ExceptionalActivity

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Il est impératif d'avoir suivi et réalisé les étapes listées dans ce tutoriel avant d'aller plus loin.

Installer l'application

Administration > Apps / Marketplace > ExceptionalActivity > cliquer sur Installer

Autoriser un manager à utiliser cette application 

Administration > Managers / Rôles > Fiche du compte manager > rubrique Apps > activer l'application

Administration > Agences Juridiques > fiche Agence juridique > onglet Données RH

1. Pour pouvoir associer un barème d'AE sur le contrat de la ressource, veuillez Activer la Configuration de l'activité exceptionnelle
2. Tableau "Types d'avantages" : Ajoutez autant de typologies de primes que vous souhaitez verser pour de l’AE de type « ponctuel »
   
3. Tableau "Types d'unités d'oeuvres pouvant verser des avantages avec l'app ExceptionalActivity"  : Choisissez un type d'avantage par type d'AE. Pour cela, vous pouvez choisir parmi la liste des avantages de type Ponctuel
   Ajoutez autant de lignes que de types d'activités que vous souhaitez récompenser par un avantage.
   

Et enregistrez ! 

Cas 1 : Cas manuel (pas de barèmes fixes utilisés régulièrement)

Apps > ExceptionalActivity

1. Filtrez en haut sur l'Agence et la période
2. Sélectionnez l'ensemble des lignes
3. Par défaut le calcul est en manuel 
   (En cas de besoin vous pouvez utiliser le modificateur de masse pour les passer en automatique)

1. Inscrivez dans chacune des lignes le CA de production et le montant des avantages s'il en a
2. Cliquez sur l'icône en haut à droite afin de générer les données financières

Comment annuler le versement d'un avantage ? 

1. Sélectionnez la.les ligne.s erronées
2. Utilisez le modificateur de masse en sélectionnant "Versement" = "Annuler"
3. Et confirmer.

Cas 2 : Les barèmes/règles sont propres à votre société

Administration > Agences Juridiques > Agence juridique concernée > onglet Données RH

Tableau "barème" 

C'est ici que vous allez définir les différents barèmes que vous souhaitez utiliser.

1. Choisissez un nom, un Type d'activité. En activant la case Défaut vous permettez que le barème soit assigné à tous les futurs contrats créés sous cette agence.
2. Ou alors, cliquez sur Réinitialiser les barèmes par défaut

Tableau des "règles/barème"

Les tableaux qui apparaissent en-dessous de celui des Barèmes reprennent les intitulés inscrits et enregistrés à ce niveau-ci.

A vous de définir :

1. Nom : Nom qui sera visible lorsque vous choisirez les règles à appliquer

2. Tarif de vente : Tarif auquel sera vendu l'AE déclarée
   
   - Pour l'AE de type Calendaire : le tarif est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
   - Pour l'AE de type Horaire : le tarif est défini en % du Tarif de Vente Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclaré son AE)

3.  Avantage : Avantage que vous souhaitez verser à vos ressources en fonction de l'AE déclarée 
   
   - Pour l'AE de type Calendaire : l'avantage est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
   - Pour l'AE de type Horaire : l'avantage est défini en % du Salaire Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclarée son AE)

   N'oubliez pas d'enregistrer pour prendre en compte vos modifications !
   
   
4. Ne supprimez jamais une règle ayant été utilisée, archivez-la (en désactivant l'État Visible) de manière à ce qu'elle ne puisse plus être choisie par la suite.

1. Barèmes/ règles propres à un contrat RH/de sous-traitance

Attention : Ces barèmes/règles doivent être configurés dans la même agence juridique à laquelle votre ressource est rattachée. N'oubliez pas que l'activité exceptionnelle doit également être activée dans l'Agence Juridique ET dans la configuration de la Ressource. Ce tutoriel explique toutes ces étapes nécessaires.

Cette étape :

• vous permet de choisir quels barèmes ont été convenus dans le contrat avec votre ressource,
• permet à l'outil de connaître le Salaire Horaire de cette ressource (cette variable est nécessaire pour le calcul des avantages liés à de l'AE de type horaire).

Interface Manager > module Ressources > fiche de la ressource > onglet Administratif > fiche du contrat en cours

Depuis le tableau "activité exceptionnelle"

1. Sélectionnez les barèmes que vous souhaitez associer au contrat de cette ressource
2.  Si vous survolez la loupe sur la ligne d'un barème, vous pourrez y lire le détail, qui correspond aux barèmes déjà enregistrés au niveau de l’agence juridique
3. Si vous cliquez sur cette loupe, vous vous aurez la possibilité de modifier les valeurs des règles du barème(uniquement pour cette ressource, ces modifications n'iront pas modifier les règles définies dans l'administration) 

Pour de l'activité exceptionnelle de type horaire

Vous devez SOIT définir un nombre d'heure par semaine (cela calculera automatiquement - après enregistrement de la fiche - le Salaire Horaire), 
SOIT forcer un Salaire Horaire en cochant le verrou.

Cas 3 : Les barèmes/règles sont propres à vos clients/missions

1. 1. Donnez un nom aux différents barèmes que vous souhaitez utiliser.
   2. Choisissez le type d'activité auquel il peut s'appliquer.

Barèmes/ règles propres à un client

Il n’est pas nécessaire d’avoir configuré les barèmes d’AE au niveau de l’Agence Juridique, mais seulement d’avoir installé l’App et de l’avoir autorisée sur un compte manager (soit : d’avoir suivi les étapes 2 et 3 de ce tuto).

Tableau "barèmes"

Tableau "règles/barèmes"

A vous de rajouter les règles souhaitées par barème.

1. Nom : Nom qui sera visible lorsque vous choisirez les règles à appliquer

2. Tarif de vente : Tarif auquel sera vendu l'AE déclarée 
    - Pour l'AE de type Calendaire : le tarif est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
   - Pour l'AE de type Horaire : le tarif est défini en % du Tarif de Vente Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclaré son AE) 

3. Avantage : Avantage que vous souhaitez verser à vos ressources en fonction de l'AE déclarée 
    - Pour l'AE de type Calendaire : l'avantage est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
    - Pour l'AE de type Horaire : l'avantage est défini en % du Salaire Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclarée son AE)

   N'oubliez pas d'enregistrer pour prendre en compte vos modifications !

4. Ne supprimez jamais une règle ayant été utilisée, archivez-la (en cochant l'État Visible) de manière à ce qu'elle ne puisse plus être choisie par la suite.

1. Barèmes/ règles propres à une prestation 

Au préalable, l’AE doit avoir été configurée soit au niveau de votre Agence Juridique soit sur la fiche société de votre client (soit les points 4.Cas2.a ou 4.Cas3.c).

Autoriser la configuration de l'activité exceptionnelle au niveau des projets :

Administrateur > Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Projets

Cocher la case « Configuration de l’AE »
Cette checkbox va permettre de déclarer les barèmes convenus dans le contrat avec le client, et cela va également permettre à BoondManager de connaître le TVH de la ressource en mission (nécessaire pour le calcul du montant à facturer – type horaire)

Associer un barème à une prestation :

Interface Manager > module Projets > fiche Prestation > rubrique Informations complémentaires > sous-rubrique Activité Exceptionnelle  

C'est ici que vous allez que vous allez pouvoir déclarer quels barèmes ont été convenus dans le contrat avec votre client : en reprenant simplement les barèmes définis au niveau de l'agence juridique ou dans la fiche CRM en question, ou bien en modifiant ces règles. 

1. Vérifier le tarif de vente horaire renseigné
   
   
   
   
2. Si vous survolez l'icône, vous pourrez y lire le détail.
3. Si vous cliquez sur cette icône, vous aurez la possibilité de modifier les valeurs des règles du barème (uniquement pour cette ressource sur cette mission)

Facturer de l'AE horaire :

Vous devez ABSOLUMENT définir un Tarif de Vente Horaire. Pour cela : 
- Renseignez le nombre d'heures/semaine (cela calculera automatiquement – après enregistrement de la fiche – le Tarif de Vente Horaire)
- Ou forcez le TVH en cliquant sur le cadenas

Interface Manager > MesApps > ExceptionnalActivity

1. Utilisez les filtres en haut de la page pour afficher les activités exceptionnelles sur lesquelles vous souhaitez travailler. Le résultat de la recherche n’est visible uniquement lorsque de l’AE a été saisie sur la feuille de temps.

   Si vous n'arrivez pas à afficher l'AE souhaitée, vérifiez d'abord sur la feuille de temps qu'elle a bien été renseignée puis vérifiez vos filtres avant de cliquer sur Enregistrer. Si vous n'y arrivez toujours pas, contactez le support.

2. Vérifiez que les feuilles de temps ont bien été totalement validées avant de vous lancer dans un quelconque travail sur l'AE : 
   La colonne « Validation » vous présente un raccourci en forme d’icône pour aller directement consulter et valider l’AE saisie sur la feuille de temps de votre ressource. 

 Puis pour chaque ligne d'activité exceptionnelle :

1. Cliquer sur le bouton l'icône Calculette
2. Sélectionnez la règle à appliquer
3. Renseignez alors le nombre d'heures/jours à appliquer dans le calcul
   Veuillez noter que si l'AE est à cheval sur plusieurs règles, vous devrez alors ajouter les différentes règles à appliquer et renseigner la répartition des heures/jours sur chacune d'entre elles.

Une fois que toutes les lignes auront été remplies : 

La génération de vos factures comportera automatiquement ces montants à facturer.

Pour ce qui est du versement des avantages à vos ressources, merci de vous référer au point suivant !

Interface Manager > Apps > ExceptionalActivity 

1. Cliquez sur l'icône pour laquelle vous souhaitez verser l'avantage et prendre en compte le tarif pour la facturation.
   L'outil procédera alors au versement de cet avantage en le mettant à la date du jour où a été déclarée l'AE.
   OU 
   Dans le cas où vous avez défini toutes les règles et êtes prêts pour toutes les lignes, vous pouvez cliquer sur l'icône situé au dessus du tableau afin de générer les avantages et prendre en compte les tarifs pour la facturation de toutes les lignes d'AE présentes dans le tableau.