1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.1 Intégration de la notion de Rôles - Faciliter la gestion des droits des managers

Un petit pas pour l'administration de vos comptes, un grand pas pour votre gain de temps !

Vous créez régulièrement de nouveaux comptes manager ou vous souhaitez gérer plus simplement les droits de vos managers ? Fini le temps où vous étiez obligés de perdre du temps à configurer les permissions et accès aux apps de vos managers un par un, désormais vous pouvez créer des rôles ! Les rôles vous permettent de configurer une fois pour toute des permissions et accès aux apps pour un groupe de managers. Vous pouvez par exemple créer un rôle Ressources Humaines auquel vous donnez accès au module CRM, Candidats, Besoins, etc… Et vous pourrez attribuer ce rôle à toutes les personnes de votre département RH pour qu’ils bénéficient tous des mêmes droits. Ainsi si vous souhaitez modifier les accès de toutes les personnes d’un même rôle, vous ne le faîtes qu’une fois et cela l’applique à tous !

 

Comment l’utiliser ?

Interface Administrateur > Module "Managers" 

Vous pouvez d’ores et déjà constater que certaines choses ont changées :

  • Un nouveau champ (Type) dans la barre de filtre – Type – vous permettant de choisir entre Managers ou Rôles
  • Une colonne Rôle vous permettant de voir le rôle que vous avez attribué à vos manager (vous n’êtes pas obligé d’en attribuer un)

Changeons le Type dans la barre de filtre pour afficher les Rôles puis cliquez sur Rechercher. 

Vous verrez alors l’affichage ci-dessus dans lequel vous pourrez lire le nombre de rôles trouvés et un tableau listant les différents rôles ainsi que le nombre de managers qui auxquels ils sont associés. Vous pouvez également créer et supprimer un rôle depuis cette page.

Si vous cliquez sur l’un des rôles, voici ce que vous verrez :

Comme vous pouvez le constater, la fiche rôle est très proche de la fiche manager. C’est normal car, je vous le rappelle, l’idée est que vous configuriez les permissions (droits en accès, lecture et écriture) ainsi que les accès aux apps une bonne fois pour toute et que par la suite vous attribuiez cette configuration à plusieurs managers.

Une fois que vous avez configuré un rôle ici, sauvegardez-le et il ne vous reste plus qu’à retourner sur les fiches managers de votre choix pour leur attribuer un rôle.

Lorsque vous êtes sur la fiche manager, vous pourrez constater la présence de :

  • Un champ Rôle qui vous permet de sélectionner parmi la liste des rôles que vous avez créés
  • Un lien vous permettant d’accéder à la fiche du rôle que vous avez sélectionné
  • Un lien vous permettant d’accéder à la création d’un nouveau rôle. 

Ainsi, si vous choisissez un rôle pour votre manager, vous pourrez voir que la partie inférieure de la fiche manager va disparaître puisque toutes ces configurations seront directement récupérées depuis la fiche rôle.

 

1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.2 Exclusion des managers dans la recherche des données d'une BU

Vous souhaitez exclure un ou plusieurs managers des résultats de la recherche de données d’une BU ? C’est désormais possible, mais avant cela une petite configuration s’impose.

En suivant le chemin suivant, vous pourrez constater quelques changements :

Interface Administrateur > Module "Business Units" > ouverture d'une fiche BU > Rubrique "Liste des managers"

Dorénavant une deuxième colonne vous permet d’exclure certains managers de la recherche d’appartenance d’une fiche à une Business Unit.

Alors à l’avenir, si quelqu’un réalise une recherche dans la BU, il verra s’afficher toutes les fiches appartenant à des managers de la BU en enlevant celle appartenant à la liste de managers exclus.

1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.3 Année fiscale personnalisée - Tableaux de bord

Interface Administrateur > Configuration des Tableaux de Bord

 

Jusqu’à présent, les données affichées par votre tableau de bord se basaient sur une année calendaire classique (du 1er janvier au 31 décembre). Or vous faîtes peut-être partie de ceux dont l’année fiscale est quelque peu décalée et par conséquent les graphiques de votre tableau de bord ne donnent pas des informations exactes. Nous avons pensé à vous et avons corrigé ce problème.

Désormais il vous est possible de configurer, depuis votre interface administrateur, le début de l'exercice fiscal de votre société.

 

 

 

1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.4 Faciliter l'envoi des Accès BoondManager à vos Ressources

Configuration de l’email type pour l’envoi du login

Interface Administrateur > Rubrique "Paramétrage des données globales" > onglet "Partage des Fiches"

Il vous est désormais possible de configurer, depuis votre interface administrateur, un email type pour communiquer les identifiants de connexion de vos ressources.

Vous verrez alors un encadré Email type du partage des accès d’une Fiche Ressource

En dessous de cet encadré vous pourrez écrire un modèle dynamique d’email à envoyer. Pourquoi dynamique ? Parce que vous pouvez y insérer des balises (ex : [RESOURCE_LASTNAME], [MANAGER_EMAIL], …) qui iront directement chercher les valeurs des champs que vous avez renseigné dans la fiche ressource.

Vous pouvez le construire comme bon vous semble et par conséquent, vous pouvez y ajouter d’autres informations plus personnelles à votre entreprise et pourquoi pas en faire ainsi votre Welcome aboard email !

 

1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.5 Le champ Civilité est désormais paramétrable !

Certains préfèrent écrire "Monsieur", d'autres préfèrent simplement "M.". Pour satisfaire tout le monde nous avons rajouté la possibilité de configurer ce champ. Désormais vous pouvez choisir vous même les différents types de Civilité que vous souhaitez proposer et avec l'orthographe qu'il vous plait !

 

Pour le configurer, suivez le guide : 

Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet "Globales" > Rubrique "Civilité"

 

1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.6 Paramétrez les catégories et classifications des contrats RH

De la même manière ici, vous n'avez pas tous forcément les mêmes catégories/classifications de contrats RH et pour éviter de polluer l'interface de certains avec les informations nécessaires pour d'autres nous avons rendu ces champs paramétrables !

Vous pouvez donc désormais revoir les catégories et classifications de contrats RH et ainsi faire gagner du temps à vos équipes RH lors de la création des contrats. 

Alors n'attendez plus et suivez le chemin suivant pour réaliser le paramétrage : 

Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet "Globales" > Rubriques "Catégorie de contrat RH/Sous-traitant" & "Classification de contrat RH/Sous-traitant"

1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.7 Limitez la modification du champ "Date" de vos factures

Vous n'avez peut-être pas envie que la date de vos factures puisse être modifiée par tout le monde ? Et bien désormais vous pourrez garder un meilleur contrôle de ce processus. 

Par défaut tous vos managers (ayant accès aux factures) peuvent modifier le champ "Date" mais si vous souhaitez ne donner ce pouvoir qu'à certaines personnes alors rendez-vous dans les configurations de vos comptes managers.

Interface Administrateur > onglet "Managers" > fiche manager > Rubrique "Modules & Clefs de paramétrage".

NOUVEAUTÉ : Maintenant que vous avez été introduit avec la notion de rôles, gagnez encore plus de temps en ne donnant ce droit qu'à un (ou plusieurs) rôles ! 

Interface Administrateur > onglet "Managers" > fiche rôle > Rubrique "Modules & Clefs de paramétrage".

 

 

1. Oyez, Oyez Administrateurs !
  1.8 Donnez plus de pertinence aux notifications concernant vos ressources

Vous ne voulez pas être notifiés pour le manque de visite médicale concernant vos ressources externes ? Vous pouvez désormais choisir pour quels types de ressource vous souhaitez être notifié et ce pour chaque type de notification. 

 

Alors prenez le temps de configurer vos notifications et vous leur donnerez alors plus de pertinence !

Interface Administrateur > Mes apps > App WNotifications > Configurer > onglet "Globales" > Rubrique "Notifications - Ressources"

2. Personnaliser l'envoi des accès BoondManager
  2.1 Module Ressources

Interface Manager > Module "Ressources" > fiche ressource > bouton "Configuration

Désormais vous pouvez personnaliser l'email d'envoi des accès BoondManager, pour cela cliquez sur le bouton "Accès".

 

Vous verrez alors un email s'afficher. Le modèle peut être modifié depuis votre interface administrateur (cf 1.4). Vous pouvez écrire par dessus ce modèle et ajouter les informations de votre choix.

3. Donnez plus d'efficacité à vos recherches
  3.1 Filtres multi-critères - Modules Besoins, CRM, Produits et Actions - Apps Candidats +

Interface Manager > Modules "Besoins" & "CRM" & "Produits" & "Actions" 

Interface Manager > Apps "Candidats+"

Si vous ressentiez le besoin de sélectionner plusieurs items dans le filtre Provenance des modules Besoins, CRM et Actions (ou même dans l’app Candidats+) alors vous allez être satisfaits de découvrir les bienfaits de cette nouvelle version ! 

Mais la filtre Provenance n’est pas le seul champ concerné. Voici la liste des champs qui autorisent désormais plusieurs choix :

  • Provenance (Modules Besoins, CRM, Actions et App Candidats+)
  • Secteurs d’activité (Module CRM)
  • Type (Module Produits)

 

3. Donnez plus d'efficacité à vos recherches
  3.2 Recherche par numéro de téléphone - Module CRM

Interface Manager > Module "CRM"

Depuis peu vous pouvez rechercher des candidats et des ressources à partir de leur numéro de téléphone. Comme cela vous a plu, nous l’avons également mis en place pour le module CRM. Désormais vous pouvez taper un numéro de téléphone afin de retrouver un contact CRM ou même une société CRM !

 

Pour cela, rien de plus simple, rendez-vous dans le module CRM puis changez le filtre en haut à gauche (cf screenshot ci-dessus) pour filtrer par Téléphones.

 

3. Donnez plus d'efficacité à vos recherches
  3.3 Recherche par extrait de nom - Modules CRM, Candidats et Ressources

Interface Manager > Modules "CRM" & "Candidats" & "Ressources"

Vous avez son nom sur le bout de la langue mais vous n’arrivez qu’à en sortir qu’une partie ? Pas de panique, maintenant vous pouvez simplement taper ce dont vous vous souvenez ! Si par exemple vous vous rappelez d’un certain « Jean … » alors tapez juste « Jean » et le moteur de recherche vous donnera tous les contact CRM, ressources ou candidats ayant un nom ou prénom comprenant le mot « jean ».

Prenons par exemple le module CRM:

Cette nouveauté vous permettra de retrouver, par exemple, tous les Jean-Pierre, Jean-Marie, Jean-Saisrien, … en tapant simplement Jean dans la barre de recherche. Cela peut paraître ridicule mais cette amélioration vous fera gagner un temps considérable !

3. Donnez plus d'efficacité à vos recherches
  3.4 Associer une fiche CRM à une agence

Interface Manager > Module "CRM" > fiche Contact (ou Société) > onglet "Informations" > champ "Agence"

Quoi de plus simple pour retrouver toutes les sociétés et contacts CRM associés à une de vos agences que d’associer directement la fiche CRM à l’agence en question ? Et bien cela peut paraître évident mais jusqu’ici vos fiches CRM étaient uniquement liées à un responsable Manager. Par conséquent si une fiche contact était liée à un Resp Manager A appartenant à l’agence A et que la fiche société (correspondant au contact) était liées à un Resp Manager B appartenant à l’agence B, il vous était impossible de retrouver la société en filtrant sur les sociétés de l’agence A, de même il vous était impossible de retrouver la fiche contact en filtrant sur les contacts de l’agence B….

 

Afin de remédier à ce problème, nous avons ajouté la possibilité de renseigner une agence sur chaque fiche CRM (société et contact).

 

3. Donnez plus d'efficacité à vos recherches
  3.5. Filtrer par pays

Interface Manager > Module "CRM" 

 Vous voulez récupérer tous les clients d'un même pays ? C'est désormais possible. Si vous tapez par exemple "France" dans la barre de recherche "Mot clefs" alors vous récupérerez la liste de toutes les sociétés/contacts dont le pays renseigné est "France".

 

 

4. Amélioration du module Actions
  4.1 Plus de cohérence dans les Suivis de missions / Présentations client

Interface Manager > Modules "Candidats" & "Ressources" & "Projets" & "Besoins"

Actions Multiples si Présentation Client ou Suivi de Mission 

BoondManager s’améliore encore en donnant plus de cohérences à vos données et un meilleur suivi de vos ressources, candidats, projets et besoins. 

Vous souhaitez effectuer un suivi de mission ou une présentation client alors maintenant BoondManager vous demandera de renseigner les informations qu’il ne connaît pas (en fonction de l’endroit à partir duquel vous cliquez sur Créer Action).

Par exemple, si vous êtes dans le Module Projet et que vous cliquez sur l’un de vos projets de type Régie/AT. Vous voilà sur la fiche projet et si vous décidez de cliquer sur l’icône Créer une Action alors vous serez immédiatement redirigé vers une fiche Action sur laquelle seront pré-renseignés la référence du projet ainsi que le nom du client. Si vous changez le type d’action pour Suivi de mission, que vous remplissez une description puis que vous sauvegardez, alors une pop-up s’affichera. Elle vous invitera à sélectionner la ressource concernée par le suivi de mission.

Ainsi, une fois que vous l’aurez sélectionnée, la fiche action sera automatiquement enregistrée sur la fiche ressource, la fiche projet ainsi que la fiche client concernée. Comme cela votre suivi sera directement effectué partout sans que vous n’ayez à le dupliquer.

 

4. Amélioration du module Actions
  4.2 Ajouter un lieu de rendez-vous et inviter d'autres managers

 

Heureux seront ceux qui ont pris le temps de synchroniser leur compte BoondManager avec GCalendar car désormais ils pourront, directement depuis le module Action, créer un rendez-vous en y invitant d’autres managers !

 

En effet, vous pouvez désormais spécifier un lieu de rendez-vous et choisir parmi une liste de comptes managers les personnes que vous souhaitez inviter. Alors si vous aviez pour habitude de prévoir vos rendez-vous uniquement sur votre agenda, arrêtez cela tout de suite et goutez à cette nouvelle fonctionnalité qui fera d’une pierre deux coups. Plus besoin de renseigner votre action dans BoondManager puis de créer votre rendez-vous sur votre agenda, vous ne le faîtes qu’à un seul endroit. Ainsi vous gagnerez du temps et votre suivi n’en sera que meilleur !

5. HireAbility : nouvelle ergonomie, possibilité de choisir les champs à ne pas remplir, éviter les doublons ...
  Gagnez en efficacité dans le remplissage du DT de vos Candidats/Ressources

Interface Manager > App HireAbility

HireAbility fait peau neuve. Nous avons modifié l’interface de manière à l’alléger et à la rendre plus compréhensible. Alors, qu’en pensez-vous ?

Vous avez désormais la possibilité, depuis votre interface administrateur, de choisir des champs que vous ne souhaitez pas renseigner. Ainsi, si par exemple vous ne voulez pas polluer votre nuage de mots clés, vous pouvez décochez les « Compétences » de manière à ce qu’il ne le remplisse plus automatiquement.

Interface Administrateur > App HireAbility > Configuration

De même, afin d’éviter de polluer votre interface, l’app HireAbility va encore un peu plus loin en vous détectant les potentiels doublons. Ainsi si par erreur vous entrez deux fois le même CV, il va reconnaître les similarités et vous inscrire ce message lors de l’import. Vous aurez alors la possibilité de le ne pas l’importer en double et ainsi garder une seule fiche cohérente.

 

 

6. Mieux estimer le chiffre d'affaire d'un besoin
  Ajout des CA/investissements additionnels

Interface Manager > Module "Besoins" > fiche besoin > onglet "Positionnement" ou "Produits"

En plus des positionnements de ressources ou de produits que vous pouvez faire sur un besoin, il peut arriver que vous aillez d’autres dépenses qui entrent en jeu dans vos prévisions. Afin de vous permettre de prendre en compte un maximum de paramètres dans vos simulations, nous avons développé la possibilité d’ajouter des CA / investissements additionnels.

 

 

7. Contacter plus facilement vos candidats
  Ajout d'un bouton WEmailing sur Candidates+

Interface Manager > App Candidates

Vous avez besoin d’envoyer un même mail à un groupe de Candidats ? Pas de panique, Candidates+ est là pour vous aider !

Désormais vous pouvez, depuis l’app Candidates+, réaliser un envoi de mail de masse. Nous avons intégré l’app WEmailing dans l’app Candidates+ afin de simplifier la communication avec vos candidats.

 

Vous pouvez donc configurer des modèles de Push / Message depuis votre application WEmailing et les utiliser lors de vos envois de masse.

Encore quelques clics économisés par l’équipe BoondManager !

8. Ajout des indicateurs de durée des temps consommés par catégorie
  Module Rapport d'activité

Toujours plus d’indicateurs ! Maintenant, si vous suivez le chemin suivant :

Interface Manager > Module "Rapport d'activité" > onglet "Reporting"

puis que vous sélectionnez le type "Temps & Frais", vous verrez qu’en cliquant sur la Configuration de ce module, vous pourrez sélectionner de nouveaux indicateurs :

  • Durée des temps consommés – Production
  • Durée des temps consommés – Absence
  • Durée des temps consommés – Interne
  • Durée des temps consommés – Exceptionnelle – Plage Horaire
  • Durée des temps consommés – Exceptionnelle – Plage Calendaire

Si vous décidez de les afficher vous pourrez alors voir les indicateurs suivants :

  

9. Simplifier la facturation et sa vérification
  9.1 Module CRM - Onglet Facturation sur les fiches contact/société

Que diriez-vous de pouvoir, directement depuis la fiche Société CRM, avoir un visuel sur l’état des factures et commandes qui lui sont associées ? Et bien c’est dorénavant possible !

Pour cela, suivez le chemin suivant :

Interface Manager > Module "CRM" > fiche société (ou contact) > onglet "Facturation"

Vous verrez alors apparaître un tableau listant toutes les factures associées à cette société.

Vous pourrez également afficher les commandes associées à cette société. Pour cela, il vous suffit de changer la selectbox en choisissant Commandes, la page se rafraîchira automatiquement et vous pourrez alors voir la liste désirée.

Et si vous souhaitez effectuer des modifications en masse sur ces factures/commandes, vous pouvez Rechercher afin d'être redirigé vers la vue filtrée adéquate du module Facturation.

 

Fini le temps où vous deviez sans cesse faire des recherches / copier-coller pour avoir un visuel sur les factures/commandes par client !

Alors, heureux ?

 

9. Simplifier la facturation et sa vérification
  9.2 Module Facturation - Extraction du détail des factures

Interface Manager > Module "Facturation" > Type "Factures"

Il arrive que vous ayez besoin d’extraire vos factures de manière détaillée mais également de manière synthétique ? Pas besoin de le faire manuellement, BoondManager le fera pour vous désormais.

Quelle est la différence entre une extraction détaillée et une extraction non-détaillée ?

  • Détaillée : Pour chaque facture on extrait une ligne par Item (ex : pour une facture de type échéancier, on récupérera une ligne par échéance)
  • Non détaillée : On récupère seulement une ligne par facture (on ne récupérera pas le détail des items).

Comment réaliser l’extraction détaillée ou non-détaillée ?

On ouvre le module Facturation, on sélectionne les factures que l’on souhaite extraire puis on clique sur l’icône Extraire. Une pop-up s’affiche et vous demande de choisir le type et le format d’extraction que vous souhaitez réaliser.

À vous de jouer ! 

  

9. Simplifier la facturation et sa vérification
  9.3 Modules Besoins & Positionnements - Les masques désormais disponibles pour vos références de devis

Vous appréciez déjà les masques paramétrables pour vos factures ? Nous avons décidé de vous donner la possibilité de faire de même pour vos devis. 

Que vous génériez un devis depuis le module Besoins ou Positionnements, vous pouvez choisir quelle forme prendra la référence du devis. Ainsi vous faîtes gagner du temps à vos équipes et vous donnez plus de cohérence à vos données ! 

Ce paramétrage peut-être différent pour chacune de vos agences. 

Interface Administrative > onglet "Agences Juridiques" > fiche agence > onglet "Besoins" > rubrique "Paramétres des devis"

 

10. Extraction non détaillée des temps, frais & absences
  Module Temps, Frais & Absences

Interface Manager > Modules "Temps, Frais & Absences" 

De même ici, il arrive que vous ayez besoin d’extraire le résumé des feuilles de temps ou de frais. Nous avons pensé à vous en permettant désormais d’extraire les feuilles de temps/frais de votre choix sans le détail.

Quelle est la différence entre une extraction détaillée et une extraction non-détaillée , pour une feuille de temps ?

  • Détaillée : Pour chaque feuille de temps, vous récupérez une ligne par jour détaillant le type d’heure ainsi que son nom mais aussi le type de projet.
  • Non détaillée : Pour chaque feuille de temps, vous récupérez une seule ligne résumant le nombre d’heures effectuées par type d’heure pour la ressource concernée

Comment réaliser l’extraction détaillée ou non-détaillée ?

On ouvre le module Temps, Frais & Absences, on sélectionne les feuilles que l’on souhaite extraire puis on clique sur l’icône Extraire. Une pop-up s’affiche et vous demande de choisir le type et le format d’extraction que vous souhaitez réaliser.

PS : Le fonctionnement est le même que pour l’extraction détaillée/non-détaillée du module Facturation

 

11. Plusieurs produits pour un même besoin
  

Interface Manager > Module "Besoins" > onglet "Produits"

Interface Manager > Module "Projets" > onglet "Prestation" 

Jusqu’ici il vous était seulement possible de corréler (ou positionner) un unique produit par besoin/projet et cela pouvait vous forcer à créer plusieurs besoins/projets pour retracer la réalité. Nous avons donc modifié les modules Besoins et Projets de manière à vous permettre de gérer plusieurs produits (corrélés ou non) pour un seul besoin / projet.

Comme le montre l’impression d’écran ci-dessus, vous pourrez gérer les produits exactement de la même manière que vous gériez les prestations au sein d’un besoin / projet de type Régie / AT.

D’ailleurs, ne soyez pas déboussolés, dans le module Projets, l’onglet dans lequel vous pourrez renseigner les produits s’intitule « Prestations ».

  

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