Suivre efficacement vos Ressources

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Pour rappel, les ressources au sens BoondManager sont des personnes avec qui vous travaillez, qu'elles soient salariées ou sous-traitantes.

Pour tout savoir sur la manière de créer vos ressources et leur rattacher un contrat RH, nous vous invitons à suivre ce tutoriel : Créer une ressource de A à Z

Gérer la disponibilité 

La disponibilité de vos ressources est calculée automatiquement en fonction des prestations qui leurs sont rattachées. Vous pouvez tout de même forcer la disponibilité de vos ressources depuis leur onglet Informations. 

Le module Ressources affiche par défaut l'ensemble des ressources en fonction de leur disponibilité. On verra en 1er lieu les ressources avec les disponibilités les plus proches. La date de disponibilité d'une ressource est obtenue avec la date de fin de prestation signée la plus éloignée au sein de ses différents projets. La colonne "Dispo." est  donc actualisée automatiquement en fonction des données renseignées sur le module Projets.

La colonne « Pos. Actifs » affiche un indicateur supplémentaire vous permettant d'identifier toutes les ressources positionnées sur un besoin qui n'a pas été qualifié en état « Rejeté » ou  « Gagné ».

En complément de cette première vision de la disponibilité de vos ressources, vous pouvez utiliser les plans de charge du module Reporting afin d'avoir une vision plus précise des disponibilités actuelles et futures de chaque ressource.

Gérer l'intercontrat 

Manager > Module Ressources > Fiche Ressource > onglet Informations

Il vous suffit de passer l'état "En cours" de votre ressource à l'état "Intercontrat" puis d'enregistrer. 

Si vous n'avez pas d'état de ce type, vous pouvez aller l'ajouter en vous rendant dans l'interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Actions/Etats > rubrique Etats (colonne de droite) > sous-rubrique Ressources > et écrire par exemple "Intercontrat" dans une ligne vide puis Enregistrer.

Ainsi, il vous sera possible d'identifier facilement les personnes en intercontrat grâce :

• au filtre Etat depuis le module Ressources
• à la date de disponibilité qui sera automatiquement mise à jour (en fonction de la date de fin de la dernière prestation en cours) 

Gérer le cas d'un arrêt longue maladie 

Il peut arriver que vos ressources quittent momentanément vos effectifs pour diverses raisons : maladie, maternité, paternité, ... Voici la manière de gérer cela proprement dans Boond afin d'impacter au mieux vos effectifs mais aussi vos coûts. 

 Manager > Module Ressources > fiche Ressource > onglet Informations

 1. Changer l'état de votre collaborateur 

Choisir un Etat différent de "en cours" afin de savoir que votre ressource est en arrêt longue durée.

Si vous n'avez pas d'état de ce type, vous pouvez aller l'ajouter en vous rendant dans l'interface administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Actions/Etats > rubrique Etats (colonne de droite) > sous-rubrique Ressources > et écrire par exemple "En arrêt long" dans une ligne vide puis Enregistrer.

2.  Forcer sa disponibilité 

Cela indiquera la date de son retour si vous souhaitez indiquer à vos autres Managers son indisponibilité jusqu'à cette date. 

3. Si vous souhaitez éviter que le salaire de votre ressource soit toujours pris en compte dans vos coûts pendant la période de l'arrêt longue durée :

• Créer un avenant au contrat (onglet Administratif de la fiche Ressource) en modifiant le salaire mensuel à partir du début du congé pour ne prendre en compte que le coût réel sur cette période.
• Et à son retour, faire un nouvel avenant afin de tout remettre à l'état précédent à partir de cette date de retour.

Pour suivre efficacement vos ressources, assurez-vous :

• d'avoir indiqué le bon Responsable Manager et Responsable RH sur la fiche concernée. En effet, cela facilitera le partage des informations et sera particulièrement important pour recevoir les notifications inhérentes à la vie dans l'entreprise du collaborateur.
• d'avoir indiqué le bon Email1, en général l'adresse pro de votre ressource, car c'est avec cet email que passent toutes les communications venant de BoondManager. 

Créer une liste de tâche

Vous pouvez créer une liste de tâche afin d'établir des process internes lors de l'intégration d'un collaborateur par exemple. Cela vous permettra de ne pas oublier certains éléments puis de valider les actions déjà menées. 

Les listes de tâches dépendent de l'état de la fiche Ressources mais peuvent également varier en fonction de la typologie de ressources. En effet, les actions à mener ne seront pas les mêmes pour l'intégration d'un salarié ou d'un externe. Voici un exemple : 

Retrouvez l'ensemble des éléments de configuration dans l'article relatif : Créer et gérer des listes de tâches par fiche

Suivre la période d'essai 

Dans le cadre de vos contrats RH, vos collaborateurs sont amenés à avoir une période d'essai renouvelable une fois. 

Lorsque vous indiquez dans le contrat RH la date de fin de PE 1, cela vous permet de configurer une notification qui vous préviendra x jours avant la date de fin annoncée via l'App Notification. 

Par défaut, l'outil vous notifie 30 jours avant la date de première fin de période d'essai. Cette notification est modifiable depuis l'interface Administrateur > Mes Apps > Notifications > Configuration > Section Ressources. 

Suivre les avenants de contrats

Les avenants servent à suivre des modifications opérées sur le contrat RH de vos ressources, telles que les augmentations salariales ou la modification de certains avantages (ex. ajout d'une prime contractuelle, augmentation des titres restaurant, ...). 

Pour créer un avenant au Contrat RH d'une ressource, vous devez vous rendre sur la fiche Contrat en cours (depuis l'onglet "Administratif" de la fiche Ressources) pour :

• Inscrire une date de fin au contrat RH en cours 
• Cliquer sur le bouton "Nouvel Avenant"
• Ensuite depuis la nouvelle fiche Contrat qui reprend les éléments du contrat initial inscrivez les modifications décidées (nouveau salaire, changement d'avantages contractuels...).

Le coût journalier de votre ressource est mis à jour. Lors de la création de nouvelles prestations (ou prolongement d'une prestation existante), le contrat le plus récent sera pris en compte par défaut.

Réaliser le suivi RH de la ressource 

Pour réaliser un suivi RH efficace, vous pouvez utiliser les actions sur BoondManager. En effet, par défaut l'outil vous propose les actions suivantes : 

• Visite médicale 
• Entretien RH annuel 
• Suivi de mission

Mais cela ne vous empêche pas d'aller ajouter dans votre interface Administrateur > Paramétrage des données globales > section Actions : des actions supplémentaires à suivre (ex. Renouvellement de titre de séjour, entretien semestriel, ...).

Pour optimiser le suivi, il faut coupler les actions aux notifications, ainsi lorsque vous réalisez un entretien RH annuel par exemple, l'outil vous envoie une notification 330 jours plus tard pour vous rappeler de programmer le suivant. Le fait de l'avoir renseigné en action vous permet de garder un historique de ce qui a été dit pendant l'entretien RH annuel.

Pour effectuer ce réglage, cela se passe dans l'interface Administrateur > Mes Apps > Notifications > Configuration. Voici une configuration qui vous permet de suivre efficacement vos ressources : 

1. Ces notifications vous permettent d'assurer un bon suivi RH de vos ressources.
   Vous pouvez également en profiter pour connaitre leur date anniversaire et leur souhaiter. 
2. Ces notifications vous informent plutôt d'une anomalie liée à la ressource ou à son contrat RH ou vous préviennent d'une sortie imminente. 
   Par ex. le collaborateur est indiqué comme étant sorti de vos effectifs mais a toujours un contrat RH en cours. 

Lorsqu'une personne quitte vos effectifs, il est important de suivre l'ensemble de ces étapes. Sans cela, BoondManager continuera à compter ce collaborateur dans vos effectifs/coûts et continuera à le relancer quotidiennement pour ses temps/frais.

Désactivation de l'intranet

Fin de contrat RH

Ressources > fiche Ressource > onglet Administratif

Mettre une date de fin à son contrat RH / Sous-traitant, cela permet de savoir à partir de quelle date votre collaborateur a quitté vos effectifs.
De plus, cela permet de ne plus comptabiliser le coût de cette ressources dans vos reporting à partir de la date de fin indiquée. 

Si le collaborateur dispose d'un compte Manager : 

Administration > Rubrique Managers/Rôles
Il faut désactiver son compte Manager en faisant glisser le curseur État