Consentements RGPD est une application qui vous permet de tenir un registre des consentements de vos candidats quant au recueil et au traitement de leurs données personnelles, de suivre ce registre dans le temps et de procéder à des extractions pour vérification ou en cas de contrôle.
Sommaire
Administration > Apps / Marketplace > Consentements RGPD
Accessibilité
Une fois l'application installée, pensez à configurer l'accès des ressources à l'application.
Plusieurs possibilités s'offrent alors à vous :
- Accessible uniquement des managers autorisés : c'est à vous d'aller activer l'App aux managers de votre choix directement dans le module Managers/Rôles > fiche Manager ou Rôle > onglet Apps, puis activer l'app au bout de la ligne relative
- Accessible de tous les managers : tous vos collaborateurs possédant un compte Manager peuvent utiliser l'App
Candidats > Fiche d'un candidat > onglet Consentements RGPD
À partir de cette page vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les consentements pour ce candidat.
- Choisir le type de consentement
- Définir l'état de ce consentement (premier consentement, renouvellement, expiration, révocation
- Date du recueil
- Mode de recueil
- Commentaire
- Durée de conservation (2 ans par défaut)
- Responsable manager
- Agence juridique de rattachement
- Ajout d'un justificatif en PJ une fois la fiche sauvegardée
Bouton Accès Rapide > Consentements RGPD > vue de recherche
Il existe deux façons de consulter les recueils de consentement :
- Depuis l'onglet Consentements RGPD de la fiche Candidats
- Directement dans l'app Consentements RGPD où les recueils sont recensés. Vous êtes alors libre de configurer les filtres afin d'afficher les résultats qui vous intéressent. Si vous souhaitez aller plus loin dans l'analyse de ces résultats, vous pouvez également réaliser une extraction au format csv des résultats aux questionnaires. Pour cela, cliquez sur l'icône Extraction en haut à droite de votre écran
La création d'un candidat entraîne-t-elle la création d'un consentement RGPD ?
Le RGPD précise qu'un consentement ne peut être qu'explicite et univoque, dès lors la simple création d'une fiche candidat ne déclenchera pas de création de consentement RGPD, il faut enregistrer ce consentement manuellement une fois recueilli.
Les consentements expirent-ils automatiquement ?
Il n'y a à ce jour pas d'automatisme intégré dans cette app, il reviendra donc à votre DPO de suivre la validité des consentements (comme il le fait aujourd'hui). L'app Consentements RGPD propose en revanche des filtres sur les dates de recueil, ce qui vous permet d'identifier en un clic les consentements expirés et agir en conséquence selon vos process internes.
Les candidats sont-ils anonymisés une fois le consentement expiré ?
La manière d'anonymiser une fiche candidat dépend totalement de ce que vous y renseignez, des délais de conservation que vous appliquez et plus généralement de vos process internes sur le sujet : il n'est donc pas prévu d'automatiser cette anonymisation.
Est-il possible d'automatiser tout ce processus de suivi et l'anonymisation des fiches candidats ?
Oui ! Grâce à nos API, il est possible d'automatiser le recueil, le suivi, la relance et même l'anonymisation des candidats. Même des outils low-code tels que Make et Zapier permettent de réaliser ce type d'automatisations, totalement calquées sur vos process internes et choix de traitement. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations !
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