Découvrez DataClosing, notre App de clôture de période : verrouillez vos feuilles de temps, notes de frais, factures et prestations par période pour sécuriser vos données de production/facturation et éviter tout impact financier imprévu sur vos projets & reportings.
Sommaire
Installer une app
Si vous avez un doute sur l'installation de nouvelles Apps, n'hésitez pas à consulter le tutoriel : Comment installer et configurer une App
Une fois installée, autorisez vos managers à y accéder en vous rendant sur votre interface :
Adminstration> Apps/Marketplace > DataClosing
Cliquez sur le bouton de configuration des accès et indiquez qui aura accès à l'App.
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En choisissant "Accessible par tous les managers" : tous vos collaborateurs possédant un compte Manager peuvent utiliser l'App.
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En choisissant "Accessible uniquement des managers autorisés" : c'est à vous d'aller activer l'App aux managers de votre choix directement dans le module Managers/Rôles > fiche Manager ou Rôle > onglet Apps, puis cocher au bout de la ligne relative.
L'App DataClosing fait également l'objet de réglages de droits avancés. Il peut donc s'avérer utile et nécessaire de configurer des droits d'accès à cette app pour toutes les personnes qui seront amenées à l'utiliser.
Depuis l'Administration > Managers / Rôles > ouvrir le rôle concerné > onglet Apps > DataClosing (roue crantée). Vous pouvez ici configurer les droits de recherche (filtre sur les agences juridiques), les droits de fiche (accès en lecture / écriture à ses propres fiches, toutes les fiches, celles de ses agences ou d'une liste d'agences).
Recommendations
S'agissant d'une app ayant de nombreuses implications dans le système, nous vous recommandons d'en donner l'accès avec modération.
DataClosing vous permet la clôture de périodes par agence et type d'élément clôturable.
L'app prend en charge les éléments suivants :
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Feuilles de temps : vous ne pouvez plus créer de feuilles temps sur la période définie, ni modifier/supprimer les existantes.
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Notes de frais : vous ne pouvez plus créer de notes de frais sur la période définie, ni modifier les existantes.
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Factures : vous ne pouvez plus créer de factures sur la période définie, ni modifier/supprimer les données financières (ajouter des lignes, modifier les montants, etc.) des factures existantes. L'état & la date de paiement reçu restent les seuls champs modifiables.
- Projet/Prestation : vous ne pouvez plus modifier/supprimer les données financières des prestations et projets en rapport avec la date de clôture (CA et investissement additionnels selon leurs dates d'impact, les TJM & CJM des prestations couvertes entièrement ou partiellement par une clôture...). Vous ne pourrez plus non plus les supprimer.
Pour clôturer une période, rendez-vous dans l'app DataClosing sur l'onglet Période.
- Filtrez sur le périmètre et les éléments que vous désirez clôturer : une ou plusieurs agences, un ou plusieurs éléments (feuilles de temps, notes de frais, factures, projet/prestation).
- Sélectionnez ensuite la ou les lignes à clôturer.
- Saisissez la date jusqu'à laquelle les données doivent être clôturées et validez pour enregistrer.
Les managers autorisés peuvent se rendre dans l'application pour avoir accès à la liste des documents clôturés (selon leurs droits).
Vous pouvez ainsi facilement vérifier les feuilles de temps, les notes de frais et factures impactées par la clôture en naviguant dans les onglets.
J'ai clôturé jusqu'à Février 2025, est-ce que je peux encore créer des prestations sur ce mois ?
La clôture est effective jusqu'au dernier jour du mois choisi inclus (dans le cas présent le 28 Février inclus).
Par conséquent, sur un projet clôturé jusqu'en Février, votre nouvelle prestation doit commencer à minima le 1er mars.
Ma prestation est partiellement couverte par la clôture, est-ce que je peux la modifier ?
Une prestation partiellement couverte par une clôture ne peut plus voir les données financières impactant la production et la facturation modifiées (à savoir TJM, CJM, CA et Investissement additionnels sur la période clôturée...).
Si ces données ne changent pas, vous pouvez tout à fait prolonger la prestation par exemple, car vous avez encore la main sur sa date de fin.
Si vous avez besoin de modifier un des éléments financiers pour prolonger votre prestation, nous vous invitons à mettre un nouvelle date de fin à la prestation d'origine et effectuer un renouvellement pour pouvoir modifier la nouvelle prestation.
Je suis dans Post-Production et je veux créer une facture sur une période clôturée car je viens de recevoir les derniers éléments manquants. Est-ce possible ?
Vous verrez bien vos factures à émettre dans la vue de Post-Production et vous aurez bien également la main pour générer les factures en proforma. En revanche, la période étant clôturée, la date de la facture sera renvoyée à la date non clôturée la plus proche (fin de mois prochain, ou dernière date de facture selon vos réglages sur ce point).
Envie de participer à notre roadmap ?
Nous mettons à disposition un portail où vous trouverez les évolutions officiellement dans notre roadmap. N'hésitez pas à venir voter pour celles-ci afin de nous aider à les traiter au mieux (en nous décrivant leur criticité et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hésitez pas à nous soumettre d'autres idées en cliquant sur le bouton "Soumettre une idée" en haut à droite.
Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.
Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.
S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :
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