Notre application Microsoft ainsi que le connecteur Outlook propose un interfaçage avec votre suite Microsoft qui vous permet de :

  • Créer un événement dans votre calendrier Outlook à partir de BoondManager
  • Créer une action dans BoondManager depuis un événement de votre calendrier Outlook
  • Garder vos actions BoondManager et événements Outlook synchronisés
  • Historiser un email dans BoondManager depuis votre boîte de réception Outlook

Pour en en profiter, veuillez suivre les étapes ci-dessous : 

1 - Installer l'application Microsoft sur BoondManager

Interface Administrateur > MarketPlace : 

Pour cette étape, il vous suffit de :

  • Chercher puis ouvrir l'application Microsoft
  • Cliquer sur Installer
2 - Autoriser un manager à les utiliser

Interface Administrateur > Onglet "Managers/Rôles" > Fiche Manager/Rôle concernée :

Pour cela, il vous faut :

  • Cocher la case en face de l'application Microsoft
  • Dans la rubrique "Apps disposant de fonctionnalités avancées", sélectionner Microsoft pour les champs Calendrier
  • Enregistrer !

N.B. : Il ne faut pas configurer Microsoft pour le champ Mail de la rubrique Apps disposant de fonctionnalités avancées car, à ce jour, l'entreprise Microsoft ne gère pas cette fonctionnalité.

3 - Lier son compte Microsoft avec son compte BoondManager

Depuis votre interface BoondManager, suivez les étapes ci-dessous :

  • Suivre le chemin suivant : Interface Manager > Mes Apps > Microsoft
  • Se connecter à son compte Microsoft
  • Accepter les conditions/autorisations demandées par Microsoft
4 - Installer l'application BoondManager sur votre environnement Microsoft (Utilisateurs)

Installer l'application BoondManager sur votre environnement utilisateur Microsoft

Depuis votre interface Microsoft, suivez les étapes ci dessous :  

  • 1 - Se rendre sur votre interface web Outlook.com (Mail)
  • 2 - Créer un nouveau message
  • 3 - Cliquer sur le menu "..." puis Télécharger des compléments


Step1.png

 

Step2.png

  • Cliquer sur OK puis sur Installer
5 - Installer l'application BoondManager sur votre environnement Microsoft (Administrateurs)

Installer l'application BoondManager pour l'ensemble de vos utilisateurs sur l'environnement Microsoft depuis la console Administrateur

Depuis votre interface Microsoft, suivez les étapes ci-dessous :
 

  • 1 - Se rendre sur votre interface Admin

Step__1_.png

  • 2 - Se rendre sur Paramètres / Compléments

Step__2_.png

  • 3 - Cliquer sur le Déployer un complément puis Charger les applications personnalisées

Step__3_.png

  • 4 - Cliquer ensuite sur J'ai une URL pour le fichier Manifeste

Step__4_.png

  • Renseigner l'URL suivante dans le champ approprié : https://app.boondmanager.com/api/microsoft-gadget/manifest
  • Cliquer sur Charger 
  • Ajustez les droits et la méthode de déploiement que vous souhaitez configurer 

Step__5_.png

  • Enfin, cliquez sur Déployer

Step__6_.png


Félicitations ! vous avez maintenant la possibilité d'utiliser les fonctions suivantes :

Créer un événement dans votre calendrier à partir d'une action BoondManager

Scénario d'utilisation : vous souhaitez créer un rappel pour un rendez-vous client, inviter le client à l'événement et synchroniser ce rappel avec votre calendrier Outlook.

Vous créez donc une action rappel sur votre fiche CRM puis suivez les étapes ci-dessous :

  • Cliquez sur Ajouter au calendrier du responsable

ActionVersCalendrier_step1.png

Vous verrez alors que des champs apparaissent, certains étant pré-remplis mais vous pouvez évidemment les modifier ! À vous de changer le titre, le lieu, la date de début et de fin à votre guise. Et si vous le souhaitez, vous pouvez même ajouter/supprimer des invités en tapant leur nom (s'il s'agit de managers ayant un compte BoondManager) ou leur adresse email :

ActionVersCalendrier_step2.png

N'oubliez pas d'enregistrer pour que les modifications soient prises en compte et surtout de manière à lancer la création/mise à jour de l'événement dans votre calendrier.

Vous pouvez désormais rafraîchir votre calendrier Outlook et vous verrez que l'événement a bien été ajouté/mis à jour!

ActionVersCalendrier_step3.png

ActionVersCalendrier_step4.png

Important

Attention, tous les invités verront le détail des commentaires de votre action BoondManager, même une fois l'évènement passé.

Veillez à n'y renseigner que des informations que vous souhaitez rendre visibles car tout nouveau commentaire enregistré dans cette action sera aussi recopié dans les invitations calendrier de tous les invités !

Créer une action depuis un événement Outlook

Créer une action depuis un événement Outlook

Scénario d'utilisation : Vous créez un événement Outlook relatif à un rdv client et souhaitez l'enregistrer également dans sa fiche BoondManager.

Vous créez donc un nouvel événement dans Outlook,  puis suivez les étapes ci-dessous :

  • Remplissez les informations de l'événement, à savoir le titre, les participants éventuels, les dates, les commentaires, etc.
  • Cliquez ensuite sur le menu "..." en haut à droite et choisissez BoondManager.
  • Un encart s'affiche alors à droite de l'événement, et vous pouvez alors indiquer dans quelle fiche BoondManager vous souhaitez enregistrer cet événement.
  • Utilisez le champ de recherche et les filtres pour choisir la bonne fiche CRM puis cliquez sur Ajouter :

AgendaStep1.png

  • NB : Une fois ajouté, l'évènement pourra être mis à jour par le même chemin afin de garder Outlook et BoondManager synchronisés :

AgendaStep3.png

  • Vous pouvez à présent consulter les détails du RDV dans la fiche CRM BoondManager de ce client :

AgendaStep2.pngAgendaStep2.5.png


Ça y est, votre action a bien été créée dans l'interface BoondManager ! :-)

Créer une action depuis un email Outlook

Créer une action depuis votre email

Scénario d'utilisation : Vous recevez un email sur Outlook d'un client et souhaitez l'enregistrer dans sa fiche BoondManager.

Vous ouvrez donc cet email dans Outlook,  puis suivez les étapes ci-dessous :

  • Cliquez sur le menu "..." en haut à droite de l'email
  • Choisissez BoondManager
  • Un encart s'affiche alors à droite, et la fiche CRM BoondManager est automatiquement reconnue à partir des adresses email de l'expéditeur et/ou du destinataire.
    • Important : la reconnaissance de la fiche CRM se fera dans la limite de vos droits d'accès BoondManager sur cette fiche
  • Choisissez ensuite le type d'action à créer dans la CRM
  • Cliquez enfin sur Ajouter :

EnvoyerMailVersBoond.png

  • Vous pouvez à présent consulter l'email dans l'historique de votre client sur BoondManager :

EnvoyerMailVersBoond_-_step_2.png

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Commentaires

3 commentaires

  • Merci pour ces fonctionnalités !

    Serait-il possible d'étendre cette intégration à une synchro entre les absences validées et le calendrier outlook/exchange de tout utilisateur (pas uniquement manager) ?

    0
  • Bonjour, serait il possible d'avoir de la documentation orientée développeur sur l'Api Boond ?

    Merci.

    1
  • Bonjour Laurent, merci pour votre demande !

    Vous trouverez la documentation en question en cliquant sur ce lien : https://support.boondmanager.com/hc/fr/articles/209465606-BoondManager-API 

    Bonne lecture !

    Cyril

    0

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