Comment gérer l'activité exceptionnelle de ses collaborateurs

Si votre activité vous amène à gérer de l'activité exceptionnelle, vous avez certainement dû vous poser la question : "Mais comment vais-je gérer cela dans BoondManager ?". Nous avons pensé à vous et voici un tuto simple qui vous expliquera comment gérer cela au mieux, selon vos besoins et votre activité. 

 

 

Sommaire

1 - Définir des types d'activité exceptionnelle

2 - Créer les types d'item de factures

3 - Autoriser une ressource à saisir de l'activité exceptionnelle

4 - Saisir de l'activité exceptionnelle 

5 - Facturer l'activité exceptionnelle à votre client

6 - Aller plus loin !

 

 

1 - Définir des types d'activité exceptionnelle 

Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > Colonne de gauche, rubrique Temps > sous-rubrique Types d'unité d'oeuvre) 

Dans ce tableau, vous définissez les types d'unité d'oeuvre que les collaborateurs de cette agence pourront utiliser lorsqu'ils déclareront leurs temps. Ici, nous ne nous intéresserons qu'à l'Activité Exceptionnelle, si vous avez des questions concernant les autres types d'unité d'oeuvre, veuillez contacter votre interlocuteur BoondManager.

N.B. : Ne supprimez jamais un type d'unité d'oeuvre, cela pourrait vous faire perdre toute la données existante liée à celui-ci. Si vous souhaitez ne plus utiliser un type d'unité d'oeuvre, pensez plutôt à Archiver. 
Dans le doute, prenez contact avec le support BoondManager.


Pour pouvoir déclarer de l'Activité Exceptionnelle, vous devez donc ajouter les types d'AE que vous souhaitez tracer dans l'outil. Il existe deux types d'AE : 

  • l'Activité Exceptionnelle - Plage Horaire : se compte en heure 
    (ex : Heures Supplémentaires, Interventions)
  • l'Activité Exceptionnelle - Plage Calendaire : se compte en jour 
    (ex: Astreintes)

 

Si vous ne différenciez pas plusieurs types d'Heures Supplémentaires (heures supp. semaine entre 6h et 22h, heures supp. weekend, ...) ou d'Astreinte (Astreinte semaine, Astreinte weekend) alors ne complexifiez pas la saisie pour vos utilisateurs et renseignez uniquement un type "Heure Supplémentaire" et un type "Astreinte".

En revanche, si vous facturez différemment les heures supplémentaires en semaine de celle du Dimanche, Jours Fériés, etc... vous gagnerez du temps à renseigner plusieurs types d'AE comme ci-dessous :

N'oubliez pas d'enregistrer votre saisie et de reproduire celle-ci sur les autres agences juridiques concernées.

 

2 - Créer les types d'item de facture 

Si vous souhaitez faire de l'analytique pour vos factures, alors cette partie est faite pour vous. Si vous ne la suivez pas, cela ne bloquera en rien la possibilité de facturer par la suite ! 

Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Facturation > Rubrique Types d'item de facture) 

 

Ajoutez un item de facture "Exceptionnelle" et liez-le aux différentes catégories d'unités d'oeuvre correspondantes. N'oubliez pas d'enregistrer puis de faire la même chose sur les autres agences.
Mais ne copiez pas cet onglet sur les autres agences, vous risquerez d'effacer vos différents masques de factures et conditions de règlement ! 

 

3 - Autoriser une ressource à saisir de l'activité exceptionnelle 

Interface Administrateur > module Ressources > fiche ressource > Configuration) 

Ce n'est pas parce que vous avez défini des types d'Activité Exceptionnelle que toutes vos ressources peuvent déclarer des heures supplémentaires ou autre ! Cela deviendrait rapidement ingérable si c'était le cas. 

Pour qu'une ressource puisse déclarer de l'activité exceptionnelle, il vous que vous l'y ayez autorisée en vous rendant sur sa fiche ressource puis dans les configuration de celle-ci :

Dans l'onglet Intranet rubrique Module des Temps, Frais & Absences, vous verrez un champ Autoriser la saisie de l'activité exceptionnelle

Vous pouvez alors choisir parmi les options suivantes : 

  • Non : la ressource ne peut pas saisir d'activité exceptionnelle
  • Oui avec récupération : la ressource peut saisir de l'activité exceptionnelle ET faire savoir si elle souhaite récupérer*
  • Oui sans récupération : la ressource peut saisir de l'activité exceptionnelle mais ne peut pas demander à récupérer*

* Le fait de demander récupération n'engendre aucun processus, cela vous permettra juste de savoir que cette ressource souhaite récupérer (quoi ? à vous de le déterminer. Si vous n'en avez aucune idée alors choisissez Oui sans récupération :) )

N'oubliez pas d'enregistrer une fois que vous avez réalisé le changement !

 

 

4 - Saisir de l'activité exceptionnelle 

Votre ressource, désormais autorisée à pointer sur de l'activité exceptionnelle, va renseigner, depuis son intranet, sa production sur sa ou ses mission.s en Activité Normale et Exceptionnelle avant de soumettre sa Feuille de Temps à son manager. 

En tant que manager, vous pouvez également renseigner, à la place de votre consultant, son activité exceptionnelle sur le mois choisi -> module Ressources > fiche ressource > onglet Temps
Ou bien pour déclarer votre propre activité exceptionnelle, rendez-vous sur Ma Fiche puis sur l'onglet Temps et cliquez sur la feuille de temps du mois concerné.

 

Le fonctionnement est très proche que celui de la saisie d'activité normale sauf qu'il se déroule dans le tableau Activité Exceptionnelle.

N.B. : Si vous ne voyez pas le tableau Activité Exceptionnelle, réalisez de nouveau l'étape 3, car cela signifie que la ressource en question n'est pas autorisée à saisir de l'activité exceptionnelle.

Dans ce tableau, vous n'avez plus qu'à :

  • Ajouter une ligne en cliquant sur +
  • Choisir le type d'AE (en prenant soin de choisir le bon type d'AE s'il y a plusieurs variantes définies)
  • Renseigner une description
  • Si l'AE est de type "Plage Calendaire"  alors vous devez choisir le jour de début et le jour de fin
  • Si l'AE est de type "Plage Horaire"  alors vous devez choisir le jour puis l'heure de début et l'heure de fin

Répétez cette étape autant de fois que nécessaire puis enregistrez !

Vous verrez alors (en bas de page) les totaux triés par Plage (Horaire & Calendaire).

 

 

5 - Facturer l'activité exceptionnelle à votre client

Si vous facturez de la régie de manière Mensuelle alors, lorsque vous générez votre facture du mois, si de l'activité exceptionnelle a été déclarée, vous pouvez voir des lignes se créer de la manière suivante : 

Dans le tableau Détails vous pouvez voir le détail de l'activité déclarée par votre ressource et par conséquent le détail par type d'activité exceptionnelle - d'où l'intérêt de déclarer plusieurs types d'activité exceptionnelle si votre facturation diffère en fonction de certains paramètres (heures, jours...).

Vous n'avez donc plus qu'à utiliser les informations du tableau Détail pour renseigner les valeurs des colonnes Tarif HT et Quantité. N'hésitez pas à modifier la description de l'item si nécessaire. 

 

 

6 - Aller plus loin 

Dans le cas où votre activité vous amène à gérer beaucoup d'activités exceptionnelles, il peut alors être intéressant d'automatiser le calcul de la facturation de celle-ci. De plus, si vous souhaitez automatiser le versement d'avantages à vos ressources en fonction de l'Activité Exceptionnelle effectuée alors l'application WExceptionnalActivity est faite pour vous ! 

Si vous souhaitez franchir le pas, rendez-vous sur la documentation de l'application afin de découvrir ses fonctionnalités et de l'installer !

 

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