Je suis freelance, comment utiliser mon intranet BoondManager ?

En tant que freelance, une fois connecté sur votre intranet, vous avez la possibilité de saisir votre feuille de temps, réaliser une note de frais, et déposer vos factures de prestation de service.

Cet article vous détaille les étapes à suivre.

Sommaire

Remplir ma feuille de temps

Comment créer une feuille de temps ?

  • Cliquez sur le module Mes Temps dans la barre latérale à gauche
  • Cliquez sur le mois pour lequel vous souhaitez créer votre feuille de temps

GifMindeeShort.gif

Comment saisir de l'activité dans sa feuille de temps ?

GifMindeeShort.gif

  1. Cliquez sur le bouton + pour ajouter une ligne. Chaque nouvelle ligne s'ajoute en haut de tableau pour une meilleure visibilité
  2. Les lignes d’activité s’affichent en mode lecture et deviennent éditables au clic. Vous pouvez donc les modifier par la suite (tant que la feuille de temps n'est pas validée)
  3. La barre de progression en haut du tableau vous indique si la totalité des jours ouvrés mensuels ont bien été saisis ou non.
  4. Si vous êtes autorisé à saisir de l’activité exceptionnelle :
    • Cliquez sur "Ajouter de l’activité exceptionnelle", juste en dessous du tableau d'activité normale
    • Choisissez le type d'activité exceptionnelle : par exemple : Horaire, ou calendaire
    • Renseignez les données et/ou ajoutez un commentaire

 A savoir

Vous pouvez retrouver votre feuille de temps directement depuis le Tableau de bord de votre interface > Rubrique Mes Temps.

Remplir ma note de frais

Comment créer une note de frais ?

  • Cliquez sur le module Mes Frais sur la barre latérale de gauche > Puis créez la note de frais du mois désiré

GifMindeeShort.gif

Comment saisir des frais ?

  • Cliquez sur le bouton + puis Renseignez votre note de frais 

GifMindeeShort.gif

  1. Bouton + pour créer une nouvelle ligne de frais : vous pouvez choisir de la créer avec ou sans justificatif. Si vous utilisez un justificatif, Boond se chargera de pré-remplir votre note de frais avec les éléments reconnus (OCR).
  2. Renseignez le détail du frais : la date, le type de frais, vous pouvez lier cette note à une activité (projet ou interne), une description, et son montant. Il sera également possible de cocher la case "Refacturation client" si cette note de frais doit être refacturée au client final par la suite.

  A savoir

Retrouvez votre note de frais sur l'app Mobile BoondManager disponible sur iOs et Android. Grâce à la reconnaissance OCR, vous n'avez plus qu'à prendre en photo votre ticket ou facture depuis votre mobile, et les informations du justificatif remontent directement dans votre note de frais ! 

Déposer mes factures

Depuis votre intranet BoondManager, en tant que Freelance, vous avez la possibilité de déposer directement vos factures via le module Mes Factures.

GifMindeeShort.gif

  1. Etats "Brouillon" ou "À valider"
    La facture est visible chez votre client dès que vous l’avez enregistrée, à l'état "Brouillon" ou "À valider". L'état "À valider" verrouille la facture sur votre intranet (vous ne pouvez donc plus la modifier une fois basculée dans cet état), en attendant le traitement par votre client via son interface BoondManager (validation ou rejet)
  2. Référence, Date de la facture, Montant HT et Montant TTC
    Ces champs sont automatiquement préremplis au moment du dépôt de la facture dans BoondManager (OCR)
  3. Période de facturation (date de début et date de fin)
    La période de facturation doit impérativement être ajoutée à la main (sans quoi vous ne pourrez pas enregistrer votre facture)
  4. Fils de discussion
    Une fois la facture déposée et enregistrée, vous pouvez accéder aux fils de discussion pour communiquer avec votre client à propos de cette facture

Dans votre module Mes Factures, une fois vos factures déposées, vous pouvez visualiser :

Mes factures (colonnes).png

  • La référence de la facture
  • L'état actuel de votre facture : si elle a été validée ou rejetée
  • Son montant HT et TTC
  • L'état de réglement de votre facture : Réglé ou Non réglé (vous pouvez également filtrer sur cet élément)
  • En bout de ligne, vous pouvez accéder à la facture au format PDF

  A savoir

Lorsqu'une facture est validée ou rejetée, vous êtes notifié dans votre centre de notifications ! Vous pouvez également rajouter la notification par email en cliquant sur la roue crantée de configuration des Notifications !

Notifications validees rejetees.png

F.A.Q

  Je souhaite être guidé dans ma saisie, comment faire ?

Nous vous invitons à utiliser nos guidages interactifs en cliquant sur le bouton Aide en haut à droite de votre interface. 

Choisissez "Guidages interactifs" :

Capture d’écran 2024-10-21 à 16.19.31.png

Puis cliquez sur le guidage de votre choix, à vous de jouer ! 🎯

Capture d’écran 2024-10-21 à 16.48.18.png

  Je n'ai pas accès au module "Mes factures" dans mon intranet ?

Deux possibilités : 

  • Pour vérifier que vous y avez accès : cliquez sur votre prénom en haut à droite puis sur Configuration. Dans la barre de menu, si Mes Factures se trouve dans la colonne de gauche : déplacez le module dans la colonne de droite, puis Enregistrez pour l'ajouter à votre barre de menu latérale
  • Si le module concerné n'apparaît pas au niveau des options de configuration, nous vous invitons à vous rapprocher de votre client pour lui demander qu'il vous en donne l'accès, afin de pouvoir déposer vos factures

  Je suis freelance et je travaille pour plusieurs clients utilisant BoondManager, comment accéder à mes différents espaces ?

Vous pouvez suivre cet article qui détaille la marche à suivre

  Puis-je déposer plusieurs factures en même temps sur mon intranet ?

Non, il vous est possible de déposer uniquement une facture à la fois.

  J'ai déjà validé ma feuille de temps mais je souhaite apporter une modification, puis-je contacter directement mon client depuis ma feuille de temps ?

Tout à fait, en cliquant sur le bouton Fil de discussion, il vous sera possible de démarrer une discussion avec votre client, pour lui demander par exemple de dévalider la feuille de temps afin de pouvoir apporter une modification ultérieure.

GifMindeeShort.gif

  Je ne vois pas la mention "Ajouter de l'activité exceptionnelle" dans ma feuille de temps ?

Si cette mention n'apparaît pas, alors vous n'êtes pas autorisé à en saisir. Nous vous invitons à contacter votre client afin de lui en demander l'autorisation. N'hésitez pas à utiliser le Fil de discussion comme mentionné ci-dessus.

 Envie de participer à notre roadmap ?

Nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.

Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Commentaires

0 commentaire

Cet article n'accepte pas de commentaires.