L'application SEPA a pour but de vous aider à générer vos fichiers SEPA pour réaliser vos virements (Salaires/Avantages/Frais, Achats/Paiements et Avoirs) et vos éventuels prélèvements de clients.

Sommaire

1 - Installer l'application SEPA

2 - Configurer l'application SEPA

3 - Autoriser un manager à utiliser l'application SEPA

4 - Générer un fichier SEPA pour régler les salaires/avantages/frais de vos employés 

5 - Générer un fichier SEPA pour payer par virement les factures de vos fournisseurs/sous-traitants (vos achats/paiements)

6 - Générer un fichier SEPA pour prélever vos clients (avec un mandat SEPA)

7 - Générer un fichier SEPA pour rembourser vos clients selon les avoirs que vous avez réalisés

 

1 - Installer l'application SEPA (Interface AdministrateurMarketplace > SEPA > cliquer sur Installer) 

2 - Configurer l'application SEPA (Interface AdministrateurMes appsSEPA > cliquer sur Configurer) 

Avant d'enregistrer, veillez à configurer correctement les champs suivants : 

  • 1 - Mode de règlement de vos virements SEPA : Choisissez parmi la liste des modes de règlements disponibles. Cette liste est configurable en suivant le chemin : Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Globales > rubrique Facturation/Règlement > sous-rubrique Mode de règlement
  • 2 - Etat dans lequel doit être basculé un avoir après génération d'un fichier SEPA
  • - Etat dans lequel doit être basculé un paiement après génération d'un fichier SEPA
  • 4 - Si coché, les notes de frais seront passées à l'état "Payé"après génération d'un fichier SEPA
  • 5 - Date de paiement des salaires : Sera utilisée dans le fichier SEPA généré
  • 6Mode de règlement de vos prélèvements SEPA : Choisissez parmi la liste des modes de règlements disponibles. Cette liste est configurable en suivant le chemin : Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Globales > rubrique Facturation/Règlement > sous-rubrique Mode de règlement
  • 7 - Etat dans lequel une facture doit être basculée après génération d'un fichier SEPA
  • 8 -  Identifiants créancier SEPA (ICS) : Configurez les ICS de chacune vos agences, ils seront nécessaires à la génération de vos futurs fichiers SEPA

3 - Autoriser un Manager à utiliser l'application SEPA (Interface Administrateur > onglet Managers > fiche compte manager > rubrique Apps) 

Pour cela, il vous faut cocher la case en face de l'app 

 

4 - Générer un fichier SEPA pour régler les salaires/avantages/frais de vos employés

       4.a - Renseigner les coordonnées bancaires de vos employés (Interface Manager > fiche ressource > onglet Administratif > cliquer sur le contrat en cours )

Choisissez (1) dans un premier temps les coordonnées bancaires de votre agence à utiliser pour verser les salaires puis renseignez alors les coordonnées bancaires de votre ressource (2) avant d'Enregistrer (3).

       4.b - Générer le fichier SEPA (Interface Manager > Mes Apps > onglet Salaires/Avantages/Frais)

  • 1 - Utiliser les filtres pour afficher les ressources souhaitées et choisissez la période pour laquelle vous souhaitez verser les salaires/avantages/frais.
  • 2 - Rechercher 
    • Si vous n'arrivez pas à afficher certaines ressources, vérifiez que chacune des ressources manquante possède bien un contrat incluant la période choisie. Si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
  • 3 - Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées
    • Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées, en cliquant sur l'icône vous pourrez directement accéder à la configuration des coordonnées sur la fiche contrat. Référez-vous au 4.a pour bien paramétrer ces détails.
  • Deux choix s'offrent à vous pour renseigner les montants à verser (Salaire NetFrais NetAvantages Net)
    • 4.a - Les renseigner manuellement
    • 4.b - Utiliser un fichier d'import : Pour cela, lisez attentivement les instructions à suivre après avoir cliqué sur l'icône d'import.
  • 5 - Cliquer sur l'icône SEPA puis confirmer 

 

5 - Générer un fichier SEPA pour payer par virement les factures de vos fournisseurs/sous-traitants (vos achats/paiements)

     5.a - Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM fournisseurs (Interface Manager > Module CRM > fiche société > onglet Informations > Apps > Debit/Transfer Settings)

Ici vous pouvez renseigner les coordonnées bancaires de la société CRM à qui vous allez directement virer le montant de vos achats. Si vous virez sur différents comptes, vous pouvez ajouter plusieurs lignes en cliquant sur le +.

       5.b - Paramétrer vos achats pour les virements (Interface Manager > Module Achats > fiche achat > onglet Informations )

Pour paramétrer correctement votre achat, suivez les étapes suivantes : 

  • 1 - Se rendre sur l'onglet Informations
  • 2 - Sélectionner Virement dans le champ Mode de règlement
  • 3 - Enregistrer 
  • 4 - Cliquer sur Apps puis sur Debit/Transfer Settings

  • 5 - Choisir les coordonnées bancaire (de la société CRM et de votre agence juridique) qui seront utilisées pour le virement
  • 6 - Enregistrer

       5.c - Générer le fichier SEPA (Interface Manager > Mes Apps > SEPA > onglet Paiements )

  • 1 - Utiliser les filtres pour afficher les paiements souhaitées
  • 2 - Rechercher 
    • Si vous n'arrivez pas à afficher certains paiements, vérifiez sur chacune des fiches achat concernées que le Mode de règlement est bien Virement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
  • 3 - Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées
    • Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées, en cliquant sur l'icône vous pourrez directement accéder à la configuration des coordonnées sur la fiche achat. N'hésitez pas à reprendre le processus complet depuis le 6.a si vous n'arrivez pas à finaliser ce paramétrage.
  • 4 - Cliquer sur l'icône SEPA
  • Cliquer sur Oui après affichage de la pop-up "Désirez-vous générer le fichier SEPA"

Vous verrez alors que les paiements pour lesquels les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur (cf 2 - Configurer l'application SEPA)

 

6 - Générer un fichier SEPA pour prélever vos clients (avec un mandat SEPA)

       6.a - Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM à prélever (Interface Manager > Module CRM > fiche société > onglet Informations > Apps > Debit/Transfer Settings)

Se référer au 5.a - Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM fournisseurs en sachant qu'ici on renseignera les coordonnées bancaires sur lesquelles on souhaite pouvoir effectuer des prélèvements (du montant des factures). 

       6.b - Paramétrer vos commandes pour les prélèvements (Interface Manager > Module Facturation > fiche commande > onglet Informations )

Pour paramétrer correctement votre commande, suivez les étapes suivantes : 

  • 1 - Se rendre sur l'onglet Informations
  • 2 - Sélectionner Prélèvement dans le champ Mode de règlement
  • 3 - Enregistrer 
  • 4 - Cliquer sur Apps puis sur Debit/Transfer Settings

  • 5 - Choisir les coordonnées bancaire (de la société CRM et de votre agence juridique) qui seront utilisées pour le prélèvement
  • 6 - Renseigner la Référence Unique de Mandat de prélèvement
  • 7 - Choisir le type de séquence (FIRST, RECURRENT, ONE-OFF)
  • 8 - Renseigner la Date de signature de ce mandat
  • 9 - Enregistrer

N.B. : Désormais, les nouvelles factures qui seront générées à partir de cette fiche commande auront pour Mode de règlement la valeur Prélèvement. En revanche, si vous souhaitez pouvoir utiliser l'app SEPA pour des factures ayant déjà été créée, il vous faut aller modifier manuellement chacune de ces factures pour inscrire Prélèvement dans le champ Mode de règlement

       6.c - Générer le fichier SEPA (Interface Manager > Mes Apps > SEPA > onglet Factures )

  • 1 - Utiliser les filtres pour afficher les factures souhaitées
  • 2 - Rechercher 
    • Si vous n'arrivez pas à afficher certaines factures, vérifiez que la commande à l'origine de celles-ci a bien comme Mode de règlement l'option Prélèvement. Si oui alors rendez-vous sur les fiches factures en question puis de même vérifiez que le Mode de règlement est bien Prélèvement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
  • 3 - Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées
    • Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées, en cliquant sur l'icône vous pourrez directement accéder à la configuration des coordonnées sur la fiche commande. N'hésitez pas à reprendre le processus complet depuis le 4.a si vous n'arrivez pas à finaliser ce paramétrage.
  • 4 - Cliquer sur l'icône SEPA

  • 5 - Si vous souhaitez basculer les prélèvements FIRST en RECURRENT alors cochez cette case
  • 6 - Cliquez sur Oui pour générer le fichier SEPA

Vous verrez alors que les factures pour lesquelles les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur (cf 2 - Configurer l'application SEPA)

 

7 - Générer un fichier SEPA pour rembourser vos clients selon les avoirs que vous avez réalisés

       7.a - Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM (Interface Manager > Module CRM > fiche société > onglet Informations > Apps > Debit/Transfer Settings)

Se référer au 5.a - Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM fournisseurs

       7.b - Paramétrer vos commandes pour les virements (Interface Manager > Module Facturation > fiche commande > onglet Informations )

Se référer au 6.b - Paramétrer vos commandes pour les prélèvements en sachant qu'ici on renseignera les coordonnées bancaires sur lesquelles on souhaite pouvoir effectuer des virements (du montant des avoirs). 

       7.c - Paramétrer vos avoirs pour les virements (Interface Manager > Module Facturation > fiche facture d'avoir > onglet Informations > rubrique Informations complémentaires )

  • Vérifier que le Mode de règlement est bien Virement
  • Enregistrer

       7.d - Générer le fichier SEPA (Interface Manager > Mes Apps > SEPA > onglet Avoirs )

  • 1 - Utiliser les filtres pour afficher les factures souhaitées
  • 2 - Rechercher 
    • Si vous n'arrivez pas à afficher certains avoirs, vérifiez sur chacune des fiches facture d'avoir manquante que le Mode de règlement est bien Virement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.
  • 3 - Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées
    • Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées, en cliquant sur l'icône vous pourrez directement accéder à la configuration des coordonnées sur la fiche commande. N'hésitez pas à reprendre le processus complet depuis le 5.a si vous n'arrivez pas à finaliser ce paramétrage.
  • 4 - Cliquer sur l'icône SEPA
  • Cliquer sur Oui après affichage de la pop-up "Désirez-vous générer le fichier SEPA"

Vous verrez alors que les avoirs pour lesquels les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur (cf 2 - Configurer l'application SEPA)

 

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