Comment renseigner vos notes de frais ?

Découvrez comment renseigner vos notes de frais grâce à l'ERP BoondManager.

 

Ma Fiche > onglet « Frais »

Créez la note de frais du mois actuel depuis la rubrique "Ma fiche" > onglet "Frais"

 

Cliquez sur l'icône "Plus" pour ajouter vos types de frais réels ou forfaitaires du mois. Vous avez la possibilité de les associer à des types d'activités (Projets sur lesquels vous travaillez, Interne et Absence). 

  • Pour les frais réels vous avez une checkbox pour spécifier si les frais sont à refacturer au client.
  • Pour les frais forfaitaires, si il a été défini un détail de frais contractuels (sur votre contrat RH), ils seront pré-remplis automatiquement chaque mois. ATTENTION, pour les frais contractuels journaliers, l'outil va pré-remplir tous les jours ouvrés du mois. C'est à vous ensuite de supprimer ou rajouter les frais dont vous pouvez bénéficier. Pour vous aider dans la saisie, si la feuille de temps du mois a été renseignée, en dessous de chaque frais forfaitaire un code couleur affiche si vous avez pointé sur de l'activité de production/projet (bleu), interne (rouge) ou d'absence (jaune) =>

Une fois que vous aurez défini les différents types de frais, pensez à bien cliquer sur le bouton "Enregistrer" afin de conserver les données qualifiées. 

Sachez par ailleurs qu'après avoir enregistré votre note de frais, vous pouvez joindre vos justificatifs scannés (avec les numéros de pièces associés aux frais mentionnés).

Pour finaliser la saisie de votre note de frais, cliquez sur le bouton "Valider" pour envoyer une alerte par email à votre "Validateur". Une fois que le validateur aura validé votre note de frais, vous ne pourrez plus modifier les données.
 

NB : Vous avez la possibilité de générer un PDF avec uniquement les frais à refacturer au client via le bouton "PDF CLIENT" > en cochant la case "ne traiter que les frais à refacturer au client".
 
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