📺 Créer un projet en régie de A à Z

L’objectif de ce tutoriel est de voir comment créer un projet en régie de A à Z dans BoondManager.

Nous allons tout d’abord voir :

  • comment crĂ©er le projet dans l’interface,
  • le qualifier et affecter des ressources,
  • et enfin, nous nous intĂ©resserons Ă  la facturation de ce projet.

 

 

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Sommaire

CrĂ©er le projet en rĂ©gie  

Vous avez deux solutions pour créer un projet en régie, soit depuis un besoin existant, soit from scratch. C'est ce que nous allons voir ici.

Depuis un besoin existant

Vous pouvez partir depuis un besoin de rĂ©gie/AT en cours puis modifier l'Ă©tat Ă  GagnĂ© et Enregistrer

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Avant de dupliquer votre besoin gagnĂ© en projet pour le crĂ©er, Boond vous demande de sĂ©lectionner un collaborateur pour travailler sur ce projet. 

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Etant donné qu'il s'agit d'un projet en régie, donc un engagement de moyen, vous devez forcément indiquer qu'au moins un collaborateur travaillera dessus.
Une fois la personne indiquĂ©e, vous pouvez revenir sur ce besoin pour passer les autres personnes en "gagnĂ©" puis choisir le projet dĂ©jĂ  crĂ©Ă© depuis ce besoin dans la liste proposĂ©e. De cette manière, vous pouvez commencer Ă  crĂ©er votre Ă©quipe sur le projet. 

Depuis zĂ©ro 

Vous pouvez aussi crĂ©er votre projet depuis zĂ©ro en cliquant sur le bouton + principal. Il vous suffit ensuite :

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  • d'inscrire un titre de besoin (car un projet = un besoin gagnĂ©),
  • de sĂ©lectionner le type qui correspond au projet Ă  la rĂ©gie,
  • d'indiquer le contact client,
  • de choisir la ressource Ă  affecter Ă  ce projet.

Une fois que vous avez crĂ©Ă© votre projet avec l'une de ces deux mĂ©thodes, vous arrivez sur la fiche Informations. N'oubliez pas de renseigner le titre de votre projet (vous ĂŞtes libre de reprendre le titre du besoin ou non) et Ă©ventuellement le lieu.  

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Contrairement aux projets au forfait, la date de début et de fin du projet en régie est automatiquement liée aux prestations affectées. Par défaut, quand vous partez de zéro, il sera indiqué les dates du jour. Cela se gère dans l'onglet Prestations.

 

Qualifier le projet en rĂ©gie 

Comme nous l'avons vu, les projets en rĂ©gie comportent toujours au minimum une prestation. Pour donner du sens au projet, voyons ensemble comment la qualifier. 

 

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  1. Indiquez la pĂ©riode sur laquelle vous souhaitez que votre collaborateur puisse pointer ses temps sur le projet. 
  2. Indiquez un tarif de vente journalier 
  3. Indiquer un nombre de jours vendus. 
    Note : Boond vous indique le nombre jours ouvrĂ©s lorsque vous indiquez une pĂ©riode, mais cela ne vous empĂŞche pas d'estimer un nombre de jours vendus plus faible. 
  4. Le CJM prestation remonte automatiquement si le contrat RH de votre collaborateur est bien renseigné.
  5. Grâce au CJM prestation, vous connaissez le coĂ»t de votre collaborateur sur le projet, celui-ci remonte dans le tableau de synthèse financière. 

Grâce aux informations remontées, Boond va calculer:

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  • le chiffre d'affaire signĂ© : tarif de vente x nombre de jours vendus 
  • le coĂ»t signĂ© : CJM prestation x nombre de jours vendus 
  • la marge signĂ© : CA signĂ© - coĂ»t signĂ© 
  • la rentabilitĂ© signĂ© : (CA - CoĂ»t) / CA (si vous avez paramĂ©trĂ© le taux de marque) ou (CA - CoĂ»t) / CoĂ»t (si vous avez paramĂ©trĂ© le taux de marge). 

Le chiffre d'affaire généré et les coûts réels seront ensuite ajustés en fonction des temps pointés par vos collaborateurs.

Notez Ă©galement que vous pouvez indiquer un chef de projet, cette fonctionnalitĂ© permet Ă  la personne indiquĂ©e d'avoir sur son intranet des informations supplĂ©mentaires par rapport Ă  la vue classique proposĂ©e par dĂ©faut aux collaborateurs.   

 

Rappel important :

La prestation a 3 grandes utilitĂ©s : 
- Permettre au collaborateur de pointer ses temps entre la date de début et la date de fin indiquée
- RĂ©aliser une synthèse financière signĂ©e grâce aux tarif de vente, Ă  la charge et au coĂ»t du collaborateur 
- CorrĂ©ler une commande pour pouvoir gĂ©nĂ©rer la facturation 

 

Suivre la consommation d'un projet en rĂ©gie  

Pour cette partie il faut vous rendre sur l'onglet Consommation du projet. Vous retrouvez ici le tableau de synthèse financière de consommation : 

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  1. Ici il y a une mise en relief ce qui a été produit par rapport à ce qui a été signé
     - La ligne "SignĂ©" correspond au rĂ©sumĂ© financier de l'onglet prestation
    - La ligne "Production" correspond aux donnĂ©es gĂ©nĂ©rĂ©es grâce aux temps pointĂ©s sur le projet 
    Les lignes Ressources et Achats correspondent aux détails de la production.
  2. Ici on voit les temps signés par prestation versus le temps pointés par chaque collaborateur sur la prestation
  3. Ici on voit les frais signés par prestation versus les frais pointés par chaque collaborateur sur la prestation
  4. Ici il s'agit du CA HT de production Ressources = (Tarif de vente journalier HT des ressources du projet x le nombre de jours pointĂ©s par les ressources sur les prestations) + les frais remontĂ©s refacturĂ©s au client  
  5. Vous avez la possibilité de télécharger les CRA client correspondant à chaque ligne de prestation

 

Prolonger un projet en régie

Pour prolonger le projet en régie, il faut prolonger la ou les prestations qui en font partie. La prolongation peut être d'ores et déjà signée ou alors prévisionnelle.

Pour tout savoir sur la prolongation, vous pouvez suivre le tutoriel complet : Prolonger un projet 

 

 

Facturer un projet en rĂ©gie 

CrĂ©er une commande 

Comme pour tout projet dans Boond, pour pouvoir facturer vos projets, il faut créer une commande.

Pour cela, cochez les cases correspondantes aux prestations appartenant à une même commande et cliquer sur "créer commande"

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Une fois cela rĂ©alisĂ©, vous arrivez sur la fiche commande, vous n'avez plus qu'Ă  la qualifier avec un numĂ©ro de rĂ©fĂ©rence (correspondant gĂ©nĂ©ralement au n° imposĂ© par votre client devant apparaĂ®tre sur les factures),  les coordonnĂ©es de facturation de votre client, ect. 

Par défaut le mode de facturation est sur "Mensuelle", cela signifie que ce sont les temps (et éventuellement les frais à refacturer) pointés chaque mois qui vont compter pour la facturation.

Si vous le souhaitez, dans le cadre de rĂ©gie forfaitĂ© vous pouvez tout de mĂŞme indiquer une facturation de type "Ă©chĂ©ancier", de cette manière, vous facturez non pas en fonction des temps pointĂ©s par le collaborateur mais en fonction d'Ă©chĂ©ances dont vous dĂ©finissez le montant.  

Facturation des mensualitĂ©s 

Puis vous n'avez plus qu'à créer vos factures depuis les échéances. Pour cela, vous pouvez suivre le tutoriel : Facturation mensuelle pour les projets en régie

 

 

 

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