Dans BoondManager vous pouvez suivre la réception, le traitement et le règlement des factures fournisseurs. Cet article vous détaille les étapes à suivre.
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Sommaire
Créer et qualifier une prestation
Commençons par créer un projet de manière classique et affecter une ressource externe. Cela crée la prestation et permet à la fois à la ressource de pointer ses temps mais aussi au manager de suivre la rentabilité du projet.
Bien qualifier sa prestation
Il est primordial de bien qualifier sa prestation car certaines informations seront reprises lors de la création de la fiche achat. Il faut donc vérifier que la prestation corresponde bien à l'achat que vous souhaitez réaliser grâce aux éléments suivants :
- Les dates de la prestation
- Le nombre de jours vendus
- Le Coût Journalier Moyen (CJM) du collaborateur, soit son coût de revient
- Le tarif de vente
Une fois que tout est bien vérifié, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton + en haut à droite, afin de transformer votre prestation en achat et cliquer sur "oui" à l'ouverture de la pop-up.
Celle-ci vous met en garde en vous indiquant que :
- Les données de la prestation seront reprises sur l'achat
- Vous pourrez piloter les paiements du fournisseur via la fiche achat
- Les coûts de cette prestation ne seront plus inclus dans les coûts de production. Cela signifie que ce ne sont plus les temps remontés par le collaborateur qui vont servir à calculer le coût de la prestation, mais les paiements validés (à l'état "Confirmé" et "Réglé") de l'achat
À savoir
Attention, pour pouvoir aller jusqu'au bout, il vous faut avoir les droits de création d'achat et lecture/écriture sur les fiches achat dont vous êtes responsable manager.
Créer un achat
Bravo, vous venez de créer une fiche achat ! L'outil vous fait automatiquement basculer dans le module Achats, vous pouvez alors configurer votre nouvel achat de manière globale.
Onglet information
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Lors de la création de votre achat, les échéances de paiement sont créées par défaut à l'état "Planifié"
Vous pouvez choisir de créer ces échéances de paiement à l'avance en gardant ce paramétrage (ce qui vous permettra de suivre les factures à émettre de vos fournisseurs et de les relancer si nécessaire), ou d'opter pour l'option "Manuelle" de Création du paiement (Boond ne créera pas les échéances de paiement, elles seront créées au moment de la validation des factures fournisseurs que vous recevrez chaque mois) -
Les achats de prestation sont toujours de type mensuel
Vous ne pouvez pas modifier ce champ -
La catégorie est également imposée comme étant une "prestation externe"
Toutefois, vous pouvez modifier le terme s'il ne vous convient pas en vous rendant dans l'Administration > Paramètres Globaux > onglet Divers > Catégorie des achats -
Les dates de début et de fin sont reprises de votre Prestation, et ne peuvent pas être modifiées
Ces dates définissent un certain nombre d'échéances, qui ne peut pas non plus être modifié -
Vous retrouvez le montant prévisionnel de chaque échéance en HT et TTC
Ces montants ne peuvent pas non plus être modifiés à ce stade, vous pourrez les modifier chaque mois, lors du traitement des factures de vos fournisseurs, dans les échéances de paiement -
Vous êtes libre d'indiquer vos conditions de règlement et un taux de TVA
Le taux de TVA choisi ici conditionnera le montant TTC de votre achat
Onglet paiements
Si vous avez choisi de créer les paiements à l'état "Planifié" l'outil a créé pour vous autant d'échéances de paiement que de mois couverts par les dates de la prestation et donc de l'achat. Vous êtes cependant libre d'ajouter ou de supprimer des échéances et d'en modifier les dates et les montants HT.
Sur l'onglet paiement vous retrouvez également un résumé financier comprenant vos paiements déjà effectués et vos paiements planifiés. Vous pouvez ainsi constater le Delta.
Enfin vous retrouvez une synthèse des états de vos paiements.
Retour sur votre prestation
Onglet prestation
Vous constatez désormais que :
- La mention "achat de prestation" s'est rajoutée à côté de la qualité de votre consultant externe
- Un onglet Achat est apparu sur votre prestation
Onglet consommation
Pour calculer le prix réel de la prestation, les achats vont s'incrémenter sur la ligne "achats et détails" et la colonne "coûts HT".
L'outils ne se base plus sur les temps saisis dans les feuilles de temps par votre prestataire externe pour calculer les coûts de production, mais bien sur les échéances de paiements validées (à l'état "Confirmé" ou "Réglé") au fur et à mesure que vous traitez les factures fournisseurs.
Dépôt des factures par le consultant freelance depuis son intranet
Le dépôt des factures peut se faire par les freelances eux-mêmes dans leur intranet, via le module Mes Factures.
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Etats "Brouillon" ou "À valider"
La facture sera visible de votre côté dès qu'elle sera enregistrée par le freelance, à l'état "Brouillon" ou "À valider". L'état "À valider" verrouille la facture côté intranet freelance (il ne pourra donc plus la modifier une fois basculée dans cet état), en attendant le traitement par son client via son interface BoondManager (validation ou rejet) -
Référence, Date de la facture, Montant HT et Montant TTC
Ces champs seront automatiquement préremplis au moment du dépôt de la facture dans BoondManager (OCR) -
Période de facturation (date de début et date de fin)
La période de facturation devra être mise à jour manuellement -
Fils de discussion
Une fois la facture déposée et enregistrée, le consultant freelance peut accéder aux fils de discussion pour communiquer avec son responsable manager à propos de cette facture
Activation des intranets Freelance / Sous-traitant
Le module "Mes Factures" est activé par défaut dans le rôle "Intranet Freelance", et ne l'est pas dans le rôle "Intranet Sous-traitant". Vous pouvez changer ce paramétrage par défaut, si vous le souhaitez, en vous rendant dans l'Administration.
Administration > Managers/Rôles > onglet Rôles
Pour en savoir plus, sur l'activation des intranets Salarié / Freelance / Sous-traitant, référez vous à l'article dédié.
Dépôt des factures par votre Responsable des Achats
Si vous n'avez pas activé le module "Mes Factures" dans le rôle intranet de vos sous-traitants, ou si vous souhaitez déposer une facture à la place de votre consultant Freelance, votre responsable des factures fournisseurs peut les déposer directement :
- Dans le module Achats > vue Factures fournisseurs
- Dans la fiche de la ressource externe > onglet Factures
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Etats disponibles : Brouillon, À valider, Validée, Rejetée, Payée
Le passage à l'état "Validée" génère automatiquement la création d'un paiement dans l'achat de prestation associé -
Référence, Date de la facture, Montant HT et Montant TTC
Ces champs sont automatiquement préremplis au moment du dépôt de la facture dans BoondManager (OCR) -
Période de facturation (date de début et date de fin)
La période de facturation doit être mise à jour manuellement
Maintenant que vous savez tout sur la création d'un achat de sous-traitance et le traitement des factures de vos fournisseurs, voyons comment nous allons suivre vos achats et échéances de paiement de manière efficace.
Générer une échéance de paiement depuis la facture fournisseur
Lorsque vous passez une facture fournisseur à l'état "Validée", cela déclenche automatiquement la création d'un paiement dans l'achat de prestation concerné (si la facture couvre plusieurs prestations, plusieurs paiements seront créés dans chacun des achats).
Le montant du paiement sera défini à partir de la saisie réalisée par le prestataire dans sa feuille de temps / ses notes de frais. Si toutefois ce montant ne correspond pas au montant remonté dans la facture du fournisseur, vous pourrez le modifier en vous rendant dans l'échéance de paiement directement.
Vous pouvez retrouver le paiement généré depuis la fiche Facture fournisseur, ou depuis l'achat > onglet Paiements.
À noter !
Si vous avez choisi de créer les paiements planifiés au moment de la création de votre achat de prestation, la validation de la facture fournisseur ne viendra pas mettre à jour le paiement existant pour le mois concerné. Elleajoutera une nouvelle échéance de paiement, qui sera à l'état "Confirmé". Pensez donc à supprimer l'échéance initiale, qui contient le montant planifié, puisqu'elle n'a plus lieu d'être étant donné que la facture fournisseur a été reçue et validée.
Vous pouvez ensuite piloter vos paiement depuis la vue Paiements du module Achats :
- Pour suivre vos paiements à venir (les factures à émettre non reçues de la part de vos fournisseurs) et relancer vos fournisseurs si nécessaire, utilisez les filtres : Catégorie des achats "Prestation externe" / État "Planifié" / Période "Date de paiement" > Période Dynamique "Mois dernier"
- Pour suivre vos paiements à régler (les factures fournisseurs reçues et traitées), utilisez les filtres : Catégorie des achats "Prestation externe" / État "Confirmé" / Période "Date prévue du règlement" > Période Dynamique "Ce mois"
Quand l'échéance a été réglée, vous pouvez passer le paiement à l'état "Réglé", soit en masse depuis la vue Paiements, soit échéance par échéance depuis chaque fiche Paiement.
Pensez à sauvegarder vos recherches !
La fonctionnalité de recherches sauvegardées vous permet de conserver ces filtres et ainsi de vous éviter de configurer chaque mois ces mêmes recherches ! N'hésitez pas à consulter l'article dédié si vous souhaitez plus d'informations concernant la sauvegarde de vos recherches.
Extraire/exporter
Afin de faciliter vos contrôles ou d'analyser le paiement de vos échéances, vous pouvez :
- Extraire en CSV les paiements via le bouton "extraire" de la vue Paiements
- Exporter l'ensemble des factures fournisseurs associées grâce au bouton "exporter" de la vue Factures fournisseurs (vous retrouverez votre export en cliquant sur votre prénom en haut à droite > Centre de téléchargement)
Pour optimiser davantage votre quotidien, vous pouvez depuis BoondManager enregistrer les coordonnées bancaires de vos sous-traitants et générer un fichier Sepa pour payer par virement l'ensemble de vos factures.
Pour cela, il vous faudra télécharger l'App Sepa avec l'aide de votre administrateur.
Administration > Apps/Marketplace > onglet Marketplace > SEPA > Installez l'app puis activez-la aux managers concernés dans le rôle qui leur a été affecté.
Visionnez le tutoriel prévu à l'utilisation de Sepa pour plus d'informations !
Je souhaite ajouter une facture fournisseur, mais mon consultant n'apparaît pas dans la liste des ressources, pourquoi ?
Si votre consultant n'apparaît pas dans cette liste c'est qu'il n'a pas le bon "Type" de ressource alloué sur sa fiche : nous listons ici uniquement les ressources catégorisés en externe (externe facturable et externe structure). Rendez-vous sur la fiche Ressource de votre consultant > onglet Informations et vérifiez le Type de ressource qui lui a été affecté. De plus, un onglet "Factures" sera ajouté dans les fiches Ressources de ces mêmes types (externe facturable et externe structure).
Une fois la facture chargée, je ne vois pas d'Activités et Frais dans l'encadré prévu, alors que mon consultant a bien saisi des temps, pourquoi ?
Pensez à mettre à jour la date de début et de fin de la période de facture, car c'est grâce à ces dates que nous pourrons afficher les activités et frais saisis sur la période !
Pour quelle raison ne puis-je pas passer la facture à l'état "Validée", l'état est grisé ?
Pour pouvoir passer l'état de la facture à "Validée", il faut avoir créé un achat de prestation, et avoir les droits de créer des paiements. Si vous pensez que vous n'avez pas les droits requis, rapprochez-vous de votre administrateur pour qu'il fasse la configuration nécessaire.
Puis-je déposer plusieurs factures en même temps ?
Non l'utilisateur peut uniquement déposer une facture à la fois.
Puis-je déposer n'importe quel type de fichier pour les factures fournisseurs ?
Les formats de fichiers acceptés et océrisés sont les suivants : .pdf, .jpeg, .jpg.
Puis-je remplacer une facture par une autre dans une fiche Facture fournisseur ?
Oui, une fois la facture créée et sauvegardée, vous pouvez choisir de supprimer le fichier précédent et en charger un nouveau.
NB : Le second document déposé dans une fiche Facture fournisseur ne sera pas océrisé, il faudra donc reprendre à la main les éléments de la nouvelle facture déposée.
Mon freelance peut-il supprimer une facture ?
Oui mais uniquement les factures à l'état "Brouillon".
Mon freelance peut-il modifier une facture déposée ?
Seules les factures à l'état "Brouillon" et "Rejetée" sont modifiables par le consultant freelance. Les factures dans un autre état sont uniquement accessibles en lecture.
Comment attribuer en masse un rôle intranet à mes consultants freelance ou sous-traitant ?
Par défaut, vos consultants bénéficieront d'un rôle "Intranet Salarié". Vous pouvez modifier en masse ce rôle grâce à l'app IntranetAccounts disponible dans la Marketplace (Administration > Apps/Marketplace > onglet Marketplace).
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