Vous souhaitez faciliter la facturation et/ou la génération d'avantages liée.s à l'activité exceptionnelle de vos ressources ? Notre application WExceptionnalActivity est faite pour vous ! 

Avec cette application, vous pouvez :

  • Lister/Rechercher l'activité exceptionnelle réalisée mois par mois & par ressource
  • Définir les règles de facturation/versement de l'avantage qui seront propres à votre société ou bien à certains de vos clients ou projets
  • Intégrer l'activité exceptionnelle dans le CA/Coût de production des projets :
    • Verser les avantages à vos ressources (ex : prime d’astreinte, etc…)
    • Faciliter la facturation de l'activité exceptionnelle

Alors, si vous souhaitez en profiter, veuillez suivre attentivement toutes les étapes présentées ci-dessous :

 

Sommaire

1 - Pré-requis : avoir suivi le tuto "Comment gérer l'activité exceptionnelle de ses collaborateurs"

2 - Installer l'application WExceptionnalActivity et autoriser un manager à l'utiliser

3 - Configurer des avantages à verser pour de l'activité exceptionnelle déclarée

4 - Comment souhaitez-vous gérer votre AE ?

   Cas 1 - Cas manuel (pas de barèmes fixes utilisés régulièrement)

   Cas 2 - Les barèmes/règles sont propres à votre société

   Cas 3 - Les barèmes/règles sont propres à vos clients/missions

5 - Calculer les montants à facturer à vos clients / à reverser en avantages à vos ressources

6 - Verser les avantages à vos ressources

 

 

1 - Pré-requis : avoir suivi le tuto "Comment gérer l'activité exceptionnelle de ses collaborateurs"

Il est impératif d'avoir suivi et réalisé les étapes listées dans ce tutoriel avant d'aller plus loin.

 


2 - Installer l'application WExceptionnalActivity et autoriser un manager à l'utiliser

A. Installer l'application

Interface AdministrateurMarketplace > WExceptionnalActivity > cliquer sur Installer

 

B. Autoriser un manager à utiliser cette application

Interface Administrateur > onglet Managers > fiche compte manager > rubrique Apps

Pour cela, il vous faut cocher la case en face de l'app  puis Enregistrer.

 


3 - Configurer des avantages à verser pour de l'activité exceptionnelle déclarée

Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Ressources 

Pour pouvoir associer un barème d'AE sur le contrat de la ressource, veuillez cocher la checkbox "Autoriser la configuration de l'AE".

Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__12.12.40.png

1 -> Tableau "Types d'avantages"

Ajoutez autant de typologies de primes que vous souhaitez verser pour de l’AE de type « ponctuel »

2 -> Tableau "Avantages versés selon le type d'AE"

Choisissez un type d'avantage par type d'AE.
Pour cela, vous pouvez choisir parmi la liste des avantages de type Ponctuel.
Ajoutez autant de lignes que de types d'activités que vous souhaitez récompenser par un avantage.

Et enregistrez ! 

 


 

4 - Comment souhaitez-vous gérer votre AE ?

Cas 1 : Cas manuel (pas de barèmes fixes utilisés régulièrement)

Interface Manager > MesApps > WExceptionnalActivity 

Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__13.52.38.png

1 -> Filtrez en haut sur l'Agence et la période

2 -> Sélectionnez l'ensemble des lignes en cochant la checkbox marron en haut

3 -> Utilisez le modificateur de masse pour passer le calcul en manuel
Par défaut l'outil se met en calcul automatique pour l'ensemble des lignes

4 -> Validez puis cliquez sur Oui dans la fenêtre qui s'ouvre

 

Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__14.04.38.png

1 -> Inscrivez dans chacune des lignes les tarifs à refacturer ainsi que le montant de la prime s’il y en a

2 -> Cliquez sur l'icône horloge en haut du tableau et validez

 

Comment annuler le versement d'un avantage ?

Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__15.05.52.png

1 -> Sélectionnez la.les ligne.s erronées

2 -> Utilisez le modificateur de masse en sélectionnant "Versement" = "Annuler"

3 -> Et validez

 

Cas 2 : Les barèmes/règles sont propres à votre société

  • A. Barèmes/ règles propres à l’Agence Juridique

Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Ressources 

  1. Tableau "Barèmes"

    Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__15.24.28.png

    C'est ici que vous allez définir les différents barèmes que vous souhaitez utiliser.

    1 -> Choisissez un nom puis 2 -> le type d'activité auquel il peut s'appliquer. 

    Vous pouvez dès lors enregistrer et alors vous verrez apparaître autant de tableaux en-dessous de celui-ci que vous avez défini de barèmes.

    Ou bien, vous pouvez cliquer sur 3 -> RESET que l’outil vous propose par défaut un exemple de barèmes et de règles associées à modifier librement.

    4 -> La checkbox « défaut » est à cocher si vous souhaitez que le barème soit assigné à tous les futurs contrats créés sous cette Agence Juridique-ci.


  2. Tableau des "Règles/barèmes"

    Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__15.35.13.png

    Les tableaux qui apparaissent en-dessous de celui des Barèmes reprennent les intitulés inscrits et enregistrés à ce niveau-ci.

    A vous de définir :

1 -> Nom : Nom qui sera visible lorsque vous choisirez les règles à appliquer

2 -> Tarif de vente : Tarif auquel sera vendu l'AE déclarée 

      • Pour l'AE de type Calendaire : le tarif est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
      • Pour l'AE de type Horaire : le tarif est défini en % du Tarif de Vente Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclaré son AE)

3 -> Avantage : Avantage que vous souhaitez verser à vos ressources en fonction de l'AE déclarée 

      • Pour l'AE de type Calendaire : l'avantage est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
      • Pour l'AE de type Horaire : l'avantage est défini en % du Salaire Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclarée son AE)

     

 

N'oubliez pas d'enregistrer pour prendre en compte vos modifications !

 

P.S. :  4 -> Ne supprimez jamais une règle ayant été utilisée, archivez-la (en cochant la checkbox Archivé) de manière à ce qu'elle ne puisse plus être choisie par la suite.

 

  • B. Barèmes/ règles propres à un contrat RH/ de sous-traitance

Attention : les barèmes doivent être d’abord configurés sur l’interface Administrateur de l’Agence Juridique à laquelle la ressource est rattachée et la checkbox "Autoriser la configuration de l'AE" cochée (Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Ressources)

Cette étape :

  • vous permet de choisir quels barèmes ont été convenus dans le contrat avec votre ressource,
  • permet à l'outil de connaître le Salaire Horaire de cette ressource (cette variable est nécessaire pour le calcul des avantages liés à de l'AE de type horaire).


Interface Manager
> module Ressources > fiche de la ressource > onglet Administratif > fiche du contrat en cours

  1. Depuis le tableau "Activité Exceptionnelle" : 

    Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__20.42.10.png
    1 ->
    Sélectionnez les barèmes que vous souhaitez associer au contrat de cette ressource
    2 -> 
    Si vous survolez la loupe sur la ligne d'un barème, vous pourrez y lire le détail, qui correspond aux barèmes déjà enregistrés au niveau de l’agence juridique
    3 -> 
    Si vous cliquez sur cette loupe, vous vous aurez la possibilité de modifier les valeurs des règles du barème(uniquement pour cette ressource, ces modifications n'iront pas modifier les règles définies dans l'administration)
     
  2. Pour de l'activité exceptionnelle de type horaire :

 Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__20.55.44.png

Vous devez SOIT définir un nombre d'heure par semaine (cela calculera automatiquement - après enregistrement de la fiche - le Salaire Horaire), 
SOIT forcer un Salaire Horaire en cochant la checkbox en-dessous du champ correspondant.

N’oubliez pas d’enregistrer !

 

Cas 3 : Les barèmes/règles sont propres à vos clients/missions

  • A. Barèmes/ règles propres à un client

Il n’est pas nécessaire d’avoir configuré les barèmes d’AE au niveau de l’Agence Juridique, mais seulement d’avoir installé l’App et de l’avoir autorisée sur un compte manager (soit : d’avoir suivi les étapes 2 et 3 de ce tuto).

Interface Manager > module CRM > fiche société > onglet Informations / Apps > WExceptionnalActivity 

  1. Tableau "Barèmes" :

    Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__21.18.57.png
    1 -> Donnez un nom aux différents barèmes que vous souhaitez utiliser.
    2 -> Choisissez le type d'activité auquel il peut s'appliquer.
    Vous pouvez enregistrer et alors vous verrez apparaître autant de tableaux en-dessous de celui-ci que vous avez défini de barèmes.

    Ou bien, vous pouvez cliquer sur 3 -> RESET afin que l’outil vous propose par défaut un exemple de barèmes et de règles associées à modifier librement. 


  2. Tableau des "Règles/barèmes" :

Les tableaux qui apparaissent en-dessous de celui des Barèmes reprennent les intitulés inscrits et enregistrés à ce niveau-ci : 


Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__21.18.57_copie.png

A vous de définir : 
1 -> Nom : Nom qui sera visible lorsque vous choisirez les règles à appliquer

2 -> Tarif de vente : Tarif auquel sera vendu l'AE déclarée 

      • Pour l'AE de type Calendaire : le tarif est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
      • Pour l'AE de type Horaire : le tarif est défini en % du Tarif de Vente Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclaré son AE)

3 -> Avantage : Avantage que vous souhaitez verser à vos ressources en fonction de l'AE déclarée 

      • Pour l'AE de type Calendaire : l'avantage est défini en €HT et correspond à un tarif par jour d'AE déclaré
      • Pour l'AE de type Horaire : l'avantage est défini en % du Salaire Horaire (défini dans la prestation sur laquelle la ressource a déclarée son AE)

     

N'oubliez pas d'enregistrer pour prendre en compte vos modifications !

P.S. :  4 -> Ne supprimez jamais une règle ayant été utilisée, archivez-la (en cochant la checkbox Archivé) de manière à ce qu'elle ne puisse plus être choisie par la suite.

 

  • B. Barèmes/ règles propres à une prestation

Au préalable, l’AE doit avoir été configurée soit au niveau de votre Agence Juridique soit sur la fiche société de votre client (soit les points 4.Cas2.a ou 4.Cas3.c).

  1. Autoriser la configuration de l'activité exceptionnelle au niveau des projets :
    Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Projets :
    Cocher la case « Configuration de l’AE »
    Cette checkbox va permettre de déclarer les barèmes convenus dans le contrat avec le client, et cela va également permettre à BoondManager de connaître le TVH de la ressource en mission (nécessaire pour le calcul du montant à facturer – type horaire)



  2. Associer un barème à une prestation :
    Interface Manager > module Projets > fiche Prestation > rubrique Informations complémentaires > sous-rubrique Activité Exceptionnelle  

    1 ->
    C’est ici que vous allez pouvoir déclarer quels barèmes ont été convenus dans le contrat avec votre client : en reprenant simplement les barèmes définis dans l'agence juridique ou dans la fiche CRM en question, ou bien en modifiant ces règles –propres à l'accord passé lors de l'élaboration de ce contrat – en cliquant sur la loupe si besoin :

    Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__22.32.28.png

    2 -> Si vous survolez la loupe sur la ligne d'un barème, vous pourrez y lire le détail.
    3 -> Si vous cliquez sur cette loupe, vous aurez la possibilité de modifier les valeurs des règles du barème (uniquement pour cette ressource sur cette mission)


  3. Facturer de l'AE horaire : 
    Vous devez ABSOLUMENT définir un Tarif de Vente Horaire. Pour cela : 
    - Renseignez le nombre d'heures/semaine (cela calculera automatiquement – après enregistrement de la fiche – le Tarif de Vente Horaire)
    - Ou forcez le TVH en utilisant la checkbox "forcer"

    N'oubliez pas d'enregistrer ! 
     

 


 

5 - Calculer les montants à facturer à vos clients / à reverser en avantages à vos ressources

IMPORTANT : Cette étape concerne uniquement les Cas 2 et 3, Si vous êtes dans le Cas 1 merci de vous reporter au paragraphe correspondant.

Interface Manager > MesApps > WExceptionnalActivity

Capture_d_e_cran_2018-07-24_a__22.48.01_copie.png

1 -> Utilisez les filtres en haut de la page pour afficher les activités exceptionnelles sur lesquelles vous souhaitez travailler. Le résultat de la recherche n’est visible uniquement lorsque de l’AE a été saisie sur la feuille de temps.

Si vous n'arrivez pas à afficher l'AE souhaitée, vérifiez d'abord sur la feuille de temps qu'elle a bien été renseignée puis vérifiez vos filtres avant de cliquer sur Enregistrer. Si vous n'y arrivez toujours pas, contactez le support.


2 -> Vérifiez que les feuilles de temps ont bien été totalement validées avant de vous lancer dans un quelconque travail sur l'AE : 
La colonne « Validation » vous présente un raccourci en forme d’icône pour aller directement consulter et valider l’AE saisie sur la feuille de temps de votre ressource. 

 

Puis, pour chaque ligne d'activité exceptionnelle : 

Capture_d_e_cran_2018-07-27_a__10.42.29.png

1 -> Cliquez sur le +

2 -> Sélectionnez la règle à appliquer

3 -> Cliquez sur le + pour l'ajouter

4 -> Renseignez alors le nombre d'heures/jours à appliquer dans le calcul
Veuillez noter que si l'AE est à cheval sur plusieurs règles, vous devrez alors ajouter les différentes règles à appliquer et renseigner la répartition des heures/jours sur chacune d'entre elles.

5 -> Cliquez sur "Oui" pour valider

 

Une fois que toutes les lignes auront été remplies : 

La génération de vos factures comportera automatiquement ces montants à facturer.

 

Pour ce qui est du versement des avantages à vos ressources, merci de vous référer au point suivant :-) 

 


 

6 - Verser les avantages à vos ressources 

Pré-requis : Avoir réalisé les étapes du point précédent (étape 5).

Interface Manager > MesApps > WExceptionnalActivity

 Capture_d_e_cran_2018-07-27_a__11.18.49.png

 

1 -> Cliquez sur l'horloge à droite de la ligne pour laquelle vous souhaitez verser l'avantage et prendre en compte le tarif pour la facturation.
L'outil procédera alors au versement de cet avantage en le mettant à la date du jour où a été déclarée l'AE.  

OU : 

Dans le cas où vous avez défini toutes les règles et êtes prêts pour toutes les lignes, vous pouvez cliquer sur l'horloge situé au dessus du tableau afin de générer les avantages et prendre en compte les tarifs pour la facturation de toutes les lignes d'AE présentes dans le tableau

 

Comment annuler le versement d'un avantage ?

 

N'hésitez pas à solliciter le support pour toute question ou point de blocage :-) 

 

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