Comment configurer et exploiter les Reportings ?

Le module « Rapports d’activité » est un véritable tableau de bord regroupant une multitude d’indicateurs utiles au pilotage de votre activité répartis dans cinq onglets :

  • Plans de charge : vous permet de visionner la disponibilité "signée" et "prévisionnelle" des ressources que vous pilotez,
  • Reporting : vous fournit des reportings automatiques sur l’activité commerciale, RH, des temps et des frais et de la facturation par manager, business unit, ressource, projet, client, agence, société... sous forme de tableaux dynamiques ou de graphiques,
  • Répartition par Clients : vous permet d’analyser la répartition de votre activité sur votre portefeuille de clients,
  • Projets : vous permet d’obtenir une synthèse de chacun de vos projets.
  • Ressources : vous permet d’obtenir une multitude d'indicateurs propres à chacune de vos ressources.

 

 

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Sommaire

1 - Onglet "Plans de charge"

    1.1 - Comment lire les plans de charge ?

    1.2 - Comment configurer correctement ses filtres ?

2 - Onglet "Reporting"

    2.1 - Comment lire le reporting ?

    2.2 - Comment configurer les indicateurs sur le reporting ?

3 - Onglet "Répartition par Clients"

4 - Onglet "Projets"

5 - Onglet "Ressources"

 

 

 

1 - Onglet "Plans de Charge"

1.1 - Comment lire les plans de charge ?

Pour pouvoir exploiter le plan de charge, il est primordial de comprendre le code couleur utilisé. Pour cela, n'hésitez pas à vous référer à la légende présentée en bas de page : 

 

  • Bleu = "Prestation signée" :  prestation pour laquelle vous avez reçu l'accord de votre client (fiche prestation > rubrique "Informations complémentaires" > champ "Etat de la prestation" )
  • Vert = "Prestation prévisionnelle" : prestation que vous envisagez de signer (Attention : une ressource ne peut pas pointer sur une prestation à l'état "prévisionnelle") 
  • Rouge = Inactivité de type "Interne" : activité non facturée que vous souhaitez afficher sur le plan de charge (ex : formation, intercontrat, projets internes…)
  • Jaune = Inactivité de type "Absence" : période d'absence que vous souhaitez afficher sur le plan de charge

N.B. : L'inactivité ne se crée pas toute seule avec les demandes d'absences ou même avec la déclaration des temps (activité interne). Si votre objectif est de faire de la planification, veuillez plutôt utiliser l'application WPlanProduction qui se base sur les demandes d'absences et les temps consommés. 

 

Pour créer de l'inactivité de type "Interne" ou "Absences", il faut se rendre dans le Module "Ressources" --> "Fiche Ressources" --> onglet "Prestation" --> "Créer de l'inactivité" 

 

 

 

  • Orange = "Positionnement" : positionnement effectué sur des besoins pour chacune des ressources.

Cette couleur permet 2 vues en fonction du paramétrage du filtre positionnement (cf 1.2 Comment configurer correctement ses filtres ?):

Une vue des périodes de positionnements : 

OU une vue de la date du positionnement :

 

Enfin, pour affiner votre lecture et mieux comprendre les informations affichées vous pouvez : 

1 -> Utiliser les doubles flèches afin de changer la période visible

2 -> Survoler les barres afin d'afficher un encart avec le détail de la prestation. Si vous cliquez sur l'une des barres, vous arrivez directement sur l'onglet "Prestations" du module Projet concerné.

 

 

1.2 - Comment configurer correctement ses filtres ?

 

Il est important de bien configurer ses filtres, afin d'obtenir une vue pertinente sur le plan de charges.

 

  •  Périmètre : Permet d'afficher les Ressources appartenant à un(e) Manager/Agence/Pôle/BU
  •  Type : Permet d'afficher les Ressources en fonction du type de poste 
  •  Etat : Permet d'afficher les Ressources en fonction de leur état ("En Cours", "Archivé",....)
  •  Affichage : Indique le nombre de Ressources que vous souhaitez afficher par page (si vous avez plus de 15 Ressources, n'hésitez pas à indiquer le maximum par page)
  •  Disponibilité : Permet d'afficher les ressources disponibles le plus rapidement possible avec « Tri par ordre croissant » ou occupées le plus longtemps possible avec « Tri par ordre décroissant ».
  •  Dégradé : Eclaircit la couleur en fonction du taux d'occupation (nb de jours vendus/nb de jours ouvrés sur la période). Plus la couleur est foncée, plus le taux d'occupation est élevé.

  •  Regroupement : Permet de regrouper sur une même barre l'ensemble des missions d'une même ressource pour avoir une estimation du taux d'occupation global de chaque ressource. C'est utile pour les ressources qui travaillent sur plusieurs projets à la fois.  (N.B. : Les barres ne sont plus cliquables lorsque cette option est activée) 
  •  Période : Permet de changer l'échelle de période étudiée
  •  Pos : Permet d'afficher les positionnements de ressources effectués sur des besoins. Si vous cochez la checkbox située à côté du champ, vous pouvez afficher les périodes des positionnements effectués. Si vous décochez la checkbox, vous visualisez la date de création du positionnement.

 

 

 

N.B. : n'hésitez pas à survoler les aides en ligne  en cas de doute sur une fonctionnalité. 

 

 

  •  Projets & CRM : Vous pouvez également filtrer uniquement un ou plusieurs Projet ou CRM.

Pour cela,

 -> Saisir les 3 premières lettres de votre projet (ou fiche CRM)

-> Sélectionner le projet que vous souhaitez

-> Cliquer sur "plus" afin d'ajouter l'élément aux filtres

Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire

Pour ne plus filtrer sur les projets (ou la CRM), il vous suffit de décocher  puis de cliquer sur Rechercher.

 

N.B. : En dessous du bouton Rechercher, vous pouvez cliquer sur la punaise afin de :

 Mémoriser votre recherche 

 Ne pas mémoriser votre recherche

 Réinitialiser les filtres de votre recherche  (ne pas oublier de cliquer sur rechercher pour que cela soit appliqué)

 

2 - Onglet "Reporting"

2.1 - Comment lire le Reporting ?

Il existe plusieurs reporting (filtre "Type"). Par défaut, BoondManager affiche une liste non exhaustive d'indicateurs par reporting (que vous pourrez personnaliser).

  • Commerciale = reporting des modules CRM, Besoins et Projets
  • Ressources Humaines = reporting du module Ressources
  • Recrutement = reporting du module Candidats
  • Temps & Frais = reporting du module Temps & Frais
  • Facturation = reporting du module Facturation
  • Activité Globale = reporting des modules Ressources, Projets, Temps & Frais, Facturation

 

 

En survolant les indicateurs, le détail du calcul apparait . Les chiffres en gras au sein du tableau sont des liens dynamiques , en cliquant dessus vous êtes redirigés vers le détail du calcul.

 

 

Vous avez la possibilité d'avoir le visuel soit sous forme de tableau (par défaut), soit sous forme de graphiques.


N.B. : A noter, l'outil regroupe sur un seul et même graphique les indicateurs séparés par un "séparateur" au niveau de la configuration des indicateurs (information sur la mise en place de "séparateur" dans le chapitre suivant 2.2).
 
2.2 - Comment configurer les indicateurs sur le Reporting ?
Pour configurer les indicateurs sur le Reporting, il faut aller sur  (configuration). Vous pouvez "Ajouter" ou "Retirer" des indicateurs, "Ajouter des séparateurs" et faire du drag & drop pour les classer dans l'ordre de votre choix. Il est préférable de se restreindre aux indicateurs les plus parlants en fonction de votre activité. Suggestion : Pour vous aider dans votre choix, vous pouvez commencer pas tous les afficher afin de voir à quoi ils correspondent et les supprimer au fur et à mesure si vous ne souhaitez pas les conserver.
 
 N.B. : Pour revenir à la configuration par défaut, il vous suffit de vider complètement une liste et d'enregistrer.

 Grâce à la fonction  extraire, vous pouvez extraire vos données au format excel pour les travailler ensuite.

 

3 - Onglets "Repartition par Clients" 

 

Cet onglet "Répartition par client" a le même fonctionnement et le même mode de configuration que l'onglet "Reporting" (se reporter au chapitre 2.2), à noter cependant 2 différences :

  • l'affichage est limité à 10 (maximum)
  • il y a la possibilité d'afficher les données en chiffres ou en pourcentages

 

Cet onglet vous permet d’étudier la répartition de votre activité (CA signé, Nb de projets en cours, Nb de missions en cours, Nb de positionnements…) pour chaque client. 26 indicateurs sont à votre disposition pour vous rendre compte sous forme de tableaux ou de graphiques de la répartition de votre activité sur votre portefeuille de clients.

  

 

4 - Onglet "Projets"

 

Cet onglet "Projets" a le même fonctionnement et le même mode de configuration que l'onglet "Reporting" (se reporter au chapitre 2.2). Il vous permet d’obtenir une synthèse de chacun de vos projets (CA signés, temps budgétés et consommés au global et par ressource, coûts remontés, marges réelles par rapport aux données signée, CA de Production, CA Facturés, CA Payés...).

 

 

5 - Onglet "Ressources"

Cet onglet "Ressources" vous permet d'obtenir une synthèse de chacune de vos ressources, en fonction des indicateurs que vous aurez choisi. Il se paramètre de la même manière que l'onglet "Reporting" (se reporter au chapitre 2.2). A noter qu'ici, vous avez 2 vues différentes possibles : 

Vue par "Périodes" : Les Périodes sont placées horizontalement et les Ressources verticalement, les unes en dessous des autres, avec les mêmes indicateurs par Ressources. Cette vue permet de voir l'évolution des chiffres d'une Ressource dans le temps.

 

 

Vue par "Ressources" : Ici, ce sont les Ressources qui sont placées horizontalement et les indicateurs verticalement. Cette vue permet une vue d'un ensemble de Ressources sur les mêmes indicateurs.

 

 

 

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