Notre application GMail et GCalendar, ainsi que l'application Google BoondManager pour Gmail proposent un interfaçage avec votre suite Google qui vous permet de :
- Créer et synchroniser un événement dans votre calendrier GCalendar à partir d'une action BoondManager
- Historiser un email dans BoondManager depuis votre boîte de réception Gmail
Pour en en profiter, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Administration > rubrique Apps / Marketplace
Pour cette étape, il vous suffit de :
- Chercher puis ouvrir tour à tour les applications GMail et GCalendar
- Cliquer sur Installer
Administration > rubrique Managers/Rôles > fiche Managers/Rôle concernée
Pour cela, il vous faut :
- Cocher la case en face des applications GMail et GCalendar
- Dans la rubrique "Apps disposant de fonctionnalités avancées", sélectionner GCalendar pour le champ Calendrier et GMail pour le champ Mail
- Enregistrer !
Interface Manager > Apps > Gmail et Gcalendar
- Synchroniser son compte Google
- Accepter les conditions/autorisations demandées par Google
Installer l'application BoondManager sur votre environnement Gmail
Depuis votre interface Gmail, suivez les étapes ci dessous :
- Se rendre sur votre interface web Gmail.com
- Cliquer sur le "+" (Télécharger des modules complémentaires) dans la barre de droite (si vous ne voyez pas cette barre, il faut cliquer sur la flèche en bas à droite "Afficher le panneau latéral")
- Rechercher l'application BoondManager pour Gmail
- Cliquer ensuite sur Installer et suivez le guide :
- Vous avez désormais une icône BoondManager dans la barre de droite, cliquez dessus pour afficher l'encart :
- Enfin, cliquez sur Synchroniser et renseignez vos identifiants BoondManager pour autoriser la synchronisation :
Félicitations ! Vous avez maintenant la possibilité d'utiliser les fonctions suivantes :
Scénario d'utilisation : vous souhaitez créer un rappel pour un rendez-vous client, inviter le client à l'événement et synchroniser ce rappel avec votre calendrier GCalendar.
Vous créez donc une action rappel sur votre fiche CRM puis suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur Ajouter au calendrier du responsable
Vous verrez alors que des champs apparaissent, certains étant pré-remplis mais vous pouvez évidemment les modifier !
- Date et Heure de début/fin
- Titre de l'évènement
- Ajouter des invités en tapant leur nom (s'il s'agit de managers ayant un compte BoondManager) ou leur adresse email
- Renseigner une description qui sera inscrite dans l'évènement et donc partagée avec les invités
- Enregistrer votre prise de note/compte-rendu
Vous pouvez désormais rafraîchir votre calendrier GCalendar et vous verrez que l'événement a bien été ajouté/mis à jour!
Important
Attention, tous les invités verront le détail des informations renseignées dans le champ Description de votre action BoondManager, même une fois l'évènement passé.
Veillez à n'y renseigner que des informations que vous souhaitez rendre visibles car tout nouveau commentaire enregistré dans cette action sera aussi recopié dans les invitations calendrier de tous les invités !
Créer une action depuis votre email
Scénario d'utilisation : Vous recevez un email sur Gmail d'un client et souhaitez l'enregistrer dans sa fiche BoondManager.
Vous ouvrez donc cet email dans Gmail, puis suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l'icône BoondManager dans la barre à droite de l'email
- Un encart s'affiche alors à droite, et la fiche CRM BoondManager est automatiquement reconnue à partir des adresses email de l'expéditeur et/ou du destinataire.
- Important : la reconnaissance de la fiche CRM se fera dans la limite de vos droits d'accès BoondManager sur cette fiche
- Choisissez ensuite le type d'action à créer dans la CRM
- Cliquez enfin sur Ajouter :
- Vous pouvez à présent consulter l'email dans l'historique de votre client sur BoondManager :
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