L’objectif de ce tutoriel est de voir comment créer un projet en régie de A à Z dans BoondManager.
Nous allons tout d’abord voir :
- comment créer le projet dans l’interface,
- le qualifier et affecter des ressources,
- et enfin, nous nous intéresserons à la facturation de ce projet.
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Sommaire
Vous avez deux solutions pour créer un projet en régie, soit depuis un besoin existant, soit from scratch. C'est ce que nous allons voir ici.
Depuis un besoin existant
Vous pouvez partir depuis un besoin de régie/AT en cours puis modifier l'état à Gagné et Enregistrer.
Avant de dupliquer votre besoin gagné en projet pour le créer, Boond vous demande de sélectionner un collaborateur pour travailler sur ce projet.
Etant donné qu'il s'agit d'un projet en régie, donc un engagement de moyen, vous devez forcément indiquer qu'au moins un collaborateur travaillera dessus.
Une fois la personne indiquée, vous pouvez revenir sur ce besoin pour passer les autres personnes en "gagné" puis choisir le projet déjà créé depuis ce besoin dans la liste proposée. De cette manière, vous pouvez commencer à créer votre équipe sur le projet.
Depuis zéro
Vous pouvez aussi créer votre projet depuis zéro en cliquant sur le bouton + principal. Il vous suffit ensuite :
- d'inscrire un titre de besoin (car un projet = un besoin gagné),
- de sélectionner le type qui correspond au projet à la régie,
- d'indiquer le contact client,
- de choisir la ressource Ă affecter Ă ce projet.
Une fois que vous avez créé votre projet avec l'une de ces deux méthodes, vous arrivez sur la fiche Informations. N'oubliez pas de renseigner la Référence de votre projet, qui s'affichera sur votre facture (vous êtes libre de reprendre le titre du besoin ou non) et éventuellement le lieu, utilisé notamment pour les Ordres de mission.
Contrairement aux projets au forfait, la date de début et de fin du projet en régie est automatiquement liée aux prestations affectées. Par défaut, quand vous partez de zéro, il sera indiqué les dates du jour. Cela se gère dans l'onglet Prestations.
Comme nous l'avons vu, les projets en régie comportent toujours au minimum une prestation. Pour donner du sens au projet, voyons ensemble comment la qualifier.
- Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez que votre collaborateur puisse pointer ses temps sur le projet
- Indiquez un tarif de vente journalier
- Indiquez un nombre de jours vendus
Note : Boond vous indique le nombre jours ouvrés lorsque vous indiquez une période, mais cela ne vous empêche pas d'estimer un nombre de jours vendus plus faible - Le CJM prestation remonte automatiquement si le contrat RH de votre collaborateur est bien renseigné
- Grâce au CJM prestation, vous connaissez le coût de votre collaborateur sur le projet, celui-ci remonte dans le tableau de synthèse financière
Grâce aux informations remontées, Boond va calculer :
- le chiffre d'affaire signé : tarif de vente x nombre de jours vendus
- le coût signé : CJM prestation x nombre de jours vendus
- la marge signé : CA signé - coût signé
- la rentabilité signé : (CA - Coût) / CA (si vous avez paramétré le taux de marque) ou (CA - Coût) / Coût (si vous avez paramétré le taux de marge).
Le chiffre d'affaire généré et les coûts réels seront ensuite ajustés en fonction des temps pointés par vos collaborateurs.
Notez également que vous pouvez indiquer un chef de projet, cette fonctionnalité permet à la personne indiquée d'avoir sur son intranet des informations supplémentaires par rapport à la vue classique proposée par défaut aux collaborateurs.
Rappel important :
La prestation a 3 grandes utilités :
- Permettre au collaborateur de pointer ses temps entre la date de début et la date de fin indiquée,
- Réaliser une synthèse financière signée grâce aux tarif de vente, à la charge et au coût du collaborateur,
- Corréler une commande pour pouvoir générer la facturation.
Pour cette partie il faut vous rendre sur l'onglet Consommation du projet. Vous retrouvez ici le tableau de synthèse financière de consommation :
- Ici il y a une mise en relief ce qui a été produit par rapport à ce qui a été signé
- La ligne "Signé" correspond au résumé financier de l'onglet prestation
- La ligne "Production" correspond aux données générées grâce aux temps pointés sur le projet
Les lignes Ressources et Achats correspondent aux détails de la production. - Ici on voit les temps signés par prestation versus le temps pointés par chaque collaborateur sur la prestation
- Ici on voit les frais signés par prestation versus les frais pointés par chaque collaborateur sur la prestation
- Ici il s'agit du CA HT de production Ressources = (Tarif de vente journalier HT des ressources du projet x le nombre de jours pointés par les ressources sur les prestations) + les frais remontés refacturés au client
- Vous avez la possibilité de télécharger les CRA client correspondant à chaque ligne de prestation
Pour prolonger le projet en régie, il faut prolonger la ou les prestations qui en font partie. La prolongation peut être d'ores et déjà signée ou alors prévisionnelle.
Pour tout savoir sur la prolongation, vous pouvez suivre le tutoriel complet : Prolonger un projet
Créer une commande
Comme pour tout projet dans Boond, pour pouvoir facturer vos projets, il faut créer une commande.
Pour cela, cochez les cases correspondantes aux prestations appartenant à une même commande et cliquer sur "Créer commande"
Une fois cela réalisé, vous arrivez sur la fiche Commande, vous n'avez plus qu'à la qualifier avec un numéro de référence (correspondant généralement au n° imposé par votre client devant apparaître sur les factures), les coordonnées de facturation de votre client, ect.
Par défaut le mode de facturation est sur "Mensuelle", cela signifie que ce sont les temps (et éventuellement les frais à refacturer) pointés chaque mois qui vont compter pour la facturation.
Si vous le souhaitez, dans le cadre de régie forfaité vous pouvez tout de même indiquer une facturation de type "échéancier", de cette manière, vous facturez non pas en fonction des temps pointés par le collaborateur mais en fonction d'échéances dont vous définissez le montant.
Facturation des mensualités
Puis vous n'avez plus qu'à créer vos factures depuis les échéances. Pour cela, vous pouvez suivre le tutoriel : Facturation mensuelle pour les projets en régie
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