Créer et configurer un compte manager

Ce tutoriel a pour objectif de vous aider dans la création et la configuration de vos comptes managers.  

Sommaire

Création d'un manager

Un Manager au sens Boond :

  • est une "Ressource++" qui a des droits dans l'outil
  • peut accéder à l'ensemble des modules que vous activez sur votre interface (Candidats, Ressources, CRM, Besoins, Projets, Facturation...)

Pour mémo, une Ressource classique accède uniquement à l'intranet pour :

  • renseigner / valider ses feuilles de temps,
  • renseigner / valider ses notes de frais,
  • renseigner / valider ses demandes d'absences,
  • consulter si vous le souhaitez ses décomptes d'absences,
  • accéder à une vision "non financière" de certains de leurs projets s'ils sont déclarés "Chef de Projet" (consulter les jours budgétés de manières générale et par lot, modifier les "reste à faire"....)

Il est important de bien définir les droits de ses Managers pour être certain qu'ils puissent accéder aux bonnes données et qu'ils n'auront pas accès à des données critiques.

Créer le manager

Administration > Managers / Rôles > bouton +

Deux options s'offrent à vous :

  • Créer manuellement le compte manager si ce dernier n'existe pas encore dans le module Ressources
  • Créer depuis une ressource si la personne existe déjà dans votre base de données

1.png

Configuration d'un compte manager 

Informations générales

2.png

  1. Le Nom
  2. Le Prénom
  3. L'email 1 (idéalement le mail professionnel du manager)
  4. Le Login (par exemple reprendre l'email 1 ou autre chose respectant votre nomenclature) et un mot de passe par défaut (votre collaborateur pourra ensuite le modifier)
  5. La fonction dans l'entreprise
  6. Le responsable du Manager (N+1) 

Paramètres globaux

3.png

  1. Clefs de droit absolu
    Les deux lignes rouges représentent les droits de lecture et d'écriture sur absolument toutes les données du groupe et/ou de toutes les données des BU ou pôle du manager.
    Le manager qui a ces clefs activées n'a aucune restriction et peut modifier et lire toutes les fiches présentes dans son périmètre. 
  2. Clefs d'accès
    Ces trois clés permettent au Manager de filtrer ses recherches par périmètre (il voit donc la liste de tous les managers, des agences et/ou des pôles du groupe) et de réaffecter les fiches à d'autres manager (dans la limite des droits définis dans des Paramètres des modules). 

Paramètres des modules

4.png

  • Le bouton Activé : vous permet de choisir les modules auxquels le Manager peut accéder
  • Colonne Accès (Périmètre/Type) : vous permet de définir le Périmètre d'accès aux données (ex : tout le groupe ou juste ses données propres) et le Type d'accès, droit de Lecture/Ecriture uniquement sur les fiches dont il est responsable manager (Simple) ou sur toutes les fiches de son périmètre (Étendu), que vous décidez de donner au compte manager
  • Colonne Accessibilités et autorisations  : permet de définir pour certains modules des restrictions supplémentaires et de donner ou non la possibilité au Manager de supprimer, extraire, exporter ou réaffecter des informations dans Boond. 

Module Ressources

5.png

Accès (Périmètre / Type) :

  • Choix du périmètre d'accès
  • Distinction entre Simple et Étendu :
    • Simple : le Manager pourra ouvrir les fiches ressource et pourra lire les informations s'y trouvant sans pouvoir les modifier s'il n'en est pas responsable manager. Il a donc les droits de lecture de toutes les fiches accessibles dans son périmètre.
    • Étendu : le Manager pourra ouvrir les fiches ressource et les modifier même sans en être responsable manager. Il a donc les droits de lecture/Ecriture de toutes les fiches accessibles dans son périmètre.

Vue accessibles et autorisations :

  • Onglet Actions : permettre au manager de visualiser et créer des actions sur les fiches dont il a accès, dans la limite de son périmètre
  • Données administratives : en cochant cette option, le manager pourra avoir accès aux contrats RH et les informations s'y trouvant (notamment le salaire). S'il a en plus le droit d'écriture, il pourra également les modifier dans la limite de son périmètre d'accès 

À savoir : 

Même si vous avez donné le droit de Lecture/Ecriture des données administratives à l'un de vos Managers, celui-ci ne pourra pas voir l'onglet "Administratif" de la fiche Ressource des Managers supérieurs ou égaux à lui hiérarchiquement ! À moins de disposer de la clé (Lecture/Ecriture de toutes les données du groupe).

Module Projets

6.png

Le fait de cocher Lecture / écritures des données Administratives permettra à votre Manager de voir le détail du calcul du CJM Prestation sur chaque fiche prestation. Il pourra alors voir le salaire mensuel de la ressource : 

  • En type d'accès simple, le manager pourra accéder à toutes les fiches incluses dans le périmètre d'accès défini par la colonne relative mais ne pourra modifier que celle dont il est responsable manager ou influenceur. 
  • En type d'accès Etendu, le manager pourra accéder à toutes les fiches incluses dans le périmètre d'accès défini par la colonne relative et en modifier les données (prestation, durée, TJM, ...).

Au niveau des autorisations : 

  • Extraction : permet d'extraire sur Excel le détail des données des fiches accessibles
  • Réaffectation : permet de modifier les champs Responsable Manager, Agence et Pôle des fiches du module concerné. Par défaut, si l'utilisateur a le droit de réaffectation, il modifier les champs :
    • Responsable Manager: il peut réaffecter la fiche à l'un des managers dans sa hiérarchie inférieure : si vous le souhaitez qu'il puisse réaffecter les fiches à n'importe quel manager du groupe, il faut choisir Affectation pour le champ Lecture des managers de tout le groupe (cf Paramètres globaux).
    • Agence : il peut réaffecter la fiche à l'une de ses agences juridiques (principale, secondaires). Si vous souhaitez qu'il puisse réaffecter les fiches à n'importe quelle agence du groupe, il faut choisir Affectation pour le champ Lecture des agences de tout le groupe (cf Paramètres globaux)
    • Pôle: il peut réaffecter la fiche à l'un de ses pôles (principal, secondaires). Si vous souhaitez qu'il puisse réaffecter les fiches à n'importe quel pôle du groupe, il faut choisir Affectation pour le champ Lecture des pôles de tout le groupe (cf Paramètres globaux).
  • Suppression :  cette fonction permet au Manager de pouvoir supprimer des fiches dans les différents modules choisis.
  • Date de création modifiable : donner la possibilité de modifier la date de création du projet

Tableau de bord

Vous avez la possibilité de configurer la vue Tableau de bord et d'ajouter des graphiques en fonction du profil du compte manager.

7.png

Application sur les modules 

Vous pouvez choisir les applications auxquelles le manager aura accès. Attention, certaines Apps disposent de fonctionnalités avancées à activer pour qu'elles puissent fonctionner.

8.png

En cas de besoin :

Pour toutes questions relatives aux Apps, vous pouvez également consulter les tutoriels suivants : Comment installer une App ? et Comment configurer une App ?  

Création d'un rôle

La création de Rôles vous permet de créer des profils types (assistante, ingénieur d'affaires, directeur,...)avec des accès aux modules définis en fonction du rôle de chacun. Cette fonction vous permet un gain en temps lorsque vous avez plusieurs Managers qui ont la même fonction, car vous n'avez plus besoin de configurer chaque Manager individuellement (cf tuto vidéo Gestion des rôles).

Il vous suffit de créer le rôle dans un premier temps soit depuis la fiche du Manager :

9.png

Soit depuis Managers / Rôles > Sélectionnez la vue "Rôles" et cliquez sur le bouton + 

10.png

Puis créer le rôle en fonction des points mentionnés dans ce tutoriel. 

Enfin, attribuer le rôle au Manager concerné en retournant sur sa fiche manager puis en le sélectionnant dans la liste déroulante :  

11.png

Activation du compte manager

Administration > Managers / Rôles > onglet Managers

Depuis la liste des comptes managers

Vous pouvez activer votre Manager en modifiant l'état permettant d'activer le compte manager.

12.png

Il est très important de pensez à vous connecter depuis le point de vue du manager, une fois activé, afin de vérifier qu'il pourra bien accéder aux bonnes données et qu'il ne verra rien de trop sensible.

Pour cela, cliquez sur l'icône en bout de ligne du manager concerné : Capture_d_e_cran_2020-05-15_a__14.09.05.png

Depuis la fiche du compte manager

13.png

 

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

Boondmanager-Mascot-Desk-lg.png

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 2 sur 3

Commentaires

2 commentaires

  • Quand le tuto ne présente pas les mêmes informations que la réalité ...comment faire ????

    Ecran administrateur :

    Tuto :

     

    1
  • Bonjour Patricia, tout d'abord nous vous remercions grandement d'avoir pris le temps de nous écrire pour effectuer cette remontée. 

    En effet, grâce à vous, nous avons pu détecter que l'article était obsolète et nous l'avons donc mis à jour. 

    Nous restons à votre entière disposition si toutefois il vous reste des questions d'utilisation sur BoondManager !

    Excellente fin de journée, 

    Deborah

    0

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.