5.9

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07/06/2014 - La version 5.9 de votre application BoondManager est arrivée !

BoondManager, sur la base de vos suggestions, évolue encore et toujours ! Cette nouvelle version apporte certains changements majeurs, nous vous recommandons de prendre intégralement connaissance des informations ci-dessous afin de continuer à utiliser BoondManager au maximum de son potentiel ! Résumé des évolutions apportées & des thématiques traitées :

• Changements majeurs & impacts

• Refonte totale de la gestion des contrats RH

• Ajout de la gestion des avantages

• Livraison de l'App Mobile pour l'ensemble des collaborateurs (saisie des temps, frais & absences) !

• Amélioration du module Projets

• Amélioration du module Temps, Frais & Absences

• Amélioration de l'App : WExtractPayroll - Préparation de la paie

• Nouvelle App : WAnsweringValidators - Remplacement temporaire ou définitif des circuits de validation

• Nouvelle App : WAdvantages - Synthèse des avantages versés aux ressources

• Diverses améliorations générales

• Roadmap des principales innovations à venir des prochaines semaines

N.B : Cette page restera votre page par défaut lors de votre connexion tant que vous n'aurez pas confirmé avoir pris connaissance des informations ci-dessous (cf. en bas de page).

Changements majeurs & impacts

3 principales améliorations, détaillées ci-dessous, modifient l'utilisation que vous avez de BoondManager :

• Changement des termes "Mission" & "Vente" par "Prestation".

• Changement de la gestion des frais contractuels & des frais de prestations.

• La saisie des temps & frais sur les projets est plus fine !

Changement des termes "Mission" & "Vente" par "Prestation"

• les termes MISSION & VENTE sont remplacés par le terme PRESTATION. Ainsi sur les projets de prestations de services, l'onglet "Missions" est remplacé par l'onglet "Perstations" & sur les projets de vente de produits, l'onglet "Ventes" est remplacé par l'onglet "Prestations".

• De même pour les fiches missions & ventes.

Changement de la gestion des frais contractuels & des frais de prestations

MEMO : Les frais contractuels sont définis sur les contrats RH des ressources & les frais de prestations sont définis sur les prestations des projets (anciennement les missions)

 Si vous aviez pour habitude d'associer des frais contractuels à vos ressources (sur leur contrat RH), il est important de prendre connaissance de ce changement majeur !

Auparavant, avec la version 5.8 :

• Le coût de production de vos projets valait ∑ des temps pointés par les ressources * CJM des ressources (sans intégrer les frais contractuels formalisés sur le contrat RH) + ∑ des frais remontés sur les notes de frais associés aux projets.

• Vos ressources devaient donc déclarer sur leurs notes de frais leurs frais contractuels sur les projets afin qu'ils soient pris en compte dans le coût de production des projets.

Désormais, avec la version 5.9 :

• Le coût de production de vos projets vaut ∑ des temps pointés par les ressources * CJM Contrat (qui intègre les frais contractuels) + ∑ des frais remontés sur les notes de frais associés aux projets.

• Vos ressources n'ont plus à déclarer leurs frais contractuels pour qu'ils soient pris en compte dans le coût de production des projets ! Ils sont automatiquement intégrés dans le CJM Contrat !

• Les frais de prestations liés aux projets doivent toujours être en revanche remontés sur les notes de frais pour être prise en compte dans le coût de production des projets.

• Si vous souhaitez que les frais contractuels soient intégrés dans les coûts globaux de la société ou simplement déclarés pour les payer à vos ressources, ils doivent tout de même être remontés via les notes de frais sur de l'activité interne.

• Pour faciliter la remontée des frais contractuels, il a été livré une nouvelle fonctionnalité qui permet de pré-remplir les notes de frais avec les frais contractuels définis (cf. Gérer les frais contractuels d'une ressource).

• Egalement, l'outil vous permet désormais de configurer des avantages contractuels (sur les contrats RH des ressources) qui n'ont pas à être remontés sur les notes de frais MAIS qui sont versés en masse au moment de la préparation de la paie. (cf. Gérer les avantages d'une ressource).

=> Comment gérer la transition ?

• Vous ne souhaitez pas changer votre mode de fonctionnement actuel :

• Pour tous vos contrats RH actuels, vous n'avez rien à faire ! En revanche lorsue vous créerez des avenants il faudra conserver coché la checkbox Forcer CJM Production.

• Pour tous vos futurs contrats RH, si vous associez des frais contractuels, ils seront intégrés automatiquement dans le CJM Production de vos projets. Par conséquent, il ne faudra donc pas les associer en frais contractuels mais plutôt en frais de prestations (sur vos projets).

• Vos ressources continuent à déclarer leurs frais comme avant !

• Vous souhaitez mieux gérer les frais contractuels & de prestations :

• Pour tous les contrats RH actuels où il a été défini des frais contractuels, vous devez créer un avenant démarrant au 1er Juin 2014 ET y décocher la checkbox Forcer CJM Production (cf. Créer un avenant au Contrat RH d'une ressource).

• Vos ressources, à partir de la note de frais de Juin 2014, devront déclarer leurs frais contractuels sur de Activité Interne & les frais de prestations sur les projets concernés.

La saisie des temps & frais sur les projets est plus fine !

Auparavant, avec la version 5.8 :

• Vos ressources déclaraient leurs temps & frais sur des projets de manière générale (et éventuellement des lots pour certains de vos projets au forfait)

Désormais, avec la version 5.9 :

• Vos ressources doivent déclarer maintenant leurs temps & frais sur les prestations des projets (anciennement les missions). Le niveau de saisie est donc plus précis.

• Sur chaque fiche prestation, vous pouvez par ailleurs associer un titre de prestation qui sera visible sur les feuilles de temps & notes de frais.

• Vous pouvez ainsi dorénavant créer des prestations pour une même ressource sur une même période à des tarifs différents ! Depuis la feuille de temps, le collaborateur pourra décider de pointer sur le titre de la prestation créée !

Exemple : Une ressource a une prestation du 01/06/2014 au 31/08/2014 à un tarf de vente de 500 € / jour qui peut être nommée "Intervention à distance" ET une autre prestation du 01/06/2014 au 31/08/2014 à un tarif de vente de 750 € / jour qui peut être nommée "Intervention sur site". Depuis sa feuille de temps, la ressource pourra sélectionner les prestations désirées !

=> Comment gérer la transition ?

• Veillez à bien vérifier les documents renseignés par vos ressources afin de vous assurer que les bonnes prestations sont sélectionnées.

Refonte totale de la gestion des contrats RH	Lien vers les suggestions sur notre support :

Ajout des champs suivants sur les fiches contrats RH :

• Date de fin de période d'essai

• Date de fin de renouvellement de période d'essai

• Temps de travail hebdomadaire en heures : Permet à calculer le salaire horaire

• CJM Contrat : qui remplace le terme CJM afin de prendre en compte les avantages & frais contractuels

• Salaire horaire : Permettra prochainement la saisie de l'activité exceptionnelle en heure sur les feuilles de temps

Gestion de l'historisation des contrats RH avec la notion d'avenants

• Les avenants sont des contrats RH rattachés à un autre contrat RH.

• Epuration de l'interface graphique de l'onglet Administratif des fiches Ressources afin de mieux gérer les contrats RH & les avenants :

• : Créer un nouveau contrat RH ou un avenant

• : Créer un avenant

Rattachement du contrat RH à une agence juridique

• A sa création, le contrat RH est rattachée à l'agence juridique dont dépend la ressource.

• Les coûts de production utilisent le CJM Production des contrats RH couvrant les temps pointés et appartenant à la même agence que celle de la feuille des temps.

Rattachement du contrat RH aux prestations

• Chaque contrat RH peut être attachée à une ou plusieurs fiches prestations.

• Lors de la modification du CJM Contrat d'un contrat RH, le champ CJM Contrat de toutes les prestations où ce dernier est attachée est automatiquement modifié !

Ajout de la gestion des avantages

Vous pouvez maintenant verser des avantages à vos ressources afin de faciliter la préparation de la paie et mieux piloter les informations financières/RH de votre société !Un exemple d'avantage que vous pourriez configurer dorénavant sur votre interface : des tickets restaurants !En quelques mots, pour mettre en place un tel avantage sur votre interface, il vous faut le configurer depuis l'interface Administrateur. Ensuite vous pourrez l'attribuer aux contrats RH des ressources concernées. ET enfin depuis l'App WExtractPayroll, vous pourrez verser en masse cet avantage "Ticket restaurant" en fonction des règles de versement que vous aurez définies (exemple : en fonction du nombre de jours de production et interne effectués dans le mois).

Configuration des types d'avantages - Interface Administrateur > Agences Juridiques > Fiche agence juridique > Onglet "Ressources"

Les différents types d'avantages sont :

• Non-contractuel : Il s'agit obligatoirement d'avantages ponctuels (exemple : une prime).

• Contractuel : Il s'agit obligatoirement d'avantages périodiques (exemple : des tickets restaurants).

Les différentes catégories d'avantages sont :

• Montant Fixe : Caractérisé par un coefficient de charge qui sera appliqué au montant de l'avantage versé à la ressource.

• Variable - Base Salaire : Caractérisé par, un montant versé au salarié + des charges employeur & dont une participation du salarié, calculés sur la base du salaire mensuel brut, uniquement pour les avantages contractuels.

• Forfait : Caractérisé par un montant fixe versé au salarié + des charges fixes employeur & dont une participation fixe du salarié, uniquement pour les avantages contractuels.

• Prêt, uniquement pour les avantages non-contractuels.

Vous ne pouvez créer et verser que des avantages préalablement configurés depuis l'interface administrateur, veuillez contacter votre administrateur afin qu'il configure les types d'avantages à verser !

cf. Comment configurer les avantages ?.

Versement des avantages

Plusieurs méthodes existent pour verser les avantages :

• Depuis WExtractPayroll : en cliquant sur , uniquement pour les avantages contractuels.

• Depuis une fiche ressource : en cliquant sur dans le bloc "Avantages Versés" de l'onglet "Administratif".

• Depuis une fiche contrat RH : en cliquant sur dans le bloc "Avantages Versés", uniquement si des avantages contractuels sont définis.

• Depuis une fiche projet : en cliquant sur dans la barre de menu de la fiche ou sur dans l'onglet "Avantages" , uniquement pour les avantages non-contractuels.

Vous pouvez également contrôler les avantages versés depuis l'App WAdvantages .

cf. Gérer les avantages d'une ressource.

Livraison de l'App Mobile pour l'ensemble des collaborateurs (saisie des temps, frais & absences) !

Nous sommes heureux et fiers de vous annoncer la livraison de la nouvelle version de notre application mobile sur iOS et Android (v1.2.3). Désormais, l'ensemble des collaborateurs peuvent renseigner leurs feuilles de temps, notes de frais & demandes d'absences depuis l'application mobile ! Si vous avez également à valider les documents d'autres collaborateurs, vous pouvez le faire depuis votre smartphone ! Téléchargez sans plus attendre l'application mobile sur : Dans les prochains jours , en cours de validation chez Apple, elle sera disponible sur : D'ici fin Juin 2014, elle sera également disponible sur :

Amélioration du module Projets	Lien vers les suggestions sur notre support :

• Depuis le module Projets, vous pouvez dorénavant demander à afficher la liste des projets ou des prestations (anciennement missions/ventes) en utilisant le nouveau filtre Type (Projet ou Prestation).

• Vous pouvez maintenant associer un titre à chaque fiche prestations (anciennement les fiches missions/ventes).

• On facilite les prolongations de prestation en reprenant automatiquement le commentaire de la prestation.

• Les dates des projets, Interface Manager > Projets > Fiche projet > Onglet "Informations", sont désormais des liens vers l'onglet "Prestations".

• On ne peut plus supprimer une prestation attachée à une prestation cédée (il faut d'abord supprimer la prestation cédée).

Amélioration du module Temps, Frais & Absences	Lien vers les suggestions sur notre support :

• Les temps sont pointés & les frais sont saisis sur des prestations : vos ressources peuvent maintenant pointer sur des prestations qui se chevauchent sans que cela ne cumule les coûts de production !

• Afin de faciliter la saisie des frais forfaitaires, un code couleur s'affiche chaque jour pour identifier rapidement si sur les temps, il a été saisi de la Production, de l'Absence ou de l'Activité Interne.

• Si le détail des frais contractuels est défini sur les contrats RH des ressources, Interface Manager/Ressource > Fiche Ressource > Onglet "Administratif" > Fiche Contrat, et si le remplissage automatique est activé (ce qui est le cas par défaut), Interface Administration > Agences Juridiques > Fiche Agence > Onglet "Temps, Frais & Absences", il sera automatiquement ajouté aux frais forfaitaires lors de la création de la note de frais.

• Suppression des validateurs depuis chaque document, uniquement si le manager dispose du droit de suppression & a accès en écriture au document.

• Réaffectation en masse des validateurs, uniquement si le manager dispose du droit de réaffectation des documents & la recherche dépend du périmètre des validateurs.

• Vous pouvez dorénavant configurer une mention spécifique à afficher sur les feuilles de temps, les notes de frais ainsi que les demandes d'absences : Interface Administrateur > Agences Juridiques > Fiche Agence Juridique > Onglet "Temps, Frais & Absences.

Amélioration de l'App : WExtractPayroll - Préparation de la paie

WExtractPayroll permet de verser en masse les avantages contractuels affectés aux ressources (comme des tickets restaurants) !

• En cliquant sur vous pouvez configurer les règles de calcul du versement des avantages contractuels (par exemple selon les jours de type Production, Interne & Absence).

• En cliquant sur vous pouvez verser individuellement ou en masse les avantages contractuels définis sur les contrats RH des ressources pour le mois en cours de recherche.

cf. Verser les avantages en masse à vos ressources depuis l'App WExtractPayroll.

Nouvelle App : WAnsweringValidators - Remplacement temporaire ou définitif des circuits de validation

Cette App permet de remplacer temporairement ou définitivement un manager A par un manager B dans les circuits de validation des ressources, cf. MarketPlace - WAnsweringValidators

Nouvelle App : WAdvantages - Synthèse des avantages versés aux ressources

Cette App permet de lister tous les avantages versés aux ressources, cf. MarketPlace - WAdvantages

Diverses améliorations générales

• Gestion des doublons (Lien vers les suggestions sur notre support : ) :

• Lors de la création d'une fiche, une alerte signale si une ressource, un candidat, une société CRM, un contact CRM ou un compte manager existe déjà

• Ajout du filtre Domaines d'interventions sur les modules Candidats/Ressources & l'App Candidates+ (Lien vers les suggestions sur notre support : ).

• Ajout d'une notification sur les dates de fin de périodes d'essai des contrats RH pour l'App WNotifications .

• Sur les factures, vous pouvez dorénavant effectuer des retours à la ligne au sein d'une ligne de facture ! Vous pouvez donc inscrire davantage de contenus par ligne de facture et surtout améliorer la mise en page !

• Depuis le module Facturation, vous pouvez rechercher par Prestations/Achats : ajout du nom de la ressource, titre de l'achat, nom du produit & référence de la prestation dans les colonnes concernées.

• Possibilité d'afficher les résultats du rapport d'activité Répartition par Clients en valeur numéraire ou en pourcentage.

• Amélioration de la suppression des données :

• Pour toutes les fiches Ressources, Candidats, CRM, Achats, Produits, Prestations, Commandes & Agences, si des données y sont attachées alors la suppression ne sera plus autorisée.

• Prise en compte des checkbox cochées lors des extractions dans tous nos modules de recherche.

• Ajout de la référence des besoins sur le module de recherche des Besoins & Positionnements.

• Ajout de la référence des achats sur le module de recherche des Achats.

• Si vous possédez un compte Google, vous pouvez désormais vous connecter à BoondManager depuis la page de connexion en cliquant sur :

  Se connecter avec Google

Roadmap des principales innovations à venir des prochaines semaines

La version 5.9, nous a permit de construire les fondations des futures améliorations.

• Amélioration de la saisie et du retraitement de l'activité exceptionnelle (astreintes, heures supplémentaires, ...)

• Gestion de groupements/paniers de prestations (utile pour affecter un groupe de ressources sur un projet d'assistance ou de support où il est difficile de savoir à l'avance qui va travailler sur le projet).

• Gestion de la plannification avancée des ressources.

• Appartenance de toutes les fiches à un pôle (contrairement aux Business Unit, chaque manager pourra décider d'affecter ou non, Un besoin, projet, candidat à un pôle).

• Créer de nouveaux types de besoins & projets à partir de ceux génériques : Régie/AT, Forfait, Recrutement, Produit

• Permettre de créer des besoins/projets Mixtes contenant des prestations de ressources & de produits

• Améliorer la gestion des droits pour les modules Candidats/Ressources/Besoins/Produits en proposant la même finesse sur les droits de lecture/écriture que les autres modules

• Ajout de PJ sur les fiches prestations

• Ajouter le champ Outils aux fiches Besoins & CRM Contact