Créer et payer vos achats de sous-traitance

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Créer et qualifier une prestation 

Commençons par créer un projet de manière classique et affecter une ressource externe. Cela créé la prestation et permet à la fois à la ressource de pointer ses temps mais aussi au manager de suivre la rentabilité du projet.

Bien qualifier sa prestation 

Il est primordial de bien qualifier sa prestation car certaines informations seront reprises lors de la création de la fiche achat. Il faut donc vérifier que la prestation corresponde bien à l'achat que vous souhaitez réaliser grâce aux éléments suivants :

• Les dates de la prestation ;
• Le nombre de jours vendus ;
• Le coût Journalier Moyen (CJM) du collaborateur, soit son coût de revient ;
• Le tarif de vente.

Une fois que tout est bien vérifié, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton + pour transformer votre prestation en achat et cliquer sur "oui" à l'ouverture de la pop-up.

Celle-ci vous mets en garde en vous indiquant que : 

• Les données de la prestation seront reprises sur l'achat 
• Vous pourrez piloter les paiements du fournisseur via la fiche achat
• Les coûts de cette prestation ne seront plus inclus dans les coûts de production. Cela signifie que ce ne sont plus les temps remontés par le collaborateur qui vont servir à calculer le coût réel de la prestation, mais les paiements validés de l'achat.

Créer un achat  

Bravo, vous venez de créer une fiche achat. L'outil vous fait automatiquement basculer dans le module achat, vous pouvez alors configurer votre achat de manière globale.

Onglet information

1. Les achats de prestation sont toujours de type mensuel, vous ne pouvez pas modifier ce champs
2. La catégorie est également imposée comme étant une "prestation externe"

   Toutefois, vous pouvez modifier le terme s'il ne vous convient pas en vous rendant dans votre interface Administrateur > Paramétrages des données globales > Onglet Globales > Section Catégorie d'achat

3. Les dates sont reprises depuis votre fiche prestation et ne peuvent pas non plus être modifiées. Elles définissent un certains nombres d'échéances.
4. Vous retrouvez le montant prévisionnel de chaque échéance en HT et TTC 
5. Vous êtes libre d'indiquer vos conditions de règlement et un taux de TVA
   Cela va conditionner le montant TTC de votre achat
6. Puis vous retrouver le montant total HT et TTC de la globalité de votre achat

Pensez bien à enregistrer. 

Vous pouvez également joindre à la fiche achat le bon d'achat de votre prestataire dans la section documents.

Onglet paiement 

L'outils a créé autant d'échéances de paiement que de périodes définies. Vous êtes cependant libre d'ajouter ou de supprimer des échéances et d'en modifier les dates et les montants HT.

Sur l'onglet paiement vous retrouvez également un résumé financier comprenant vos paiements déjà effectués et vos achats planifiés. Vous pouvez ainsi constater le Delta.

Enfin vous retrouvez une synthèse des états de vos paiements.

Retour sur votre prestation 

Onglet prestation

Vous constatez désormais que :  

• La mention "achat de prestation" s'est rajoutée à côté de la qualité de votre consultant externe
• Un onglet Achat est apparu sur votre prestation

Onglet consommation 

Pour calculer le prix réel de la prestation les achats vont s'incrémenter sur la ligne "achats et détails" et la colonne "coûts HT".

L'outils ne se base donc plus sur les temps remontés par votre prestataire externe pour calculer les coûts de production mais bien sur les échéances de paiements validées au fur et à mesure de votre achat.

Maintenant que vous savez tout sur la création d'un achat de sous-traitance, voyons comment nous allons suivre vos achats de manière efficace.

Faire évoluer vos achats de sous-traitance

Allons sur le Module Achat et sélectionnons parmi les catégories d'achat proposées, celle qui nous intéresse : Prestation externe.

Vous retrouvez sur cette vue l'ensemble de vos achats de prestation avec leur titre, le projet concerné, le fournisseur, leur état et les informations de paiement HT.

N.B. : Si vous souhaitez suivre avec plus de précisions vos achats, changez le type de vue de "Achat" à "Paiement" et filtrez sur les états qui vous intéressent (par exemple "planifié") et la période.

Payer un achat de prestation

Depuis le module Achat (vue "Type" : Paiements) vous pouvez cliquer sur le paiement concerné et changer son état en "Confirmé" ou "réglé".

1. Pour vous aider, l'outils calcule à partir des remontées du prestataire externe le coût réel de l'achat en multipliant le nombre de jour de travail par le prix de revient journalier de l'achat. Toutefois, il arrive que cette somme ne soit pas égale au coût réel de production.
2. Vous pouvez donc modifier ici le montant de la facture s'il ne correspond pas à la facture réelle du fournisseur.
3. Pensez à indiquer son numéro de facture
4. Pour faciliter vos contrôles, vous pouvez également joindre la facture du fournisseur

Pensez à enregistrer. 

Quand l'achat est définitivement réglé, pensez bien à changer l'état en "Payé" puis enregistrer.

Extraire/exporter 

Afin de faciliter vos contrôles ou d'analyser le paiement de vos achats, depuis la vue du module Achat avec affichage par "paiement", vous pouvez :

- extraire en Excel les paiements via le bouton "extraire"
- exporter l'ensemble des factures associées à l'ensemble des paiements grâce au bouton "exporter". Vous retrouver votre export dans votre centre de téléchargement. 

Pour optimiser davantage votre quotidien, vous pouvez depuis BoondManager enregistrer les coordonnées bancaires de vos sous-traitants et générer un fichier Sepa pour payer par virement l'ensemble de vos factures.

Pour cela, il vous faudra télécharger l'App Sepa avec l'aide de votre administrateur.
(Interface Administrateur > MarketPlace > Sepa > Installez puis activez la fonctionnalité aux managers concernés en vous rendant sur leur fiche manager).

Visionnez le tutoriel prévu à l'utilisation de Sepa pour plus d'information !