PostProduction - Facturation du CA de Production et des échéanciers

L'objectif de PostProduction est de vous aider à faciliter la facturation des temps, frais et achats refacturables + de vos échéanciers de facturation. Elle permet :

  • d'afficher l'ensemble de vos projets avec les données de production remontées à refacturer (temps valorisés, frais et achats), les montants facturés, la/les commande(s) corrélées(s)
  • de générer individuellement ou en masse le CA de Production à facturer ! de générer individuellement ou en masse vos échéanciers de facturation (commandes de type "Echéancier")

Voici le chemin pour vous y rendre : Mes Apps >  PostProduction

Sommaire

Etat des lieux PostProduction

Postproduction vous propose une vue synthétique des projets en cours sur le mois choisi. Si toutes les conditions sont réunies, vous pouvez également en quelques clics seulement, réaliser votre facturation. 

  1. Lorsque vous arrivez sur l'App PostProduction, vos premiers réflexes sont :
    - d'élargir le périmètre au niveau qui vous intéresse,
    - de sélectionner la typologie de projet que vous souhaitez facturer, par défaut tout est élargi au maximum,
    - de choisir la période que vous souhaitez facturer.

    Capture_PostProduction.png

    Puis vous retrouvez les éléments suivants : 
  2. Vos projets en cours sur la période sélectionné, le client relatif au projet 
  3. La/Les ressources, produits, achats affectés en prestation sur le projet ainsi que des indications sur la commande liée au projet (s'il y en a bien une). 
  4. Les jours de production remontée ainsi que les feuilles de temps relative. Cela vous permet de voir directement si les temps du mois sont bien validés et si les projets peuvent donc bien être facturé.
    Vous pouvez depuis PostProduction cliquer directement sur la feuille de temps du mois pour la visionner (voire la valider si vous êtes validateur). 
  5. Le CA de production remonté grâce aux temps et frais refacturés en cas de commande mensuelle OU les échéances de facturation programmées en cas de commande en échéancier. Ces informations sont mise en parallèle avec le CA Facturé pour vous éviter les doublons. 
    Avant de facturer vous constatez un Delta en rouge, idéalement, vous ne devez plus constater de delta apres les manipulations de facturation. 

Astuce : si vous utilisez fréquemment PostProduction, vous pouvez le mettre directement dans votre barre de menu grâce à la configuration de votre interface Manager. 
Pour cela cliquez sur votre prénom en haut à droite puis allez sur "configuration". 

 

Facturer sur PostProduction

 

Vérifications

Avant de facturer sur PostProduction, il faut vous assurer des éléments suivants : 

  • Vos collaborateurs/produits sont bien affectés à leurs prestations en cours
  • Toutes les prestations en cours sont bien rattachées à une commande
  • Les temps et frais sont bien remontés et validés
  • En cas de forfait facturé en échéancier : les échéances sont bien programmées  

Pour vérifier que tous les éléments soient bien réunis, depuis PostProduction vous pouvez voir le détails de vos prestations et des commandes. Pour cela, vous pouvez cliquer sur la flèche de droite pour ouvrir les détails de chaque ligne. 

Capture_Postprod_3_.png

  • Pour les commandes mensuelles : le CA de production remonte bien grâce aux temps pointés et on retrouve le détails du Tarif de vente x Nombre de jours pointés

  • Pour les commandes en échéancier : on retrouve la mention "Echéancier" sous le numéro de commande. Bien que les temps soient remontés, ce qui va importer c'est l'échéance programmée dans la commande. Ainsi sur toute la durée du projet vous le voyez apparaitre dans PostProduction mais ne pouvez facturer si et seulement si une échéance est prévue sur le mois choisi. 

  • Note : vous avez le choix d'ajouter ou non des notes en cliquant sur le bouton + dans la colonne relative sur la ligne de la commande concernée. 
    Attention : la note n'apparait que sur PostProduction et ne sera pas répercuté sur la facture. 

Facturation

 Une fois toutes les conditions réunies, vous pouvez facturer vos projets soit un par un en cliquant sur le bouton à chaque bout de ligne  Bouton_ligne_par_ligne_PP.png soit de manière collective en appuyant sur le bouton Bouton_collectif_PP_.png en haut à droite de votre interface. 

Vous avez alors le message suivant :

PostProduction_4_.png

L'outil va générer les factures en état Proforma qui correspond à un brouillon. Pour retrouvez vos factures, il faut simplement cliquer sur le lien proposé dans l'encart vert : Accéder à la liste des factures Proforma

En cliquant sur le lien proposé, vous êtes redirigé vers le module facturation où vous trouvez toutes les factures fraichement générées. Après vérification, vous pouvez modifier l'état de vos factures, les télécharger en pdf et les envoyer de votre côté ou via Emailing

L'encart rouge indique les factures qui n'ont pas pu être générées. Cela peut être dû au fait qu'il y a des anomalies (cf le point suivant) ou que la facture du projet concerné a déjà été générée. 

Les anomalies rencontrées 

En bas de page, vous retrouvez la légende des différents icônes qui peut vous aider à comprendre votre anomalie. 

Capture_d_e_cran_2019-12-11_a__18.35.49.png

Il se peut que le bouton Bouton_ligne_par_ligne_PP.png n'apparaisse pas en bout de ligne pour plusieurs raisons : 

  • Vous avez déjà généré la facture donc une somme est déjà indiquée dans la colonne CA Facturé, dans ce cas l'outil ne vous permet pas de faire un doublon.

  • Capture_d_e_cran_2019-12-11_a__18.38.18.png : Il n'y a pas de commande liée à votre prestation 

Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur votre projet > puis dans l'onglet prestation pour aller corréler une commande à la (les) prestation(s). Si la commande existe déjà mais n'est pas corrélée, alors rendez-vous dans l'onglet facturation de votre projet puis dans la commande existante dans la section Information générale : sélectionner votre prestation dans la liste déroulante "Prestations / Achats corrélés".

  • CAPTURE_3_.png Il y a bien une commande sur votre projet, mais elle n'est pas rattachée à la prestation 

Dans ce cas, allez sur votre projet puis dans l'onglet facturation > cliquez sur la commande et dans la section "prestations/achats corrélés" allez cocher les prestations concernés.

  • Capture_d_e_cran_2019-10-28_a__17.41.02.png Il y a plusieurs commandes rattachées à la même prestation et l'outil ne sait donc pas laquelle choisir 

Dans ce cas, il faut vous rendre sur votre projet > Onglet facturation et aller décocher la prestation sur la commande erronée. Pour rappel, si vous avez plusieurs commandes pour un même projet, alors il faut prolonger la prestation existante et rattacher la commande à cette nouvelle prestation. 

Dans les bonnes pratiques une prestation = une commande. 

 

  

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