Désormais, comme il est possible de le faire avec Gmail et GCalendar, vous pouvez : 

  • Depuis votre boîte mail (interface web d'Outlook), ajouter certains emails en tant qu'actions (du type de votre choix) reliées directement à la fiche ayant cette adresse email dans ses champs. 
  • Depuis une fiche action sur BoondManager, créer un évènement qui ira s'inscrire sur votre agenda. Vous pouvez gérer le titre, la description, la durée mais aussi les invitations à cet évènement depuis Boond !
  • Depuis votre agenda, vous pouvez désormais ajouter une action dans BoondManager reprenant les informations d'un de vos évènements.

 

Pour en profiter et en faire profiter vos équipes, veuillez suivre les étapes suivantes : 

Sommaire

1 - Installer l'application Microsoft

2 - Autoriser un manager à utiliser l'application Microsoft

3 - Lier son compte Microsoft avec son compte BoondManager

4 - Attacher un mail en tant qu'action d'une de vos fiches BoondManager

5 - Créer un évènement dans votre calendrier à partir d'une action BoondManager

6 - Créer une action dans BoondManager à partir de votre calendrier Outlook

 

1 - Installer l'application Microsoft 
(Interface AdministrateurMarketplace > Microsoft > cliquer sur Installer) 

2 - Autoriser un Manager à utiliser l'application Microsoft 
(Interface Administrateur > onglet Managers > fiche compte manager > rubrique Apps) 

Pour cela, il vous faut cocher la case en face de l'app 

Ensuite, dans la rubrique Apps disposant de fonctionnalités avancées, sélectionner Microsoft pour le champ Calendrier

N.B. : Il ne faut pas configurer Microsoft pour le champ Mail de la rubrique Apps disposant de fonctionnalités avancées car, à ce jour, l'entreprise Microsoft ne gère pas cette fonctionnalité.

3 - Lier son compte Microsoft avec son compte BoondManager 
(Interface Manager > Mes Apps > Microsoft)

N.B. : Cette configuration est à effectuer par chaque manager. L'administrateur BoondManager ne peut pas réaliser cette configuration pour tous les autres utilisateurs.

 

Pour lier son compte microsoft avec son compte BoondManager, il vous faut configurer cela depuis vos deux interfaces (Microsoft & BoondManager)

  • Depuis votre interface BoondManager, suivez les étapes suivantes :
    • Suivre le chemin suivant : Interface Manager > Mes Apps > Microsoft
    • Se connecter à son compte Microsoft
    • Accepter les conditions/autorisations demandées par Microsoft
  • Depuis votre interface Microsoft, suivez les étapes suivantes : 

    • 1 - Se rendre sur votre interface web Outlook (Mail)
    • 2 - Cliquer sur la molette de configuration
    • 3 - Cliquer sur Manage add-ins


       
      • 4 - Cliquer sur +
      • 5 - Cliquer sur Add from a URL
      • Renseigner l'URL suivante dans le champ approprié : https://app.boondmanager.com/api/microsoft-gadget/show-manifest

      • Cliquer sur Next puis sur Install

4 - Attachez un mail en tant qu'action d'une de vos fiches BoondManager 
(Depuis votre boîte mail )

Pour y parvenir, vous devez obligatoirement avoir réalisé avec succès l'étape précédente (- Lier son compte Microsoft avec son compte BoondManager) puis veuillez suivre les étapes suivantes :

  • Se rendre sur votre boîte mail Outlook 
  • Ouvrir un mail puis cliquer sur BoondManager (cf screenshot ci-dessous)

Le gadget va alors rechercher dans vos données accessibles via BoondManager puis vous afficher la liste des fiches contenant les emails en lien avec cet email (émetteur & destinataires). Pour chacune des fiches, il vous faudra : 

  • 1 - Choisir si vous souhaitez créer une action sur la fiche proposée  
    Si la case est cochée, une action sera créée une fois le bouton Ajouter cliqué
  • 2 - Choisir le type d'action que vous souhaitez créer
  • 3 - Cliquer sur Ajouter pour lancer la création d'actions sur BoondManager

Vous verrez alors un message rouge s'afficher en dessous pour vous confirmer la création des actions.

Au secours, cela ne fonctionne pas ! 
Problèmes  Solutions
Si vous ne voyez pas le gadget BoondManager après avoir ouvert un mail  Reprendre l'étape 3 - Lier son compte Microsoft avec son compte BoondManager 

Si vous voyez le message suivant :

"Il n'y a aucun email correspondant sur BoondManager"

Cela signifie qu'aucune des fiches auxquelles vous avez accès dans BoondManager ne possède d'adresse email présente dans l'email que vous venez d'ouvrir. Pensez à vérifier dans votre interface BoondManager et à créer une fiche si nécessaire (attention aux doublons !!)
Vous avez un autre problème ? Veuillez contacter le support 

 

5 - Créer un évènement dans votre calendrier à partir d'une action BoondManager (Interface Manager > Module Actions > fiche action)

Pour cela, vous devez avoir correctement réalisé l'étape 3 - Lier son compte Microsoft avec son compte BoondManager

Ensuite, rendez-vous sur une fiche action puis suivez les étapes suivantes :

  • Cocher sur la checkbox Ajouter/Modifier cette action sur votre calendrier

Vous verrez alors que des champs apparaissent, certains étant par défaut pré-remplis mais vous pouvez évidemment les modifier ! À vous de changer le titre, le lieu, la date de début et de fin à votre guise. Et si vous le souhaitez, vous pouvez même ajouter/supprimer des invités en tapant leur nom (s'il s'agit de managers ayant un compte BoondManager) ou leur adresse email.

N'oubliez pas d'enregistrer pour que les modifications soient prises en compte et surtout de manière à lancer la création/modification de l'évènement dans votre calendrier.

Vous pouvez désormais rafraîchir votre calendrier et vous verrez que l'évènement a bien été ajouté/modifié !

 

6 - Créer une action dans BoondManager à partir de votre calendrier Outlook (Interface Web de votre calendrier Outlook)

Vous avez créé un évènement et vous n'avez pas encore pris le temps de le renseigner dans votre interface BoondManager, nous avons pensé à vous de manière à vous faire gagner du temps

Pour cela, rien de plus simple, rendez-vous sur l'évènement depuis votre calendrier, éditez-le (il faut que vous ayez la possibilité de l'éditer) puis suives les étapes suivantes : 

  • 1 - Cliquer sur Add-ins 
  • 2 - Sélectionner l'add-in BoondManager

  • 3 - Taper le nom de la fiche à laquelle vous souhaitez attacher l'action qui sera créée 
  • 4 - Sélectionner le module dans lequel rechercher cette fiche
  • 5 - Sélectionner le type d'action à créer
  • 6 - Sélectionner la fiche sur laquelle sera attachée l'action 
  • Vous verrez alors apparaître le bouton "Synchroniser", il vous faudra cliquer dessus pour que l'action soit créée.

 

Ca y est, votre action a bien été créée dans l'interface BoondManager ! :-)

 

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