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 Livraison réalisée le 02/10/2016

1. Deux "petits" nouveaux dans notre MarketPlace

1.1 Application SEPA

Générez vos fichiers SEPA pour réaliser vos virements (Salaires/Avantages/Frais, Achats/Paiements et Avoirs) et vos éventuels prélèvements

L'application SEPA a pour but de vous aider à générer vos fichiers SEPA pour réaliser vos virements (Salaires/Avantages/Frais, Achats/Paiements et Avoirs) et vos éventuels prélèvements de clients.

Pour consulter sa documentation, cliquez-ici !

 

1. Deux "petits" nouveaux dans notre MarketPlace

1.2 Application SaasEditor

Piloter la vente de votre solution SaaS en toute tranquillité !

L'application SaasEditor a pour but de vous aider à piloter votre activité de vente d'une solution SaaS. Elle vous permet d'accéder à un tableau de bord qui vous donne une batterie d'indicateurs clés (Churn, Lifetime Value, ...) pour suivre l'état de votre activité. 

Pour consulter sa documentation, cliquez-ici !

 

2. Et parce-qu'on ne s'arrête jamais d'améliorer nos applications

2.1 WEmailing

Optez pour une version gratuite (ne soyez plus dépendant de Mandrill)

L'application WEmailing a plusieurs fonctionnalités dont les suivantes 

• Envoyer des PUSH à vos contacts CRM avec un des CV de vos ressources & candidats, selon un modèle de mail entièrement paramétrable, & mémoriser ces envois dans les actions de vos contacts CRM

• Envoyer des MESSAGES à vos contacts CRM, ressources & candidats, selon un modèle de mail entièrement paramétrable, & mémoriser ces envois dans les actions des fiches correspondantes

Et depuis quelques mois, notre partenaire Mandrill a changé son format pour devenir payant. Nous avons pensé à vous et avons donc mis en oeuvre un moyen gratuit vous permettant d'utiliser notre application. Il vous suffit simplement de paramétrer l'application avec vos configurations SMTP !

Si cela vous intéresse, rendez-vous depuis votre Interface Administrateur > Mes Apps > WEmailing > Configuration > onglet Général : 

 

Envoyez vos factures en masse à vos clients

Vous en avez assez de devoir envoyer vos factures une à une ? Nous avons pensé à vous !

Désormais, avec l'application WEmailing, vous pouvez envoyer vos factures en masse et vous verrez que la facturation n'a jamais été aussi simple :)

 

Pour pouvoir l'utiliser, il vous suffit :

• D'avoir installé l'application WEmailing et d'avoir donné accès à cette application aux managers habilités (N'hésitez pas à vous référer au tutoriel suivant : Comment installer une App ?)
• D'avoir configuré un modèle de mailing pour vos factures (Mes Apps > WEmailing > Configuration > onglet Modèles Factures )
• De vous rendre dans le module Factures, de filtrer pour afficher les factures de votre choix, de sélectionner celles-que vous souhaitez envoyer par mail puis de cliquer sur l'icône WEmailing.

 Vous n'aurez alors plus qu'à suivre les étapes jusqu'à envoyer l'ensemble des factures aux adresses emails de votre choix.

2. Et parce-qu'on ne s'arrête jamais d'améliorer nos applications

2.2 WExtractPayroll

Possibilité d'extraire les absences, frais et avantages du mois précédent sur le fichier de préparation de la paie !

Avis à tous ceux qui ne connaissent pas l'application WExtractPayroll, n'hésitez pas à regarder les tutoriels suivants pour comprendre son but :

• Préparer la paie / Vérification la validation de tous les temps & frais
• Verser les avantages en masse à vos ressources
• Configurer les règles de versement des avantages versés

Jusqu'à aujourd'hui l'application WExtractPayroll vous permettait d'extraire un fichier vous aidant à préparer la paie mais vous pouviez uniquement sortir les données de frais, absences & avantages du mois concerné par l'extraction.

Si vous avez pour process de baser votre paie sur les frais/absences/avantages du mois précédent alors cette évolution est pour vous et elle vous fera gagner un temps fou.

Pour en bénéficier il vous suffit de vous rendre sur l'application et de cliquer sur Configuration (icône en forme de roue dentée) :

Vous pouvez alors choisir de restituer (lors de l'extraction) les données des frais/absences/avantages du mois en cours ou du mois précédent. Ce changement sera pris en compte dans vos futures extractions une fois que vous aurez enregistré votre configuration

Nouvelles variables pour améliorer le calcul des jours entiers travaillés

Nous avons créé une nouvelle variable disponible pour le versement de vos avantages avec l'application WExtractPayroll. Celle-ci vous permet d'obtenir le nombre de jours travaillés (en production ou en activité interne) entièrement ou non. 

Prenons l'exemple des tickets restaurants, imaginons que l'un de vos collaborateurs travaille 3 demies-journées dans le mois. L'outil vous fera alors ressortir un total de 1,5 jours travaillés et avec les variables qui étaient disponibles jusqu'ici, vous pouviez donc uniquement arrondir à l'entier supérieur (2 ticket restaurant) ou à l'entier inférieur (1 ticket restaurant)
Avec nos nouvelles variables, vous pourrez considérer d'arrondir à l'entier supérieur/inférieur à l'échelle de chaque journée. Ce qui fait que

• Si vous considérez qu'à partir du moment où votre collaborateur a travaillé (ne serait-ce qu'une heure) dans une journée, il a le droit à un ticket restaurant : L'outil vous affichera un total de 3 tickets restaurant
• Si à l'inverse, vous ne donnez un ticket restaurant que si votre collaborateur a travaillé une journée complète : L'outil vous affichera un total de 0 tickets restaurant

Pour utiliser ces variables, rendez-vous sur l'application WExtractPayroll puis sur Configuration (icône en forme de roue dentée). Vous y trouverez ces nouvelles variables (reconnaissables par le _PER_DAY)

Ajout d'une colonne "Détail" pour l'extraction

Cette nouveauté s'adresse à ceux qui souhaitaient pouvoir obtenir dans l'extraction le détail des calculs des avantages (comme celui affiché par l'application).

Pour l'obtenir, il vous suffit de vous rendre sur l'application WExtractPayroll puis sur Configuration (icône en forme de roue dentée). Vous pourrez alors y choisir l'item Détails parmi les colonnes que vous souhaitez extraire :

 

2. Et parce-qu'on ne s'arrête jamais d'améliorer nos applications

2.3 DocTemplates - Devis

Plus aucune excuse pour ne pas générer vos devis avec BoondManager !

Si vous ne connaissez pas l'application DocTemplates, n'hésitez pas à regarder ce tutoriel afin de comprendre son intérêt : Personnaliser le template pour la génération de vos factures/devis.

Nous avons décidé de vous ajouter de nouvelles variables pour que ne manquiez de rien et que vous puissez facilement générer vos devis avec BoondManager.

La liste des nouvelles variables accessibles est la suivante :

• $PROFIL_CIVILITE$ : Civilité du Responsable Manager associé au devis
• $PROFIL_DT_TITRE$ : Titre du Responsable Manager (fiche ressources > onglet DT)
• $CCON_CIVILITE$ : Civilité du Contact CRM associé au devis
• $CCON_FONCTION$ : Fonction du Contact CRM associé au devis
• $CCON_TEL1$ : Numéro de téléphone du Contact CRM associé au devis
• $CSOC_RCS$ : Numéro RCS de la Société CRM associée au devis
• $CSOC_SIREN$ : Numéro SIREN de la Société CRM associée au devis
• $DEVIS_DEBUT$ : Date de début de la période du positionnement à partir duquel a été généré ce devis
• $DEVIS_FIN$ : Date de fin de la période du positionnement à partir duquel a été généré ce devis

2. Et parce-qu'on ne s'arrête jamais d'améliorer nos applications

2.3 DocTemplates - Contrats de sous-traitance

Intégrez dynamiquement les informations de vos fournisseurs

Si vous utilisiez l'application DocTemplates pour générer vos contrats de sous-traitance, vous aviez peut-être besoin d'informations supplémentaires concernant vos fournisseurs. Afin que vous n'ayez pas à les rajouter manuellement, nous avons décidé de rendre disponible ces informations dans la génération de vos contrats avec DocTemplates. 
Pour les utiliser, il vous suffit d'insérer les variables suivantes : 

• $CSOC_SOCIETE$ : correspond au nom de la société fournisseur
• $CCON_NOM$ : correspond au nom du contact fournisseur
• $CCON_PRENOM$ : correspond au prénom du contact fournisseur 

 

2. Et parce-qu'on ne s'arrête jamais d'améliorer nos applications

2.4 WNotifications - Choisissez l'état des ressources pour lesquelles vous souhaitez être notifiées

Grâce à l'application WNotifications, vous pouvez demander à être notifié lorsqu'aucune action d'un certain type (ex : Entretien RH Annuel, Visite Médicale, ...) a été réalisée depuis X jours. Jusqu'ici ces notifications ne tenaient pas compte de l'état de ces ressources et cela pouvait être problématique car vous pouviez avoir d'autres états de ressource que le simple "En Cours" et vous n'étiez donc pas notifiées pour les ressources étant dans un autre état. 

Vous pouvez désormais choisir l'état des ressources pour lesquelles ces notifications doivent être déclenchées. Cela vous ouvre donc de nouvelles possibilités comme :

• Demander à être notifiée lorsqu'aucune action de type "Présentation Client" n'a été renseignée pour une ressource à l'état InterContrat. 
• etc ...

Si cette nouveauté vous intéresse, il vous suffit de demander à votre administrateur de se rendre au chemin suivant : 

Interface Administrateur > Mes Apps > WNotifications > Configuration > onglet globales > rubrique  Notifications - Ressources :

3. Du nouveau sur la configuration de vos managers

3.1 Choisissez les graphiques à afficher sur le tableau de bord de chaque manager/rôle

Configurez vous-même les graphiques des tableaux de bord de vos managers

Autrefois les tableaux de bords étaient personnalisables par chaque manager depuis son interface. Pour beaucoup d'entre vous cela était problématique car peu de managers ne prenaient le temps de le faire et si vous souhaitiez leur afficher des graphiques cohérents, vous deviez le faire en vous connectant sur leur interface (un à un). 

Pour éviter que vous ne perdiez davantage de temps à ce sujet, nous avons décidé de rendre paramétrable la liste des graphiques apparaissant sur les tableaux de bords de vos manager directement depuis l'interface administrateur. 

Pour paramétrer cela, il vous suffit de demander à votre administrateur de se rendre dans l'interface administrateur > onglet Managers/Rôles > ouvrir le manager en question (ou son rôle s'il en a un) > rubrique Tableaux de bord :

Une fois que vous aurez enregistré, le manager (ou l'ensemble des managers ayant ce rôle en question) se verront imposé les graphiques choisis par vos soins et ne pourront pas les modifier depuis leur interface.

 

3. Du nouveau sur la configuration de vos managers

3.2 Possibilité de gérer les agences/pôles secondaires depuis la fiche rôle OU manager

Avis à tous les utilisateurs des rôles

Vous êtes nombreux à utiliser cette nouvelle fonctionnalité qui vous permet de configurer un ensemble de droits pouvant être associé à un groupe de managers. Cela vous permet de gagner beaucoup de temps en vous évitant de modifier les droits de vos managers un à un. 

Depuis les fiches rôles, vous pouviez déterminer une liste d'agences secondaires et de pôles secondaires qui était alors associée à l'ensemble des manager concernés. Seulement si vous souhaitiez uniquement utiliser les rôles pour associer un ensemble de droit, sans mettre nécessairement l'ensemble des managers concernés dans les mêmes agences/pôles, vous étiez ennuyés. 

Voilà pourquoi nous avons rendu paramétrable le fait de choisir les agences/pôles secondaires depuis la fiche rôle OU depuis la fiche manager. Ainsi, si vous souhaitez uniquement utiliser les rôles pour définir les droits puis que vous souhaitez pouvoir associer les agences/pôles individuellement à vos managers, vous pouvez le faire sans problème. 

Pour profiter de cette nouveauté, il vous suffit de vous rendre sur l'une des fiches rôles que vous avez configurée puis de cocher la case Cocher pour configurer les agences/pôles sur chaque manager.

Si vous vous rendez sur l'une des fiches manager à laquelle vous avez associé ce rôle, vous pourrez alors choisir des pôles (ou agences en fonction de votre choix) secondaires :

 

3. Du nouveau sur la configuration de vos managers

3.3 Association automatique du pôle principal lors de la création d'une fiche (Candidat, Ressource, CRM, Besoin, Projet, ...)

Affectation automatique des fiches à votre pôle principal

Cette nouveauté s'adresse à ceux qui utilisent les pôles et qui avaient remarqué qu'il était nécessaire de choisir le pôle lors de la création de chaque fiche. Afin de vous faire gagner du temps, nous avons rendu automatique l'association des nouvelles fiches au pôle principal propre à chaque manager. 

N.B. : Si vous ne souhaitez pas qu'un pôle soit affecté automatiquement à chacune des fiches créées, nous vous invitons à ne pas définir de pôle principal mais de ne définir que des pôles secondaires.

 

4. Du nouveau sur le module Candidats

4.1 Nouveau champ Commentaires sur onglet Administratif des candidats

Un champ commentaire dans l'onglet Administratif

Le module Ressource bénéficiait déjà de cette fonctionnalité et pour aligner encore plus le module Candidat avec ce premier nous avons décidé de rajouter ce champ pour l'ensemble des fiches Candidats. 
Ainsi, si vous souhaitez inscrire un commentaire d'ordre administratif (lié au contrat par exemple) qui pourra être repris lors de la conversion en Ressources, vous n'avez qu'à vous rendre dans l'onglet Administratif de vos fiches Candidats : 

 

 

4. Du nouveau sur le module Candidats

4.2 Créer un contrat RH détaillé dans la même logique que les Ressources (dates, salaires, coefficient, avantages...) !!!

Préparer les contrats que vous proposez à vos candidats

Jusqu'ici il vous était uniquement possible de renseigner des fourchettes de salaires désirées par le candidat mais vous n'aviez pas la possibilité de créer votre contrat directement depuis votre fiche Candidat. Afin de vous permettre de préparer cette information (qui sera automatiquement reprise lors de la conversion en Ressource), nous avons rendu possible la création d'un contrat depuis vos fiches candidats. 

 

Pour cela, rendez-vous sur l'onglet Administratif d'une fiche candidat puis dans la rubrique Informations Contractuelles afin de cliquer sur l'icône Créer un contrat RH :

Vous pourrez alors configurer un contrat RH exactement comme vous le faisiez depuis le module Ressources. 
Si vous utilisez l'application DocTemplates, vous pourrez également générer ces contrats selon les templates que vous aurez créés et ainsi vous pourrez les communiquer directement au candidat concerné. 

Dans le cas où vous finissez par embaucher ce candidat, toutes ces informations contractuelles seront reprises et vous n'aurez donc plus à les renseigner de nouveau. 

Alors n'attendez plus : à vos candidats, prêts ? contractualisez !!

5. Du nouveau concernant les Achats

5.1 Controlez l'exactitude des factures de vos sous-traitants avant de les payer

Ne payez que ce qui a été réellement déclaré

Vous travaillez avec des consultants externes (sous-traitants, freelance, ...) et vous gérez le paiement de vos fournisseurs avec le module Achats de BoondManagers ? Nous avons mis au point une fonctionnalité qui vous permet de vérifier, lorsque vous recevez la facture, que le montant facturé correspond bien à ce qui a été produit.

Nous nous basons sur les feuilles de temps de votre consultant externe et sur le prix d'achat renseigné dans son contrat pour vous calculer le coût qui devrait vous être facturé par votre sous-traitant.  Ce tableau récapitulatif vous permettra donc de contrôler d'un coup d'oeil que votre prestataire vous facture le bon montant.

Pour en bénéficier, il vous suffit d'avoir au préalable transformé votre prestation (d'externe) en achat (en cliquant sur le caddie en haut à gauche de la fiche prestation) puis d'avoir renseigné les informations concernant votre achat. Ensuite, en vous rendant sur l'onglet Paiement de cet achat et en cliquant sur le paiement correspondant à la facture que vous avez reçue, vous pourrez voir le visuel suivant :

La valeur Coût de production remontée est le montant qui devrait vous être facturé d'après les temps renseignés par votre prestataire. 

5. Du nouveau concernant le module Achats

5.2 Controlez le montant de vos dépenses par catégorie

Suivez vos dépenses par catégorie

Afin de vous aider à suivre vos dépenses par catégories d'achats, nous avons rajouté des indicateurs dans le reporting Activité Globale du module Rapports d'Activité. 

Si vous vous rendez dans le module Rapports d'Activité > onglet Reporting, vous aurez alors la possibilité de choisir d'afficher le coût de vos achat catégorie par catégorie : 

Si vous souhaitez ajouter des catégories afin de pouvoir suivre plus facilement vos dépenses, vous pouvez le faire depuis l'interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Globales > rubrique Catégorie d'achat.

N.B : Si vous souhaitez supprimer des catégories d'achats, n'hésitez pas à contacter le support pour demander conseil car si des données sont attachées à ces catégories, vous risquez de perdre la qualification de celle-ci.

 

6. Du nouveau sur les Ordres de Missions

6.1 Retirez l'encart de signature si besoin

Avec BoondManager, vous avez la possibilité de générer des Ordres de Missions pour vos ressources. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans la fiche Projet > onglet Prestations puis de cliquer sur l'icône la plus à droite de la ligne de prestation pour laquelle vous souhaitez générer un OdM. 

Nous avons rendu personnalisable ces ordres de missions en vous donnant la possibilité de choisir les différents encarts à afficher et leur contenus. Mais jusqu'ici nous imposions un encart de "Signatures" sur l'ensemble des Ordres de Missions. Pour ne plus vous gêner avec celui-ci, nous avons rendu possible le masquage de cet encart.

Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans l'interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Ordres de Missions , puis de cocher la checkbox "Ne pas afficher les encarts de signature" devant les types d'Ordres de Missions que vous avez créés et que vous utilisez 

6. Du nouveau sur les Ordres de Missions

6.2 Envoyez les directement par mail à vos ressources

Afin de faciliter la communication des Ordres de Missions auprès de vos ressources, nous avons rendu possible l'envoi de ceux-ci directement depuis BoondManager. 

Pour cela, il vous suffit de : 

• 1 - Vous rendre sur la fiche du projet concernée
• 2 - Ouvrir l'onglet Prestations
• 3 - Cliquer sur l'icône "Créer Ordre de Mission"
• 4 - Choisir le type d'Ordre de Mission que vous souhaitez envoyer et le contact CRM associé
• 5 - Sélectionner Envoyer à la ressource par mail 
• 6 - Cliquer sur Oui

Si vous souhaitez personnaliser le mail qui sera envoyé à vos ressource, il vous suffit de demander à votre administrateur de :

• Suivre le chemin suivant : interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Ordres de Missions > rubrique Email type pour l'envoi des Ordres de Missions
• Renseigner l'objet du mail ainsi que son contenu en sachant que vous pouvez utiliser les variables décrites en dessous. 

 

N'oubliez pas d'enregistrer pour que vos modifications soient prises en compte ! 

 

7. Améliorations diverses

7.1 Suivez le décompte d'absences de vos absences avec une précision de 3 décimales

Pour que vous puissiez suivre vos décomptes d'absences avec plus de précision, nous avons augmenté le nombre de décimales jusqu'à 3 : 

 

7. Améliorations diverses

7.2 Possibilité de saisir 5 états supplémentaires dans le paramétrage du module CRM

Pour ceux qui se sentaient limités par les 10 types d'états disponibles pour le module CRM, nous avons pris la décision d'ouvrir ce nombre à 15. 

Alors profitez-en mais n'oubliez pas que plus vous avez de types d'états biendifférents, plus vous alourdissez l'interface et rendez complexe le travail de vos managers.

Pour configurer cela, demandez à votre administrateur de suivre le chemin suivant :

Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Actions/Etats > rubrique Etats > CRM :

IMPORTANT : Ne modifiez pas les états déjà définis auparavant (cf screenshot) si vous n'avez pas déjà réalisé cette opération. Vous risquez de perdre les données existante. Si vous souhaitez le faire, pensez à contacter le support au préalable pour être sûr de ne pas regretter votre geste ! 

 

7. Améliorations diverses

7.3 Ajout du champ Date de MAJ sur les fiches besoins

Gardez un oeil sur la dernière date de Mise à jour de vos besoins

Pour que vous puissiez suivre la dernière date (et heure) de mise à jour de vos besoins, nous avons ajouté ce champ dans l'onglet Informations de vos fiches besoins. 

Module Besoins > fiche besoins > onglet Informations > rubrique Informations générales :