ExtractPayroll : gérer le suivi des temps et la préparation de la paie

ExtractPayroll va vous aider à :

  1. suivre la remontée des feuilles de temps (production, absences et interne) et notes de frais de vos ressources et leurs validations
  2. préparer la paie en affichant sur le mois sélectionné et pour chacune d'entre elles :
    • le.s contrat.s RH en cours
    • les avantages contractuels à verser (exemple : tickets restaurant)
    • l'extraction Excel pour votre gestionnaire de paie
 
Webinar : Faciliter la préparation à la paie avec ExtractPayroll réalisé en mars 2020

 

1 - Suivre la remontée des feuilles de temps et notes de frais et leurs validations

 Apps > ExtractPayroll

Depuis ce tableau de synthèse, vous allez savoir où vous en êtes dans la remontée des temps de l'ensemble de vos ressources ayant un contrat sur le mois en cours :

Capture_ExtracPayrol.png

  1.  Vérifiez bien vos filtres de recherche : agence et période

  2.  Comme dit plus haut, ExtractPayroll filtre les résultats par contrats RH renseignés sur Boond. C'est l'occasion de vérifier les informations contractuelles en cliquant directement sur le contrat en gras !

  3.  Ces deux colonnes sont les plus importantes. Ce sont elles qui vous indiquent directement où vous en êtes dans la récolte de vos temps et frais. Vous trouverez la légende de ces icônes en bas du tableau de résultats. Cette icône est un raccourci direct vers la feuille de temps et note de frais de votre collaborateur.trice, ce qui vous permet rapidement de valider (ou non) leur contenu. 

  4.  Ces trois colonnes vous proposent le résumé des temps renseignés, de type production, interne et absence. Comme ça, en un clin d'oeil vous avez connaissance du contenu global de la feuille de temps de votre ressource.

Faisons un zoom sur la colonne Note

Capture_d_e_cran_2020-01-29_a__15.55.04.png   Celle-ci permet d'ajouter des notes ponctuelles sur le mois choisi afin de l'insérer dans le fichier d'export. Cela peut servir par exemple à indiquer un changement à votre comptable (changement de RIB ou d'adresse du collaborateur). 

2 - Configurer les règles de versements des avantages contractuels

C'est sur cette App que vous allez pouvoir configurer les règles de versement des avantages à verser en cliquant sur le bouton "Configuration" au-dessus du tableau de résultats Capture_d_e_cran_2019-11-25_a__14.16.33.png

2.a - Versement des avantages contractuels

Pré-requis :

  • Avoir attribué, pour chacune de vos ressources, les avantages dont elles peuvent bénéficier sur leur contrat RH

    Ressources > fiche Ressource > onglet Administratif > Contrat

  • Avoir listé l'ensemble de vos avantages dans

    Interface Administrateur > Agence Juridique > onglet Ressources

Apps > ExtractPayroll > fiche Configuration

Capture_2_-_EP_config.png

Depuis le tableau "Règles de versement des avantages" :

  1. Sélectionnez les avantages pour lesquels vous souhaitez définir des règles de versement en cliquant à chaque fois sur "+ Ajouter une ligne". 
    Si vous avez plusieurs agences, ajoutez autant de lignes que vous avez d'avantages sur chacune de vos agences.

  2.  Demandez-vous quelle est la formule de calcul pour chacun de vos avantages. 
    Par exemple, pour les tickets restaurants : les donnez-vous si la personne a travaillé une demi-journée ? Les donnez-vous en mission et en interne ou seulement l'un ? 
    Regardez dans la liste des variables en-dessous la formule de calcul vous correspondant et copiez/collez-la dans le champ correspondant.

  3. Vous pouvez également indiquer quelles sont le ou les mois concernés par le versement de l'avantage. Ainsi, pour une prime trimestrielle par exemple vous indiquez les 4 échéances de versement. 

N'oubliez pas d'enregistrer ! Puis revenez sur ExtractPayroll. 

Si vous avez bien renseigné les avantages sur chaque contrat, alors vous verrez en bout de ligne l'icône "bourse" qui vous indique que Boond trouve bien au moins un avantage contractuel à verser pour cette ressource sur ce mois-ci. 

Capture_3_-_Avantages_.png

Vous pouvez : 

  • Soit verser les avantages un à un en cliquant sur l'icône en bout de ligne
  • Soit verser d'un coup tous les avantages pour toutes vos ressources en cliquant sur l'icône au-dessus à droite du tableau

Cliquons sur le bouton pour générer les avantages, l'outil vous indique le nombre de contrat où les avantages ont été généré  : 

Capture_4_avantage_verse__.png

Vous pouvez voir dans la colonne "Avantages" combien d'avantage.s trouvés par Boond sont versés pour la.les ressource.s en question. Puis cliquez sur la flèche fleche_basse.png, pour ouvrir le détails et voir les types et les montants d'avantages versés. 

Si l'une de vos ressources n'a pas encore renseigné ses temps, vous constatez que l'outil ne lui calcule pas ses avantages. 

2.b - Versement des avantages non-contractuels

Comment faire dans le cas d'une prime exceptionnelle par exemple ? 

Ressources > fiche Ressource > onglet Administratif

Vous pouvez accéder directement à la fiche de votre ressource depuis ExtractPayroll en cliquant sur le nom en gras. Vous retombez alors sur le module Ressource, sur la fiche souhaitée. 

Intéressons-nous à la partie "Avantages versés" :

Capture_Avantage_Sup_.png

Cliquez sur le + pour ajouter un avantage.

 

Capture_d_e_cran_2020-01-29_a__16.58.12.png

Dans la fenêtre pop-up qui apparaît sur votre écran, sélectionnez l'avantage de type non-contractuel avant de cliquer sur Oui.

 

Capture_avantage_except.png

Sur la fiche Avantage :

  1.  Mettre à jour la date de versement de cet avantage
  2. Sélectionner le type de l'avantage non-contractuel parmi la liste déjà créée
  3.  Inscrire le montant de cette prime

Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez dans la partie correspondante à gauche.
Puis enregistrez et revenez sur la fiche ressource.

 

Désormais, vous voyez que cette prime est bien enregistrée dans l'historique de l'ensemble des avantages contractuels et non-contractuels pour votre ressource : 

Capture_avantage_except_verse_s.png

Si on revient maintenant sur ExtractPayroll, vous pouvez constater que la prime exceptionnelle a bien été prise en compte :-) 

Capture_avantage_verse__EP.png

 

3 - Générer un fichier de préparation de la paie 

Maintenant nous allons choisir les colonnes dont vous avez besoin pour votre gestionnaire de paie.

De nouveau, cliquez sur le bouton "ConfigurationCapture_d_e_cran_2019-11-25_a__14.16.33.png

Dans la partie "Sélection des colonnes à restituer lors de l'extraction", choisissez dans la liste déroulante les données nécessaires, puis enregistrez et cliquez sur Retour. 

Capture_-_Extraction_.png

Dès lors, vous pouvez cliquer sur l'icône Excel Capture_d_e_cran_2020-01-29_a__17.24.46.pngau-dessus à droite du tableau pour extraire le fichier adéquat avec l'ensemble de vos informations et l'envoyer à votre gestionnaire de paie ! :-) 

 

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