualifier une répartition du CA signé (défini via l'onglet "Prestations" avec la qualifications des fiches Prestations et des éventuels CA additionnels).
IMPORTANT : Si un chef de projet a été défini sur l’onglet « Prestations », celui-ci peut mettre à jour les lots créés (titre, durée prévue, reste à faire et changer les affectations) ainsi que créer et modifier les jalons créés.
Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 1 sur 1

Commentaires

0 commentaire

Cet article n'accepte pas de commentaires.