Emailing : envoyer des emails via BoondManager

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Cette partie nécessite d'avoir un compte Administrateur et permet d'installer et de configurer globalement l'outil. Chaque compte manager pourra ensuite personnaliser son Emailing (pour cela se référer au point "Personnaliser Emailing depuis un compte manager")

Installer Emailing et l'activer aux managers souhaités

Pour installer Emailing, rendez-vous sur la MarketPlace depuis l'interface Administrateur puis recherchez l'App et cliquez sur "installer". 

Rendez-vous ensuite dans Managers/Rôles pour aller activer l'App aux managers qui seront amenés à l'utiliser. Pour cela, filtrez sur "Rôle" et rendez-vous dans l'encart App pour cocher la case relative.

Attention : l'App Emailing dispose de fonctionnalités avancées, la case Emailing se coche par défaut, il faut la laisser activer. 

 Ensuite, la suite de la configuration dépend de si vous avez une messagerie Gmail ou Outlook 365 ou encore, si vous avez un serveur de messagerie hébergé sous OVH. 

Bravo, votre configuration est terminée ! Vous pouvez désormais créer des modèles pour tous vos types de messages afin d'exploiter au mieux Emailing. 

Peu importe le fournisseur, les modèles sont à configurer depuis votre application Emailing et peuvent être partager avec qui vous le souhaitez afin d'avoir des modèles communs, des modèles d'équipe ou encore personnels.

Créer un modèle d'email

Pour cela, il vous suffit d'y accédez en cliquant sur l'icône Apps (en haut à gauche de votre interface) pour ouvrir Emailing ou encore en ajoutant l'application à votre barre de menu pour un accès rapide.

Vous pourrez ensuite :

1. Cliquer sur le bouton [+] pour créer un nouveau modèle.
2. Indiquer le titre de votre modèle.
3. Indiquer le type de modèle afin que l'outil reconnaisse les modèles à utiliser.
4. Indiquer un sujet (Objet) par défaut à utiliser lors des envois.
   Vous pouvez y insérer des variables en les intégrant d'abord dans le corps du mail puis en les copiant/collant.
5. Pour les envoi de facture ou devis, vous pouvez indiquer un changement automatique de l'état de la fiche après envoi.
6. Inscrire votre message dans le corps du mail en utilisant les variables "Champs de fusion" pour personnaliser votre message avec la civilité et le nom de votre contact par exemple. N'hésitez pas à utiliser la mise en forme pour des mails plus originaux.
7. N'oubliez pas de choisir qui peut utiliser ce modèle en sélectionnant les collaborateurs concernés dans "Partager avec". C'est ce partage qui définira un modèle commun à votre interface ou encore un modèle d'équipe ou personnel.
8. Enregistrer votre modèle. 

Ajouter une signature par défaut

Votre signature est aussi un élément important de votre emailing, une autre touche personnelle qui représente votre entreprise.

Nous vous offrons la possibilité d'ajouter une signature qui sera reprise par défaut, dans l'encart relatif. 

Vous avez le choix ici de créer votre propre signature ou d'en faire une plus générale en utilisant les variables :

• Pour créer votre propre signature, rendez-vous dans l'application Emailing, et changer votre signature dans l'encart du même nom.
• Cependant, si vous souhaitez créer une signature commune pour vos collaborateurs, rendez vous dans l'Administration > Apps/Marketplace > Emailing > bouton Configuration, afin de créer une signature par défaut pour les utilisateurs d'Emailing sur votre interface.

Vous retrouverez en cliquant sur le bouton "Champs" des variables permettant de reprendre, par exemple, le nom et prénom de l'utilisateur envoyant l'email. Grâce aux variables, la signature s'adaptera en fonction des champs renseignés dans l'onglet "Ma fiche" de chaque manager qui utilise Emailing.

Vous pouvez également insérer votre logo à votre signature à l'aide d'un lien web.

Copiez/collez votre lien et imposez la dimension (par ex. 150x120).

Vous avez, bien sûr, la possibilité de modifier après coup, vos modèles et signatures autant que vous voulez.😉

Toujours depuis la configuration d'Emailing côté manager, on voit sur la droite la possibilité de personnaliser les paramètres fournisseur et la signature. 

Pour OVH ou d'autres serveurs smtp

Par défaut l'outil reprendra la configuration faite côté administrateur et enverra donc des mails depuis l'adresse configurée. Il est donc préférable qu'avant que vos équipes utilisent Emailing, elles le configurent avec leur propre adresse. Pour cela voici le chemin pour les fournisseurs Outlook et OVH : 

Veillez à reprendre le même serveur SMTP sortant que votre boîte mail.

Enfin, votre collaborateur peut choisir d'utiliser la signature par défaut (si vous avez renseigné des variable dans le paramétrage côté administrateur) ou de la personnaliser. 

Pour cela, il suffit de cliquer sur Modifier puis "Signature personnalisée" et l'éditer. Pensez bien à verrouiller ensuite.  

Pour Gmail

Pour Gmail, il faudra sélectionner Gmail dans la liste Type de fournisseur. Puis synchroniser.

Et suivre le chemin jusqu'à validation. 

Pour Office365

Pour Office365, il faudra sélectionner Office365 dans la liste Type de fournisseur. Puis synchroniser.

Et suivre le chemin jusqu'à validation. 

Maintenant que vous avez configuré vos modèles vous êtes prêt à envoyer vos mailing et notamment à réaliser vos push CV. Pour cela il y a deux chemins possibles.  

Depuis un candidat ou une ressource 

Rendez-vous dans le module Candidat ou Ressource et sélectionnez le ou les candidats/ressources dont vous souhaitez envoyer le dossier de compétence à votre base de contact. 

Sur la barre centrale, sélectionnez le type d'envoi à réaliser, par exemple ici "Envoyer leur CVs". Vous n'avez plus qu'à suivre le chemin (workflow) d'envoi : 

1. Vérifiez les candidats/ressources sélectionnés, vous pouvez éventuellement en sélectionner puis ajouter d'autre
2. Cliquez sur "contacts" puis l'outil vous renvoi dans votre CRM > Vue Contact pour aller sélectionner les destinataires de l'Emailing et cliquez sur "tout ajouter" à l'envoi
3. Une fois que tout est en ordre, cliquez sur "continuer"

Depuis la CRM 

Depuis le module CRM > vue Contact effectuez vos différents filtres pour ne retenir que les contacts qui vous intéressent. Puis cochez et cliquez sur la petite enveloppe Emailing  sur la barre centrale en bas de page.

Le workflow d'envoi apparait, vous n'avez plus qu'à choisir le type de message à envoyer : 
- Envoyer un message
- Envoyer un CV 

Dans le cas d'un message classique, il vous suffit de cliquer sur continuer.
Dans le cas d'un push CV, il vous faudra cliquer sur Candidats ou Ressources pour aller chercher le ou les personnes dont vous souhaitez envoyer la pièce jointe. Puis vous n'avez plus qu'à suivre le workflow.

Envoi final

Vous arrivez alors sur la page d'envoi Emailing, un message en vert vous indique que votre connexion au fournisseur est opérationnelle. Ici vous pouvez : 

1. Choisir la pièce jointe relative à votre candidat/ressource à envoyer (en général son CV anonymisé) 
2. Choisir le modèle d'envoi à utiliser et éventuellement le personnaliser avant l'envoi
3. Choisir de garder l'état actuel ou modifier l'état de la fiche candidat et CRM après envoi 
4. Vérifier la ou les adresses email de votre destinataire (jusqu'à 3 possible)
5. Eventuellement : rajouter une CC ou CCi à votre envoi

Une fois que tout est vérifié, vous n'avez plus qu'à envoyer votre Emailing en cliquant sur le flèche verte en haut à droite , et c'est parti ! 

Vous en avez assez de devoir envoyer vos factures une à une ? Nous avons pensé à vous !

Désormais, avec l'application Emailing, vous pouvez envoyer vos factures en masse et vous verrez que la facturation n'a jamais été aussi simple :) 

Pour utiliser cette fonction, il vous suffit :

• D'avoir réalisé les étapes précédentes (configuration, modèles)

• De vous rendre dans le module Factures, de filtrer pour afficher les factures de votre choix,

• Si vous avez spécifié un mode d'envoi dans la commande, vous pouvez même filtrer sur les factures à envoyer par Mail.

•  Puis de cliquer sur l'icône Emailing.

 Vous pouvez aller jusqu'à 3 destinataires différents, il faut pour cela les avoir renseignés dans les coordonnées de facturation de la société cliente. 

Si vous avez plusieurs factures pour la même société, alors l'outil enverra un mail par facture. Il n'est pour le moment pas possible de regrouper toutes les factures sur un même email.

Pour aller plus loin

Vous pouvez décider dans le paramétrage de vos bons de commande, d'envoyer ou non le CRA signé de vos collaborateurs en pièces jointe supplémentaire lors de l'envoi de la facture.  Si cette fonctionnalité vous intéresse, vous pouvez visionner le tutoriel prévu à cet effet : Récolter les CRA signés et les ajouter en annexe de vos factures.

Enfin, Emailing vous permet également d'envoyer des messages simples en masse. Vous pouvez donc vous en servir pour communiquer en masse avec vos ressources. 

Pour utiliser cette fonction, il vous suffit :

• D'avoir réalisé les étapes précédentes (configuration, modèles)

• De vous rendre dans le module Ressources, de filtrer pour afficher les ressources de votre choix puis de cliquer sur l'icône Emailing.

Cette fonctionnalité vous permet de partager vos modèles d'emails avec vos collègues managers.

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