1. A ne manquer pour rien au monde !
  1.1 Introduction des Pôles

BoondManager vous permet d'aller encore plus loin dans la gestions des droits !

Vous aviez déjà la possibilité de scinder les données par Agences juridiques afin de donner plus d'indépendances à vos différentes Agences. Ensuite nous avions créé les Business Units vous permettant de créer des groupes de managers pouvant partager leurs données entre eux. Aujourd'hui nous introduisons un degré de paramétrage supplémentaire : Les pôles !

Avec les pôles, nous vous permettons de gérer les différents "départements" de votre société et d'associer des fiches à ces départements pour que ses membres puissent tous y accéder sans avoir à modifier leurs droits.

Imaginons par exemple que vous ayez un département Mécanique dans votre société. Certains de vos managers gèrent des fiches CRM, projets, ressources,(...) liées à la Mécanique mais ils gèrent également des fiches liées à d'autres départements. Si vous souhaitiez gérer cela avec des Business Units, vous étiez obligés de partager l'ensemble des fiches CRM, projets, ressources de ces managers si vous souhaitiez qu'ils puissent accéder chacun à leurs fiches respectives du département Mécanique. Désormais, avec les pôles, il vous suffit d'associer toutes vos fiches adéquates au pôle Mécanique. Ensuite, dans les configurations de vos managers, vous n'aurez qu'à leur associer le pôle Mécanique et ils auront directement accès à ces fiches sans pour autant avoir accès aux autres fiches des managers appartenant à ce pôle, et ce même s'ils sont dans des agences juridiques distinctes !

Les Pôles vous permettent également d'affiner l'analyse de votre activité !

Désormais, vous pouvez affiner votre périmètre en filtrant par rapport à un pôle. Ainsi, il vous sera possible d'afficher dans chaque module uniquement les fiches d'un (ou plusieurs) pôle(s) et de même pour les rapports d'activité

Pour cela, suivez les étapes suivantes : 

1 - Créer vos pôles (Interface Administrateur > onglet Pôles)

2 - Attribuer un (des) pôle(s) à vos managers (Interface Administrateur > onglet Managers > fiche Manager)

IMPORTANT : Si vous souhaitez que ce manager puisse affecter un pôle aux fiches auxquelles il a accès, vous devez lui activer la "Lecture de tous les pôles du groupe" pour l'affectation ! Pour cela suivez le screenshot ci-dessous : 

3 - Associer une fiche à un pôle (Interface Manager > fiche Candidat, Ressource, CRM (société ou contact), Besoin, Projet ou Commande > onglet Informations)

 

4 - Filtrer / Analyser par pôle (Interface Manager > Module Candidats, Ressources, CRM (société ou contact), Besoins, Projets, Facturation ou Rapports d'activité)

 

1. A ne manquer pour rien au monde !
  1.2 Application BoondShare - Partagez vos Besoins/Ressources avec votre réseau et même avec la communauté BoondManager

Nous sommes très heureux de vous présenter cette nouvelle application qui étend encore les fonctionnalité de BoondManager. BoondShare a pour objectif de vous aider dans votre recherche de perles rares (pour vos besoins) ou afin de vous éviter au maximum l'intercontrat

Pour consulter sa documentation, cliquez-ici !   

 

1. A ne manquer pour rien au monde !
  1.3 Application Corporama - Facilitez votre prospection !

Encore une app qui vous permettra d'en savoir plus sur vos prospects/clients. Notre partenaire Corporama propose des services innovants d’aide à la prospection, accessibles en ligne, permettant aux commerciaux et aux services marketing de mieux exploiter la valeur des données BtoB pour développer leur business. Cette application vous permet d'accéder directement aux informations de Corporama depuis votre interface BoondManager

Pour consulter sa documentation, cliquez-ici !    

 

1. A ne manquer pour rien au monde !
  1.4 Application Microsoft - Lier votre calendrier ainsi que vos mails à BoondManager

Pour ceux qui utilisent Google Mail et Calendar, cette nouveauté pourra vous donner une impression de déjà vu mais cela faisait un certain temps que nous travaillions à développer le même partenariat avec Microsoft et nous y sommes enfin parvenus ! 

Désormais, tout comme il est possible de le faire avec Gmail et GCalendar, vous pouvez : 

  • Depuis votre boîte mail (interface web d'Outlook), ajouter certains emails en tant qu'actions (du type de votre choix) reliées directement à la fiche ayant cette adresse email dans ses champs. 
  • Depuis une fiche action sur BoondManager, créer un évènement qui ira s'inscrire sur votre agenda. Vous pouvez gérer le titre, la description, la durée mais aussi les invitations à cet évènement depuis BM !
  • Depuis votre agenda, vous pouvez désormais ajouter une action dans BoondManager reprenant les informations d'un de vos évènements.

 

Pour en en profiter et en faire profiter vos équipes, jetez un oeil à la documentation en cliquant ici !

 

1. A ne manquer pour rien au monde !
  1.5 Application Broadbean- Gérer vos annonces/candidatures sur des plateformes de recrutement depuis BoondManager

Cette app, issue d'un partenariat avec la société Broadbean vous permettra de réaliser du multiposting d'offres d'emploi et d'en gérer les candidatures depuis votre interface BoondManager.

Pour en en profiter et en faire profiter vos équipes, jetez un oeil à la documentation en cliquant ici !

 

1. A ne manquer pour rien au monde !
  1.6 Intégration de Trustelem- Débarassez-vous des mots de passes tout en gagnant en sécurité, c'est possible !

Nous avons le plaisir de vous informer de notre partenariat avec Trustelem, la solution française d'authentification unique (SSO, Single Sign-On) et d'authentification forte.

Grâce à cette intégration, les utilisateurs de BoondManager n'ont plus besoin de saisir leur mot de passe lorsqu'ils accèdent à leur outil préféré depuis un poste de travail interne. Ils sont automatiquement authentifiés sur la base de leur session Windows. Des méthodes d'authentification forte sont également disponibles pour sécuriser les accès dans les cas qui le nécessitent, par exemple depuis un poste de travail externe:

  • SMS envoyé sur le téléphone mobile de l'utilisateur
  • Application mobile de génération de code à usage unique telle que Google Authenticator
  • Application mobile inWebo Authenticator, recevant une notification Push, certifiée ANSSI/CSPN
  • Clé USB de sécurité Keydo de NEOWAVE dont le composant cryptographique est certifié CC-EAL5+ (ou toute autre clé conforme au standard FIDO U2F)

Au-delà de l'authentification silencieuse et de l'authentification forte, cette intégration garantit que seules les personnes dûement autorisées par l'entreprise peuvent accéder à BoondManager. En effet, Trustelem interroge l'annuaire d'entreprise Active Directory à chaque demande de connexion. La suppression des habilitations des anciens collaborateurs est automatique et centralisée.

Avec Trustelem, vous pouvez dire donc adieu à vos mots de passe sans pour autant réduire la sécurité qui leur était rattachée, vous allez même la renforcer ! Et cela ne se limite pas qu'à BoondManager, Trustelem vous renforce votre sécurité dans l'accès à Office 365, Google Apps, Dropbox, Box et beaucoup d'autres. Nous vous invitons vivement à consulter leur site web pour en savoir plus !

 

2. Nouveau fonctionnement autours des apps
  2.1 Configuration des applications  - Désormais gérée par les créateurs des Apps

Avis aux administrateurs, le menu Configuration des Apps & Frames qui était visible dans l'interface Administrateur disparaît. Désormais ces configurations seront faites par les créateurs de l'application et vous n'aurez plus à configurer cela vous même !

Si vous êtes développeurs et que vous avez créé des apps alors cliquez-ici afin de pouvoir adapter vos/votre application(s) aux changements effectués ! 

2. Nouveau fonctionnement autours des apps
  2.2 Nouvel emplacement pour l'utilisation d'apps depuis une fiche/liste

Il pouvait paraître étrange d'aller chercher en bas de la page vos applications (ex: HireAbility, ResourcePlanner, ...), c'est pour cette raison qu'à partir de maintenant toutes les applications étant accessibles depuis une fiche/liste le seront à partir du même endroit. 

1 - À partir d'une fiche (Interface Manager > Modules Candidats/Ressources/CRM/Besoins/Positionnements/Achats)

Il vous suffit de regarder à gauche du bouton enregistrer et vous découvrirez un nouveau bouton Apps qui, une fois cliqué, affichera la liste des apps disponibles depuis l'onglet de cette fiche.

2 - À partir d'une liste (Interface Manager > Modules Candidats/CRM)

De la même manière, la liste des apps disponibles depuis cette liste se trouve à gauche du menu "Modification de masse" (juste en dessous des filtres)

 

3. Simplifiez votre interface en archivant des anciennes coordonnées de facturation et anciennes agences juridiques
 

Vous ne souhaitez plus voir apparaître dans le filtre périmètre une agence juridique qui n'est plus d'actualité ? Certains de vos clients ont changé de coordonnées de facturation et vous en avez assez de voir les anciennes coordonnées polluer votre interface ?

 

Nous avons ajouté la possibilité d'archiver ces données pour qu'elles ne perturbent plus à l'avenir.

1 - Archiver une agence juridique (Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > Fiche agence juridique > onglet Informations > rubrique Configuration globale )

 En vous référant au screenshot ci-dessus, cochez la checkbox puis enregistrez afin d'archiver l'agence juridique. 

 

Une fois que ce sera fait, depuis l'onglet Agences Juridiques, vous pourrez distinguer parmi votre liste d'agences celles qui sont archivées () de celles qui ne le sont pas(). 

 

2 - Archiver des coordonnées de facturation sur une fiche CRM (Interface Manager > Module CRM > fiche CRM > onglet Informations > rubrique Coordonnées Facturation )

En se référant au screenshot, vous pouvez cocher la checkbox appropriée puis n'oubliez pas d'enregistrer afin que cette modification soit prise en compte !

Vous pouvez alors voir que l'ancienne adresse de facturation n'apparaît plus et allège votre interface. Toutefois, si vous souhaitez consulter les adresses de facturation archivées, vous en avez la possibilité en cliquant sur le lien Voir les coordonnées archivées

N.B. : Il est important de comprendre également que le fait d'archiver des coordonnées de facturation ne modifiera pas les commandes/factures pour lesquelles ces coordonnées étaient utilisées (contrairement à la suppression). C'est donc la bonne démarche à adopter lorsqu'un de vos clients vous communique de nouvelles coordonnées de facturation !

 

4. Du nouveau dans les modules Facturation & Achats
  4.1 Nouveau modèle de coordonnées bancaires

Suite au changement de normes quant au format des coordonnées bancaires, nous avons été obligés de revoir ce point dans le paramétrage de l'application. 

Pour pouvoir modifier vos coordonnées bancaire, on vous rappelle le chemin à suivre : Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Facturation > rubrique Coordonnées bancaires

Vous pourrez donc constater que ce qui le traditionnel Domiciliation - Code banque - Code guichet - N° de compte - Clef RIB - IBAN - BIC a laissé sa place à Compte - IBAN - BIC

Pas de panique pour ceux qui avaient déjà configuré leurs coordonnées bancaires, elles n'ont pas été supprimées, vous retrouverez dans le champ Compte les anciens champs Domiciliation, Code banque, Code guichet, N° de compte & Clef RIB séparés d'un tiré " - ".

 

4. Du nouveau dans les modules Facturation & Achats
  4.2 Gestion du mode de règlement pour vos commandes/factures & achats/paiements

Vous pouvez dès aujourd'hui renseigner le mode de règlement sur chacune de vos commandes/factures et chacun de vos achats/paiements. 

1 - Configurer la liste des modes de règlement (Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Globales > rubrique Facturation/Règlement > sous-rubrique Mode de règlement)

Par défaut, la liste des modes de règlement proposée est la suivante (cf screenshot ci-dessous) mais libre à vous d'en ajouter.

 

2 - Associer un mode de règlement à une fiche commande/facture/achat/paiement (Interface Manager > Module Facturation ou Achats > fiche commande ou facture ou achat ou paiement > onglet Informations)

Quelle que soit la fiche (commande, facture, achat ou paiement), ce champ se trouve dans la rubrique Informations complémentaires. Vous n'avez qu'à le modifier puis à Enregistrer !

 

4. Du nouveau dans les modules Facturation & Achats
  4.3 Possibilité de saisir le montant de la TVA pour les paiements/achats

Nous avions rendu possible de saisir manuellement le montant de la TVA pour les factures et désormais nous l'avons également ouvert au module Achats. 

Pour cela suivez le guide : 

  • Depuis une fiche achat > onglet Informations > rubrique Informations complémentaires 
  • Depuis une fiche paiement > rubrique Informations complémentaires

Puis cliquez sur l'icône comme expliqué sur le screenshot ci-dessous

Vous aurez alors la possibilité de renseigner un montant HT et un montant TTC

 

4. Du nouveau dans les modules Facturation & Achats
  4.4 Paramétrer la date des factures

Toujours dans le but de vous donner plus de liberté, nous avons rendu possible la modification du champ Date de la facture à tous les managers bénéficiant de la clé de paramétrage appropriée. 

 

1 - Autoriser un manager à modifier le champ Date de la facture sur les fiches factures (Interface Administrateur > onglet Managers > fiche compte manager > rubrique Modules & Clefs de paramétrage > ligne Facturation )

N'oubliez pas d'enregistrer pour que vos modifications soient prises en compte. 

Vous avez donc autorisé ce manager à modifier le champ Date de la facture sur toutes les fiches factures auxquelles il a accès !

 

5. Améliorations diverses
  5.1 Possibilité de saisir 5 types d'actions supplémentaires pour les modules Candidats/Ressources/CRM 

Pour ceux qui se sentaient limités par les 10 types d'actions disponibles pour les modules Candidats/Ressources/CRM, nous avons pris la décision d'ouvrir ce nombre à 15. 

Alors profitez-en mais n'oubliez pas que plus vous avez de types d'action différents, plus vous alourdissez l'interface et rendez complexe le travail de vos managers.

Pour configurer cela, demandez à votre administrateur de suivre le chemin suivant :

Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Actions/Etats > rubrique Actions 

IMPORTANT : Ne modifiez pas les actions déjà définis auparavant (Actions<9) si vous n'avez pas déjà réalisé cette opération. Vous risquez de perdre les données existante. Si vous souhaitez le faire, pensez à contacter le support au préalable pour être sûr de ne pas regretter votre geste !

Le screenshot ci-dessus présente uniquement les actions pour le module Candidats, vous pouvez faire de même avec les modules Ressoures et CRM.

 

5. Améliorations diverses
  5.2 Possibilité de saisir 5 types d'états supplémentaires pour les modules Candidats/Besoins

Idem ici, pour ceux qui se sentaient limités par le nombre d'états disponible pour les modules Candidats et Besoins, vous allez être servis ! Nous avons ajouté 5 champs états supplémentaires pour ces modules. 

 

Idem, que pour le 5.1, la configuration se fait ici : 

Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Actions/Etats > rubrique Actions 

IMPORTANT : Ne modifiez pas les états déjà définis auparavant (cf screenshot) si vous n'avez pas déjà réalisé cette opération. Vous risquez de perdre les données existante. Si vous souhaitez le faire, pensez à contacter le support au préalable pour être sûr de ne pas regretter votre geste !

Le screenshot ci-dessus présente uniquement les états pour le module Candidats, vous pouvez faire de même avec le modules Besoin.

 

5. Améliorations diverses
  5.3 Possibilité de ne plus créer automatquement des feuilles de temps ou notes de frais

Par défaut, lorsque vous configuriez la création automatique de documents (feuilles de temps, et notes de frais) pour vos ressources, vous ne pouviez pas choisir de ne créer que l'un ou l'autre (ou les deux). 

Le problème étant que parfois, certaines ressources se retrouvaient avec une liste de notes de frais créées sans même qu'elles aient besoin de déclarer de frais. 

Nous avons pensé à vous et désormais il est possible de choisir quel type de document vous souhaitez créer (pour chaque ressource) de manière automatique. 

Interface Manager > Module Ressources > fiche ressources > Configuration > onglet Intranet

  • 1 - Choisir le(s) document(s) à créer automatiquement et pour lesquels la ressource recevra des alertes
    • Temps uniquement : Seule les feuilles de temps seront automatiquement créées tous les mois
    • Frais uniquement : Seule les notes de frais seront automatiquement créées tous les mois
    • Temps & Frais : Les feuilles de temps et notes de frais seront automatiquement créées tous les mois
    • Non : Aucun document ne sera automatiquement créé chaque mois
  • 2 - Enregistrer

 

 

Ca y est, la lettre de livraison est déjà finie ! Bravo à ceux qui ont eu la patience de la lire jusqu'au bout, nous espérons que ces nouveauté vous apporteront satisfaction et nous vous remercions d'avoir contribué à nombreuses d'entres-elles.

Si vous souhaitez contribuer de votre côté, n'hésitez pas à visiter notre forum Suggestions d'amélioration dans lequel nous puisons nombreuses idées pour chaque nouvelle livraison ! 

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