Le module « Produits » vous permet de gérer votre catalogue de produits qu’il s’agisse de produits vendus à l’unité ou sur abonnement.
Il vous permet de visualiser l’ensemble de vos produits ainsi que les Besoins et Projets qui y sont associés. Vous pouvez affecter vos produits sur des Besoins , pour ensuite les basculer en Projets de vente. Depuis un Projet de vente de produits, vous pouvez formaliser vos commandes et effectuer le suivi de votre facturation.
Sommaire
Produits > Bouton +
- Sur la fiche produit qui apparaît à l’écran, renseignez le nom, la référence, l’état (en cours ou archivé) et la description complète du produit
- Renseignez le type (unitaire ou abonnement) ainsi que le tarif du produit dans les informations complémentaires
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer » ou sur la touche « Enter » de votre clavier
Créer le besoin
CRM > fiche Contact > onglet Besoins
- Assurez-vous d'avoir créé votre fiche Produit depuis le module Produits (sinon veuillez-vous référer au chapitre Créer un produit)
- Rendez-vous sur la fiche contact CRM concernée par le besoin, allez sur l'onglet Besoins et cliquez sur le bouton "Créer un besoin"
Qualifier le besoin
Besoins > fiche Besoin > onglet Informations
Nous vous conseillons de renseigner en priorité :
- Le Type
- Le Titre
- L'État
- La Description
- Renseignez toutes les informations utiles relatives au besoin identifié (état, provenance, durée, CA envisagés...)
- Inscrivez-vous une action de type "Rappel" pour vous inciter à bien suivre le besoin (cf Gérer ses actions et rappels)
Besoins > fiche Besoin > onglet Positionnements
Venez positionner un produit à votre besoin.
En cliquant, sur le bouton "Créer un positionnement" un workflow s'affiche.
Il vous permet d'aller affecter un produit à votre besoin. Vous n'aurez plus qu'à sélectionner le produit et l'ajouter à votre positionnement.
Besoins > fiche Besoin > onglet Informations
Il vous suffit de modifier l'État de votre besoin et de le passer à Gagné.
Qualifiez les informations générales du projet
Projets > fiche Projet > onglet Informations
- Renseignez la référence du projet
- Au besoin, ajoutez les documents utiles en pièces jointes
Qualifiez la/les fiche(s) de vente de Produit
Si c'est une vente de produit unitaire
Projets > fiche Projet > onglet Prestations > fiche Prestation
- Qualifiez la date de vente
- Renseignez le tarif de vente unitaire
- Indiquez la quantité vendue
- Indiquez si vous le souhaitez un intitulé à cette Prestation de vente
Si c'est une vente de produit avec un abonnement
Projets > fiche Projet > onglet Prestations > fiche Prestation
- Qualifiez les dates de l'abonnement puis enregistrez, l'outil vous proposera une quantité à facturer en fonction de la période renseignée et du type d'abonnement du produit vendu. Si c'est un produit en "vente mensuelle", sur une période de 12 mois, l'outil proposera la quantité 12
- Renseignez le tarif de vente unitaire
- Indiquez le nombre de mois/trimestres/semestres/années vendus
- Indiquez si vous le souhaitez un intitulé à cette Prestation de vente
Pour générer des factures sur BoondManager, il est nécessaire de créer dans un premier temps la commande du client qui permettra de préparer / automatiser la génération de vos factures. La commande est en quelque sorte le "contrat numérique" sur BoondManager.
Création de la commande
Projets > fiche Projet > onglet Prestations
Après avoir qualifié votre projet de vente :
- Cochez la/les fiche(s) Prestation(s) que vous souhaitez associer à votre commande
- Cliquez sur "Créer commande"
Qualification de la commande
Projets > fiche Projet > onglet Facturation
- Renseignez le numéro de commande, soit votre numéro de commande transmise par votre client ou votre référence interne si le client ne vous transmet pas de référence de commande
- IMPORTANT "CA Commande" (soit le montant de la commande). Par défaut, l'outil prendra le CA signés inscrit sur les fiches prestations corrélées à la commande. Il est important de bien renseigner ce champ afin d'obtenir un delta de facturation entre la commande et ce que vous avez facturé
- Cochez ou non la case « Réception de l’accord client » pour signaler que vous avez bien réceptionné le document officiel qui formalise l'accord client. Depuis le module Facturation > vue Commande, vous pourrez avoir un aperçu rapide de toutes les commandes pour lesquelles vous avez reçu ou non l'accord client
- Vérifiez les conditions de règlement
- Validez les coordonnées de facturation. Si aucune adresse de facturation n'est proposée sur le champ « Adresse », cela signifie que vous n'avez pas renseigné d'adresse de facturation sur la fiche société du client concerné (Cf. Afficher l'adresse de votre client sur les factures).
- IMPORTANT : "Type de facturation" : Échéancier ou Mensuelle. Par défaut, l'outil proposera :
- "Echéancier" pour une vente de produit unitaire et en abonnement annuel, semestriel et trimestriel. Avec ce type de facturation , vous devez définir les différentes échéances (date, titre et montant)
- "Mensuelle" pour une vente de produit en abonnement mensuel. Avec ce type de facturation l'outil vous proposera de créer des factures pour chacun des mois de la période d'abonnement. => Il est possible de changer le « type de facturation » manuellement
Une fois la commande enregistrée, il est possible de joindre des documents ; utile pour joindre par exemple la commande signée.
En cas de besoin :
Vous pouvez vous référer au tutoriel sur Gestion des commandes
Afin de vous faciliter la création de vos commandes, vous pouvez configurer depuis l'interface Administrateur votre commande par défaut (les mentions légales types à afficher, les conditions de règlement type, les coordonnées bancaires...) : Interface Administrateur > rubrique Agences Juridiques > Agence Juridique concernée > onglet "Facturation" !
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