Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez connecter vos comptes bancaires à votre interface BoondManager et ainsi gagner un temps précieux ⏱️ dans le suivi de vos règlements en rapprochant vos entrées d'argent de vos factures directement dans BoondManager !
Sommaire
2 modules composent notre fonctionnalité de rapprochement bancaire : Connexion bancaire (Administration de la fonctionnalité) et Banque (module principal).
Droits du module Connexion bancaire
Depuis l'Administration > Managers / Rôles > ouvrir le rôle concerné : vous pouvez activer le module Connexion bancaire dans l'onglet Administration. Vous n'aurez pas besoin de configurer des droits de recherche ou de fiche pour ce module.
Droits du module Banque
Depuis l'Administration > Managers / Rôles > ouvrir le rôle concerné : vous pouvez activer le module Banque dans les Modules Principaux. Vous devez ici configurer les droits de recherche (filtre sur les agences juridiques uniquement), et les droits de fiche (accès à toutes les fiches, celles de ses agences ou d'une liste d'agences, restrictions en fonction de l'état des transactions).
Pré-requis
Pour ajouter et configurer des comptes bancaires, vous devez avoir accès à l'Administration > section Configuration Avancée, pour accéder au module Connexion Bancaire.
Ici, vous pourrez créer et gérer vos Etablissements bancaires.
Administration > Configuration Avancée
Ajouter un établissement bancaire et les comptes associés
En cliquant sur le bouton "+", vous êtes redirigé vers le site de notre partenaire POWENS, vous pouvez :
- Sélectionner la banque à intégrer à BoondManager
- Indiquer vos identifiants de connexion pour assurer une connexion sécurisée
- Sélectionner le.s compte.s bancaires que vous souhaitez utiliser dans BoondManager pour vos rapprochements de transaction
Lorsque cette opération est terminée, notre partenaire vous redirige vers BoondManager et l'établissement bancaire contenant le.s compte.s que venez de sélectionner est alors ajouté à la liste des établissements bancaires dans le module Connexion Bancaire.
Modifier les comptes rattachés à un établissement bancaire
Une fois l'établissement bancaire synchronisé avec BoondManager et le.s compte.s bancaire.s rattaché.s à votre interface, vous devez sélectionner les agences juridiques rattachées à ce.s compte.s bancaire.s.
Pour cela, cliquez sur le nom de l'établissement depuis le module Connexion bancaire, puis cliquez sur le compte que vous souhaitez modifier : vous pourrez personnaliser le libellé, et choisir les agences juridiques concernées par ce compte bancaire.
Vous avez configuré et rattaché vos comptes bancaires à votre environnement BoondManager, félicitations 🥳 !
Vous allez maintenant pouvoir rapprocher les transactions de vos comptes bancaires avec les factures saisies dans BoondManager.
Ce rapprochement bancaire pourra se faire depuis le module Banque, présent dans votre menu latéral.
A savoir
Si vous ne voyez pas le module Banque dans votre menu latéral, cliquez sur votre prénom en haut à droite > Configuration : vous aurez ici la possibilité de modifier votre barre de menu pour y ajouter ce module.
Rechercher des transactions à rapprocher
Dans ce module, nous listons toutes les transactions positives (entrées d'argent) remontées depuis vos comptes bancaires synchronisés.
Grâce aux filtres de la vue de recherche, vous pouvez sélectionner :
- La ou les agences juridiques sur lesquelles vous voulez travailler
- Un ou plusieurs comptes bancaires
- L'état des transactions (A rapprocher, partiellement rapproché, Validé sans rapprochement, Rapproché)
- La période des transactions affichées
Comme dans toutes nos vues de recherche, vous pourrez sauvegarder votre recherche en cliquant sur "Recherche libre" à droite de vos filtres.
Par défaut, et avant que vous ayez commencé à rapprocher les transactions à vos factures, toutes les transactions sont à l'état "A rapprocher".
Rapprocher les transactions et les factures
Une fois la liste des transactions que vous souhaitez traiter affichée dans votre vue de recherche, vous pouvez cliquer sur l'icône de rapprochement de la transaction à traiter .
Notre workflow vous conduit vers la vue Factures du module Facturation, et vous pouvez alors choisir une ou plusieurs factures à associer à la transaction choisie. Il vous est possible de sélectionner toutes les factures, verrouillées et avoir inclus.
Lorsque vous aurez sélectionné la ou les factures concernées par cette transaction et cliqué sur le bouton orange "Rapprocher" (vous pouvez également notifier le responsable de la commande de ce rapprochement bancaire), la modale suivante s'ouvre :
Depuis cette modale, vous pouvez visualiser et définir :
- Le montant restant à rapprocher sur la transaction sélectionnée (il se met à jour en fonction du montant que vous indiquerez dans les champs "Montant paiement")
- La date de règlement des factures qui sera prise en compte dans l'outil une fois ce rapprochement acté (cette date sera la date du règlement indiquée dans le relevé bancaire par défaut)
- Le montant à rapprocher par facture sélectionnée (la totalité ou uniquement une portion de ce montant, vous avez la main sur ce montant)
- L'état de la facture après ce rapprochement acté
- L'état de la transaction associée après ce rapprochement acté ("Rapproché" si le montant restant à rapprocher est à 0€, "partiellement rapproché" si le montant restant à rapprocher est positif)
En cliquant sur confirmer, vous êtes redirigé vers le module Banque et vous pouvez procéder au rapprochement suivant.
Rapprocher des factures dans des devises différentes du montant de la transaction
La marche à suivre est la même que décrite plus haut, et vous pouvez choisir de rapprocher des factures qui sont dans une devise différente de la transaction initiale.
Lorsque BoondManager détecte une devise différente dans la.es facture.s sélectionné.es, il intègre un champ "Devise de la transaction" afin que vous puissiez indiquer le taux de change que vous souhaitez appliquer : le montant de la transaction restera dans la devise du compte, le montant du paiement de la facture restera dans la devise de facturation, mais le rapprochement prendra en compte le taux de change entre ces 2 devises.
Visualiser le rapprochement depuis la facture
Depuis la fiche facture, vous pourrez visualiser le montant rapproché en cliquant sur le lien "voir les paiements" qui se trouve à côté du restant dû.
Modifier le rapprochement une fois réalisé
Depuis le module Banque, en cliquant sur la ligne du rapprochement en question, la modale s'ouvre de nouveau et vous pouvez modifier les éléments (l'état du rapprochement ou le montant) ou supprimer le lien entre cette transation et la.les facture.s.
Je ne vois pas les comptes bancaires rattachés à mon agence juridique dans le module Banque, pourquoi ?
Cela signifie que dans la configuration du module Connexion bancaire, vous n'avez pas rattaché un compte bancaire à une agence. Pour y remédier, vous devez vous rendre dans l'Administration > Configuration Avancée > Connexion bancaire, sélectionnez l'établissement bancaire concerné, puis cliquez sur le compte concerné. Vous devez alors indiquer à quelle.s agence.s juridique.s doit être rattaché ce compte. Une fois confirmé, votre compte bancaire apparaîtra dans le module Banque.
Où puis-je supprimer un établissement bancaire ?
Pour supprimer totalement un établissement, vous devez vous rendre dans l'Administration > Configuration Avancée > Connexion Bancaire, puis cliquez sur le nom de l'établissement bancaire concerné, et sur la roue de configuration. Vous serez redirigé vers notre site partenaire POWENS, qui vous proposera soit de modifier les comptes rattachés, soit de supprimer le rattachement en cliquant sur le bouton "Supprimer" qui se trouve en haut à droite de l'écran du partenaire.
Puis-je ajouter/modifier/supprimer un compte au sein d'un établissement bancaire ?
Si vous souhaitez apporter des modifications à un établissement bancaire, cliquez sur l'établissement bancaire en question, puis sur la roue de configuration et vous pourrez ainsi, via notre site partenaire POWENS :
- supprimer l'un des comptes rattachés à cet établissement
- ajouter un compte à rattacher à cet établiseement
- supprimer un établissement bancaire de BoondManager
Puis-je gérer des comptes en devises différentes ?
Oui, vous pourrez ajouter des comptes dans toutes les devises, et rapprocher les transactions de la même manière.
J'essaie de rapprocher 2 factures en devises différentes, sans succès... Pourquoi ?
Il n'est pas possible de rapprocher, pour une seule transaction, des factures dans des devises différentes. Vous devez sélectionner des factures qui sont dans la même devise (même si cette devise n'est pas la même que celle de la transaction).
Dans le module Banque, suis-je limité en nombre de transactions affichées ?
Au moment de la première synchronisation avec votre établissement bancaire, nous récupérons les transactions des 3 derniers mois. Puis nous ajoutons à ces transactions toutes les transactions qui arriveront sur vos comptes bancaires par la suite. Vous n'êtes donc pas limité en nombre de transactions affichées.
Puis-je supprimer des transactions du module Banque ?
Non, vous ne pouvez pas supprimer les transactions : nous récupérons les transactions du.des compte.s bancaire.s sélectionné.s comme sur votre relevé bancaire, vous n'avez pas la possibilité de les supprimer.
A quelle fréquence les transactions sont-elles synchronisées sur Boond ? Cette fréquence est-elle paramétrable ?
La synchronisation se fait sur une base quotidienne : nous mettons à jour les transactions depuis vos comptes bancaires tous les jours sur BoondManager, s'il y a bien eu de l'activité sur votre compte bancaire.
Si vous ne voyez pas de synchronisation, cela peut être lié à une absence d'activité sur le.s compte.s concerné.s. Cette fréquence n'est pas paramétrable.
Puis-je modifier les états de rapprochement et si oui, où ?
Vous ne pouvez pas modifier les états de rapprochement, il s'agit d'un paramétrage fixe que nous proposons. S'il vous manque certains états ou que certains termes ne vous conviennent pas, n'hésitez surtout pas à nous remonter vos suggestions d'amélioration via notre roadmap !.
Puis-je rapprocher également des transactions avec des paiements du module Achats ?
Cela n'est pour l'instant pas possible, nous nous sommes concentrés sur le rapprochement des transactions avec les factures dans cette V1. Nous étudions tous vos besoins pour des évolutions à venir, n'hésitez surtout pas à nous remonter vos suggestions d'amélioration via notre roadmap !
Quelles sont les banques disponibles ?
Vous pouvez trouver l'ensemble des banques disponibles via notre partenaire POWENS sur ce lien.
Je ne vois pas le module Banque dans mon menu latéral ?
Cliquez sur votre prénom en haut à droite > Configuration : vous aurez ici la possibilité de modifier votre barre de menu pour y ajouter ce module.
Si vous ne le voyez toujours pas dans la configuration de votre menu, contactez votre Administrateur pour vous assurer qu'il vous a bien donné les droits d'accès au module.
Je souhaite sauvegarder ma recherche / mes filtres dans le module Banque, est-ce possible ?
C'est bien sûr possible ! Vous pouvez consulter l'article dédié pour en savoir plus sur cette fonctionnalité très pratique !
Envie de participer à notre roadmap ?
Nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.
Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.
Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.
S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :
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