Comment s’assurer de bien avoir facturé l’ensemble de vos projets ?

Voici quelques étapes et conseils à respecter pour bien facturer de la production ou des échéances :

  • avoir créé ou prolongé la ou les prestations de vos projets à facturer 
  • avoir vérifié que les temps et frais de vos collaborateurs ont bien été validés pour des projets à facturer
  • pour facturer à proprement dit, avoir utilisé les meilleurs outils ou vues offerts par BoondManager :-)

C'est parti ! 

 

1. La vérification de vos projets

Au sein de votre projet

Dans un premier temps, depuis l'onglet Prestations du projet en question, vous pouvez vérifier si l'une de vos ressources a bien été affectée sur cette mission. Le fait d'affecter une ressource sur un projet lui permet de renseigner ses temps et frais dessus depuis son intranet. 
En effet, votre collaborateur pointe sur une prestation et tout au long de la durée de celle-ci et non sur un projet ! 

Capture_d_e_cran_2018-08-06_a__17.04.26.png

En cliquant sur la prestation (et non sur le nom de votre ressource, ce qui vous amènerait à sa fiche Ressource), vous pouvez vérifier le nombre de jours envisagés d'être facturés ainsi que son tarif de vente journalier : 

Capture_d_e_cran_2018-08-06_a__17.08.30.png

Dans un second temps, depuis l'onglet Facturation de votre projet, vous pouvez vérifier si vous avez bien corrélé la ou les prestation.s à la commande (en cochant la ou les prestation.s à corréler dans la partie "Prestations/Achats corrélés" sur le bon de commande. Car sans commande, aucune facturation n'est possible ! 

 

Sans_titre.png

 

 

Autres outils et vues utiles pour vérifier vos projets 

Vue d'ensemble sur vos ressources

Afin de vérifier que tous les projets ont été prolongés ET tous vos collaborateurs.trices ont bien une mission en cours sur le mois à facturer (forfaits ou régie), rendez-vous sur : 

Rapports d'activité > onglet Plan de charges 

Capture_d_e_cran_2018-08-06_a__17.42.37.png

 

N.B. : il faut créer des prestations même sur les projets au forfaits pour que vos collaborateurs.trices puissent saisir leurs temps dessus ! 

 

 

Utilisation des notifications pour le suivi des projets

BoondManager propose tout un panel de notifications que vous pouvez recevoir par mail et voir depuis votre tableau de bord (en cliquant sur votre prénom en haut à gauche). Ces notifications vous permettront de vous alerter des fins de projets, de certains suivis de mission à effectuer etc. 

Nous vous invitons donc à personnaliser les notifications qui vous intéressent : 

Administrateur > MesApps > WNotifications > Configurer > Partie Projets

Capture_d__cran_2018-08-16___11.06.43.png

N'oubliez pas d'enregistrer !

 

2. Vérification des temps renseignés et validés

Pour être sûr que tous les temps ont été renseignés et validés, vous pouvez utiliser notre application WExtractPayroll pour vérifier en un coup d'oeil où vous en êtes dans votre récolte des temps de vos collaborateurs.trices.

Voici le lien vers notre tuto écrit

Et notre tuto vidéo

 

3. La facturation de votre CA de production/des échéances

BoondManager a pensé à vous et vous propose une super application qui va vous faciliter la facturation des temps/frais/échéanciers/achats refacturables ! 

MesApps > WPostProduction

En une seule vue cette application vous présente un tableau de bord de l'ensemble de vos projets sur le mois choisi en haut dans les filtres avec les données de production remontées à facturer, les montants facturés et la ou les commande.s associée.s.

Cette app permet de générer vos factures de manière individuelle ou en masse.

 

Pour les projets de type Régie/AT : 

WPostProdution

Capture_d__cran_2018-08-14___16.28.51.png

1 -> Choisir les filtres Type = Régie et la période puis cliquer sur Rechercher

2 -> La colonne "Commande Corrélée" vous indique si vous avez déjà créé un bon de commande et si ce dernier est bien corrélé (c'est-à-dire relié) à la ou les prestation.s du projet

3 -> La colonne "Prod" vous indique si la ressource vous a bien renseigné ses temps sur cette mission-ci

4 -> L'icône tiroir-caisse en bout de ligne vous indique que Boond trouve bien une facture à créer pour ce projet ; vous retrouvez cette icône en haut du tableau afin de générer toutes vos factures d'un coup

 

S'il n'y a pas de caisse enregistreuse en bout de ligne, qu'est-ce que cela signifie ?

  • Soit il manque une information : temps remontés, commande corrélée, commande...
    (-> se référer à la légende en bas du tableau pour mieux comprendre la colonne "Commande corrélée" ou regarder la colonne "Prod." s'il ne manquerait pas des jours)
  • Soit la facture a déjà été émise auquel cas l'outil bloque la nouvelle génération de cette même facture

En effet, WPostProduction ne permet pas de facturer si la commande n'a pas été reçue ou si le projet a déjà été facturé.

 

 

Le contrôle de facturation

Si vous voulez faciliter l'examen des décalages entre votre Chiffre d'Affaires de production et votre CA facturé, il existe en complément de WPostProduction une vue plus fine dans le module Facturation :

Capture_d__cran_2018-08-16___10.10.27.png

Sélectionnez les filtres suivants en haut : Type = facturation mensuelle, Type de projet = Régie et la période sur le mois en cours. Dès lors vous pourrez vérifier le "reste à facturer" en regardant dans les colonnes "Facture" (croix rouge = pas de facture émise) et "Delta HT" (négatif ou nul = reste à facturer). 

 

Pour les projets au Forfait :

Le contrôle de facturation

Pour un projet au forfait la facturation est plus simple. En effet, vous pourrez vous passer de nos 2 applications WExtractPayroll et de WPostProduction. 

Rendez-vous dans le module Projets et choisissez les filtres suivants : 

  • Type = Projet
  • Type (projet) = Forfait

projetfactu.png

Module Projets > projet en question > onglet Facturation > Commande 

Pour vérifier les informations, rendez-vous dans l'échéancier de facturation de la commande afin d'être sûr que les différents échéanciers ont bien été créés au début de la commande. 

Si vous ne connaissez pas à l'avance vos dates d'échéances, renseignez les dates prévisonnelles, que vous viendrez mettre à jour au fur et à mesure.

 

La facturation

Rendez-vous dans le module Facturation et choisissez les filtres suivants : 

  • Type = Facturation échéancier
  • Type (projet) = Forfait

Dans un ordre antéchronologique vous pouvez voir les échéances listées par Boond : 

Capture_d__cran_2018-08-16___10.45.44.png

Avant de cliquer sur l'icône billet en bout de ligne, nous vous invitons à vérifier quand même avant sur la commande si tout est bien en ordre (report d'échéances ou non).

Puis revenez sur l'onglet facturation précédent et facturez en cliquant sur l'icône billet :-) 

 

Pour les projets au Forfait avec prestation.s

Pour les projets au forfait dont les échéances et prestations sont prévus à l'avance, vous pouvez les gérer simplement en vous rendant sur WPostProduction et suivre le cheminement comme si c'était de la régie :-)

 

 

 

 

 

 

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 1

Commentaires

0 commentaire

Veuillez vous connecter pour laisser un commentaire.