L’objectif de ce tutoriel est de voir comment créer un projet au forfait de A à Z dans BoondManager.
Nous allons tout d’abord voir :
- comment créer le projet dans l’interface,
- le qualifier et affecter des ressources,
- et enfin, nous nous intéresserons à la facturation de ce projet.
Sommaire
Vous avez deux solutions pour créer un projet au forfait, soit depuis un besoin existant, soit from scratch. C'est ce que nous allons voir ici.
Depuis un besoin existant
Vous pouvez partir depuis un besoin de forfait en cours puis modifier l'état à Gagné et Enregistrer.
Avant de dupliquer votre besoin gagné en projet pour le créer, Boond vous demande si vous souhaitez sélectionner un collaborateur pour travailler sur ce projet.
Etant donné qu'il s'agit d'un projet au forfait, vous êtes libre de ne sélectionner personne, car vous êtes ici engagé sur le résultat et non sur les moyens mis en oeuvre. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une personne positionnée. Vous pouvez également revenir sur le besoin pour passer les autres personnes en "gagné" puis choisir votre projet dans la liste proposé. De cette manière, vous pouvez commencer à créer votre équipe sur le projet.
Depuis zéro
Vous pouvez aussi créer votre projet depuis zéro en vous rendant sur le module Projet puis en cliquant sur le bouton +. Il vous suffit ensuite d'inscrire un titre de besoin (car un projet = un besoin gagné), sélectionnez le type qui correspond au projet au forfait ainsi que le contact client.
Une fois que vous avez créé votre projet avec l'une de ces deux méthodes, vous arrivez sur la fiche Informations. N'oubliez pas de renseigner le titre de votre projet (vous êtes bien-sûr libre de reprendre le titre du besoin) ainsi que la période du projet.
Contrairement aux projets en régie, la date de début et fin du projet au forfait n'est pas automatiquement liée aux prestations affectées, il faut donc penser à faire évoluer cette période si jamais le projet est prolongé.
Vous avez créé votre projet, il vous faut désormais le qualifier.
1ère méthode : avec uniquement le CA additionnel
Sur un projet au forfait, vous avez le choix d'affecter ou non une ou plusieurs ressources. Si vous souhaitez tout de même avoir une visibilité sur vos coûts et votre CA, alors vous pouvez utiliser le tableau d'investissement et CA additionnel.
- Dans cette colonne vous indiquez le chiffre d'affaire généré sur la période
- Dans cette colonne vous indiquez le coût de la période ou éventuellement vos investissements (achats de machine, de licences, ...). Vous pouvez également ne rien indiquer dans cette colonne.
- Vous pouvez ajouter autant de ligne que le niveau de détail souhaité
- Chaque ligne est datée, en activant le bouton vert vous demandez à l'outil de considérer chaque ligne comme de la production pour le mois inscrit.
- Vous retrouvez votre résumé financier complété avec les indications de CA signé, Coût signé, Marge signée et Rentabilité signée.
- Comme indiqué plus haut vous êtes libre ou non d'imputer des prestations. Si vous ne le faites pas, notez que personne ne pourra pointer ces temps.
2ème méthode : en qualifiant les prestations et le CA additionnel
Si vous souhaitez tout de même affecter des personnes sur le projet, cela est tout à fait possible en cliquant sur le bouton + puis en sélectionnant Prestation.
Pour être au plus juste sur votre chiffre d'affaire généré et vos coûts, vous pouvez qualifier les prestations de vos collaborateurs de cette manière :
- Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez que votre collaborateur puisse pointer ses temps sur le projet.
- N'indiquez pas de tarif projet mais indiquez bien une charge de travail estimée, en effet le TJM doit rester à zero si le CA additionnel est utilisé pour ne pas doubler les résultats.
- Grâce au CJM prestation, vous connaissez le coût de votre collaborateur sur le projet, celui-ci remonte dans le tableau de synthèse financière.
Vous pouvez faire ainsi pour toutes les prestations du projet et compléter le CA additionnel pour indiquer ce qui a été prévu avec votre client, ce qui vous donnera finalement le résultat suivant :
De cette manière, vous avez bien le chiffre d'affaire total de ce projet et une estimation du coût en fonction de ce qui sera probablement fait par vos collaborateurs. Les coûts réels seront ensuite ajustés en fonction des temps pointés.
Notez également que vous pouvez indiquer un chef de projet, cette fonctionnalité permet à la personne indiquée d'avoir sur son intranet des informations supplémentaires par rapport à la vue classique proposée par défaut aux collaborateurs.
3ème méthode : avec uniquement la prestation
Vous pouvez également qualifier chaque prestation en indiquant un tarif de vente et une charge pour avoir votre total globale. Encore une fois ici, il faut voir la donnée qui vous importe le plus.
Les avantages de chaque méthode
La méthode 1 vous permet d'avoir une visibilité globale sur les coûts et le CA du projet sans y affecter de ressources
La méthode 2 vous permet d'avoir à la fois une visibilité sur le coûts de chaque ressources mais également les coûts de production non pas liée aux prestations/ressources mais aux différentes échéances du projet.
La méthode 3 vous permet d'avoir une visibilité sur les coûts et le CA par prestation et donc par ressource, c'est la méthode à utiliser dans le cas de régie forfaité par exemple.
Les groupements sur vos projets au forfait
Si vous choisissez la méthode 2 ou 3 vous pouvez créer des groupements afin de diviser votre projet en "sous projet". Cela vous permet par exemple de diviser les tâches au sein de votre projet et ainsi dire que votre collaborateur intervient sur une ou plusieurs phases du projet.
Vous pouvez retrouver l'ensemble du tutoriel sur les groupements en lisant l'article : Créer et gérer un groupement de prestation
Pour cette partie il faut vous rendre sur l'onglet Consommation du projet. Vous y trouvez le tableau suivant :
Dans le cadre du tutoriel, j'ai choisi la méthode 2
- Vous retrouvez ici le tableau de synthèse financière de consommation qui met en relief ce qui a été produit par rapport à ce qui a été signé.
- La ligne "Signé" correspond au résumé financier de l'onglet prestation
- La ligne "Production" correspond ici aux lignes du tableau de CA dont l'encoche est verte(dans mon cas j'ai coché uniquement la première échéance pour avoir la production au fur et à mesure que le projet avance).
- La ligne ressource n'est complété que sur les coûts (grâce aux temps pointés) car c'est le tableau de CA qui remonte la production
- La ligne Achat et détails correspond aux différentes lignes du tableau de CA additionnel dont la checkbox est cochée et aux achats refacturés au client sur le projet - Ici on voit les temps signés par prestation versus le temps pointés par chaque collaborateur sur la prestation
- Ici on voit les frais signés par prestation versus les frais pointés par chaque collaborateur sur la prestation
- Ici il s'agit du CA HT de production Ressources = (Tarif de vente journalier HT des ressources du projet x le nombre de jours pointés par les ressources sur les prestations) + les frais remontés refacturés au client
Dans notre cas il est égal a zéro car le tarif de vente n'a pas été qualifié sur la prestation.
Et Coûts HT = Coût des Temps Pointés par les ressources + Coût des Frais remontés sur les notes de frais liées au projet + Coût des Investissements additionnels (dont la checkbox est cochée) + Coût des Achats liés au projet + Coût des avantages projets - On retrouve un tableau qui résume les quantités de temps signés et consommés avec la possibilité d'indiquer un "reste à faire" permettant de voir si l'on est en retard ou en avance sur le projet et d'avoir une visibilité sur le nombre de jour d'écart prévisionnel. Si l'écart est négatif (pas assez de jour vendu par rapport au chantier restant) alors le chiffre est en rouge pour vous alerter.
- Vous avez la possibilité de télécharger les CRA client correspondant à chaque ligne de prestation
Pour aller plus loin
Vous pouvez également créer des lots et jalons sur vos projets au forfait.
Créer une commande
Comme pour tout projet dans Boond, pour pouvoir facturer vos projets, il faut créer une commande.
Pour cela, selon la méthode, cochez les cases correspondantes aux prestations appartenant à une même commande et cliquer sur "Créer commande"
OU
Dans le cas d'un projet sans prestation, cliquez directement sur le bouton + en haut à droite pour créer la Commande.
Qualifier une commande
Une fois cela réalisé, vous arrivez sur la fiche commande, vous n'avez plus qu'à la qualifier et à renseigner :
- Le numéro de commande (correspondant généralement au n° imposé par votre client et devant apparaître sur les factures)
- Le CA commandé
- Les modalités de facturation
Par défaut le Type de facturation est sur "Échéancier". Pour créer les échéances, cliquez sur "+ Créer un échéancier". Vous pourrez alors définir plusieurs critères selon votre besoin :
-
Fréquence
Mensuelle , trimestrielle, semestrielle, annuelle ou personnalisée -
Méthode de calcul du montant des échéances à appliquer
Vous pouvez choisir d'appliquer un montant ou un % du CA commandé, de reprendre le CA additionnel ou bien entrer manuellement le montant de chaque échéance -
Date de l'échéance
Dans le cas d'une fréquence régulière (non personnalisée), vous pouvez choisir à quel moment de la période doit être établie l'échéance (ex : dernier jour du mois pour une période mensuelle) -
Nombre d'échéances
Dans le cas d'une fréquence personnalisée, vous pouvez choisir le nombre d'échéances prévues -
Description des échéances
Vous pouvez saisir manuellement cette description, ou utiliser les variables dynamiques disponibles
Important
Vous pouvez configurer un paramétrage par défaut de vos échéanciers dans l'Administration, et ainsi définir la fréquence, le montant, les masques des descriptions par défaut que vous souhaitez utiliser.
Administration > Paramètres Globaux > onglet Facturation > Paramètres des échéanciers
A savoir
Si vous le souhaitez, vous pouvez tout de même indiquer une facturation de type "mensuelle". De cette manière, vous facturez chaque mois en fonction des temps pointés par le collaborateur. Cela est à associer avec la méthode 3 par exemple.
Facturation des échéances
Puis vous n'avez plus qu'à créer vos factures depuis les échéances. Pour cela, vous pouvez suivre le tutoriel : Facturation échéancier : facturer vos projets au Forfait.
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