Notre application Microsoft ainsi que le connecteur Outlook propose un interfaçage avec votre suite Microsoft qui vous permet de :
- Créer un événement dans votre calendrier Outlook à partir de BoondManager
- Créer une action dans BoondManager depuis un événement de votre calendrier Outlook
- Garder vos actions BoondManager et événements Outlook synchronisés
- Historiser un email dans BoondManager depuis votre boîte de réception Outlook
Pour en en profiter, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Interface Administrateur > MarketPlace :
Pour cette étape, il vous suffit de :
- Chercher puis ouvrir l'application Microsoft
- Cliquer sur Installer
Interface Administrateur > Onglet "Managers/Rôles" > Fiche Manager/Rôle concernée :
Pour cela, il vous faut :
- Cocher la case en face de l'application Microsoft
- Dans la rubrique "Apps disposant de fonctionnalités avancées", sélectionner Microsoft pour les champs Calendrier
- Enregistrer !
N.B. : Il ne faut pas configurer Microsoft pour le champ Mail de la rubrique Apps disposant de fonctionnalités avancées car, à ce jour, l'entreprise Microsoft ne gère pas cette fonctionnalité.
Depuis votre interface BoondManager, suivez les étapes ci-dessous :
- Suivre le chemin suivant : Interface Manager > Mes Apps > Microsoft
- Se connecter à son compte Microsoft
- Accepter les conditions/autorisations demandées par Microsoft
Installer l'application BoondManager sur votre environnement utilisateur Microsoft
Depuis votre interface Microsoft, suivez les étapes ci dessous :
- 1 - Se rendre sur votre interface web Outlook.com (Mail)
- 2 - Créer un nouveau message
- 3 - Cliquer sur le menu "..." puis Télécharger des compléments
- 4 - Cliquer ensuite sur Mes Compléments
- 5 - Cliquer sur Ajouter un complément personnalisé puis A partir d'une URL
- Renseigner l'URL suivante dans le champ approprié : https://ui.boondmanager.com/api/apps/microsoft/manifest
- Cliquer sur OK puis sur Installer
Installer l'application BoondManager pour l'ensemble de vos utilisateurs sur l'environnement Microsoft depuis la console Administrateur
Depuis votre interface Microsoft, suivez les étapes ci-dessous :
- 1 - Se rendre sur votre interface Admin
- 2 - Se rendre sur Paramètres / Applications intégrées puis sur Add-ins
- 3 - Cliquer sur le Déployer un complément puis Suivant
- 4 - Cliquer ensuite sur Charger les applications personnalisées
- 5 - Cliquer ensuite sur J'ai une URL pour le fichier Manifeste
- Renseigner l'URL suivante dans le champ approprié : https://ui.boondmanager.com/api/apps/microsoft/manifest
- Cliquer sur Charger
- Ajustez les droits et la méthode de déploiement que vous souhaitez configurer
- Enfin, cliquez sur Déployer
Félicitations ! vous avez maintenant la possibilité d'utiliser les fonctions suivantes :
Scénario d'utilisation : vous souhaitez créer un rappel pour un rendez-vous client, inviter le client à l'événement et synchroniser ce rappel avec votre calendrier Outlook.
Vous créez donc une action rappel sur votre fiche CRM puis suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur Ajouter au calendrier du responsable
Vous verrez alors que des champs apparaissent, certains étant pré-remplis mais vous pouvez évidemment les modifier ! À vous de changer le titre, le lieu, la date de début et de fin à votre guise. Et si vous le souhaitez, vous pouvez même ajouter/supprimer des invités en tapant leur nom (s'il s'agit de managers ayant un compte BoondManager) ou leur adresse email :
N'oubliez pas d'enregistrer pour que les modifications soient prises en compte et surtout de manière à lancer la création/mise à jour de l'événement dans votre calendrier.
Vous pouvez désormais rafraîchir votre calendrier Outlook et vous verrez que l'événement a bien été ajouté/mis à jour!
Important
Attention, tous les invités verront le détail des commentaires de votre action BoondManager, même une fois l'évènement passé.
Veillez à n'y renseigner que des informations que vous souhaitez rendre visibles car tout nouveau commentaire enregistré dans cette action sera aussi recopié dans les invitations calendrier de tous les invités !
Créer une action depuis un événement Outlook
Scénario d'utilisation : Vous créez un événement Outlook relatif à un rdv client et souhaitez l'enregistrer également dans sa fiche BoondManager.
Vous créez donc un nouvel événement dans Outlook, puis suivez les étapes ci-dessous :
- Remplissez les informations de l'événement, à savoir le titre, les participants éventuels, les dates, les commentaires, etc.
- Cliquez ensuite sur le menu "..." en haut à droite et choisissez BoondManager.
- Un encart s'affiche alors à droite de l'événement, et vous pouvez alors indiquer dans quelle fiche BoondManager vous souhaitez enregistrer cet événement.
- Utilisez le champ de recherche et les filtres pour choisir la bonne fiche CRM puis cliquez sur Ajouter :
- NB : Une fois ajouté, l'évènement pourra être mis à jour par le même chemin afin de garder Outlook et BoondManager synchronisés :
- Vous pouvez à présent consulter les détails du RDV dans la fiche CRM BoondManager de ce client :
Ça y est, votre action a bien été créée dans l'interface BoondManager ! :-)
Créer une action depuis votre email
Scénario d'utilisation : Vous recevez un email sur Outlook d'un client et souhaitez l'enregistrer dans sa fiche BoondManager.
Vous ouvrez donc cet email dans Outlook, puis suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur le menu "..." en haut à droite de l'email
- Choisissez BoondManager
- Un encart s'affiche alors à droite, et la fiche CRM BoondManager est automatiquement reconnue à partir des adresses email de l'expéditeur et/ou du destinataire.
- Important : la reconnaissance de la fiche CRM se fera dans la limite de vos droits d'accès BoondManager sur cette fiche
- Choisissez ensuite le type d'action à créer dans la CRM
- Cliquez enfin sur Ajouter :
- Vous pouvez à présent consulter l'email dans l'historique de votre client sur BoondManager :
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