5.8

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20/12/2013 - La version 5.8 de votre application BoondManager est arrivée !

BoondManager, sur la base de vos suggestions, évolue encore et toujours ! Nous vous remercions de prendre connaissance des évolutions apportées :

• Refonte totale du module Achats !

• Amélioration de la gestion des projets

• Diverses améliorations

• Manipulations à réaliser pour intégrer le changement des taux de TVA au 1er janvier 2014 !

N.B : Cette page restera votre page par défaut lors de votre connexion tant que vous n'aurez pas confirmé avoir pris connaissance des informations ci-dessous (cf. en bas de page).

Refonte totale du module Achats !

Le module Achats a été entièrement remanié ! Voici les principales évolutions apportées :

Planification et suivi des paiements de chaque achat !

Nous vous permettons dorénavant de planifier et suivre les échéances de paiement de chaque achat !

Depuis une fiche Achat :

• Ajout d'un onglet "Paiements" qui liste les échéances de paiement selon 3 états : "Planifiés", "Confirmés" & "Réglés" :

• Les paiements en état "Planifié" ne sont pas pris en compte dans le coût de production (présent sur les onglets "Consommation" et "Facturation" des Projets ainsi que sur les différents reportings du module Rapports d'activité)

• Les paiements en état "Confirmé" et "Réglé" sont considérés comme des "Paiements engagés" qui vont s'intégrer dans le coût de production

• A la création d'un achat, possibilité de générer automatiquement une liste de paiements dans un état spécifié ("Planifié", "Confirmé" ou "Réglé")

• Les boutons (sur le haut de la fiche Achat) et (sur l'onglet "Paiements") permettent de créer un paiement

• Le bouton sur l'onglet "Paiements" (disponible lorsqu'aucun paiement n'existe), permet de générer automatiquement une liste de paiements dans l'état "Planifié"Attention si c'est un achat avec des échéances de paiements récurrentes, il est important de bien définir la période de l'achat ainsi que la quantité (depuis l'onglet "Informations" de la fiche Achat)

• Possibilité de joindre jusqu'à 10 documents par paiement (factures, justificatifs...)

Depuis le module Achats :

• Possibilité de rechercher/suivre les "Achats" & "Paiements" grâce à ces nouveaux filtres et items :

• filtre "Type" (sélection possible en "Achats" et "Paiements") :

• "Achats" : liste les achats sur la période sélectionnée avec le montant total de l'achat, les "Paiements engagés" (dans les états "Confirmé" et "Réglé") et le delta

• "Paiements" : liste les paiements sur la période sélectionnée avec l'état de chaque paiement ("Planifié", "Validé" et "Réglé") + permet de télécharger les documents joints (factures, justificatifs...)

• filtre "Catégorie" :

• Vous pouvez ainsi trier vos achats et paiements par catégorie d'achat que vous avez paramétré sur votre interface ("Divers", "Prestation externe", ...)

• item "Date de paiement" (sur le filtre "Période" si la recherche est de type "Paiements") :

• Vous pouvez ainsi suivre les paiements en fonction des dates de paiement et les états qualifiés ("Planifié", "Validé", "Réglé")

• Possibilité d'extraire les achats et paiements via le bouton

• Possibilité d'exporter les bons d'achats PDF & pièces jointes des paiements via le bouton

Amélioration diverses sur les fiches Achats :

• Ajout du champ "Catégorie" afin de vous permettre de mieux suivre/analyser vos achats. Ces catégories sont personnalisables depuis l'interface Administrateur.Par défaut, deux catégorie ont été définies : "Divers" & "Prestation Externe". Vous pourriez rajouter ce type de catégories par exemple : "Achats de structure", "Marketing"...

Pour configurer la liste des catégories d'achat, rendez-vous sur : interface "Administrateur" > "Paramétrage des données globales" > onglet "Globales"

• Ajout du champ "Etat" avec, pour le moment, 2 choix possibles : "Validé" & "Planifié" :

• Les achats en état "Planifié" ne sont pas pris en compte dans le CA/Coût de production même si les paiements sont engagés

Pour configurer la liste des états d'achat, rendez-vous sur : interface "Administrateur" > "Paramétrage des données globales" > onglet "Actions/Etats"

• Possibilité de définir un taux de refacturation/tarif de revente de l'achat

• Ajout du champ "Référence de l'achat" avec la possibilité de paramétrer un masque depuis l'interface Administrateur

• Configuration d'un taux de TVA par défaut & par agence pour chaque nouvel achat

Pour configurer le masque des références des achats & le taux de TVA, rendez-vous : interface "Administrateur" > "Agences Juridiques" > fiche Agence > onglet "Configuration des Achats"

Gestion des achats des ressources externes (cf. Amélioration de la gestion des projets) - Lien vers la suggestion de la roadmap sur notre support

Afin de vous aider à mieux suivre le coût et le paiement des ressources externes avec lesquelles vous travaillez, vous pouvez dorénavant transformer leurs missions en achats (de catégorie "Prestation externe") grâce au bouton (situé dans la barre de menu de la fiche Mission concernée)

• La transformation d'une fiche Mission en Achat, vous permet de piloter ensuite depuis l'achat ou le module Achats les paiements du fournisseur ("Planifié","Confirmé" & "Réglé")

• Les coûts de la fiche Mission transformée en achat de prestation ne sont plus inclus dans les coûts de production.Ce sont les montants des paiements "Confirmés" & "Réglés" de l'achat qui détermineront les coûts de production réels de la ressource externe sur le projet !

Bon d'achat PDF - Lien vers la suggestion de la roadmap sur notre support

Vous pouvez dorénavant générer des bons d'achat grâce au bouton (situé dans la barre de menu de la fiche Achat).Attention, si vous souhaitez que le bon d'achat reprenne un maximum d'éléments, associez bien le fournisseur à l'achat et définissez également l'échéancier de paiement prévu.

Achat de détail (cf. Amélioration de la gestion des projets) - Lien vers la suggestion de la roadmap sur notre support

Possibilité de transformer un détail de CA/Investissement en achat grâce au bouton (situé à côté de chaque détail) :

• Vous pouvez ainsi préparer les futurs investissements de vos projets/missions et les basculer en achat le moment venu

Amélioration de la gestion des projets

Le module Projets a également été remanié ! Voici les principales évolutions apportées :

Gestion des CA & Investissements additionnels

Pour simplifier la qualification et le suivi des CA & Investissements additionnels sur les projets de type "Forfait" :

• On a déplacé les champs de saisie des CA & Investissements additionnels sur l'onglet "Missions" (au lieu de l'onglet "Informations"). On a ainsi toutes les données du projet sur le même onglet !

• On permet désormais de saisir plusieurs CA & Investissements additionnels avec un titre & une date pour chaque ligne de détail. Vous pouvez laisser de côté les fichiers Excels qui détaillaient vos ventes et investissements additionnels !

• Vous pouvez décider de transformer chaque ligne de détail en achat en cliquant sur le bouton . Cela permet de faciliter la saisie du projet. Vous inscrivez vos CA & investissements additionnels et lorsque vous souhaitez les intégrer dans vos CA & coût de production vous les transformez en achats ! Vous pouvez ainsi préparer les futurs investissements de vos projets/missions et les basculer en achat le moment venu !

Il est également possible maintenant de :

• créer des CA & Investissements additionnels avec le détail sur les projets de type "Produits" & "Recrutements"

• saisir des CA & Investissements additionnels avec le détail sur les fiches Missions/Ventes de vos projets !

Ajouts d'indicateurs / modifications de l'onglet "Consommation" des projets

• Ajout de ces nouveaux indicateurs sur l'onglet "Consommation" des projets :

• CA/Coût de production par ressource + total

• CA/Coût des détails de vente & investissements engagés dans la production + des achats

• Avertissements qui s'affichent si des temps & frais sont saisis en dehors des périodes de missions & contrats RH des ressources

• Ajout de l'onglet "Consommation" sur les projets de type "Recrutement"

• Modification du calcul des CA/Coût de production (cf. Diverses Améliorations > Module Reporting)

Raccourci supplémentaire pour créer des projets

Afin de faciliter la création des projets, vous pouvez dorénavant les créer directement depuis le module Projets en cliquant sur le bouton .

Diverses améliorations !

Module Candidats & Ressources

• Ajout des champs "Date de naissance", "Domaines d'application" & "Responsable RH" lors des extractions CSV - Lien vers la suggestion de la roadmap sur notre support

• Possibilité de créer un nouveau projet de type "Recrutement" depuis la fiche d'un candidat en cliquant sur le bouton

Module Besoin

• La sélection d'un contact CRM devient obligatoire lorsque vous créez un besoin depuis le module de recherche des besoins

• Lors de la création d'un projet, l'état du besoin bascule automatiquement à "Gagné" - Lien vers la suggestion de la roadmap sur notre support

Module Temps & Frais

• Des warnings sont levés si des temps & frais sont saisis en dehors des périodes de missions des projets & contrats RH des ressources

Module Facturation

• Ajout de la Domiciliation/IBAN/BIC, lors de l'extraction CSV sur le module Facturation, configuré sur le bon de commande au niveau du champ RIB/IBAN

• Ajout du code NAF sur le pied de page des factures PDF, s'il a été défini il sera inscrit dans le pied de page de vos factures PDF

Pour configurer le code NAF de vos agences : interface "Administrateur" > "Agences Juridiques" > Fiche Agence > onglet "Informations" > bloc "Informations légales"

• A la création des échéances, sur les bons de commande, une première ligne "vide" est automatiquement proposée si le tableau est vide

Module Reporting

• Modification du calcul du CA de production : ∑ temps produits x Tarif de Vente + ∑ achats validés refacturés + ∑ frais refacturés + ∑ détail des CA additionnels (Si le détail n'est pas un achat & est autorisé à être intégré à la production)

• Modification du calcul des Coûts de production : ∑ temps produits (Hors achat de prestation) x Salaire du contrat en cours + ∑ paiements confirmés|réglés avec achats validés + ∑ frais + ∑ détail des investissements additionnels (Si le détail n'est pas un achat & est autorisé à être intégré à la production)

• Conservation des items filtrés lors de vos recherches (Ressources, Projets & CRM) - Lien vers la suggestion de la roadmap sur notre support

WPostProduction

Ajout des détails de CA, au CA de production, des projets au forfait/produit & des missions (uniquement si le détail est autorisé à être intégré à la production & que la date est comprise dans la période recherchée).

WTriggersAbsences

• Ajout des champs "Matricule" & "Nom de la ressource" lors des extractions CSV

• Possibilité d'importer les décomptes d'absences en fonction du matricule , et plus seulement avec la référence boondmanager des ressources

Manipulations à réaliser pour intégrer le changement des taux de TVA au 1er Janvier 2014 !

Les principaux taux de TVA changent au 1er Janvier 2014, conformément à l'article 68 de la loi n°2012-1510 du 29 décembre 2012, troisième loi de finances rectificative pour 2012 :

• Le taux normal augmente de 19.6% à 20%

• Le taux intermédiaire est porté de 7% à 10%

Nous avons automatiquement ajouté, pour vous, les taux de TVA à 20% et 10% dans le paramétrage globale de BoondManager.
interface "Administrateur" > "Paramétrage des données globales" > onglet "Globales" > rubrique "Facturation/Règlement"

Toutefois, vous devez impérativement faire évoluer également, par vous-même, votre configuration selon les procédures suivantes :

Module Facturation

• Modifier le taux de TVA par défaut, pour chaque agence, qui sera appliqué à vos nouvelles commandes
  interface "Administrateur" > "Agences Juridiques" > fiche agence > onglet "Configuration de la Facturation" > rubrique "Paramètre des bons de commande" > champ "Taux TVA"

• Modifier le taux de TVA sur chaque commande "En Cours" (après avoir généré vos factures de 2013), qui sera appliqué à vos nouvelles factures de 2014
  interface "Manager" > "Facturation" > fiche commande > rubrique "Informations complémentaires" > champ "Taux TVA"

Module Achat

• Modifier le taux de TVA par défaut, pour chaque agence, qui sera appliqué à vos nouveaux achats
  interface "Administrateur" > "Agences Juridiques" > fiche agence > onglet "Configuration des Achats" > rubrique "Paramètre des achats" > champ "Taux TVA"

• Modifier le taux de TVA sur chaque achat "Validé" (après avoir généré vos paiements de 2013), qui sera appliqué à vos nouveaux paiements de 2014
  interface "Manager" > "Achats" > fiche achat > rubrique "Informations complémentaires" > champ "Taux TVA"

Module Frais

• Modifier directement les taux de TVA sur les frais correspondants (après avoir généré vos notes de frais de 2013) - Les anciens taux de TVA resteront conservés sur les notes de frais déjà saisis. Les notes de frais de 2014 reprendront bien les taux de TVA de 2014
  interface "Administrateur" > "Agences Juridiques" > fiche agence > onglet "Configuration des Temps, Frais & Absences" > rubrique "Frais"

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi "Archiver" les frais correspondants aux anciens taux de TVA et en recréer de nouveaux. Par contre, cela vous obligera à utiliser de nouveaux "Codes".