Emailing : envoyer des email via BoondManager

Emailing vous offre plusieurs fonctionnalités intéressantes :

  • Envoyer des PUSH à vos contacts CRM avec le CV de vos ressources & candidats, selon un modèle de mail entièrement paramétrable & mémoriser ces envois dans les actions de vos contacts CRM
  • Envoyer des MESSAGES à vos contacts CRM, ressources & candidats, selon un modèle de mail entièrement paramétrable, & mémoriser ces envois dans les actions des fiches correspondantes 
  • Envoyez vos FACTURES à vos contacts CRM en masse ou individuellement

Sommaire

Installation et configuration d'Emailing 

Cette partie nécessite d'avoir un compte Administrateur et permet d'installer et de configurer globalement l'outil. Chaque compte manager pourra ensuite personnaliser son Emailing (pour cela se référer au point "personnaliser Emailing depuis un compte manager")

 

Installer Emailing et l'activer aux managers souhaités

 

 Pour installer Emailing, rendez-vous sur la MarketPlace depuis l'interface Administrateur puis recherchez l'App. Une fois téléchargée, Boond vous propose directement de configurer l'App. Pour cela, sélectionnez "SMTP" dans la liste déroulante. 

Capture_1_Wemailing_config.png

 

Rendez-vous ensuite dans Managers/Rôles pour allez activer l'App aux managers qui seront amenés à l'utiliser. Pour cela, filtrez sur "Rôle" et rendez-vous dans l'encart App pour cocher la case relative.

Attention : l'App Emailing dispose de fonctionnalités avancées, il faut donc cocher la case mais également définir l'App comme application d'emailing. 

Capture_2bis_-_Emailing_role_.png

 

Ensuite, la suite de la configuration dépend de si vous avez une messagerie Gmail ou Outlook 365 ou encore, si vous avez un serveur de messagerie hébergé sous OVH. 

Config. pour une boîte GMAIL Config. pour une boîte Outlook 365 Config.pour un serveur hébergé sous OVH

 

Etape 1 : Configurer votre compte Gmail 

 

La messagerie Gmail impose des normes de sécurité, pour être sûre que Emailing fonctionne bien, nous vous recommandons d'utiliser un mot de passe d'application pour BoondManager. Pour cela, il faut vous rendre dans la configuration de Gmail.

CAPTURE_3_-_Config_gmail.png

Une fois sur votre compte gmail :

 CAPTURE_3_-_Config_emailing_.png

 

  1. Rendez-vous dans Sécurité,
  2. activez l'authentification en deux étapes en passant à "Activé" (et faite la manipulation demandé par Google),
  3. enfin, cliquez sur "mot de passe des applications pour générer le code qui servira dans Emailing. 

 

Vous êtes alors redirigé vers une page qui vous permets de choisir pour quelle application il faut générer un mot de passe en cliquant sur “Sélectionner une application”? Choisissez “Autre (Nom personnalisé)” et tapez “BoondManager” par exemple.

Capture_d_e_cran_2020-02-28_a__15.25.39.png

Cliquez sur générer.

Une pop up apparaît alors pour vous donner un mot de passe généré aléatoirement.

Capture_d_e_cran_2020-02-28_a__15.25.48.png

Conservez ce mot de passe et rendez-vous dans la configuration d’Emailing. Au moment de renseigner le mot de passe, c’est ce mot de passe qu’il faudra rentrer à la place de votre mot de passe habituel. 

 

Etape 2 : Configurer l'App Emailing 

 

De nouveau sur BoondManager dans la configuration de l'App Emailing, il ne vous reste plus qu'à : 

 

  • Rentrer le nom d'hôte : smtp.gmail.com
  • Insérer votre adresse email (celle avec laquelle vous avez généré le mot de passe d'application)
  • Insérer le mot de passe d'application généré dans l'étape précédente 
  • Indiquer un port de sécurité 587 
  • Et un niveau de sécurité : TLS  

 

Wemailing_gmail.png

Lorsque tout s'affiche en vert, c'est tout bon !  

 

Si malgré tout la configuration ne fonctionne pas et s'affiche en rouge, contactez le support. 

 

 

 

Créer vos modèles d'envoi 

Bravo, votre configuration est terminée ! Vous pouvez désormais créer des modèles pour tous vos types de messages afin d'exploiter au mieux Emailing. 

 

Depuis le compte Administrateur 

Les modèles configurés depuis l'interface Administrateur > Mes Apps > Emailing > Configuration > Onglet Modèles Push/Message ou Modèles Factures sont communs à tous les utilisateurs de BoondManager qui disposent de l'application.  

  Les types de modèles permettent de : 

  1. Faire du push CV 
  2. Communiquer en masse ou individuellement avec vos Ressources ou Candidats
  3. Communiquer en masse avec vos contacts CRM
  4. Envoyer en masse ou individuellement vos factures 

Pour cela, il vous suffit d'aller sur la configuration de l'App > Onglet Modèles Push/Message ou Modèles Factures 

CAPTURE_Config_modele.png

 

  1. Cliquez sur le bouton + pour créer un nouveau modèle
  2. Indiquer le titre de votre modèle (qui sera également par défaut son sujet)
    Inscrivez votre message dans le corps du mail en utilisant les variables "Champs de fusion" pour personnaliser votre message avec la civilité et le nom de votre contact par exemple. 
  3. Enregistrez votre modèle 
  4. Vous avez la possibilité de le visualiser avant ou après enregistrement. 

 

Ensuite, vous pouvez ajouter une signature grâce à l'onglet relatif. 

Vous avez le choix ici de créer votre propre signature ou d'en faire une plus générale en utilisant les variables. Vous pouvez également insérez votre logo depuis un lien web.

Capture_d_e_cran_2020-02-28_a__17.58.10.png

Copiez/collez votre lien et imposez la dimension (par ex. 150x120).

Capture_d_e_cran_2020-02-28_a__18.00.08.png

Grace aux variables, la signature s'adaptera en fonction des champs renseignés dans l'onglet "Ma fiche" de chaque manager qui utilise l'App Emailing. 

 

Depuis un compte Manager 

En plus des modèles commun à tous configurés plus haut, chaque manager peut également avoir la main sur ses propres modèles.

Pour cela, voici le chemin à suivre : Profil utilisateur > Apps > Emailing 

Capture_config_perso_.png

Sur cette vue vous retrouvez l'ensemble des modèles déjà configurés avec la notation "Prédéfini", puis vous n'avez plus qu'à cliquer le bouton "+" pour créer un nouveau modèle.

Il vous faudra ensuite le nommer, désigner le type d'envoi (Push/message ou Facture) et écrire le corps du message en utilisant ou non des variables.

Vous pouvez également modifier vos modèles personnels et les mettre à jour en cliquant dessus.  

 

Personnaliser Emailing depuis un compte Manager 

Toujours depuis la configuration d'Emailing côté manager, on voit sur la droite la possibilité de personnaliser les paramètres fournisseur et la signature. 

En effet, par défaut l'outil reprendra la configuration faite côté administrateur et enverra donc des mails depuis l'adresse configurée. Il est donc préférable qu'avant que vos équipes utilisent emailing, elles le configurent avec leur propre adresse. Pour cela voici le chemin : 

gif_emailing_config.gif

 Veillez à reprendre le même serveur SMTP sortant que votre boîte mail.

Si vous avez dû générer un mot de passe d'application lors du paramétrage, alors votre collaborateur devra le faire aussi. 

Enfin, votre collaborateur peut choisir d'utiliser la signature par défaut (si vous avez renseigné des variable dans le paramétrage côté administrateur) ou de la personnaliser. 

Pour cela, il suffit de cliquer sur Modifier puis "Signature personnalisée" et l'éditer. Pensez bien à verrouiller ensuite.  

 

Envoyer un push CV 

Maintenant que vous avez configuré vos modèles vous êtes prêt à envoyer vos mailing et notamment à réaliser vos push CV. Pour cela il y a deux chemins possibles.  

 

Depuis un candidat ou une ressource 

Rendez-vous dans le module Candidat ou Ressource et sélectionnez le ou les candidats/ressources dont vous souhaitez envoyer le dossier de compétence à votre base de contact. 

Capture_Emailing_.png

Vous n'avez plus qu'à suivre le chemin (workflow) d'envoi : 

  1. Sélectionnez le type d'envoi : Push CV 
  2. Vérifiez les candidats/ressources sélectionnés, vous pouvez éventuellement en sélectionner puis ajouter d'autre
  3. Cliquez sur "contacts" puis l'outil vous renvoi dans votre CRM > Vue Contact pour aller sélectionner les destinataires de l'emailing et cliquez sur "tout ajouter" à l'envoi.
  4. Une fois que tout est en ordre, cliquer sur "continuer"

 

Depuis la CRM 

Depuis le module CRM > vue contact effectuez vos différents filtres pour ne retenir que les contacts qui vous intéressent. Puis cochez et cliquer sur la petite enveloppe Emailing Bouton_Emailing.png.

Le workflow d'envoi apparait, vous n'avez plus qu'à choisir le type de message à envoyer : 
- Message classique
- Push CV 

Dans le cas d'un message classique, il vous suffit de cliquer sur continuer.
Dans le cas d'un push CV, il vous faudra cliquer sur Candidats ou Ressources pour aller chercher le ou les personnes dont vous souhaitez envoyer la pièce jointe. Puis vous n'avez plus qu'à suivre le workflow.

Capture_d_e_cran_2020-03-09_a__11.06.31.png

 

Envoi final

Vous arrivez alors sur la page d'envoi Emailing, un message en vert vous indique que votre connexion au fournisseur est opérationnelle. Ici vous pouvez : 

capture_emailing_envoi_.png

 

  1. Sélectionner le ou les mails de contact CRM à qui faire l'envoi (jusqu'à 3 mail par contact)
  2. Choisir la pièce jointe relative à votre candidat/ressource à envoyer (en général son CV anonymisé) 
  3. Choisir le template d'envoi à utiliser 
  4. Eventuellement : modifier l'objet et le corps du message avant envoi

 

Une fois tout vérifié, vous n'avez plus qu'à envoyer votre Emailing en cliquant sur le flèche verte en haut à droite capture_emailing_envoi_.png, et c'est parti. 

 

Envoyez vos factures 

Petite intro à cette partie

Vous en avez assez de devoir envoyer vos factures une à une ? Nous avons pensé à vous !

Désormais, avec l'application Emailing, vous pouvez envoyer vos factures en masse et vous verrez que la facturation n'a jamais été aussi simple :) 

Pour utiliser cette fonction, il vous suffit :

      • D'avoir réalisé les étapes précédentes (configuration, modèles)

      • De vous rendre dans le module Factures, de filtrer pour afficher les factures de votre choix, puis de sélectionner celles-que vous souhaitez envoyer par mail puis de cliquer sur l'icône Emailing.

 Vous pouvez allez jusqu'à 3 destinataires différents, il faut pour cela les avoir renseignés dans les coordonnées de facturation de la société cliente. 

Si vous avez plusieurs factures pour la même société, alors l'outil enverra un mail par facture. Il n'est pour le moment pas possible de regrouper toutes les factures sur un même email.

 

Pour aller plus loin

Vous pouvez décider dans le paramétrage de vos bons de commande, d'envoyer ou non le CRA signé de vos collaborateurs en pièces jointe supplémentaire lors de l'envoi de la facture.  Si cette fonctionnalité vous intéresse, vous pouvez visionner le tutoriel prévu à cet effet : Récolter les CRA signés et les ajouter en annexe de vos factures.

Communiquez en masse avec vos ressources 

Enfin, Emailing vous permet également d'envoyer des messages simples en masse. Vous pouvez donc vous en servir pour communiquer en masse avec vos ressources. 

Pour utiliser cette fonction, il vous suffit :

      • D'avoir réalisé les étapes précédentes (configuration, modèles)

      • De vous rendre dans le module Ressources, de filtrer pour afficher les ressources de votre choix puis de cliquer sur l'icône Emailing.

Astuce : si vous activez en masse vos intranets via IntranetAccount, vous pouvez créer un modèle de partage d'accès. Pour cela il faut vous assurez que les Email1 de vos collaborateurs soient bien leur login puis récupérer les informations du mail proposés par Boond pour créer votre modèle. 
Si vous avez besoin d'assistance à ce sujet, rapprochez vous de nos équipes supports. 

 

 

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

Boondmanager-Mascot-Desk-lg.png

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 1 sur 3

Commentaires

0 commentaire

Cet article n'accepte pas de commentaires.