ūüďļ Cr√©er et payer vos achats de sous-traitance

Dans BoondManager vous pouvez affecter des salariés ou des prestataires externes à vos projets. Le tout est de bien créer une prestation.

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Sommaire

Créer un achat de sous traitance

Créer et qualifier une prestation 

Commençons par créer un projet de manière classique et affecter une ressource externe. Cela créé la prestation et permet à la fois à la ressource de pointer ses temps mais aussi au manager de suivre la rentabilité du projet.

Bien qualifier sa prestation 

Il est primordial de bien qualifier sa prestation car certaines informations seront reprises lors de la cr√©ation de la fiche achat. Il faut donc v√©rifier que la prestation corresponde bien √† l'achat que vous souhaitez r√©aliser gr√Ęce aux √©l√©ments suivants :

  • Les dates de la prestation ;
  • Le nombre de jours vendus ;
  • Le co√Ľt Journalier Moyen (CJM) du collaborateur, soit son co√Ľt de revient ;
  • Le tarif de vente.

Une fois que tout est bien v√©rifi√©, il ne vous reste plus qu'√† cliquer sur l'ic√īne en forme de caddie pour transformer votre prestation en achat et cliquer sur "oui" √† l'ouverture de la pop-up.

Celle-ci vous mets en garde en vous indiquant que : 

  • Les donn√©es de la prestation seront reprises sur l'achat¬†
  • Vous pourrez piloter les paiements du fournisseur via la fiche achat
  • Les co√Ľts de cette prestation ne seront plus inclus dans les co√Ľts de production. Cela signifie que ce ne sont plus les temps remont√©s par le collaborateurs qui vont servir √† calculer le co√Ľt r√©el de la prestation, mais les paiements valid√©s de l'achat.

Créer un achat  

Bravo, vous venez de créer une fiche achat. L'outils vous fait automatiquement basculer dans le module achat, vous pouvez alors configurer votre achat de manière globale.

Onglet information

  1. Les achats de prestation sont toujours de type mensuel, vous ne pouvez pas modifier ce champs
  2. La catégorie est également imposée comme étant une "prestation externe"

    Toutefois, vous pouvez modifier le terme s'il ne vous convient pas en vous rendant dans votre interface Administrateur > Paramétrages des données globales > Onglet Globales > Section Catégorie d'achat

  3. Les dates sont reprises depuis votre fiche prestation et ne peuvent pas non plus être modifiées. Elles définissent un certains nombres de périodes.
  4. Ici on retrouve le total HT et TTC de l'achat de prestation
  5. Vous êtes libres d'indiquer vos conditions de règlement
  6. Puis vous retrouvez le montant HT qui correspond au total HT divisé par le nombre de périodes.

Pensez bien à enregistrer. 

Vous pouvez également joindre à la fiche achat le bon d'achat de votre prestataire dans la section documents.

Onglet paiement 

L'outils a créé autant d'échéances de paiement que de périodes définies. Vous êtes cependant libre d'ajouter ou de supprimer des échéances et d'en modifier les dates et les montants HT.

Sur l'onglet paiement vous retrouvez également un résumé financier comprenant vos paiements déjà effectués et vos achats planifiés. Vous pouvez ainsi constater le Delta.

Enfin vous retrouvez une synthèse des états de vos paiements.

Retour sur votre prestation 

Onglet prestation

Vous constatez désormais que :  

  • La mention "achat de prestation" s'est rajout√©e √† c√īt√© de la qualit√© de votre consultant externe
  • Un onglet Achat est apparu sur votre prestation

Onglet consommation 

Pour calculer le prix r√©el de la prestation les achats vont s'incr√©menter sur la ligne "achats et d√©tails" et la colonne "co√Ľts HT".

L'outils ne se base donc plus sur les temps remont√©s par votre prestataire externe pour calculer les co√Ľts de production mais bien sur les √©ch√©ances de paiements valid√©es au fur et √† mesure de votre achat.

 

Suivre vos achats de sous-traitance

Maintenant que vous savez tout sur la création d'un achat de sous-traitance, voyons comment nous allons suivre vos achats de manière efficace.

Faire évoluer vos achats de sous-traitance

Allons sur le Module Achat et sélectionnons parmi les catégories d'achat proposées, celle qui nous intéresse : Prestation externe.

Vous retrouver sur cette vue l'ensemble de vos achats de prestation avec leur titre, le projet concerné, le fournisseur, leur état et les informations de paiement HT.

Si vous souhaitez suivre avec plus de précisions vos achats, changez le type de vue de "Achat" à "Paiement" et filtrez sur les états qui vous intéressent (par exemple "planifié") et la période.

Payer un achat de prestation

Depuis le module Achat, vous pouvez cliquer sur l'achat de prestation concerné et changer son état en "Confirmé" ou "réglé".

  1. Pour vous aider, l'outils calcule √† partir des remont√©es du prestataire externe le co√Ľt r√©el de l'achat en multipliant le nombre de jour de travail par le prix de revient journalier de l'achat. Toutefois, il arrive que cette somme ne soit pas √©gale au co√Ľt r√©el de production.
  2. Vous pouvez donc modifier ici le montant de la facture s'il ne correspond pas à la facture réelle du fournisseur.
  3. Pensez à indiquer son numéro de facture
  4. Pour faciliter vos contr√īles, vous pouvez √©galement joindre la facture du fournisseur

Pensez bien à enregistrer. 

Quand l'achat est définitivement réglé, pensez bien à changer l'état en "Payé" puis enregistrer.

Vous pouvez également utiliser le modificateur de masse depuis le module Achat pour modifier en masse l'état de vos paiements.

 

Extraire/exporter 

Gif_extract_export_achat.gif

Afin de faciliter vos contr√īles ou d'analyser le paiement de vos achats, depuis la vue du module Achat avec affichage par "paiement", vous pouvez :

- extraire en Excel les paiements via le bouton "extraire"
- exporter l'ensemble des factures associ√©es √† l'ensemble des paiements gr√Ęce au bouton "exporter".

Pour aller plus loin

Pour optimiser davantage votre quotidien, vous pouvez depuis BoondManager enregistrer les coordonnées bancaires de vos sous-traitants et générer un fichier Sepa pour payer par virement l'ensemble de vos factures.

Pour cela, il vous faudra télécharger l'App Sepa avec l'aide de votre administrateur.
(Interface Administrateur > MarketPlace > Sepa > Installez puis activez la fonctionnalité aux managers concernés en vous rendant sur leur fiche manager).

Visionnez le tutoriel prévu à l'utilisation de Sepa pour plus d'information !

 

 

 

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