Emailing : envoyer des emails via BoondManager

Emailing vous offre plusieurs fonctionnalités intéressantes :

  • Envoyer des PUSH à vos contacts CRM avec le CV de vos ressources & candidats, selon un modèle de mail entièrement paramétrable & mémoriser ces envois dans les actions de vos contacts CRM
  • Envoyer des MESSAGES à vos contacts CRM, ressources & candidats, selon un modèle de mail entièrement paramétrable, & mémoriser ces envois dans les actions des fiches correspondantes 
  • Envoyer vos FACTURES à vos contacts CRM en masse ou individuellement

MAJ juillet 2020.

Sommaire

Installation et configuration d'Emailing 

Cette partie nécessite d'avoir un compte Administrateur et permet d'installer et de configurer globalement l'outil. Chaque compte manager pourra ensuite personnaliser son Emailing (pour cela se référer au point "personnaliser Emailing depuis un compte manager")

Installer Emailing et l'activer aux managers souhaités

Pour installer Emailing, rendez-vous sur la MarketPlace depuis l'interface Administrateur puis recherchez l'App et cliquez sur "installer". 

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Rendez-vous ensuite dans Managers/Rôles pour allez activer l'App aux managers qui seront amenés à l'utiliser. Pour cela, filtrez sur "Rôle" et rendez-vous dans l'encart App pour cocher la case relative.

Attention : l'App Emailing dispose de fonctionnalités avancées, la case emailing se coche par défaut, il faut l'a laisser activer. 

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 Ensuite, la suite de la configuration dépend de si vous avez une messagerie Gmail ou Outlook 365 ou encore, si vous avez un serveur de messagerie hébergé sous OVH. 

Config. pour une boîte GMAIL Config. pour une boîte Outlook 365 Config.pour un serveur hébergé sous OVH 

Configurer votre compte Gmail  

Si vous avez un compte Gmail, alors il ne sera pas nécéssaire de passer par la case Administrateur pour le paramétrage de l'application Emailing. Il vous suffit simplement de laisser GMAIL dans le type de fournisseur.

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Puis vous pouvez directement vous rendre sur votre interface Manager, cliquez sur Apps > Emailing puis sur la droite dans les paramètres fournisseur

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  • Choisissez le type de fournisseur : Gmail 
  • Cliquez sur le bouton Synchroniser 
  • Suivez le chemin et autorisez Boond a envoyé des email depuis votre compte gmail
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Lorsque tout s'affiche en vert, c'est tout bon !  

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Si malgré tout la configuration ne fonctionne pas et s'affiche en rouge, contactez le support.  

Créer vos modèles d'envoi 

Bravo, votre configuration est terminée ! Vous pouvez désormais créer des modèles pour tous vos types de messages afin d'exploiter au mieux Emailing. 

Depuis le compte Administrateur 

Peu importe le fournisseur, les modèles sont à configurer depuis l'interface Administrateur > Mes Apps > Emailing > Configuration > Onglet Modèles Push/Message ou Modèles Factures et sont communs à tous les utilisateurs de BoondManager qui disposent de l'application.  

  Les types de modèles permettent de : 

  1. Faire du push CV 
  2. Communiquer en masse ou individuellement avec vos Ressources ou Candidats
  3. Communiquer en masse avec vos contacts CRM
  4. Envoyer en masse ou individuellement vos factures 

Pour cela, il vous suffit d'aller sur la configuration de l'App > Encart Modèles Push/Message ou Modèles Factures 

gif_modele_Factures_.gif

 

  1. Cliquez sur le bouton + pour créer un nouveau modèle
  2. Indiquez le titre de votre modèle (qui sera également par défaut l'objet du mail)
    Inscrivez votre message dans le corps du mail en utilisant les variables "Champs de fusion" pour personnaliser votre message avec la civilité et le nom de votre contact par exemple. 
  3. Enregistrez votre modèle 

Ensuite, vous pouvez ajouter une signature qui sera reprise par défaut, dans l'encart relatif. 

Vous avez le choix ici de créer votre propre signature ou d'en faire une plus générale en utilisant les variables. Vous pouvez également insérer votre logo depuis un lien web.

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Copiez/collez votre lien et imposez la dimension (par ex. 150x120).

mceclip0.png

Grace aux variables, la signature s'adaptera en fonction des champs renseignés dans l'onglet "Ma fiche" de chaque manager qui utilise l'App Emailing. 

Depuis un compte Manager 

En plus des modèles commun à tous, configurés plus haut, chaque manager peut également avoir la main sur ses propres modèles.

Pour cela, voici le chemin à suivre : Profil utilisateur > Apps > Emailing 

Capture_config_perso_.png

Sur cette vue vous retrouvez l'ensemble des modèles déjà configurés avec la notation "Prédéfini", puis vous n'avez plus qu'à cliquer le bouton "+" pour créer un nouveau modèle.

Il vous faudra ensuite le nommer, désigner le type d'envoi (Push/message ou Facture) et écrire le corps du message en utilisant ou non des variables.

Vous pouvez également modifier vos modèles personnels et les mettre à jour en cliquant dessus.   

Personnaliser Emailing depuis un compte Manager 

Toujours depuis la configuration d'Emailing côté manager, on voit sur la droite la possibilité de personnaliser les paramètres fournisseur et la signature. 

Pour Outlook et OVH

Par défaut l'outil reprendra la configuration faite côté administrateur et enverra donc des mails depuis l'adresse configurée. Il est donc préférable qu'avant que vos équipes utilisent emailing, elles le configurent avec leur propre adresse. Pour cela voici le chemin pour les fournisseurs Outlook et OVH : 

gif_emailing_config.gif

Veillez à reprendre le même serveur SMTP sortant que votre boîte mail.

Si vous avez dû générer un mot de passe d'application lors du paramétrage, alors votre collaborateur devra le faire aussi. 

Enfin, votre collaborateur peut choisir d'utiliser la signature par défaut (si vous avez renseigné des variable dans le paramétrage côté administrateur) ou de la personnaliser. 

Pour cela, il suffit de cliquer sur Modifier puis "Signature personnalisée" et l'éditer. Pensez bien à verrouiller ensuite.  

Pour Gmail

Pour Gmail, il faudra sélectionner Gmail dans la liste Type de fournisseur. Puis synchroniser.

gmail.png

Et suivre le chemin jusqu'à validation. 

Envoyer un push CV 

Maintenant que vous avez configuré vos modèles vous êtes prêt à envoyer vos mailing et notamment à réaliser vos push CV. Pour cela il y a deux chemins possibles.  

Depuis un candidat ou une ressource 

Rendez-vous dans le module Candidat ou Ressource et sélectionnez le ou les candidats/ressources dont vous souhaitez envoyer le dossier de compétence à votre base de contact. 

Capture_Emailing_.png

Vous n'avez plus qu'à suivre le chemin (workflow) d'envoi : 

  1. Sélectionnez le type d'envoi : Push CV 
  2. Vérifiez les candidats/ressources sélectionnés, vous pouvez éventuellement en sélectionner puis ajouter d'autre
  3. Cliquez sur "contacts" puis l'outil vous renvoi dans votre CRM > Vue Contact pour aller sélectionner les destinataires de l'emailing et cliquez sur "tout ajouter" à l'envoi.
  4. Une fois que tout est en ordre, cliquez sur "continuer"

Depuis la CRM 

Depuis le module CRM > vue contact effectuez vos différents filtres pour ne retenir que les contacts qui vous intéressent. Puis cochez et cliquer sur la petite enveloppe Emailing Bouton_Emailing.png.

Le workflow d'envoi apparait, vous n'avez plus qu'à choisir le type de message à envoyer : 
- Message classique
- Push CV 

Dans le cas d'un message classique, il vous suffit de cliquer sur continuer.
Dans le cas d'un push CV, il vous faudra cliquer sur Candidats ou Ressources pour aller chercher le ou les personnes dont vous souhaitez envoyer la pièce jointe. Puis vous n'avez plus qu'à suivre le workflow.

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Envoi final

Vous arrivez alors sur la page d'envoi Emailing, un message en vert vous indique que votre connexion au fournisseur est opérationnelle. Ici vous pouvez : 

capture_emailing_envoi_.png

  1. Sélectionner le ou les mails de contact CRM à qui faire l'envoi (jusqu'à 3 mail par contact)
  2. Choisir la pièce jointe relative à votre candidat/ressource à envoyer (en général son CV anonymisé) 
  3. Choisir le template d'envoi à utiliser 
  4. Eventuellement : modifier l'objet et le corps du message avant envoi

Une fois tout vérifié, vous n'avez plus qu'à envoyer votre Emailing en cliquant sur le flèche verte en haut à droite capture_emailing_envoi_.png, et c'est parti.  

Envoyer vos factures 

Vous en avez assez de devoir envoyer vos factures une à une ? Nous avons pensé à vous !

Désormais, avec l'application Emailing, vous pouvez envoyer vos factures en masse et vous verrez que la facturation n'a jamais été aussi simple :) 

Pour utiliser cette fonction, il vous suffit :

      • D'avoir réalisé les étapes précédentes (configuration, modèles)

      • De vous rendre dans le module Factures, de filtrer pour afficher les factures de votre choix, puis de sélectionner celles-que vous souhaitez envoyer par mail puis de cliquer sur l'icône Emailing.

 Vous pouvez aller jusqu'à 3 destinataires différents, il faut pour cela les avoir renseignés dans les coordonnées de facturation de la société cliente. 

Si vous avez plusieurs factures pour la même société, alors l'outil enverra un mail par facture. Il n'est pour le moment pas possible de regrouper toutes les factures sur un même email.

Pour aller plus loin

Vous pouvez décider dans le paramétrage de vos bons de commande, d'envoyer ou non le CRA signé de vos collaborateurs en pièces jointe supplémentaire lors de l'envoi de la facture.  Si cette fonctionnalité vous intéresse, vous pouvez visionner le tutoriel prévu à cet effet : Récolter les CRA signés et les ajouter en annexe de vos factures.

Communiquer en masse avec vos ressources 

Enfin, Emailing vous permet également d'envoyer des messages simples en masse. Vous pouvez donc vous en servir pour communiquer en masse avec vos ressources. 

Pour utiliser cette fonction, il vous suffit :

      • D'avoir réalisé les étapes précédentes (configuration, modèles)

      • De vous rendre dans le module Ressources, de filtrer pour afficher les ressources de votre choix puis de cliquer sur l'icône Emailing.

Astuce : si vous activez en masse vos intranets via IntranetAccount, vous pouvez créer un modèle de partage d'accès. Pour cela il faut vous assurez que les Email1 de vos collaborateurs soient bien leur login puis récupérer les informations du mail proposés par Boond pour créer votre modèle. 
Si vous avez besoin d'assistance à ce sujet, rapprochez vous de nos équipes supports. 

 

 

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